[System – Allgemein – Zahlungsoptionen]
Hier legen wir fest, welche Geldmittel wir in unserem Betrieb akzeptieren und wie wir diese bilanzieren.
Wichtig: Die Standardzahlart „Bar“ bitte vom Namen nicht abändern und ebenso bitte nicht löschen.
Falls nicht in Bar kassiert wird, diese einfach deaktivieren, indem wir den orangen Button davor anklicken und speichern.
Grundsätzlich gibt es vier Möglichkeiten, mit DiKAS abzurechnen:
- Bar: Eine Zahlung mit Bargeld. Diese wird dem jeweiligen Servicemitarbeiter bei der Abrechnung zugeschlagen.
- nicht Bar: Alles, was »nicht Bar« abläuft, wie z.B. eine Zahlung über eine EC- oder Kreditkarte. Aber auch Exotisches, wie z.B. eine Zahlung über eine Kryptowährung, ist ein ›nicht Bar‹er Vorgang.
- Rechnung: Das Aufschreiben »auf Deckel«. Wenn in einem Heim zum Beispiel die Speisen und Getränke einen Monat lang aufgeschrieben und den Bewohnern dann in Form einer Monatsrechnung abgerechnet werden. Nur in Verbindung mit dem Stammgast-Modul sinnvoll.
- Kostenlos: Der sogenannte »Hausbon«. Hier werden gratis Promo Abgaben wie der »Schnaps danach« oder die »Geburtstagsrunde auf’s Haus« erfasst. Dies hat steuerliche Relevanz, denn der Warenausgang wird korrekt protokolliert. Auch wichtig im Zusammenhang mit dem Lagerverwaltungs-Modul, da es sonst zu Fehlbeständen kommen würde.
Für jede von uns erstellte Zahlart können wir einen Standard-Bondruck festlegen. Hier gibt es folgende Varianten:
- keine Rechnung: Kein Bondruck.
- Rechnung: Eine Standard-Rechnung wird bei jedem Bezahlvorgang auf dem Bondrucker ausgegeben, der im Terminal, das den Bezahlvorgang auslöst, als Standard-Drucker eingerichtet ist.
- Bewirtungsbeleg: Genau wie bei „Rechnung“, nur wir hier ein vollwertiger Bewirtungsbeleg gedruckt.
- A4 Rechnung: Erzeugt eine PDF-Rechnung im A4-Format zur Ausgabe auf einem regulären Bürodrucker. Im Zusammenhang mit dem Typ »Rechnung« sehr sinnvoll, da diese im A4-Format gut abgelegt oder versendet werden können.
- 2x Rechnungen: Genau wie bei „Rechnung“, aber es werden zwei Rechnungen ausgegeben. Sinnvoll, wenn wir zur Eigenkontrolle eine Kopie der Rechnung behalten wollen (z.B. bei EC).
Datev-Felder: Sollte unser Steuerberater abweichende DATEV-Quellen oder -Ziele wünschen, hinterlegen wir diese hier zu jeder Zahlart. Im Normalfall bleiben diese Felder jedoch leer.
Nur Admin: Ist diese Option aktiv, dürfen nur Benutzer mit dem Recht „Admin Zahlungsoptionen“ [Backend – Mitarbeiter – <Auswahl> – POS] mit dieser Bezahlart kassieren.
Über die Schaltfläche »Kommentar benötigt« erzwingen wir einen Kommentar, der dann bei jedem Kassiervorgang mit dieser Zahlungsart eingegeben werden muss. Um den Vorgang zu beschleunigen, können wir vorgefertigte Kommentare hinterlegen. Beim Hausbon wären das zum Beispiel »VIP«, »Promo« und »Eigenbedarf«.
Wir können aber auch trotz Vorlagen beim Kassieren immer noch eigene Kommentare eingeben.
Über das Feld »Aktiv« legen wir fest, ob die Bezahlart im Frontend angezeigt wird. Ist das EC-Terminal beispielsweise defekt, können wir diese Bezahlart damit temporär deaktivieren.
Standardmäßig ist die Bezahlart »Bar« mit Typ »Bar«, »keine Rechnung« und »ohne Kommentar« bereits angelegt.
Über das »Plus«-Symbol oben rechts legen wir weitere Bezahlarten an. In unserem Beispiel akzeptieren wir Bezahlungen über ein EC-Terminal und schreiben für unsere Stammgäste bis zum Monatsende an.
Der Hausbon wurde ebenfalls angelegt und mit drei Standard-Optionen versehen.
Wollen wir eine Bezahlart wieder löschen, dann klicken wir am Ende der in Frage kommenden Zeile auf das »Papierkorb«-Symbol.
Wichtig: Sind wir mit unseren Eingaben oder Änderungen fertig, speichern wir sie mit einem Klick auf das »Disketten«-Symbol oben rechts ab.
Im »Bezahloptionen« Tutorial schauen wir uns dann genau an, wie diese Zahlungsoptionen im Frontend aussehen, wie wir sie auswählen und beeinflussen können.