Seriennummern¶

Für wen: Lager, Werkstatt und Support · Wo: Admin → Lager → Reiter Geräte

Ein Bestand von „7 Terminals" sagt nicht, welche sieben. Mit Seriennummern führt DiKAS jedes Stück einzeln: wo es liegt, wem es gehört, bis wann die Garantie läuft und was damit passiert ist.

Voraussetzung

Der Reiter Geräte erscheint mit dem Modul Warenwirtschaft. Seriennummern werden je Artikel eingeschaltet — nicht für den ganzen Bestand.

1. Artikel auf Seriennummern umstellen¶

Admin → Artikel → Artikel öffnen → Reiter Lager

Haken „Bestand verfolgen" setzen (falls noch nicht geschehen).
Haken „Seriennummern führen" setzen.
Speichern.

Der Artikel entscheidet verbindlich

Führt ein Artikel Seriennummern, dann verlangt jeder Wareneingang auf diesen Artikel die Nummern — das lässt sich beim Bestellen nicht abwählen. Umgekehrt können Sie einzelne Bestellpositionen zusätzlich auf Seriennummern stellen, ohne den Artikelstamm zu ändern: praktisch für ein einmalig beschafftes Gerät.

„Seriennummern führen" zieht „Bestand verfolgen" mit — ohne Bestand gäbe es nichts zu nummerieren.

2. Seriennummern im Wareneingang erfassen¶

Admin → Lager → Bestellungen → Bestellung öffnen → „Wareneingang"

Bei einer Position mit Seriennummern erscheint ein Scanfeld mit einem Zähler, zum Beispiel 3 / 5.

Barcode scannen oder Nummer tippen und Enter drücken — die Nummer wandert in die Liste, der Zähler steigt, der Eingabefokus bleibt im Feld.
So oft wiederholen, bis der Zähler voll ist.
Wareneingang buchen.

Drei Hilfen im Scanfeld:

Ein Bereich lässt sich ausschreiben. SN-001..SN-050 klappt zu 50 Einzelnummern aus — praktisch bei durchnummerierten Kartons. Erlaubt sind gleiches Präfix, gleiche Stellenzahl und aufsteigende Reihenfolge.
Doppelte Nummern werden benannt. Wer dieselbe Nummer zweimal scannt, bekommt sie mit Namen gemeldet statt still ignoriert.
Leere Eingaben verschwinden. Ein versehentliches Enter tut nichts.

Eine Nummer je Stück, nicht je Gebinde

Der Wareneingang verlangt genau eine Nummer je Bestandseinheit. Bei 2 Kartons à 3 Geräten sind das 6 Nummern, nicht 2. Stimmt die Anzahl nicht, wird der Wareneingang abgewiesen — mit der erwarteten und der erfassten Zahl in der Meldung.

Die interne Nummer und die Garantie¶

Beim Erfassen bekommt jedes Stück zusätzlich eine interne Nummer (z. B. DK-000001). Ihr Präfix stellen Sie unter Admin → Einstellungen → Betrieb → Lager im Feld QR-Präfix ein.

Ebenda steht die Garantiedauer in Monaten (Vorgabe 24). Aus Wareneingangsdatum plus Dauer entsteht das Garantieende am Gerät.

0 Monate heißt: keine Garantie

Steht dort 0, bekommt das Gerät kein Garantiedatum — und die Reklamation antwortet später „Nicht feststellbar" statt „abgelaufen". Das ist gewollt: eine Garantieaussage, die niemand hinterlegt hat, soll nicht wie eine geprüfte aussehen.

Wird das Präfix später geändert, läuft der Zähler weiter (NEU-000124, nicht NEU-000001) — die internen Nummern bleiben eindeutig.

3. Geräte finden¶

Admin → Lager → Reiter Geräte

Die Liste zeigt Seriennummer, interne Nummer, Artikel, Lagerort mit Fach, Kunde, Garantie und Zustand. Über der Liste stehen ein Suchfeld und ein Zustandsfilter:

Filter	Zeigt
Im Lager	Auf Lager, Reserviert, Zurück im Lager
Beim Kunden	Ausgelieferte Geräte
In Reklamation	Laufende Vorgänge und Geräte beim Hersteller
Ausgebucht	Verschrottete Geräte

Die Suche unterscheidet Groß- und Kleinschreibung

SN-1 und sn-1 sind zwei verschiedene Nummern. Wer nichts findet, obwohl das Gerät im Haus ist, prüft zuerst die Schreibweise — am besten scannt er den Aufkleber statt zu tippen.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Gerät mit Stammdaten, Verlauf und den möglichen nächsten Schritten.

4. Die Zustände eines Geräts¶

Zustand	Bedeutung	Zählt im Bestand
Auf Lager	Frei verfügbar	ja
Reserviert	Für einen Lieferschein vorgemerkt, liegt aber noch hier	ja
Beim Kunden	Ausgeliefert	nein
In Reklamation	Ein Vorgang läuft	nein
Beim Hersteller	Zur Prüfung oder Reparatur außer Haus	nein
Zurück im Lager	Zurückgekommen, noch nicht freigegeben	ja
Ausgebucht	Totalschaden oder Entsorgung — Endzustand	nein

Die Maske bietet immer nur die Schritte an, die aus dem aktuellen Zustand möglich sind. Ein unmöglicher Schritt wird abgewiesen; die Meldung nennt Ausgangs- und Zielzustand.

Ein ausgebuchtes Gerät bleibt auffindbar

Verschrottet heißt nicht gelöscht. Garantiefälle, Rückrufe und Nachfragen brauchen die Spur — das Gerät bleibt in der Liste, nur eben im Zustand Ausgebucht und ohne Bestandswirkung.

5. Umlagern und ausbuchen¶

Im Gerätedetail:

Umlagern — Ziellager auswählen und bestätigen. Der Bestand wandert mit.
Ausbuchen — der Zustand wechselt auf Ausgebucht, der Bestand fällt um 1.

Beide Schritte brauchen das Recht Seriennummern verwalten, siehe Rechte-Übersicht.

Jeder Schritt landet im Verlauf des Geräts mit Zeitpunkt, Benutzer und Klartext — die Historie ist damit lückenlos nachlesbar.

6. Verkauf und Kundenkopplung¶

Wird ein Gerät verkauft oder per Lieferschein geliefert, koppelt DiKAS es an den Kunden: der Zustand wechselt auf Beim Kunden, der Bestand fällt, und Kunde und Beleg stehen am Gerät.

An der Kasse wählt niemand ein einzelnes Gerät aus

Beim Verkauf über die Kasse ordnet DiKAS die Geräte automatisch zu — das jeweils älteste zuerst. Im Verlauf steht dann „automatisch zugeordnet". Ein Storno gibt genau die Geräte zurück, die der Bon abgebucht hat.

So beantwortet die Gerätesuche später die Frage, die im Support wirklich gestellt wird: „Wem gehört diese Seriennummer, und läuft die Garantie noch?"

Ein Praxisbeispiel¶

Fünf Kassenterminals kommen an, drei gehen an den Kunden „Gasthaus Sonnenhof".

Wareneingang der Bestellung öffnen, im Scanfeld die fünf Aufkleber scannen, buchen. → Bestand 5, fünf Geräte Auf Lager.
Für den Kunden einen Lieferschein anlegen und drei Nummern vormerken. → drei Geräte Reserviert, Bestand unverändert 5.
Lieferschein ausstellen. → drei Geräte Beim Kunden, Bestand 2.
Ein Jahr später ruft der Kunde an: Nummer in Admin → Lager → Geräte suchen — Kunde, Lieferdatum und Garantieende stehen da.

Wenn etwas nicht klappt¶

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Was zu tun ist
Der Reiter Geräte fehlt	Modul Warenwirtschaft ist nicht eingeschaltet	Modul einschalten
Der Wareneingang verlangt mehr Nummern als erwartet	Der Gebindefaktor zählt mit — 2 Kartons à 3 Stück = 6 Nummern	Alle Einzelstücke erfassen
„Die Zahl der Seriennummern passt nicht zur gelieferten Menge."	Zu wenige oder zu viele Nummern	Zähler im Scanfeld prüfen
Die Nummer wird als Dublette abgewiesen	Sie ist im Haus schon vergeben	Aufkleber prüfen — zwei Geräte mit gleicher Nummer gibt es nicht
Die Suche findet nichts	Groß-/Kleinschreibung	Nummer scannen statt tippen
Ein Zustandsknopf fehlt	Aus dem aktuellen Zustand ist der Schritt nicht möglich	Die angebotenen Knöpfe zeigen, was geht
Umlagern oder Ausbuchen ist nicht möglich	Das Recht Seriennummern verwalten fehlt	Rechte-Übersicht
Am Gerät steht kein Garantieende	Am Betrieb sind 0 Garantiemonate hinterlegt	Admin → Einstellungen → Betrieb → Lager

Nächster Schritt¶

Lieferschein — Geräte einem Kunden zuordnen und ausliefern
Reklamation — was passiert, wenn ein Gerät zurückkommt