Filialen & Ketten¶

Betreiben Sie mehrere Standorte unter einer Marke — als eigene Betriebsstätten oder als Franchise-Verbund — fasst DiKAS sie zu einer Kette zusammen. Jede Filiale bleibt dabei ein eigenständiger Mandant mit eigener Kasse, eigener TSE und eigenem Tagesabschluss; die Kette legt eine gemeinsame Ebene darüber:

Zentraler Artikelstamm — einmal pflegen, alle Filialen erben
Instant-Dashboard und Monatsabfrage — Umsätze aller Filialen auf einen Blick
Kettenweite Kundendatei, Gutscheine und Punkte — an jedem Standort gültig
Clearing und Franchise-Gebühr — Forderungen zwischen den Betrieben, mit DATEV-Export

Sie verwalten alles im Kundenkonto unter konto.dikas.de im Bereich Filialen.

Voraussetzungen¶

Jede Filiale hat eine eigene DiKAS-Lizenz (Cloud-Mandant oder lokale Maschine mit Cloud-Anbindung).
Sie sehen alle Lizenzen in Ihrem Kundenkonto — oder Sie laden fremde Lizenzinhaber (z. B. Franchisenehmer) per Online-Name ein.
Jede Filiale meldet ihre Kassen weiterhin selbst ans Finanzamt (Kassenmeldung je Betriebsstätte) — daran ändert die Kette nichts.

Was die Kette kostet¶

Das Filial-Modul wird je teilnehmender Filiale und Monat berechnet und wird mit der Größe der Kette günstiger:

Kettengröße	je Filiale / Monat
1 – 4 Filialen	19 €
ab 5 Filialen	15 €
ab 20 Filialen	9 €
ab 50 Filialen	5 €

Flache Staffel, keine Stufenrechnung

Erreicht die Kette eine Stufe, gilt der neue Preis für alle Filialen — bei sechs Filialen zahlen alle sechs 15 €, nicht nur die sechste. Gezählt werden ausschließlich Filialen mit aktiver Verknüpfung; eingeladene, aber noch nicht bestätigte Filialen zählen nicht. Eine Kette ohne aktive Mitglieder kostet nichts.

Im Tab Mitglieder sehen Sie als Ketten-Eigentümer die aktuelle Rechnung: Anzahl aktiver Filialen, Preis je Filiale, Monatssumme und die vollständige Staffel. Dort steht auch, was eine weitere Filiale kosten würde. Es gibt keine Einrichtungsgebühr; eine Preisänderung wirkt ab der nächsten Abo-Rechnung.

Kette anlegen¶

Melden Sie sich im Kundenkonto unter konto.dikas.de an.
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Filialen.
Klicken Sie auf Neue Kette und vergeben Sie einen Namen (z. B. „Pizzeria Roma Gruppe").

Die Kette ist damit angelegt — standardmäßig ist zunächst nur das Reporting aktiv. Alle weiteren Freigaben steuern Sie bewusst über die Sync-Einstellungen.

Filialen verknüpfen¶

Eigene Lizenz hinzufügen¶

Im Tab Mitglieder wählen Sie unter Eigene Lizenz hinzufügen eine Ihrer Lizenzen aus und legen fest:

Feld	Bedeutung
Rechtsform	„Eigene Betriebsstätte" (gleiche juristische Person) oder „Franchise" (eigenständiger Rechtsträger)
Teilnahme	„Nur Reporting" (Filiale liefert nur Kennzahlen) oder „Voll" (nimmt auch an Gutscheinen, Punkten, Kundendatei und zentralem Artikelstamm teil)

Die Verknüpfung ist sofort aktiv — Ihre Zustimmung liegt bei eigenen Lizenzen bereits vor.

Neue Filiale bestellen¶

Hat die neue Filiale noch keine Lizenz, klicken Sie auf Filiale hinzufügen (neue Lizenz bestellen). Der Bestellassistent führt Sie durch die Bestellung und hängt die neue Lizenz am Ende automatisch an diese Kette — Sie müssen sie nicht nachträglich suchen und verknüpfen.

Fremde Filiale einladen (Franchise/Partner)¶

Geben Sie im Bereich Fremde Filiale einladen den Online-Namen des anderen Mandanten ein.
Der eingeladene Kunde sieht die Einladung in seinem Kundenkonto unter Filialen → Offene Einladungen und kann sie annehmen oder ablehnen.
Erst nach seiner Zustimmung ist die Filiale aktiv verknüpft.

Online-Name herausfinden

Der Online-Name steht im Kundenkonto der jeweiligen Filiale (Abschnitt „Meine Lizenz") und entspricht der Subdomain des Mandanten.

Region zuordnen¶

Jede Filiale trägt ein frei benennbares Regionsfeld (z. B. Bundesland, Gebiet oder Betreiber). Dashboard und Auswertung lassen sich danach filtern. Die Region ist eine reine Gruppierung: Es gibt keine eigene Regionalleiter-Ebene und keine Rechte, die an einer Region hängen.

Mitglied entfernen¶

Klicken Sie in der Mitgliederliste auf Entfernen. Die Filiale verliert den Ketten-Zugriff; ihre eigenen Daten bleiben unverändert. Ein hinterlegter Franchise-Satz wird dabei zurückgesetzt. Der Vorgang wird im Protokoll festgehalten.

Wer sieht welche Filialen?

Der Ketten-Eigentümer sieht alle Filialen mit allen Zahlen. Eine teilnehmende Filiale sieht in Mitgliederliste, Dashboard und Monatsabfrage ausschließlich ihre eigenen Standorte — Franchisenehmer sehen also weder die Umsätze noch die Konditionen der anderen.

Sync-Einstellungen (zentral steuern, was geteilt wird)¶

Im Tab Sync-Einstellungen legen Sie als Ketten-Eigentümer fest, welche Daten kettenweit gelten. Änderungen sind versioniert und werden protokolliert.

Bereich	Einstellungen
Kunden	Aus / An · Dedup-Schlüssel (Karte, E-Mail, Telefon)
Gutscheine	Aus / nur eigene Betriebsstätten / kettenweit inkl. Franchise · Standard-USt-Modus je Kampagne
Punkte	Aus / nur eigene Betriebsstätten / kettenweit · Punkte je Euro, Wert je Punkt, Verfall, Obergrenze je Einlösung
Artikel	Aus / Push / Push + Lock · Auswahl der gesperrten Felder
Franchise-Gebühr	Berechnungsbasis: Netto- oder Bruttoumsatz (kettenweit einheitlich)

Umsatzsteuer-Hinweis bei Gutscheinen

Kettenweite Gutscheine sind umsatzsteuerrelevant: Innerhalb einer juristischen Person gilt in der Regel der Einzweck-Gutschein (USt bei Verkauf), zwischen verschiedenen Rechtsträgern (Franchise) der Mehrzweck-Gutschein (USt bei Einlösung). Jede Änderung an diesen Einstellungen wird mit Zeitstempel protokolliert. Sprechen Sie die Einrichtung mit Ihrem Steuerberater ab.

Eine frisch angelegte Kette hat alles aus

Kunden-, Gutschein-, Punkte- und Artikel-Sync stehen nach dem Anlegen auf Aus; nur das Reporting läuft. Das ist Absicht — Sie schalten bewusst frei, was geteilt werden soll.

Zentraler Artikelstamm¶

Im Tab Artikel pflegen Sie den Artikelstamm der Kette: anlegen, bearbeiten, löschen, nach Name, Nummer, Barcode oder Warengruppe suchen.

Erstbefüllung: Über Artikel aus eigener Filiale importieren übernehmen Sie den vorhandenen Artikelstamm einer eigenen, aktiven Filiale in die Kette — Sie müssen nichts abtippen.

Verteilen: Änderungen wirken in den Filialen erst, wenn sie verteilt werden — automatisch je nach Sync-Einstellung oder sofort über Jetzt pushen.

Die drei Modi im Überblick:

Modus	Wirkung
Aus	Der Stamm lässt sich pflegen, wird aber nicht verteilt.
Push	Filialen erhalten die Artikel und dürfen alle Felder selbst ändern.
Push + Lock	Wie Push, aber gesperrte Felder (Sie wählen sie aus, üblich sind Preis, Steuersatz und Name) werden bei jedem Lauf auf den Zentralwert zurückgezogen.

Gesperrte Felder halten lokale Änderungen nicht

Im Modus „Push + Lock" kann eine Filiale einen gesperrten Preis zwar ändern — beim nächsten Abgleich ist die Änderung wieder weg. Der Vorgang erscheint im Push-Status als Konflikt „Gesperrtes Feld — lokale Änderung zurückgesetzt", damit niemand rätselt.

Push-Status je Filiale zeigt letzten Erfolg, Anzahl angewandter Artikel, Fehler sowie aufgeklappt die Konflikte und die lokalen Abweichungen einer Filiale.

Wen der Push erreicht

Nur Filialen mit Teilnahme „Voll". Filialen im Modus „Nur Reporting" bekommen keine Artikel — ebenso wenig eine Kette, deren Artikel-Sync auf „Aus" steht. „Push gelaufen, nichts angekommen" hat fast immer eine dieser beiden Ursachen.

Kettenweite Kundendatei¶

Im Tab Kunden verwalten Sie Kundenkarten, die in jeder Filiale der Kette erkannt werden:

Suche über Kartennummer, Name, E-Mail oder Telefon
Anlegen mit Kartennummer (Pflicht, kettenweit eindeutig)
Duplikat-Hinweise: Bei gleicher E-Mail oder Telefonnummer erhalten Sie eine Warnung — angelegt wird trotzdem (z. B. Familien mit gemeinsamer Nummer)
Kontoauszug: Zeile aufklappen zeigt den Punktestand und alle Buchungen mit Datum, Typ, Betrag und Beleg

Gutscheine¶

Im Tab Gutscheine sehen Sie alle Gutscheine der Kette mit Nummer, Modus, Restbetrag, Nennwert, Status, Ausgabefiliale und Datum — filterbar nach Status und durchsuchbar nach Nummer.

Karten-Chargen (für vorgedruckte Gutscheinkarten) legen Sie als Ketten-Eigentümer direkt an: Bezeichnung, Anzahl, optionaler Aufdruck-Wert und optionale Gültigkeit. Zu jeder Charge gibt es

einen CSV-Export der Kartennummern und
einen PDF-Kartenbogen als Druckvorlage.

Eine Charge, die nicht mehr ausgegeben werden soll, entwerten Sie mit Restliche entwerten — bereits aktivierte Karten bleiben davon unberührt.

Treuepunkte¶

Punkte gelten in der ganzen Kette: gesammelt wird dort, wo eingekauft wird, eingelöst überall. Sie stellen zentral ein:

Punkte je Euro Umsatz (Standard: 1)
Euro-Wert je Punkt (Standard: 0,01 € — also 1 % Rückvergütung)
Verfall nach Monaten (Standard: 36)
Obergrenze je Einlösung (Standard: 5000 Punkte = 50 €; 0 hebt die Grenze auf)

Wofür es Punkte gibt

Punkte entstehen auf den Rechnungsbetrag ohne Trinkgeld und ohne den Kauf von Gutscheinen — sonst gäbe es sie zweimal: einmal beim Kauf des Gutscheins und noch einmal, wenn damit bezahlt wird.

Clearing & Franchise-Gebühr¶

Sobald ein Gutschein oder ein Guthaben in einer anderen Filiale eingelöst wird, entsteht eine Forderung zwischen zwei Betrieben. Der Tab Clearing hält sie fest.

Für einen gewählten Monat sehen Sie:

Salden je Rechtsträgerpaar mit Richtung
Einzelpositionen mit Datum, Typ, Von, Nach und Betrag
CSV-Export der Übersicht

Als Ketten-Eigentümer zusätzlich:

DATEV-Export (EXTF) der Clearing-Positionen
Fee-Lauf starten für den gewählten Monat

Franchise-Gebühr¶

Je Franchise-Filiale hinterlegen Sie im Tab Mitglieder einen Prozentsatz auf den Umsatz. Der Satz wird der Filiale als Vorschlag angezeigt und gilt erst, wenn sie ihn im eigenen Portal bestätigt hat — eine Gebühr, der niemand zugestimmt hat, entsteht nicht. Der monatliche Lauf schreibt die Gebühr dann automatisch als Clearing-Position.

Am Monatsersten passiert nichts

Der Vormonat gilt erst ab dem 2. als abgeschlossen. Wer am 1. prüft, sieht korrekterweise keinen Lauf — das ist kein Fehler.

Der Satz gilt nur für Filialen mit Rechtsform Franchise; eigene Betriebsstätten haben keine Gebühr.

DATEV-Konfiguration¶

Im selben Tab hinterlegen Sie Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/SKR04), Sachkontenlänge und die Konten je Positionsart (Gutschein, Punkte, Guthaben, Franchise-Gebühr). Über SKR03-/SKR04-Vorschlag übernehmen füllen Sie die Felder vor — gespeichert wird erst auf Klick, und jeder Wert bleibt frei änderbar.

Reporting¶

Der Tab Reporting hat zwei Teile.

Instant-Dashboard¶

Die Kennzahlen werden laufend im Hintergrund eingesammelt und stehen deshalb sofort. Sie sehen Netto, Umsatzsteuer und Brutto über die Kette, offene und eingelöste Gutscheine, den Punktestand sowie je Filiale:

Bruttoumsatz, Durchschnitt pro Tag und Z-Abschlüsse
7-Tage-Trend gegen die Vorwoche und eine kleine Verlaufskurve
eine Box-Ampel: Kommen die Zahlen direkt von der Maschine vor Ort oder aus der Cloud?
den Zeitpunkt der letzten Sammlung

„Meldet nicht" ernst nehmen

Erreicht die Sammlung eine Filiale nicht, bleibt deren letzter Stand stehen — überschrieben wird nichts. Die Filiale wird dann mit ⚠ meldet nicht gekennzeichnet, sobald der letzte Stand älter ist als das eingestellte Alarm-Fenster (Standard 24 Stunden). Zahlen ohne diese Kennzeichnung sind aktuell, Zahlen mit ihr nicht.

Über den Regionsfilter grenzen Sie die Ansicht auf eine Region ein.

Exakte Monats-Abfrage¶

Hier wählen Sie einen Monat; die Zahlen werden live aus den Filialen geholt:

Summen über alle Filialen (Netto, Umsatzsteuer, Brutto)
Aufschlüsselung je Filiale inkl. Anzahl der Tagesabschlüsse
Ausfall-Hinweis, falls eine Filiale vorübergehend nicht erreichbar ist — sie fehlt dann in den Summen, die übrigen Kennzahlen bleiben vollständig sichtbar

Protokoll¶

Der Tab Protokoll listet alle sicherheits- und datenrelevanten Vorgänge der Kette (neueste zuerst): Verknüpfungen, Einladungen, Entfernungen, Änderungen an den Sync-Einstellungen, angelegte Kunden, Gebühren-Vorgänge und Reporting-Zugriffe — jeweils mit Zeitpunkt, Akteur und betroffener Filiale.

Was die Kette (noch) nicht macht¶

Keine gebündelte Fiskalisierung. Jede Filiale behält eigene TSE, eigenen Tagesabschluss, eigene Kassenmeldung und eigenen DSFinV-K-Export.
Kein Warentransfer zwischen Filialen. Der zentrale Artikelstamm verteilt Stammdaten, keine Bestände.
Keine kettenweite Mitarbeiterverwaltung. Personal wird weiterhin je Filiale angelegt.
Kein kettenweites Guthabenkonto. Kundenkarte und Punkte gelten überall, ein aufladbares Guthaben über alle Filialen nicht.
Keine Ketten-Hierarchie. Regionen sind eine Gruppierung, keine Ebene mit eigenen Rechten oder getrennten Konditionen.

Häufige Fragen¶

Ändert die Kette etwas an TSE, Belegen oder Tagesabschlüssen? Nein. Jede Filiale arbeitet fiskalisch eigenständig weiter: eigene Belegnummern, eigene TSE-Anmeldung, eigener Tagesabschluss, eigener DSFinV-K-Export. Die Kette liegt nur als gemeinsame Sicht darüber.

Was passiert, wenn eine Filiale offline ist? Die Kasse der Filiale läuft lokal weiter. Im Instant-Dashboard behält sie ihren letzten Stand und wird als „meldet nicht" gekennzeichnet; in der exakten Monats-Abfrage erscheint sie als „nicht erreichbar" und fehlt in den Summen. Alle übrigen Kennzahlen bleiben sichtbar.

Kann eine Filiale erst später voll teilnehmen? Ja. Verknüpfen Sie die Filiale zunächst im Modus „Nur Reporting" und stellen Sie später auf „Voll" um. Wechselt eine fremde Filiale von „Nur Reporting" auf „Voll", muss sie die Änderung im eigenen Portal bestätigen.

Sieht ein Franchisenehmer die Zahlen der anderen? Nein. Eine teilnehmende Filiale sieht in Mitgliederliste, Dashboard und Monatsabfrage nur ihre eigenen Standorte. Umsätze und Konditionen der anderen Filialen bleiben dem Ketten-Eigentümer vorbehalten.

Warum kostet unsere Kette weniger als letzten Monat? Weil eine Filiale dazugekommen ist und die Kette damit eine Staffelstufe erreicht hat — der günstigere Preis gilt dann für alle Filialen, nicht nur für die neue.

Wir haben eine Kartennummer doppelt vergeben. Geht das? Nein, die Kartennummer ist kettenweit eindeutig; ein zweiter Versuch mit derselben Nummer wird abgewiesen. Groß- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle.