Sucursales y cadenas¶
Si gestiona varios locales bajo una misma marca —como establecimientos propios o como red de franquicias—, DiKAS los agrupa en una cadena. Cada sucursal sigue siendo un cliente independiente con caja propia, TSE propia y cierre diario propio; la cadena añade un nivel común por encima:
- Maestro central de artículos: se mantiene una vez y todas las sucursales lo heredan
- Panel instantáneo y consulta mensual: las ventas de todas las sucursales de un vistazo
- Fichero de clientes, vales y puntos para toda la cadena: válidos en cada local
- Liquidación y canon de franquicia: créditos entre los negocios, con exportación DATEV
Todo se gestiona en la cuenta de cliente en konto.dikas.de, en el área Filiales.
Requisitos¶
- Cada sucursal tiene su propia licencia de DiKAS (cliente en la nube o máquina local con conexión a la nube).
- Ve todas las licencias en su cuenta de cliente, o invita a otros titulares de licencia (p. ej. franquiciados) mediante su nombre online.
- Cada sucursal sigue comunicando ella misma sus cajas a la Hacienda alemana (Kassenmeldung por establecimiento): la cadena no cambia nada en ello.
Lo que cuesta la cadena¶
El módulo de sucursales se factura por sucursal participante y mes y se abarata a medida que crece la cadena:
| Tamaño de la cadena | por sucursal / mes |
|---|---|
| 1 – 4 sucursales | 19 € |
| a partir de 5 sucursales | 15 € |
| a partir de 20 sucursales | 9 € |
| a partir de 50 sucursales | 5 € |
Tarifa plana por tramos, sin cálculo escalonado
Cuando la cadena alcanza un tramo, el nuevo precio vale para todas las sucursales: con seis sucursales, las seis pagan 15 €, no solo la sexta. Solo cuentan las sucursales con vínculo activo; las invitadas pero aún no confirmadas no cuentan. Una cadena sin miembros activos no cuesta nada.
En la pestaña Miembros, como propietario de la cadena, ve la factura actual: número de sucursales activas, precio por sucursal, total mensual y la tabla completa de tramos. Allí también figura lo que costaría una sucursal más. No hay cuota de alta; un cambio de precio se aplica a partir de la siguiente factura de la suscripción.
Crear una cadena¶
- Inicie sesión en la cuenta de cliente en
konto.dikas.de. - Haga clic en Filiales en la barra lateral.
- Haga clic en Nueva cadena y asígnele un nombre (p. ej. «Grupo Pizzería Roma»).
La cadena queda creada; por defecto, al principio solo están activos los informes. Todas las demás habilitaciones las controla usted de forma consciente mediante los ajustes de sincronización.
Vincular sucursales¶
Añadir una licencia propia¶
En la pestaña Miembros, en Añadir una licencia propia, elija una de sus licencias y determine:
| Campo | Significado |
|---|---|
| Forma jurídica | «Establecimiento propio» (misma persona jurídica) o «Franquicia» (entidad jurídica independiente) |
| Participación | «Solo informes» (la sucursal solo aporta cifras clave) o «Completa» (participa también en vales, puntos, fichero de clientes y maestro central de artículos) |
El vínculo está activo de inmediato: en las licencias propias su consentimiento ya existe.
Pedir una sucursal nueva¶
Si la sucursal nueva aún no tiene licencia, haga clic en Añadir sucursal (pedir una licencia nueva). El asistente de pedido le guía por el pedido y al final vincula la licencia nueva automáticamente a esta cadena: no tiene que buscarla y vincularla después.
Invitar a una sucursal ajena (franquicia/socio)¶
- En el área Invitar a una sucursal ajena (franquicia/socio) introduzca el nombre online del otro cliente.
- El cliente invitado ve la invitación en su cuenta de cliente en Filiales → Invitaciones pendientes y puede aceptarla o rechazarla.
- Solo tras su consentimiento queda la sucursal vinculada de forma activa.
Averiguar el nombre online
El nombre online figura en la cuenta de cliente de la sucursal correspondiente (sección «Mi licencia») y coincide con el subdominio del cliente.
Asignar una región¶
Cada sucursal lleva un campo de región de nombre libre (p. ej. comunidad autónoma, zona u operador). El panel y la evaluación se pueden filtrar por él. La región es solo una agrupación: no hay un nivel de responsable regional ni permisos vinculados a una región.
Quitar un miembro¶
En la lista de miembros haga clic en Quitar. La sucursal pierde el acceso a la cadena; sus propios datos no cambian. Un porcentaje de franquicia guardado se restablece. La operación queda registrada en el registro.
¿Quién ve qué sucursales?
El propietario de la cadena ve todas las sucursales con todas las cifras. Una sucursal participante ve en la lista de miembros, el panel y la consulta mensual exclusivamente sus propios locales: los franquiciados no ven ni las ventas ni las condiciones de los demás.
Ajustes de sincronización (decidir de forma central qué se comparte)¶
En la pestaña Ajustes de sincronización, como propietario de la cadena, determina qué datos valen para toda la cadena. Los cambios se versionan y se registran.
| Área | Ajustes |
|---|---|
| Clientes | Desactivado / activado · clave de deduplicación (tarjeta, correo, teléfono) |
| Vales | Desactivado / solo establecimientos propios / toda la cadena, incluidas las franquicias · modo de IVA por defecto por campaña |
| Puntos | Desactivado / solo establecimientos propios / toda la cadena · puntos por euro, valor por punto, caducidad, límite por canje |
| Artículos | Desactivado / Push / Push + bloqueo · selección de los campos bloqueados |
| Canon de franquicia | Base de cálculo: ventas netas o brutas (uniforme en toda la cadena) |
Nota sobre el IVA en los vales
Los vales válidos en toda la cadena son relevantes para el IVA: dentro de una persona jurídica suele aplicarse el vale univalente (IVA en la venta); entre entidades jurídicas distintas (franquicia), el vale polivalente (IVA en el canje). Cada cambio de estos ajustes se registra con fecha y hora. Acuerde la configuración con su asesor fiscal.
Una cadena recién creada tiene todo desactivado
La sincronización de clientes, vales, puntos y artículos está desactivada tras la creación; solo funcionan los informes. Es intencionado: usted habilita conscientemente lo que se debe compartir.
Maestro central de artículos¶
En la pestaña Artículos mantiene el maestro de artículos de la cadena: crear, editar, borrar y buscar por nombre, número, código de barras o grupo de artículos.
Carga inicial: con Importar artículos de una sucursal propia traspasa a la cadena el maestro de artículos existente de una sucursal propia y activa: no tiene que teclear nada.
Distribuir: los cambios solo surten efecto en las sucursales cuando se distribuyen, automáticamente según el ajuste de sincronización o de inmediato con Enviar ahora.
Los tres modos de un vistazo:
| Modo | Efecto |
|---|---|
| Desactivado | El maestro se puede mantener, pero no se distribuye. |
| Push | Las sucursales reciben los artículos y pueden cambiar ellas mismas todos los campos. |
| Push + bloqueo | Como Push, pero los campos bloqueados (los elige usted; lo habitual son precio, tipo impositivo y nombre) se devuelven al valor central en cada ejecución. |
Los campos bloqueados no conservan los cambios locales
En el modo «Push + bloqueo» una sucursal puede cambiar un precio bloqueado, pero en la siguiente sincronización el cambio vuelve a desaparecer. El proceso aparece en el estado del envío como conflicto «Campo bloqueado — se ha revertido el cambio local», para que nadie tenga que adivinar.
El Estado del envío por sucursal muestra el último éxito, el número de artículos aplicados, los errores y, desplegados, los conflictos y las desviaciones locales de una sucursal.
A quién llega el envío
Solo a sucursales con participación «Completa». Las sucursales en modo «Solo informes» no reciben artículos, igual que una cadena cuya sincronización de artículos está en «Desactivado». «El envío se hizo y no ha llegado nada» casi siempre tiene una de estas dos causas.
Fichero de clientes de toda la cadena¶
En la pestaña Clientes gestiona tarjetas de cliente que se reconocen en cada sucursal de la cadena:
- Buscar por número de tarjeta, nombre, correo o teléfono
- Crear con número de tarjeta (obligatorio, único en toda la cadena)
- Avisos de duplicado: con el mismo correo o teléfono recibe un aviso, pero el cliente se crea igualmente (p. ej. familias con un número común)
- Extracto: al desplegar una fila se ven el saldo de puntos y todos los movimientos con fecha, tipo, importe y comprobante
Vales¶
En la pestaña Vales ve todos los vales de la cadena con número, modo, importe restante, valor nominal, estado, sucursal emisora y fecha, filtrables por estado y con búsqueda por número.
Los lotes de tarjetas (para tarjetas regalo preimpresas) los crea directamente como propietario de la cadena: denominación, cantidad, valor impreso opcional y validez opcional. Para cada lote hay
- una exportación CSV de los números de tarjeta y
- una hoja de tarjetas en PDF como plantilla de impresión.
Un lote que ya no deba emitirse se invalida con Anular los restantes; las tarjetas ya activadas no se ven afectadas.
Puntos de fidelidad¶
Los puntos valen en toda la cadena: se acumulan donde se compra y se canjean en cualquier sitio. Usted ajusta de forma central:
- Puntos por euro de venta (por defecto: 1)
- Valor en euros por punto (por defecto: 0,01 €, es decir, un 1 % de devolución)
- Caducidad en meses (por defecto: 36)
- Límite por canje (por defecto: 5000 puntos = 50 €; 0 elimina el límite)
Qué genera puntos
Los puntos se generan sobre el importe de la factura sin propina y sin la compra de vales; de lo contrario se obtendrían dos veces: una al comprar el vale y otra al pagar con él.
Liquidación y canon de franquicia¶
En cuanto un vale o un saldo se canjea en otra sucursal, surge un crédito entre dos negocios. La pestaña Liquidación lo registra.
Para un mes elegido ve:
- Saldos por pareja de entidades jurídicas con su dirección
- Posiciones individuales con fecha, tipo, de, a e importe
- Exportación CSV del resumen
Además, como propietario de la cadena:
- Exportación DATEV (EXTF) de las posiciones de liquidación
- Iniciar el cálculo del canon del mes elegido
Canon de franquicia¶
Para cada sucursal franquiciada introduce en la pestaña Miembros un porcentaje sobre las ventas. El porcentaje se muestra a la sucursal como propuesta y solo se aplica cuando esta lo ha confirmado en su propio portal: no surge ningún canon que nadie haya aceptado. La ejecución mensual anota entonces el canon automáticamente como posición de liquidación.
El día 1 del mes no pasa nada
El mes anterior solo se considera cerrado a partir del día 2. Quien lo consulta el día 1 no ve, con razón, ninguna ejecución: no es un error.
El porcentaje solo se aplica a sucursales con forma jurídica Franquicia; los establecimientos propios no pagan canon.
Configuración DATEV¶
En la misma pestaña introduce el número de asesor y de mandante, el plan de cuentas (SKR03/SKR04), la longitud de las cuentas y las cuentas por tipo de posición (vale, puntos, saldo, canon de franquicia). Con Aplicar la sugerencia SKR03/SKR04 rellena los campos de antemano; no se guarda nada hasta que hace clic, y cada valor sigue pudiéndose cambiar libremente.
Informes¶
La pestaña Informes tiene dos partes.
Panel instantáneo¶
Las cifras clave se recopilan continuamente en segundo plano y por eso están disponibles al instante. Ve neto, IVA y bruto de toda la cadena, vales abiertos y canjeados, el saldo de puntos y, por sucursal:
- ventas brutas, media por día y cierres Z
- tendencia de 7 días frente a la semana anterior y una pequeña curva de evolución
- un semáforo de la DiKAS Box: ¿las cifras vienen directamente de la máquina del local o de la nube?
- la hora de la última recopilación
Tomarse en serio «sin datos»
Si la recopilación no alcanza una sucursal, se mantiene su último estado; no se sobrescribe nada. La sucursal se marca entonces con ⚠ sin datos en cuanto el último estado es más antiguo que la ventana de alarma configurada (por defecto 24 horas). Las cifras sin esta marca están al día; las que la llevan, no.
Con el filtro de región limita la vista a una región.
Consulta mensual exacta¶
Aquí elige un mes; las cifras se obtienen en directo de las sucursales:
- Totales de todas las sucursales (neto, IVA, bruto)
- Desglose por sucursal con el número de cierres diarios
- Aviso de fallo si una sucursal no está accesible temporalmente: falta entonces en los totales, y las demás cifras siguen completamente visibles
Registro¶
La pestaña Registro lista todas las operaciones relevantes para la seguridad y los datos de la cadena (las más recientes primero): vínculos, invitaciones, bajas, cambios en los ajustes de sincronización, clientes creados, operaciones del canon y accesos a los informes, cada una con fecha y hora, autor y sucursal afectada.
Lo que la cadena (todavía) no hace¶
- Ninguna fiscalización conjunta. Cada sucursal conserva su propia TSE, su propio cierre diario, su propia Kassenmeldung y su propia exportación DSFinV-K.
- Ningún traspaso de mercancía entre sucursales. El maestro central de artículos distribuye datos maestros, no existencias.
- Ninguna gestión de personal para toda la cadena. El personal se sigue creando por sucursal.
- Ninguna cuenta de saldo para toda la cadena. La tarjeta de cliente y los puntos valen en todas partes; un saldo recargable para todas las sucursales, no.
- Ninguna jerarquía de cadena. Las regiones son una agrupación, no un nivel con permisos propios ni condiciones separadas.
Preguntas frecuentes¶
¿Cambia la cadena algo en la TSE, los comprobantes o los cierres diarios? No. Cada sucursal sigue trabajando de forma fiscalmente independiente: números de comprobante propios, registro de TSE propio, cierre diario propio, exportación DSFinV-K propia. La cadena es solo una vista común por encima.
¿Qué pasa si una sucursal está sin conexión? La caja de la sucursal sigue funcionando en local. En el panel instantáneo conserva su último estado y se marca como «sin datos»; en la consulta mensual exacta aparece como «no accesible» y falta en los totales. Todas las demás cifras siguen visibles.
¿Puede una sucursal participar por completo más adelante? Sí. Vincule primero la sucursal en el modo «Solo informes» y cámbiela más adelante a «Completa». Si una sucursal ajena pasa de «Solo informes» a «Completa», debe confirmar el cambio en su propio portal.
¿Ve un franquiciado las cifras de los demás? No. Una sucursal participante solo ve sus propios locales en la lista de miembros, el panel y la consulta mensual. Las ventas y condiciones de las demás sucursales quedan reservadas al propietario de la cadena.
¿Por qué nuestra cadena cuesta menos que el mes pasado? Porque se ha incorporado una sucursal y la cadena ha alcanzado así un nuevo tramo: el precio más bajo vale entonces para todas las sucursales, no solo para la nueva.
Hemos asignado un número de tarjeta dos veces. ¿Es posible? No, el número de tarjeta es único en toda la cadena; un segundo intento con el mismo número se rechaza. Las mayúsculas y minúsculas no importan.