Lieferschein¶
Für wen: Bürokraft und Versand · Wo: Admin → Lager → Reiter Lieferscheine
Der Lieferschein ist der Beleg über die Ware, die das Haus verlässt: mit Nummer, Lieferanschrift, Positionen samt Seriennummern und einem PDF, das jederzeit wieder genauso aussieht.
Voraussetzung
Der Reiter Lieferscheine erscheint mit dem Modul Warenwirtschaft. Zum Anlegen und Ausstellen wird das Recht Lieferscheine und Versand benötigt, siehe Rechte-Übersicht.
Der Lieferschein ist kein Frachtpapier
Er begleitet die Ware und weist aus, was geliefert wurde. Frachtbrief, Gefahrgutpapiere und Versicherungsnachweise stellt der Spediteur — DiKAS erzeugt sie nicht.
1. Lieferschein anlegen¶
Admin → Lager → Lieferscheine → „Neuer Lieferschein"
- Kunden auswählen — Name und Lieferanschrift werden übernommen.
- Positionen ergänzen: Artikel suchen, Menge eintragen.
- Führt ein Artikel Seriennummern, erscheint das Scanfeld — die Nummern der Geräte scannen oder tippen, die geliefert werden sollen.
- Speichern.
Der Beleg steht danach im Zustand Entwurf.
Die Vormerkung ist keine Abbuchung
Vorgemerkte Geräte wechseln auf Reserviert — sie liegen weiter im Haus, und der Bestand ändert sich nicht. Er fällt erst beim Ausstellen. Wer eine Position wieder entfernt, gibt die Geräte damit frei.
Die Lieferanschrift ist eine Kopie
Sie wird beim Anlegen aus dem Kundenstamm übernommen und bleibt danach am Beleg stehen. Zieht der Kunde später um, ändert das den alten Lieferschein nicht — genau das soll ein Beleg leisten.
2. Ausstellen¶
„Ausstellen" im geöffneten Beleg. In dieser Reihenfolge passiert dann:
- Der Beleg zieht seine Nummer (
LS-0001). - Die vorgemerkten Geräte wechseln auf Beim Kunden, der Bestand fällt.
- Das PDF entsteht und wird am Beleg abgelegt.
- Auf Wunsch geht die Mail an den Kunden.
Die Nummer entsteht beim Ausstellen
Ein Entwurf hat keine Nummer. Ein zweiter Klick auf „Ausstellen" zieht keine zweite — der Beleg behält die, die er hat. Ein ausgestellter Beleg lässt sich außerdem nicht mehr inhaltlich ändern.
Der Lieferschein zeigt keine Preise
Auf dem Papier stehen Menge und Bezeichnung, nicht der Wert. Seriennummern und Set-Bestandteile erscheinen als Unterzeile unter der Bezeichnung.
Die Zustände¶
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Angelegt, Geräte vorgemerkt, keine Nummer |
| Gepackt | Der Packtisch hat den Beleg abgeschlossen |
| Ausgestellt | Nummer vergeben, Bestand gebucht, PDF abgelegt |
| Versendet | Dienstleister und Sendungsnummer sind erfasst |
| Zugestellt | Beim Kunden angekommen |
| Storniert | Zurückgenommen, mit Grund |
Gepackt wird vor dem Ausstellen. Ein bereits ausgestellter Beleg lässt sich am Packtisch nicht mehr scannen.
3. PDF und Mail¶
- Drucken liefert bei einem ausgestellten Beleg immer dasselbe PDF aus der Ablage — Wort für Wort das, was der Kunde bekommen hat.
- Ein Entwurf bekommt eine Vorschau ohne Nummer. Sie ist zum Prüfen gedacht, nicht zum Mitgeben.
- Per E-Mail senden verschickt das abgelegte PDF an die Adresse des Kunden.
Zwei Mails, nicht eine
Die Belegmail geht beim Ausstellen raus und trägt das PDF; die Versandmeldung geht später beim Versand raus, mit Dienstleister und Sendungsnummer und ohne Anhang. Beim Ausstellen gibt es die Sendungsnummer noch nicht, und beim Versand hat der Kunde das PDF längst.
Fehlt am Kunden eine E-Mail-Adresse, meldet DiKAS das und verschickt nichts.
4. Stornieren¶
„Stornieren" im geöffneten Beleg, mit Grund — der ist Pflicht.
| Der Beleg war | Was der Storno tut |
|---|---|
| Entwurf | Die vorgemerkten Geräte gehen zurück auf Auf Lager; der Bestand war nie gefallen |
| Ausgestellt oder später | Genau die Geräte dieses Belegs gehen auf Zurück im Lager; der Bestand steigt wieder |
Die Nummer bleibt am Beleg
Ein stornierter Lieferschein behält seine Nummer. Der Kunde hat ein Papier mit dieser Nummer in der Hand — sie zu recyceln würde bedeuten, dass zwei verschiedene Lieferungen dieselbe Nummer tragen.
Zurückgeholt werden genau die Geräte des Belegs, nicht eine Menge. Wurde inzwischen ein anderes Gerät desselben Artikels geliefert, bleibt es davon unberührt.
Ein Praxisbeispiel¶
Der Kunde bestellt drei Kassenterminals.
- Neuer Lieferschein für den Kunden, Position „Kassenterminal" mit Menge 3, drei Seriennummern scannen, speichern. → drei Geräte Reserviert, Bestand unverändert.
- Der Versand packt den Beleg gegen die Sollliste. → Zustand Gepackt.
- Ausstellen →
LS-0001, Geräte Beim Kunden, Bestand fällt um 3, PDF liegt am Beleg. - Per E-Mail senden → der Kunde hat das PDF.
- Nach dem Übergabe an den Paketdienst: Sendungsnummer eintragen, siehe Packen und Versand.
Wenn etwas nicht klappt¶
| Meldung oder Beobachtung | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Der Reiter Lieferscheine fehlt | Modul Warenwirtschaft ist nicht eingeschaltet | Modul einschalten |
| Der Beleg hat keine Nummer | Er ist noch ein Entwurf | Ausstellen |
| Der Bestand fiel beim Anlegen nicht | So ist es gedacht — eine Vormerkung ist keine Abbuchung | Ausstellen |
| Der Beleg lässt sich nicht mehr ändern | Er ist ausgestellt | Stornieren und neu anlegen |
| Der Zustandswechsel wird abgewiesen | Der Schritt ist aus dem aktuellen Zustand nicht erlaubt | Die Meldung nennt die möglichen nächsten Zustände |
| „Bitte einen Grund angeben." beim Stornieren | Der Grund ist Pflicht | Grund eintragen |
| Der Versand meldet, es sei nichts vorzumerken | Der Entwurf trägt noch keine Seriennummern | Erst die Nummern am Beleg ergänzen, dann packen |
| Die Mail geht nicht raus | Am Kunden fehlt die E-Mail-Adresse | Adresse im Kundenstamm nachtragen |
| Mengen ohne Seriennummer verändern den Bestand nicht | Der Lieferschein bucht nur Geräte mit Seriennummer ab | Bestandsartikel ohne Seriennummer über die Kasse oder eine Lagerbuchung abbuchen |
Nächster Schritt¶
- Packen und Versand — Sollliste, Kartons und Sendungsnummer
- Sets — was auf dem Lieferschein steht, wenn ein Bündel geliefert wird