Umstieg von einem anderen Kassensystem¶

Diese Anleitung führt Schritt für Schritt durch den Wechsel von einem anderen Kassensystem zu DiKAS — von der Vorbereitung vier Wochen vorher bis zur Abnahme am Installationstag.

Checkliste zum Mitnehmen

Alle Punkte dieser Anleitung gibt es auch als ausfüllbare Checkliste — zum Ausdrucken oder direkt am Bildschirm ausfüllen.

Keine Steuerberatung

Die Hinweise zu Meldepflichten und Aufbewahrungsfristen sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung. Klären Sie rechtliche Details mit Ihrem Steuerberater oder Finanzamt.

Auf einen Blick¶

Wann	Was
4 Wochen vorher	Termin festlegen, TSE klären, Zahlungsterminal freischalten lassen, Hardware prüfen
1–2 Wochen vorher	Daten aus dem Altsystem holen, DiKAS einrichten, Personal schulen
Am Vortag	Letzter Tagesabschluss, finaler Datenexport, Fotos der Verkabelung
Installationstag	Kasse installieren, Drucker, Zahlungsterminal, TSE, Meldung ans Finanzamt
Danach	Abnahme, Archivierung, Kündigung des alten Vertrags

Vier Wochen vorher¶

Den richtigen Termin wählen¶

Wählen Sie für den Umstieg einen Ruhetag Ihres Betriebs — an einem regulären Öffnungstag lässt sich die Umstellung kaum ohne Betriebsunterbrechung durchführen. Bevorzugen Sie dabei einen Monats- oder Quartalsanfang: Die Buchhaltung schließt Zeiträume in aller Regel zum Monatsende ab, ein sauberer Schnitt an dieser Stelle erspart Ihnen und Ihrem Steuerberater unnötige Rückfragen über zwei Systeme hinweg. Legen Sie den Termin außerdem nicht direkt vor ein Wochenende — bleibt am Installationstag doch etwas offen, brauchen Sie einen Werktag, an dem Support und Fachhändler erreichbar sind, um es zeitnah zu klären. Informieren Sie frühzeitig Ihren Steuerberater über das geplante Datum, und planen Sie in Ihrem eigenen Terminplan einen Puffertag danach ein, falls sich etwas verschiebt.

Zahlungsterminal freischalten lassen¶

Rechtzeitig beim Netzbetreiber beantragen

Damit DiKAS mit Ihrem EC-Terminal kommunizieren kann, muss die ZVT-Schnittstelle freigeschaltet werden — das übernimmt nicht DiKAS, sondern Ihr Netzbetreiber, also der Anbieter, über den Ihre Kartenzahlungen abgerechnet werden. Das dauert und blockiert sonst den Installationstag, wenn es nicht rechtzeitig beantragt wird.

Legen Sie dafür bereit: die Terminal-ID, die Händler-ID und die Hotline-Nummer Ihres Netzbetreibers. Alle drei Angaben finden Sie in den Unterlagen zu Ihrem bestehenden EC-Vertrag oder direkt am Terminal.

TSE: übernehmen oder neu?¶

Die vorhandene Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) wird in der Regel übernommen — sie muss nicht ersetzt werden. Eine neue TSE ist nur nötig, wenn die alte abgelaufen oder voll ist. Klären Sie das vier Wochen vorher, denn beide Wege brauchen Vorlauf.

1. Welche TSE haben Sie?

Art	Übernehmbar?
USB-Stick am Kassenrechner (Swissbit)	Ja — der Stick wandert mit
Cloud-TSE beim bisherigen Anbieter	Nein — sie gehört zum Vertrag des alten Anbieters

Bei einer Cloud-TSE brauchen Sie für DiKAS eine neue TSE. Beide Varianten sind unter Hardware beschrieben.

2. Restlaufzeit prüfen

Das Zertifikat einer TSE ist zeitlich befristet — üblich sind fünf Jahre ab Inbetriebnahme —, und der Signaturspeicher ist endlich. Fragen Sie beim bisherigen Anbieter nach der Restlaufzeit. Reicht sie nicht mehr, bestellen Sie jetzt eine neue TSE.

3. PINs anfordern

Ohne die PINs ist die Übernahme unmöglich

Eine TSE aus einem fremden Kassensystem wurde vom bisherigen Anbieter eingerichtet und ist mit dessen PINs geschützt. Für die Übernahme brauchen Sie Admin-PIN, Admin-PUK und Time-Admin-PIN. Diese PINs lassen sich nachträglich nicht ändern — der Versuch macht die TSE unbrauchbar. Fordern Sie die PINs frühzeitig beim bisherigen Anbieter an. Rückt er sie nicht heraus, brauchen Sie eine neue TSE.

4. Was das für die Meldung ans Finanzamt bedeutet

Wird die TSE übernommen, melden Sie die neue Kasse mit derselben TSE-Seriennummer. Eine Außerbetriebnahme der TSE fällt dann nicht an. Nur wenn tatsächlich eine neue TSE zum Einsatz kommt, muss die alte außer Betrieb gemeldet und zehn Jahre aufbewahrt werden.

BIOS-Passwort jetzt prüfen¶

Bereits jetzt, vier Wochen vor dem Umstieg, lohnt sich ein kurzer Test: Gehen Sie an Ihrem bestehenden Kassenrechner einmal testweise ins BIOS (die Boot-Firmware des Rechners) und wieder heraus. So stellen Sie sicher, dass Sie am Installationstag nicht vor einer unerwarteten Passwortabfrage stehen. Ist das BIOS-Passwort nicht bekannt oder wurde es nie notiert, klärt in der Regel Ihr Fachhändler oder der Hersteller des Rechners das Zurücksetzen — auch das braucht Vorlauf, deshalb jetzt schon anstoßen. Welche Taste beim Start welchen Herstellers ins BIOS führt, steht in Anhang B am Ende dieser Anleitung.

Alten Vertrag prüfen — noch nicht kündigen¶

Ermitteln Sie schon jetzt die Restlaufzeit und die Kündigungsfrist Ihres bisherigen Kassenvertrags — bei Kassensystemen sind mehrmonatige Kündigungsfristen üblich, und wer zu spät kündigt, zahlt unnötig doppelt.

Erst nach bestandener Abnahme kündigen

Kündigen Sie den alten Vertrag nicht, bevor die Abnahme Ihrer neuen DiKAS-Kasse abgeschlossen ist. Bei Cloud-Anbietern ist der Zugriff auf Ihre alten Daten nach der Kündigung häufig sofort weg — die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§147 AO) bleibt aber unabhängig vom gekündigten Vertrag beim Unternehmer bestehen. Diese Angaben sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung.

Hardware und Netzwerk prüfen¶

Prüfen Sie vier Wochen vorher, welche vorhandene Hardware weiterverwendet werden kann und was fehlt — so bleibt genug Zeit, fehlende Geräte zu bestellen und Netzwerk oder Stromversorgung anzupassen.

Gerät / Punkt	Was Sie prüfen
Bondrucker	Modell, Anschluss (USB, LAN oder seriell), Papierbreite 58 oder 80 mm
Kassenlade	Hängt am Bondrucker — kein eigener Anschluss nötig
Kundendisplay	Vorhanden? Weiterverwendbar?
Barcode-Scanner	Vorhanden, Anschlussart
Waage	Vorhanden, Anschlussart
EC-Terminal	Siehe oben — ZVT-Freischaltung beim Netzbetreiber beantragt?
Netzwerkdosen	Ausreichend LAN-Anschlüsse am geplanten Kassenplatz?
WLAN-Abdeckung im Gastraum	Reicht das Signal, z. B. für mobile Kassen oder Tablets am Tisch?
Steckdosen	Genug Steckdosen an jedem Gerätestandort?
Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)	Vorhanden für Kassenrechner und TSE?

Welche Geräte DiKAS unterstützt und wie sie angeschlossen werden, steht im Detail unter Hardware.

Das brauchen Sie am Installationstag¶

Legen Sie für den Installationstag bereits jetzt bereit:

einen USB-Stick ab 2 GB — daraus wird das DiKAS-Installationsmedium,
eine USB-Festplatte ab 1 TB — für die vollständige Sicherung des Altsystems,
eine USB-Tastatur mit Kabel.

Warum ausgerechnet eine kabelgebundene Tastatur?

Funktastaturen werden im BIOS häufig nicht erkannt — ohne funktionierende Tastatur lassen sich dort keine Einstellungen ändern. Eine Maus hilft an dieser Stelle ebenfalls nicht weiter: Das BIOS wird ausschließlich per Tastatur bedient.

Ein bis zwei Wochen vorher¶

Daten aus dem Altsystem holen¶

Der einfachste Weg ist der Einrichtungs-Assistent: Im Schritt „Woher kommen Ihre Daten?" wählen Sie Ihr bisheriges Kassensystem — der Assistent zeigt eine auf dieses System zugeschnittene Export-Anleitung und startet direkt den passenden Import. Welcher Weg das im Einzelnen ist, hängt vom Altsystem ab:

Altsystem	Weg
ready2order	Direkt-Import — kein DSFinV-K-Export nötig
orderbird, Vectron oder ein anderes System	Import über einen DSFinV-K-Export
Nur eine Excel-/CSV-Liste vorhanden	Artikel-Import direkt aus der Tabelle

Kommen Sie von ready2order, übernimmt der Direkt-Import Ihre Artikel unmittelbar aus ready2order — die folgende DSFinV-K-Tabelle betrifft Sie nicht.

Kommen Sie von orderbird, Vectron oder einem anderen System, erzeugen Sie dort einen DSFinV-K-Export — dieses Format ist der gesetzlich vorgeschriebene Standardexport von Kassendaten und wird von so gut wie jedem Kassensystem angeboten. Wie der Import in DiKAS im Detail abläuft, steht unter Datenimport.

Zeitraum so lang wie möglich wählen (gilt für den DSFinV-K-Export)

DiKAS baut die Artikelliste aus den im Export enthaltenen, tatsächlich verkauften Positionen auf. Artikel, die im gewählten Exportzeitraum kein einziges Mal verkauft wurden, fehlen im Import vollständig. Wählen Sie deshalb einen möglichst langen Zeitraum. Ein Export über nur drei Sommermonate lässt zum Beispiel die komplette Winterkarte verschwinden.

Was der DSFinV-K-Import mitbringt — und was nicht¶

Die folgende Übersicht gilt für den DSFinV-K-Weg (orderbird, Vectron, sonstige Systeme). Steigen Sie von ready2order um, betrifft sie Sie nicht — dort übernimmt der Direkt-Import Ihre Artikel auf eigenem Weg.

Kommt automatisch mit	Kommt nicht mit
Artikelname, Artikelnummer, Barcode	Beilagen, Varianten und Zusatzauswahl
Warengruppe (sofern das Altsystem sie exportiert)	Pfand-, Gutschein- und Trinkgeldartikel
Verkaufspreis	Preisstufen und Außer-Haus-Preise
Steuersatz	Bilder, Allergene und Zusatzstoffe
Zahlungsarten und Kassen	Kunden, offene Rechnungen
Firmenname	Gutschein-Restwerte, Guthaben und Punkte
	Lagerbestände, Personal, Tischplan
	Drucker-Zuordnung und Tastenbelegung
	Die Umsatzhistorie der letzten Jahre

Der importierte Preis ist jeweils der am häufigsten verwendete Verkaufspreis eines Artikels. Bei Artikeln mit Happy-Hour- oder anderen Rabattpreisen kann deshalb ein von Ihrer Erwartung abweichender Preis erscheinen — prüfen Sie die Preise nach dem Import stichprobenartig nach.

Pfand, Gutscheine und Trinkgeld sind im DSFinV-K-Export keine Artikel, sondern eigene Vorgangsarten. Sie werden deshalb bewusst nicht als Artikel angelegt und müssen nach dem Import neu erfasst werden.

Die Umsatzhistorie bleibt nur im Export

DiKAS zeigt aus dem importierten Export eine Zusammenfassung an (Zeitraum, Anzahl Bons, Summe) — die einzelnen Umsätze der Vergangenheit werden dabei aber nicht übernommen. Der archivierte Export ist damit die einzige Kopie Ihrer alten Umsätze. Bewahren Sie ihn zehn Jahre auf (§147 AO). Diese Angaben sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung.

Was Sie zusätzlich sichern müssen¶

Nicht alles aus dem Altsystem lässt sich importieren. Sichern Sie zusätzlich von Hand:

die Kundenliste,
offene Rechnungen,
Gutschein-Restwerte — hier hängt echtes Geld daran, das Sie Ihren Gästen sonst schulden,
Kundenguthaben und Punkte — ebenfalls echtes Geld bzw. eine echte Zusage an Ihre Gäste,
Lagerbestände,
Personal mit PINs,
ein Foto des Tischplans,
Bon-Layout und Logo,
die Allergenliste.

Zugangsdaten sammeln¶

Tragen Sie rechtzeitig zusammen, was Sie am Installationstag griffbereit brauchen:

TSE-PINs (Admin-PIN, Admin-PUK, Time-Admin-PIN) — bei Übernahme der bestehenden TSE,
ELSTER-Zertifikat samt zugehörigem Passwort, falls Sie die Kassenmeldung elektronisch aus DiKAS versenden möchten,
Terminal-ID und Händler-ID Ihres EC-Terminals,
die Hotline-Nummer Ihres Netzbetreibers,
das WLAN-Passwort,
den Zugang zu Ihrem Router.

Zum Notieren dieser Angaben dient Anhang C am Ende dieser Anleitung.

DiKAS einrichten¶

Mit den Daten aus dem Altsystem und Ihren Zugangsdaten in der Hand richten Sie DiKAS jetzt parallel zum laufenden Altsystem ein — das bestehende System läuft bis zum Installationstag unverändert weiter.

Registrieren Sie sich bei DiKAS und wählen Sie Tarif und Anzahl der Geräteplätze: Online-Registrierung.
Pflegen Sie Ihre Firmenstammdaten — Steuernummer, Logo, Bon-Fußtext und Bankverbindung — im Einrichtungs-Assistenten.
Führen Sie den Import aus dem Altsystem durch und arbeiten Sie die Artikel danach nach (Preise gegenprüfen, Beilagen und Varianten ergänzen, Pfand- und Gutscheinartikel neu anlegen): Artikel anlegen.
Planen Sie die Drucker-Zuordnung — welcher Drucker welche Artikelgruppen bekommt.
Legen Sie Ihr Personal mit Rollen und PINs an: Personal anlegen.
Richten Sie Tische und Bereiche entsprechend Ihrem Gastraum ein: Tische einrichten.

Personal schulen¶

Schulen Sie Ihr Personal ein bis zwei Stunden, bevor der eigentliche Umstellungstag beginnt — nicht erst am Tag selbst. Am Installationstag ist ohnehin schon einiges zu tun; Ihr Team sollte die neue Kasse bereits kennen, wenn die ersten Gäste kommen. Eine kompakte Anleitung fürs Personal finden Sie unter Schulung fürs Personal.

Am Vortag¶

Am letzten Tag mit dem alten System bereiten Sie den eigentlichen Umstieg vor:

Führen Sie den letzten Tagesabschluss im Altsystem wie gewohnt durch.
Erzeugen Sie erst danach den finalen DSFinV-K-Export — nur so enthält er wirklich alle Daten bis zum Schluss.
Machen Sie Fotos der Verkabelung, bevor Sie irgendetwas abbauen.

Fotos sparen Zeit

Ein Foto jeder Kabelverbindung — Drucker, Kassenlade, Terminal, Netzwerk — spart beim Wiederanschließen am nächsten Tag viel Zeit und verhindert Rätselraten, welches Kabel wohin gehörte.

Der Installationstag¶

BIOS vorbereiten¶

Bevor die eigentliche Installation beginnt, prüfen und passen Sie im BIOS des Kassenrechners folgende Einstellungen an:

Einstellung	Wert	Warum
Secure Boot	aus	Das DiKAS-Installationsmedium ist nicht für den Microsoft-Schlüssel signiert
Fast Boot	aus	sonst wird der USB-Stick beim Start übersprungen
SATA-Modus	AHCI statt RAID	sonst findet die Installation die eingebaute Festplatte nicht
Nach Stromausfall	einschalten	die Kasse startet nach einem Stromausfall von allein wieder
Uhrzeit und Datum	korrekt	eine falsche Uhrzeit stört später die TSE

Installationsmedium erstellen¶

Laden Sie das aktuelle DiKAS-Installations-Image (ISO) herunter und schreiben Sie es auf den vorbereiteten USB-Stick. Die genaue Vorgehensweise — inklusive der Adresse zum Herunterladen und geeigneter Werkzeuge zum Beschreiben des Sticks — steht unter Installation & Deployment.

Vom Stick starten und ausprobieren¶

Starten Sie den Kassenrechner neu und wählen Sie im Bootmenü den USB-Stick als Startmedium. Probieren Sie DiKAS zunächst in der Demo aus, bevor Sie die eigentliche Installation beginnen: Prüfen Sie den Touchscreen — reagiert er präzise, oder muss er kalibriert werden? — und kontrollieren Sie die Bildschirmausrichtung.

Das alte System sichern¶

Sichern Sie das komplette Altsystem auf die vorbereitete USB-Festplatte, beschriften Sie sie eindeutig (Betrieb, Datum) und bewahren Sie sie sicher auf.

Alte Festplatte nicht löschen, verkaufen oder entsorgen

Die Festplatte des alten Kassenrechners bleibt bestehen — löschen, verkaufen oder entsorgen Sie sie nicht. Die Aufbewahrungspflicht für die alten Kassendaten (§147 AO) bleibt beim Unternehmer bestehen, unabhängig davon, welches System aktuell im Einsatz ist. Diese Angaben sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung.

DiKAS installieren¶

Den richtigen Datenträger wählen

Wählen Sie im Installationsprogramm ausdrücklich den internen Datenträger des Kassenrechners als Ziel der Installation. Die angeschlossene USB-Festplatte mit der Sicherung des Altsystems darf dabei nicht überschrieben werden — prüfen Sie die Auswahl, bevor Sie die Installation bestätigen.

Nach der Installation richten Sie das Netzwerk ein — eine feste IP-Adresse ist empfehlenswert, damit die Kasse im Netzwerk immer unter derselben Adresse erreichbar bleibt (etwa für die Anbindung von Drucker oder EC-Terminal). Nach dem ersten Start aktivieren Sie Ihre Lizenz: Lizenz aktivieren.

Drucker, Zahlungsterminal und TSE¶

Die Kasse läuft — jetzt schließen Sie die restliche Peripherie an und nehmen die TSE in Betrieb. Erst wenn auch das erledigt ist, ist die Kasse einsatzbereit.

Bondrucker einrichten¶

Legen Sie den Drucker in DiKAS an und vergeben Sie ihm eine feste IP-Adresse — ändert sich die Adresse später von selbst (z. B. nach einem Router-Neustart), druckt die Kasse plötzlich nicht mehr, siehe Anhang A.
Führen Sie einen Testdruck durch und prüfen Sie dabei zwei Dinge: Stimmen die Umlaute (ä, ö, ü, ß), und passt die Papierbreite (58 oder 80 mm) zur eingelegten Rolle?
Prüfen Sie, ob Ihr Logo auf dem Bon richtig erscheint — hinterlegt haben Sie es bereits ein bis zwei Wochen vorher in den Firmenstammdaten.
Prüfen Sie, dass die Kassenlade richtig am Kick-Port des Bondruckers angeschlossen ist (RJ11-Kabel) — sie braucht keinen eigenen Anschluss. Ob sie tatsächlich öffnet, sehen Sie spätestens bei der ersten Barzahlung im Abnahmetest (siehe unten).
Ordnen Sie den Küchendrucker den passenden Artikelgruppen zu (z. B. „Speisen") und spielen Sie zum Abschluss eine vollständige Testbestellung durch — vom Buchen am Tisch bis zum Bon in der Küche.

Mehr zu Küchendruckern und dem optionalen Bildschirm in der Küche: Küchendrucker & Monitor. Wie Artikel, Artikelgruppen, Drucker und Regeln zusammenspielen: Artikel & Drucker (Schnelleinstieg).

Zahlungsterminal (ZVT) einrichten¶

Verbinden Sie das Terminal mit dem Netzwerk und vergeben Sie ihm — wie dem Bondrucker — eine feste IP-Adresse.
Legen Sie das Terminal in DiKAS an und stellen Sie die Verbindung her.
Führen Sie eine Testzahlung über 1 Euro durch und stornieren Sie diese anschließend wieder. So haben Sie beide Wege — Zahlung und Storno — schon vor dem ersten Gast einmal durchgespielt.
Prüfen Sie zum Abschluss den Kassenschnitt direkt am Terminal.

Mehr zu Zahlungsarten, Storno und Gutschrift: Zahlungsarten.

TSE in Betrieb nehmen¶

Neue TSE: DiKAS richtet sie selbst ein — Sie müssen keine PINs von Hand eingeben.

Übernommene TSE aus dem Altsystem: Tragen Sie die PINs, die Sie vier Wochen vorher besorgt haben, in den TSE-Einstellungen unter „TSE aus anderem Kassensystem übernehmen" ein.

Eingaben vor dem Speichern prüfen

Falsche PINs können die TSE sperren. Prüfen Sie jede Eingabe sorgfältig, bevor Sie speichern.

Prüfen Sie danach die Uhrzeit, führen Sie eine erste Buchung durch und kontrollieren Sie, dass sie signiert wurde. Der komplette Ablauf im Kassenalltag steht unter TSE im Kassenalltag.

Kasse beim Finanzamt melden¶

Zwei Meldungen sind fällig

Sowohl die Abmeldung des alten Kassensystems als auch die Anmeldung der neuen Kasse müssen dem Finanzamt gemeldet werden — jeweils binnen eines Monats (§146a AO). Für die elektronische Übermittlung aus DiKAS brauchen Sie das ELSTER-Zertifikat, das Sie bereits ein bis zwei Wochen vorher zusammengetragen haben.

Wurde die TSE übernommen, entfällt die gesonderte Außerbetriebnahme-Meldung der TSE — siehe TSE: übernehmen oder neu?. Diese Angaben sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung.

Wie die Meldung im Einzelnen abläuft und welche Daten DiKAS dafür bereits vorausfüllt: Kassenmeldung ans Finanzamt.

Weitere Geräte anschließen¶

Ist die Kasse eingerichtet, verbinden Sie bei Bedarf weitere Geräte damit.

Zweitkasse und Bedienterminals¶

Installieren Sie auf jedem weiteren Gerät die DiKAS-App, wählen Sie bei der ersten Einrichtung die Kachel „Client mit Server verbinden" und melden Sie sich mit den gewohnten Zugangsdaten an — die App findet die installierte Kasse automatisch im Netzwerk.

Tablets und Handys¶

Für die Bestellaufnahme direkt am Tisch richten Sie Tablets und Handys genauso ein: DiKAS-App installieren, „Client mit Server verbinden" wählen, anmelden. Details zur Einrichtung und zum Funktionsumfang der App: Android-App.

Küchenmonitor¶

Auch ein Bildschirm in der Küche ist schnell angeschlossen: Browser öffnen, die Adresse der Kasse aufrufen und anmelden — der Küchenmonitor läuft als reine Browser-Seite, kein zusätzliches Programm nötig. Details: Küchendrucker & Monitor.

Für die Zeiterfassung brauchen Sie kein eigenes Gerät: Ihr Personal stempelt entweder direkt in der Kasse (Menü → Zeiterfassung) oder identisch auf einem der bereits eingerichteten Android-Geräte — auch im Offline-Modus.

Jedes Gerät, mit dem tatsächlich kassiert wird — Zweitkasse, Bedienterminals, Tablets, Handys — belegt einen Geräteplatz Ihrer Lizenz. Wie Sie Plätze verwalten, kurzfristig aufstocken oder wieder reduzieren: Geräteplätze & Seats.

Abnahme und die ersten Tage¶

Abnahmetest¶

Prüfen Sie vor der ersten regulären Öffnung jeden der folgenden Punkte einmal durch — erst wenn alle Haken gesetzt sind, gilt die Kasse als abgenommen:

Barzahlung mit Rückgeld
Kartenzahlung über das Terminal
Storno einer Buchung
Rechnung auf eine Firma
Bestellung erscheint auf dem Küchendrucker
Tagesabschluss (Z-Bon)
DSFinV-K-Export lässt sich erzeugen

Altsystem archivieren¶

Die Sicherung des Altsystems auf der USB-Festplatte und der letzte, vollständige Export gehören zu Ihren Buchführungsunterlagen. Bewahren Sie beide zehn Jahre auf (§147 AO) — lesbar (notieren Sie sich, mit welchem Programm sich der Export bei Bedarf wieder öffnen lässt) und an einem zweiten, vom Kassenrechner getrennten Ort, etwa in einem Aktenordner oder einer sicher verwahrten zweiten Festplatte an anderer Stelle im Betrieb. Diese Angaben sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung.

Erst jetzt den alten Vertrag kündigen¶

Erst jetzt kündigen

Erst wenn der Abnahmetest oben vollständig bestanden ist, kündigen Sie den bisherigen Kassenvertrag — nicht früher. Die Restlaufzeit und Kündigungsfrist haben Sie bereits vier Wochen vorher geprüft. Reichen Sie die Kündigung schriftlich ein, und bewahren Sie die Kündigungsbestätigung sowie die letzte, anteilig korrekte Rechnung des alten Anbieters mit auf.

Steuerberater und Buchhaltung¶

Richten Sie jetzt den DATEV-Export ein: Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge und Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) erfragen Sie einmalig bei Ihrem Steuerberater. Prüfen Sie danach an der ersten anfallenden Monatsübergabe, ob der Export bei Ihrer Kanzlei ankommt und sich dort anstandslos importieren lässt. Praktischer als der manuelle Versand ist es, Ihre Kanzlei direkt im Kundenportal einzuladen — sie ruft die Exporte dann selbst ab. Details: DATEV-Export und Steuerberater & Kanzlei.

Verfahrensdokumentation aktualisieren¶

Die Verfahrensdokumentation beschreibt gegenüber dem Finanzamt, wie Ihre Kassenführung organisiert ist, und gehört zu den Pflichten jedes Betriebs mit elektronischer Kasse. Tragen Sie den Systemwechsel dort nach: Datum der Umstellung, altes und neues Kassensystem, sowie ob die TSE übernommen oder neu in Betrieb genommen wurde. Diese Angaben sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung — Ihr Steuerberater unterstützt Sie bei der Formulierung.

Backup einrichten¶

Ihre Daten werden automatisch über die DiKAS-Cloud gesichert, sobald die Kasse mit dem Internet verbunden ist — Sie müssen nichts manuell sichern oder herunterladen. Prüfen Sie am Installationstag lediglich, dass diese Verbindung tatsächlich steht. Mehr dazu: Backup & Restore.

Nach einer Woche nachjustieren¶

Nach den ersten Tagen im echten Betrieb lohnt sich ein zweiter Blick: Passen Sie die Tastenbelegung an die tatsächlich meistverkauften Artikel an, pflegen Sie häufig bestellte Artikel als Favoriten ein, und fragen Sie aktiv nach den Rückmeldungen Ihres Personals — niemand merkt schneller als die Kellner an der Kasse, was im Alltag noch hakt.

Anhang A: Wenn etwas nicht funktioniert¶

Auch bei sorgfältiger Vorbereitung klemmt am Installationstag manchmal etwas. Die häufigsten Fälle:

Symptom	Wahrscheinliche Ursache	Lösung
Der Rechner startet nicht vom USB-Stick	Secure Boot aktiv	Secure Boot im BIOS ausschalten
Der Stick taucht im Bootmenü nicht auf	Fast Boot aktiv, oder der Stick hängt an einem USB-3-Anschluss	Fast Boot ausschalten, anderen Anschluss probieren
Im Bootmenü stehen zwei Einträge zum Stick	einmal UEFI, einmal herkömmlich	den Eintrag mit „UEFI" wählen
Die Tastatur reagiert im BIOS nicht	Funktastatur	Tastatur mit Kabel anschließen
Die Installation findet keine Festplatte	SATA-Modus steht auf RAID	im BIOS auf AHCI umstellen
Der Bildschirm bleibt nach der Installation schwarz	Monitor am falschen Anschluss	anderen Bildschirmanschluss probieren
Der Touchscreen trifft daneben	Kalibrierung fehlt oder Bildschirm wurde gedreht	Touchscreen neu kalibrieren
Der Drucker druckt nicht	falsche IP-Adresse, oder die Adresse hat sich geändert	feste IP-Adresse am Drucker vergeben
Umlaute auf dem Bon sind falsch	Zeichensatz des Druckers	Zeichensatz in den Druckereinstellungen umstellen
Die Kassenlade öffnet nicht	Kabel nicht am Drucker, oder falsche Spannung	Anschluss am Drucker prüfen
Das Zahlungsterminal antwortet nicht	ZVT nicht freigeschaltet, oder die IP-Adresse hat sich geändert	Netzbetreiber anrufen, feste IP-Adresse vergeben
Buchungen werden nicht signiert	TSE-Uhrzeit falsch, oder PINs stimmen nicht	Uhrzeit prüfen, PINs kontrollieren

Hilft keiner dieser Punkte weiter: Notfall-Hilfe für den schnellen Ausweg im laufenden Betrieb, Fehlerbehebung für die technische Diagnose.

Anhang B: So kommen Sie ins BIOS¶

Drücken Sie die passende Taste direkt nach dem Einschalten mehrfach, bevor das Herstellerlogo erscheint — ist das Logo bereits zu sehen, war es meist schon zu spät und Sie müssen neu starten.

Hersteller	Taste für das BIOS	Taste für das Bootmenü
ASUS	Entf oder F2	F8
Acer	F2	F12
Dell	F2	F12
Fujitsu	F2	F12
Gigabyte	Entf	F12
HP	F10	F9
Lenovo	F1	F12
MSI	Entf	F11

Steht Ihr Hersteller nicht in der Liste, schauen Sie in der Startanzeige nach einem Hinweis wie „Press F2 to enter Setup" — oder probieren Sie nacheinander Entf, F2, F10 und F12.

Anhang C: Zum Notieren¶

Angabe	Eintrag
TSE-Seriennummer
TSE-Admin-PIN
TSE-Admin-PUK
TSE-Time-Admin-PIN
IP-Adresse der Kasse
IP-Adresse Bondrucker
IP-Adresse Küchendrucker
IP-Adresse Zahlungsterminal
Terminal-ID
Händler-ID
WLAN-Name
Datum der Abnahme

Sicher verwahren

Dieses Blatt enthält Zugangsdaten — nicht offen an der Kasse liegen lassen.