Die erste Rechnung schreiben¶
In dikas Faktura gehört jede Rechnung in den Kundenbereich. Diese Seite zeigt den vollständigen Weg: Kunde anlegen, Rechnung erfassen, PDF erzeugen, per E-Mail versenden und den Zahlungseingang verbuchen.
Kunden → Rechnungen
Keine Steuerberatung
Die Hinweise zu Pflichtangaben und Steuern auf dieser Seite sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung. Klären Sie rechtliche Details mit Ihrem Steuerberater oder Finanzamt.
Vorher erledigen
Bankverbindung und Steuerdaten sollten hinterlegt sein, bevor die erste Rechnung rausgeht — siehe Registrierung und erster Start.
1 · Kunde anlegen¶
- In der Seitenleiste auf Kunden klicken. Die Kundenliste ist zugleich die Startseite.
- Oben rechts auf „Neuer Kunde" klicken.
- Die Stammdaten ausfüllen — mindestens Firma oder Vorname/Nachname.
- In den Unterreitern der Stammdaten stehen Adresse, Notizen, Bank, Kredit und Konditionen.
- Im Unterreiter Adresse die Anschrift eintragen — und die E-Mail.
- Speichern.
| Feld | Wofür |
|---|---|
| Kundennummer | erscheint als Käuferreferenz in der E-Rechnung |
| Firma / Vorname / Nachname | Rechnungsempfänger |
| Adresse | Anschrift auf der Rechnung |
| Empfängeradresse beim Rechnungsversand | |
| Rechnungs-E-Mail | nur ausfüllen, wenn die Rechnung an eine andere Adresse gehen soll (z. B. Buchhaltung) |
| USt-IdNr. | steuert Reverse Charge bei EU-Firmenkunden |
Ohne E-Mail kein Versand
Hat der Kunde weder E-Mail noch Rechnungs-E-Mail, schlägt der Versand fehl und die Rechnung bleibt Entwurf. Laden Sie in diesem Fall das PDF herunter und versenden Sie es selbst.
2 · Rechnung anlegen¶
Zwei Wege führen zum selben Editor:
- Kunden → Reiter „Rechnungen" → „Neu" — der Kunde wird im Editor gesucht.
- Kunden → Kunde öffnen → Reiter „Rechnungen" → „Neu" — der Kunde ist bereits gesetzt.
Der Editor heißt „Neue Rechnung" und hat drei Reiter. Der Hinweis in der Kopfzeile gilt durchgehend: Strg+S speichert, Esc bricht ab. Die Ziffern 1, 2, 3 springen zwischen den Reitern.
Reiter „Adresse"¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kunde (optional) | Suchfeld „Kunde suchen…" — entfällt, wenn Sie aus einem Kunden heraus gestartet sind |
| Rechnungsadresse: Firma | abweichender Firmenname (sonst aus dem Kundenstamm) |
| Rechnungsadresse: Name | abweichender Ansprechpartner |
| Straße / PLZ / Ort / Land | abweichende Anschrift |
| Notizen | freier Text zur Rechnung |
Reiter „Zahlung"¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsziel (Tage) | Frist ab Rechnungsdatum — daraus errechnet sich das Fälligkeitsdatum |
| Gesamtrabatt (%) | Rabatt auf die ganze Rechnung, 0–100 |
| SEPA-Lastschrift | Rechnung wird zum Lastschrifteinzug markiert (Modul Finanzen, Tarif Pro) |
| Netto-Modus | Kennzeichen, das die Rechnung als Nettoabrechnung markiert |
Der Steuersatz kommt immer aus der Position
Weder der Netto-Modus noch eine ausländische USt-IdNr. rechnen die Umsatzsteuer automatisch heraus. Soll eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgehen — etwa bei Reverse Charge —, stellen Sie den Steuersatz je Position auf 0 % und ergänzen den erforderlichen Hinweistext in der Beschreibung oder im Langtext.
Reiter „Positionen"¶
Hier entsteht der Inhalt der Rechnung.
Position aus einem Artikel übernehmen: In die Artikel-Schnellsuche („Artikelname, Nr. oder Barcode…") tippen und einen Treffer anklicken — Beschreibung, Preis und Steuersatz werden übernommen.
Position frei erfassen: Auf die Zeile „＋ Position hinzufügen" klicken (oder Shift+Enter) und die Felder ausfüllen.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Beschreibung | Leistung oder Ware |
| Langtext | zweites Feld unter der Beschreibung: „Langtext (optional, erscheint auf dem PDF)…" — bis 2000 Zeichen, mehrzeilig, z. B. für Seriennummern oder eine ausführliche Erläuterung |
| Menge | Stückzahl |
| Einzelpreis | Preis je Einheit |
| MwSt | Auswahlliste der eingerichteten Steuersätze (Standard 19 %, 7 %, 0 %) |
| Rabatt% | Rabatt nur auf diese Position |
| Brutto | wird laufend berechnet |
Eine Position entfernen Sie über das ✕ am Zeilenende (Tooltip „Entfernen"); die letzte verbleibende Position lässt sich nicht löschen.
Unter der Tabelle stehen die Summen: Gesamtrabatt, Netto, MwSt, Brutto.
Steuersätze pflegen
Die Auswahlliste kommt aus Einstellungen → Finanzen → Steuersätze. Dort tragen Sie auch abweichende oder zeitlich befristete Sätze ein.
Speichern¶
Unten rechts auf „Erstellen" klicken (bei einer bestehenden Rechnung heißt der Knopf „Speichern"). Die Rechnung liegt danach im Status Entwurf und ist frei änderbar.
3 · Abrechnen, PDF und Versand¶
Öffnen Sie die Rechnung in der Liste. In der Kopfzeile stehen die Aktionen — als Symbole ohne Beschriftung. Fahren Sie mit der Maus darüber, dann erscheint der Name:
| Symbol | Aktion | Wann verfügbar |
|---|---|---|
| PDF-Blatt | immer | |
| Lastwagen | Lieferschein | außer bei Gutschriften |
| Stift | Bearbeiten | nur im Entwurf |
| Papierflieger | Abrechnen & Senden | nur im Entwurf |
| Papierkorb | Entwurf löschen | nur im Entwurf |
| Geldschein | Zahlung | bei Offen / Teilbezahlt / Überfällig |
| Häkchen im Kreis | Als bezahlt markieren | bei Offen / Teilbezahlt / Überfällig |
| Verbotsschild | Stornieren | bei Offen / Teilbezahlt / Überfällig |
| Zwei Blätter | Kopie | immer |
PDF ansehen¶
PDF öffnet die Rechnung als PDF-Datei — auch im Entwurf, dann als Vorschau.
Abrechnen & Senden¶
Abrechnen & Senden ist der eigentliche Abschluss. Ein Klick erledigt drei Dinge:
- Die Rechnung wird finalisiert: Status Entwurf → Offen, die Rechnungsnummer steht fest.
- PDF und — bei deutschen Rechnungen — die E-Rechnungs-XML werden unveränderbar abgelegt (GoBD).
- Die Rechnung geht per E-Mail an die Rechnungsadresse des Kunden — mit dem PDF und der XML-Datei im Anhang.
Bei Erfolg meldet dikas Faktura „Rechnung versendet".
Nach dem Abrechnen ist Schluss mit Ändern
Eine finalisierte Rechnung trägt eine vergebene Nummer. Sie lässt sich nicht mehr bearbeiten und nicht mehr löschen — nur noch stornieren. Prüfen Sie den Entwurf also vorher.
Anschreiben und Absender anpassen
Betreff, Text und Fußzeile der Rechnungsmail stellen Sie unter Einstellungen → Druck & Vorlagen → E-Mail ein.
4 · Zahlungsstatus setzen¶
Eine Rechnung durchläuft diese Zustände:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | angelegt, noch änderbar, noch keine gültige Rechnung |
| Offen | abgerechnet und versendet, Zahlung steht aus |
| Teilbezahlt | ein Teilbetrag ist verbucht |
| Bezahlt | vollständig ausgeglichen |
| Überfällig | Zahlungsziel überschritten |
| Storniert | storniert, Gutschrift erstellt |
Teilbetrag verbuchen¶
- Rechnung öffnen → Zahlung (Geldschein-Symbol).
- Der Dialog „Zahlung buchen" zeigt Rechnungsnummer und offenen Betrag.
- Zahlungsbetrag eintragen, optional eine Notiz (z. B. „Überweisung vom 12.03.").
- Auf „Buchen" klicken.
Der Status wechselt auf Teilbezahlt bzw. Bezahlt. Alle Buchungen stehen in der Detailansicht im Reiter Zahlungseingang.
Vollständig bezahlt¶
Als bezahlt markieren (Häkchen im Kreis) verbucht den kompletten offenen Betrag in einem Schritt.
Stornieren¶
Stornieren (Verbotsschild) fragt zunächst nach. Ist noch ein Betrag offen, weist die Rückfrage darauf hin, dass automatisch eine Gutschrift über diesen Betrag entsteht. Nach der Bestätigung meldet dikas Faktura „Rechnung storniert (Gutschrift erstellt)".
5 · Die Rechnungsliste¶
Über Filter in der Liste schränken Sie ein nach Status, Mahnstufe, Von/Bis (Datum) und Suche (Nummer oder Kundenname).
Nächster Schritt¶
→ E-Rechnung verstehen (ZUGFeRD/XRechnung) — was beim Empfänger ankommt und warum das Pflicht wird