Scannen, Entwurf und Lieferdatei¶

Für wen: Lagerarbeit und Bürokraft · Wo: Admin → Lager → Reiter Buchungen und Bestellungen · Gilt für: Tablet und Handscanner

Wer viele Positionen erfassen muss, soll nicht suchen, zoomen oder abtippen. Die Lagermasken nehmen deshalb Scans entgegen, sichern jede Eingabe sofort auf dem Gerät und lesen auf Wunsch eine Lieferdatei als Vorschlag ein. Nichts davon bucht von selbst.

Artikel scannen: Umlagerung, Eingang, Verlust, Korrektur¶

Admin → Lager → Buchungen → Neue Buchung. Über der Artikelsuche steht das Feld „Artikel oder Lagerplatz scannen". Der Cursor steht beim Öffnen schon darin.

Artikel scannen (Barcode oder Artikelnummer; der Scanner sendet Enter von selbst, ein getippter Code wird mit Enter oder Übernehmen bestätigt).
DiKAS legt die Zeile mit Menge 1 an und springt in deren Menge. Menge eintippen.
Enter: der Cursor springt zurück ins Scanfeld, der nächste Artikel kann gescannt werden.

Eine Meldung unter dem Feld sagt, was passiert ist.

Derselbe Artikel zweimal gescannt

DiKAS zählt nicht still hoch. Die vorhandene Zeile wird zum Ändern markiert und die Meldung sagt „steht schon in der Liste". So wird aus einem versehentlichen Doppelscan keine Falschbuchung. Die richtige Menge tippen Sie ein.

Ein unbekannter Code, oder einer, der auf mehrere Artikel passt (zum Beispiel doppelt vergebener Barcode), wird gemeldet und legt nichts an. Wählen Sie den Artikel dann über die Suche darunter.

Lagerplatz scannen (optional)¶

Ist der Code genau der Name eines Lagers (zum Beispiel ein Etikett „Theke 1" am Regal), setzt der Scan das Lager: bei einer Umlagerung zuerst die Quelle, beim zweiten Mal das Ziel; bei Eingang, Verlust und Korrektur das jeweilige Lager. Systemlager wie „Hauptlager (Server)" lassen sich nicht scannen, sie wählen Sie in der Liste.

Bestellung annehmen mit Scanner¶

Admin → Lager → Bestellungen → Bestellung öffnen → Abschnitt Wareneingang. Das Feld „Artikel der Lieferung scannen" akzeptiert Barcode, Artikelnummer und die Lieferantennummer aus der Bestellung. Der Scan springt in „Jetzt geliefert" der Position, Menge tippen, Enter, nächster Scan. Gehört der Code zu keiner Position der Bestellung, steht eine Meldung da und nichts wird eingetragen.

Gebucht wird erst mit Wareneingang buchen. Seriennummern erfassen Sie wie bisher im Feld unter der Position.

Inventur¶

Die Barcode-Suche der Inventur bleibt unverändert: scannen, Zählmenge tippen. Neu: Enter nach dem Zählen leert die Suche und stellt den Cursor zurück ins Suchfeld. Ein getippter Name (zum Beispiel „Bier") bleibt als Filter stehen.

Entwurf: nichts geht verloren¶

Jede Eingabe in der Buchungsmaske und im Wareneingang wird sofort auf diesem Gerät gesichert. Das ist nur ein Entwurf, gebucht ist damit nichts. Unter der Liste steht, was gilt:

Anzeige	Bedeutung
Entwurf lokal gesichert um 14:03 Uhr – noch nicht gebucht	Die Eingaben sind sicher, aber noch nicht im Lager
Wird übertragen …	Die Buchung läuft
Nicht gebucht – die Eingaben bleiben erhalten	Die Verbindung war weg oder der Server hat abgelehnt. Prüfen Sie die Meldung und buchen Sie erneut

Laden Sie die Seite neu oder verlieren die Verbindung, bietet die Maske beim nächsten Öffnen „Entwurf übernehmen" oder „Verwerfen" an. Artikel, die es inzwischen nicht mehr gibt, fehlen sichtbar. Ein Entwurf für einen Wareneingang gilt nur für den damaligen Stand der Bestellung: wurde seither geliefert, wird er verworfen. Eine erfolgreiche Buchung löscht den Entwurf.

Nur auf diesem Gerät

Der Entwurf liegt im Browser dieses Tablets, nicht beim Server. Ein privates Fenster oder gelöschte Website-Daten entfernen ihn. Die Maske sagt dann „Nicht gesichert".

Lieferdatei (CSV) einlesen¶

Bei großen Anlieferungen: Bestellung → Wareneingang → „Lieferdatei (CSV) einlesen". Die Datei wird im Browser gelesen und an niemanden übertragen.

Aufbau: eine Zeile je Position; Spalten Artikelnummer (oder EAN oder Lieferantennummer), Menge, optional Preis und Einheit. Mit Kopfzeile (zum Beispiel Artikelnummer;Menge;Preis) oder ohne (dann in dieser Reihenfolge). Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tab; Dezimalkomma oder -punkt, keine Tausenderpunkte. Höchstens 5.000 Zeilen. Mengen gelten in Bestelleinheiten (Gebinde), wie in „Jetzt geliefert".

Beispiel:

Artikelnummer;Menge;Preis
L-9;4;12,50
4002;2

DiKAS legt eine Vorschau vor:

Prüfung	Bedeutung	Vorgewählt
Eindeutig	Genau eine Position der Bestellung, nichts Auffälliges	ja
Bitte prüfen	Zugeordnet, aber mehr als noch offen ist, abweichende Einheit oder mehrere Preise	nein, nur bei bewusstem Ankreuzen
Offen: nicht in dieser Bestellung	Der Code passt zu keiner Position	nie zugeordnet
Offen: mehrdeutig	Der Code passt auf mehrere Positionen	nie zugeordnet

Fehlerhafte Zeilen (zum Beispiel keine Zahl als Menge) erscheinen mit der Zeilennummer; die übrigen Zeilen bleiben nutzbar. Kommt derselbe Artikel in mehreren Zeilen vor, werden die Mengen zusammengezählt.

„… Zeilen als Vorschlag übernehmen" trägt die gewählten Mengen in „Jetzt geliefert" ein (und einen abweichenden Preis als EK-Korrektur). Dort prüfen und ändern Sie sie wie von Hand. Erst Wareneingang buchen bucht ins Lager; bei Überlieferung verlangt DiKAS wie sonst einen Grund, bei Seriennummernartikeln die Nummern.

Was es nicht gibt

Eine Vorerfassung aus früheren Lieferungen gibt es nicht. Dafür bleibt „Offene Mengen übernehmen" (alles wie bestellt), das die offenen Restmengen vorträgt. Foto- oder PDF-Lieferscheine lesen Sie auf Wunsch mit der KI-Option (nächster Abschnitt) ein.

Lieferschein-Foto oder PDF per KI auslesen (Option)¶

Statt eine Lieferdatei zu haben, fotografieren Sie den Lieferschein oder wählen sein PDF. Eine KI liest die Positionen ab. Das Ergebnis ist nur ein Vorschlag, genau wie bei der Lieferdatei: nichts wird gebucht, und es wird nie ein Artikel angelegt.

Standardmäßig aus

Die Option ist ausgeschaltet. Ein Lieferschein kann Namen, Adressen oder Telefonnummern von Ansprechpartnern enthalten, und jede Auslesung kostet Geld. Der Knopf erscheint im Wareneingang erst, wenn ein Administrator die Option eingeschaltet hat.

Einschalten (Administrator)¶

Admin → Einstellungen → Lager → „Lieferschein per KI auslesen (Option)": (der Reiter Lager erscheint im Expertenmodus, Schalter oben neben „Normal“)

Haken „Auslesung von Lieferscheinen per KI einschalten" setzen. Der Einwilligungstext erscheint.
Den Text lesen und „Ich habe das gelesen und willige in diese Verarbeitung ein" ankreuzen. Ohne diesen Haken lässt sich nicht speichern.
Optional die Höchstzahl Auslesungen je Tag ändern (Vorgabe 30, erlaubt 1 bis 200) und Speichern.

Was der Einwilligungstext sagt:

Ablauf: Das Foto oder PDF geht über Ihren DiKAS-Server an den DiKAS-KI-Dienst und wird dort ausgewertet; zurück kommen nur die gelesenen Positionen. Die Option läuft nur über diesen Dienst. Ein eigener KI-Anbieter, den Sie für den Artikelimport hinterlegt haben, wird dafür nicht benutzt.
Keine dauerhafte Speicherung: DiKAS speichert das Bild oder PDF nicht; es liegt nur während der Auswertung im Arbeitsspeicher. Nur wenn Sie den Lieferschein selbst als Beleg anhängen, wird er nach Ihrer normalen Belegaufbewahrung abgelegt.
Personendaten und Datenschutz: Schalten Sie die Option nur ein, wenn Ihre Datenschutzerklärung das abdeckt und die Auftragsverarbeitung mit DiKAS geregelt ist.
Grenzen: höchstens 8 MB und 5 PDF-Seiten je Datei; nur Mitarbeiter mit dem Recht „Bestellungen bearbeiten" sehen den Knopf.

Unter dem Haken steht danach, wer wann in welcher Fassung eingewilligt hat. Ändert DiKAS den Text, fordert die Maske zum erneuten Einwilligen auf; bis dahin bleibt die Auslesung gesperrt. Ausschalten geht jederzeit mit einem Klick.

Benutzen (Wareneingang)¶

Admin → Lager → Bestellungen → Bestellung öffnen → Abschnitt Wareneingang:

„Lieferschein-Foto/PDF auslesen (KI)" wählen (Foto, JPG, PNG, WebP oder PDF) oder auf dem Tablet „Foto aufnehmen". Der Knopf zeigt, wie viele Auslesungen heute noch möglich sind.
Etwas warten (bis zu 45 Sekunden). Dann erscheint dieselbe Vorschau wie bei der Lieferdatei.
Jede Zeile steht auf „Bitte prüfen" und nichts ist vorgewählt. Ablesen kann falsch sein, auch bei Mengen und Preisen. Vergleichen Sie jede Zeile mit dem Lieferschein und kreuzen Sie nur an, was stimmt.
„… Zeilen als Vorschlag übernehmen" trägt die gewählten Mengen in „Jetzt geliefert" ein. Ist das Feld Lieferscheinnummer (oder das Datum) noch leer, trägt DiKAS die gelesene ein; eine schon eingetragene wird nie überschrieben. Gebucht wird erst mit Wareneingang buchen.

Zeilen, deren Artikelnummer DiKAS keiner Position der Bestellung zuordnen kann, bleiben offen; sie werden nie geraten. Zeilen mit unleserlicher Nummer oder unmöglicher Menge verwirft der Server (die Vorschau nennt, wie viele).

Meldung	Was tun
Die Tagesgrenze der Auslesungen ist erreicht	Lieferdatei (CSV) oder Handeingabe nehmen; morgen geht es wieder
Die KI hat nicht geantwortet / zu lange gedauert / ausgelastet	Später erneut versuchen oder Lieferdatei bzw. Handeingabe nehmen. Es wurde nichts übernommen
Auf dem Lieferschein war keine Position … zu erkennen	Schärferes Foto, flach und gut beleuchtet; sonst Handeingabe
Das PDF hat zu viele Seiten	Nur die Lieferschein-Seiten senden
Es läuft gerade eine Auslesung	Einen Moment warten

Lokale Kasse (Android)

Auf der lokalen Kasse lassen sich nur Fotos auslesen, keine PDFs.

Ist die Option aus oder fällt die KI aus, bleiben Lieferdatei (CSV) und Handeingabe unverändert nutzbar.