Veranstaltungen planen und im Bestellvorschlag mitrechnen

Für wen: Küchen- und Einkaufsleitung, Inhaber · Wo: Admin → Lager → Bestellungen → Veranstaltungsbedarf und Bestellvorschlag · Optional: Der Bestellvorschlag rechnet Veranstaltungen nur mit, wenn Sie es einschalten

Für ein Catering oder eine größere Feier legen Sie fest, welche Gerichte in welcher Menge gebraucht werden. DiKAS rechnet daraus den Zutatenbedarf. Eine gespeicherte Veranstaltung hat Namen, Datum, Lager und die geplanten Gerichte; sie bucht nichts, reserviert nichts und bestellt nichts. Wenn Sie sie nirgends einschalten, ändert sich an Bestand und Bestellvorschlag nichts.

Veranstaltung anlegen und speichern

1. Admin → Lager → Bestellungen → Veranstaltungsbedarf öffnen.
2. Name und Datum eintragen. Das Lager wählen Sie nur, wenn Sie mehrere haben (Standard Hauptlager).
3. Optional: eine Reservierung des Tages verknüpfen (erscheint nur, wenn es am gewählten Tag Reservierungen gibt und Sie sie sehen dürfen) und einen Bezug / Notiz eintragen (zum Beispiel die Auftragsnummer). Die Gästezahl der Reservierung wird nie in Portionen umgerechnet.
4. Gerichte suchen, Portionen eintragen.
5. Als Veranstaltung speichern. Ab jetzt steht sie oben in der Liste Gespeicherte Veranstaltungen. Ungespeicherte Eingaben bleiben nur als Entwurf auf diesem Gerät.

Rechte: Ansehen mit Bestände einsehen, Anlegen, Ändern, Löschen und Abschließen mit Bestellungen (Rechte).

Mit der Liste arbeiten

Jede Veranstaltung ist eine Karte mit Datum, Lager, Gerichten/Portionen und Stand:

• Öffnen lädt sie in das Formular; Änderungen sichern Sie mit Änderungen speichern. Neue Veranstaltung leert das Formular.
• Bedarf rechnen zeigt, wie bei der Vorschau, je Zutat Bedarf, Bestand, Bestelltes, Fehlmenge und den Vorschlag in ganzen Gebinden.
• Abschließen: Die Veranstaltung ist vorbei oder erledigt. Sie ist dann schreibgeschützt und zählt im Bestellvorschlag nirgends mehr. Abgeschlossene zeigen blendet sie in der Liste ein; Wieder öffnen macht sie wieder änderbar.
• Löschen fragt noch einmal nach („Wirklich löschen“).

Im Bestellvorschlag mitrechnen (Option, Standard aus)

Admin → Lager → Bestellungen → Bestellvorschlag → Veranstaltungen berücksichtigen einschalten und unter Veranstaltungen der nächsten (Tage) das Fenster einstellen (Standard 14, höchstens 90).

• Es zählen offene Veranstaltungen dieses Lagers vom heutigen Tag bis heute plus N Tage. Abgeschlossene, gelöschte und vergangene Veranstaltungen zählen nicht.
• Der Zutatenbedarf der Veranstaltungen mindert den verfügbaren Bestand: Unterschreitet der Rest den Mindestbestand, schlägt der Vorschlag die Menge bis zum Soll vor. Zutaten ohne Mindestbestand erscheinen mit ihrer Fehlmenge, wenn die Veranstaltung mehr braucht, als vorhanden und schon bestellt ist.
• An jeder Zeile steht, woher der Bedarf kommt: „Veranstaltung ‚Hochzeit Meier‘ am 25.10.2026: 25 kg geplant“. Bei mehreren Veranstaltungen stehen alle einzeln da.
• Es wird nie automatisch gebucht, reserviert oder bestellt. Wie immer entscheiden Sie, ob und was Sie aus dem Vorschlag bestellen; die Prüfung vor der Bestellung rechnet mit denselben Tagen, sodass ein Bedarf nur aus Veranstaltungen nicht als „veraltet“ abgewiesen wird.
• Ausgeschaltet (Standard) sieht der Vorschlag exakt aus wie vorher.

Gut zu wissen

• Das Datum ist ein Kalendertag des Betriebs, ohne Uhrzeit.
• Gelöscht wird nur die Planung; Bestellungen, die Sie schon aus dem Vorschlag erzeugt haben, bleiben.
• Gerichte, die sich nicht auflösen lassen (Rezept fehlt, Einheit passt nicht), stehen in der Bedarfsrechnung als Hinweis und werden nie still weggelassen.
• Nach dem Zurücksetzen der Testdaten (Auslieferung) sind auch die Veranstaltungen weg, damit sie nicht als Phantom-Bedarf im Bestellvorschlag stehen.