La rutina diaria — de la mañana al cierre¶
Esta página es su hilo conductor por el día a día de la caja: ¿qué hay que hacer por la mañana, qué durante el turno, qué por la noche? Cada tarea se explica aquí solo brevemente — los detalles están en las páginas enlazadas. Al final encontrará una lista de comprobación para imprimir.
Nuestro ejemplo: el Café Sonnenblick
Para que los procesos resulten tangibles, acompañamos un día en el Café Sonnenblick: la propietaria Petra abre a las 8:30, durante el día se turnan dos empleados eventuales en la caja, a las 23:15 el informe Z está impreso y el día ha terminado.
Abrir por la mañana (5 minutos)¶
Café Sonnenblick, 8:30: Petra abre, enciende la caja y la prepara para el día.
- Encender la caja y esperar hasta que aparezca la pantalla de inicio de sesión.
- Iniciar sesión — mediante PIN o tarjeta NFC. Cómo se hace, en Cambio de camarero e inicio de sesión.
- Abrir la caja: cuente el cambio en el cajón. A continuación, abra Menú → Cierre de caja → «Abrir caja» e introduzca el importe contado como saldo inicial en el teclado numérico (p. ej. 200,00 €). Detalles: Cierre de caja.
- Comprobar la impresora de tickets: ¿hay suficiente papel cargado? ¿está bien cerrada la tapa?
- Comprobación de fiscalización: eche un breve vistazo a la cabecera de la caja. Si no aparece ningún aviso de fiscalización, todo está en orden. Si ve un aviso, consulte Fiscalización en España (VeriFactu) — puede seguir cobrando de todas formas.
Cuente bien el cambio una sola vez
El saldo inicial es la base del arqueo de caja de la noche. Quien cuenta con precisión por la mañana se ahorra por la noche la búsqueda de una diferencia.
Durante el turno¶
11:00: la empleada eventual Lena se hace cargo de la caja. 15:20: el repartidor de bebidas trae cajas y un albarán.
- Cambio de camarero: toque el nombre del empleado en la cabecera e inicie sesión con su PIN. Así cada recibo se asigna al empleado correcto. → Cambio de camarero e inicio de sesión
- Registrar de inmediato las retiradas de efectivo: el dinero que sale del cajón (pagar el retorno de envases, hacer una compra rápida) se registra de inmediato como gasto — no por la noche. → Registrar gastos
- Fotografiar de inmediato los comprobantes de proveedores: fotografíe el albarán o el recibo directamente en la caja y adjúntelo al gasto. Así no se pierde nada. → Fotografiar comprobantes
- Resolver las anulaciones de inmediato: ¿se ha registrado algo mal? Anúlelo de inmediato (con motivo de anulación), no lo deje «para luego». Cada anulación queda documentada. → Cobrar
- Entregar la mesa: en el cambio de turno, entregue las mesas abiertas a la compañera o al compañero, para que quede claro quién cobra. → Cambio de camarero e inicio de sesión
Ningún dinero sin registro
Cada retirada del cajón necesita un registro de gasto — de lo contrario, el dinero faltará por la noche en el arqueo de caja y la caja mostrará un importe faltante.
Cerrar por la noche (10 minutos)¶
22:45: el último cliente se ha ido. Petra empieza con el cierre; a las 23:15 el informe Z está en la carpeta.
- Cobrar todas las mesas abiertas. Las mesas abiertas no bloquean el cierre, pero forman parte de un buen final de jornada.
- Abrir el cierre de caja: Menú → Cierre de caja.
- El corte de caja EC se incluye automáticamente: el cierre de caja se encarga automáticamente del corte de caja del terminal EC (ZVT). Antes puede comprobar con la comparación de sumas de tarjeta si el terminal y la caja muestran la misma suma de tarjeta.
- Contar el efectivo — por cajón: el diálogo de cierre muestra el valor teórico por método de pago y cajón. Usted cuenta el efectivo e introduce el importe real. DiKAS lleva el valor teórico de efectivo de forma continua: saldo del día anterior + facturación en efectivo − retiradas + aportaciones − gastos en efectivo.
- Comprobar la diferencia: un excedente se muestra como propina. En caso de importe faltante, aparece el aviso «El saldo de caja no coincide» — entonces vuelva a contar y piense en retiradas no registradas.
- Imprimir el informe Z y archivarlo (en Admin → Libro de caja → Cierres de caja) — la impresión forma parte de la documentación para Hacienda.
- Preparar el cambio para mañana: deje o prepare el cambio adecuado en el cajón — ese es el saldo inicial de mañana.
Todos los detalles sobre lo que contiene el informe Z y qué bloquea el cierre: Cierre de caja.
El cierre de caja es definitivo
Después del cierre no son posibles más registros para ese día. Compruebe primero, cierre después.
Semanal y mensual¶
Estas tareas no pertenecen al ajetreo diario — basta con una vez por semana o por mes:
| Tarea | Frecuencia | Dónde |
|---|---|---|
| Revisar el libro de caja — ¿coinciden ingresos, gastos, diferencias? | semanal | Libro de caja |
| Enviar la exportación DATEV a la gestoría | mensual (o según acuerdo) | Exportación DATEV |
| Consultar los informes — ¿qué ha ido bien, qué no? Reconocer los más y los menos vendidos | semanal | Informes |
| Comprobar la copia de seguridad — la nube guarda automáticamente, basta con un breve vistazo de control | mensual | Copia de seguridad |
Lista de comprobación para imprimir¶
| ✔ | Por la mañana (5 min.) | Durante el turno | Por la noche (10 min.) |
|---|---|---|---|
| ☐ | Encender la caja, iniciar sesión | Cambio de camarero por PIN | Cobrar todas las mesas abiertas |
| ☐ | Contar el cambio | Registrar de inmediato la retirada de efectivo como gasto | Iniciar el cierre de caja (el corte de caja EC se incluye) |
| ☐ | «Abrir caja» — introducir el saldo inicial | Fotografiar de inmediato el comprobante del proveedor | Contar el efectivo por cajón, introducir el importe real |
| ☐ | Impresora de tickets: papel cargado, tapa cerrada | Anular de inmediato los errores (con motivo) | Comprobar la diferencia (propina / aviso) |
| ☐ | Cabecera: ningún aviso de fiscalización | Entregar las mesas en el cambio de turno | Imprimir el informe Z y archivarlo |
| ☐ | Preparar el cambio para mañana |
Próximos pasos¶
- Cierre de caja — el cierre de la noche en detalle
- Cambio de camarero e inicio de sesión — PIN, NFC y turnos
- Registrar gastos — registrar correctamente las retiradas de efectivo
- Ayuda de emergencia — cuando algo falla en pleno servicio