Recursos y calendario de reservas¶
Los negocios que no solo gestionan mesas, sino cualquier unidad reservable —puestos de tratamiento, salas, equipos, vehículos, empleados— crean para ello recursos. Cada recurso tiene su propio carril en el calendario de reservas; si se llama «plaza», «sala» o «equipo» lo determinan los términos para reservas de la configuración.
Los recursos no compiten con la reserva de mesas, sino que son una capa más general por encima: una mesa se puede reservar por ambas vías, y el nuevo calendario de reservas muestra reservas de mesas, cosas y personas una al lado de otra en la misma vista.
Términos: mesa, plaza, cita o equipo¶
No todos los negocios reservan «mesas». En Admin → Configuración → Operación → Tipo de negocio (términos para reservas) se ajusta cómo llama DiKAS a las unidades reservables:
| Ajuste | Se habla entonces de |
|---|---|
| Restauración (por defecto) | mesas, reservas |
| Salón y estudio | plazas, citas |
| Deporte y ocio | pistas, reservas |
| Salas | salas, reservas |
| Alquiler | equipos, préstamos |
El ajuste afecta a las reservas, el calendario de reservas y la página para clientes. La caja y la cocina mantienen a propósito el término «mesa»: allí se trata de la cuenta abierta, no de la cita.
No confundir con los modos de funcionamiento
Esa página describe la estructura técnica (tablet única, nube, servidor local). Aquí se trata solo de las palabras que ven sus clientes y su personal para las reservas.
Resumen de funciones¶
| Función | Descripción |
|---|---|
| Crear un recurso | Una cosa creada libremente (nombre propio, capacidad propia) o un empleado o mesa existente marcando una casilla |
| Grupos de recursos | Agrupar recursos, con valores por defecto de margen y cuadrícula horaria |
| Bloqueos | Puntuales (mantenimiento, limpieza) o semanales recurrentes |
| Calendario de reservas | Vista diaria, una columna por recurso: en la caja además se puede crear/abrir una reserva con un clic; en ambos lugares se puede mover arrastrando o cambiar la duración |
| Indicación de conflictos | Se marcan las reservas cuyo recurso ya no las cubre (p. ej. tras una baja por enfermedad) |
Tres tipos de recursos¶
Al crear un recurso se elige un tipo:
- Cosa: un recurso inventado libremente con nombre y capacidad propios, p. ej. «Pista 1», «Elevador 2», «Sala de conferencias». Nombre y capacidad se mantienen directamente en el recurso.
- Persona: se marca un empleado existente como recurso. El nombre viene automáticamente de la ficha del empleado; la capacidad es fija en 1 y no divisible. Importante: su disponibilidad procede por completo del cuadrante de turnos; véase más abajo.
- Mesa: se marca una mesa existente como recurso. Nombre y plazas vienen de la ficha de la mesa; quien cambia allí el nombre de una mesa ve el cambio también aquí, sin tener que mantener nada.
Por eso, en Persona y Mesa el nombre y la capacidad no se pueden editar directamente, solo en una Cosa libre. Un texto de ayuda en el recurso explica de dónde procede el valor.
Marcar personas y mesas¶
En Admin → Recursos, la vista general lista todos los empleados (Empleados) y todas las mesas (Mesas) con una casilla al lado:
- Marcar un empleado → se crea como recurso de tipo Persona reservable.
- Marcar una mesa → se crea como recurso de tipo Mesa reservable.
- Quitar la marca borra el recurso (borrado lógico), no lo desactiva. Las reservas existentes en ese recurso pierden así su asignación: el calendario marca cada una de ellas como conflicto (falta el recurso) hasta que el personal las pasa manualmente a otro recurso. Antes de desmarcar, compruebe si todavía hay reservas en él para ese día o esa semana.
Para una nueva Cosa, haga clic en cambio en + Cosa en la parte superior de la lista (el formulario se titula entonces «Nueva cosa») e introduzca usted mismo nombre y capacidad.
Grupos de recursos¶
Los grupos reúnen varios recursos y llevan valores por defecto de margen y cuadrícula horaria. No son valores que se copien una sola vez al crear: un recurso sin valor propio toma el valor por defecto de su grupo de nuevo en cada comprobación de disponibilidad. Si cambia el valor por defecto de un grupo, este actúa con efecto retroactivo en todos sus recursos sin ajuste propio, también en los que existen desde hace tiempo. Un recurso con valor propio sigue su propio valor, no el del grupo. Un grupo se puede renombrar y desactivar; borrarlo solo es posible mientras ningún recurso apunte a él: el sistema cuenta los recursos afectados y, si los hay, lo rechaza en lugar de asignarlos en silencio a otro grupo.
Bloqueos¶
Un bloqueo impide reservar un recurso durante un periodo en el que no debe poder reservarse: mantenimiento, limpieza, un torneo. Se crea una fecha fija (puntual) o un día de la semana (recurrente, cada semana).
En un recurso de tipo Persona, un bloqueo sirve además para reflejar cuándo está una pausa: el cuadrante de turnos solo conoce la duración de una pausa, no cuándo tiene lugar. Sin un bloqueo mantenido, el sistema supone que la pausa está al final del turno: la duración total del tiempo disponible es entonces correcta, pero no su posición exacta. Quien quiera reflejar la pausa con exactitud crea para la persona un bloqueo sobre el horario de la pausa.
Manejar el calendario¶
El mismo calendario aparece en dos lugares: en Admin → Recursos, cuarta pestaña «Calendario» (sin entrada de menú propia), y en la caja en Caja → Reservas, pestaña «Calendario». Ambos muestran un día con una columna por recurso, pero permiten hacer cosas distintas:
- Arrastrar la barra de la reserva la mueve a otra hora o a otra columna de recurso: posible en ambos lugares.
- Arrastrar el tirador inferior cambia la duración: también en ambos lugares.
- Hacer clic en una zona libre abre el formulario de reserva con la hora y el recurso ya rellenados; hacer clic en una reserva existente la abre para editarla: esto solo funciona en la caja. En la pestaña de administración el calendario es una vista general más arrastrar; allí una reserva nueva se crea con el formulario de reserva habitual, no con un clic en el calendario.
- Dos reservas que se solapan se marcan de forma visible: un solapamiento real de citas con un marco interior de color, un conflicto notificado (véase abajo) con un marco exterior más grueso; ambos pueden verse a la vez en una reserva. El sistema no impide automáticamente un solapamiento cuando dos personas acceden en el mismo momento a la última plaza libre: lo hace visible para que el personal pueda reaccionar.
Por qué no se puede reservar a una persona sin turno¶
Para un recurso de tipo Persona, la franja reservable procede exclusivamente del cuadrante de turnos: solo un turno publicado hace que la persona sea reservable ese día. Si un empleado no tiene turno ese día (o solo un borrador aún no publicado), el calendario no muestra tiempo libre para esa persona: no se puede crear una reserva.
Es así a propósito: la posibilidad de reservar a una persona no debe ir nunca más allá de su presencia real. Las ausencias aprobadas (vacaciones, enfermedad) y los bloqueos personales se descuentan además de la franja del turno. Una simple preferencia en el cuadrante («mejor por la mañana»), en cambio, no limita la posibilidad de reservar: es un dato de planificación, no una prohibición.
En la práctica: antes de poder reservar a una persona como recurso, debe tener en el cuadrante de turnos un turno publicado el día deseado.
Citas online: habilitar recursos para los clientes¶
Hasta aquí se trataba de reservas que crea el personal. Pero los recursos también se pueden hacer reservables online: el cliente elige en la página de reservas la plaza, la sala o el equipo y reserva él mismo. Para ello hacen falta dos ajustes en dos lugares:
| Qué | Dónde |
|---|---|
| Qué recursos se ofrecen online | Admin → Recursos → en cada recurso la casilla «Online buchbar» (reservable online; rotulada en alemán) |
| Cómo los obtiene el cliente | Admin → Configuración → Operación → Citas online: |
El segundo ajuste está justo debajo del interruptor «Reservierungen» (reservas) y tiene dos valores:
- asignar automáticamente (primero mesas) (por defecto): el cliente solo elige número de personas, día y hora; DiKAS busca él mismo el recurso adecuado. Las mesas tienen prioridad: se reserva la mesa libre adecuada más pequeña; otros recursos solo entran en juego si no cabe en ninguna mesa. Sin esta prioridad, una «reserva para 2 personas» acabó una vez en una piscina de bolas.
- el cliente elige el recurso: el cliente ve además el paso «Elija un recurso» con todos los recursos habilitados y decide él mismo.
La primera habilitación cambia toda la vía pública
Mientras ni un solo recurso esté en «Online buchbar», la página de reservas ofrece como hasta ahora todas las mesas reservables. En cuanto habilita el primer recurso, la vía pública funciona por completo mediante esa habilitación: se ofrece y se reserva exclusivamente lo que está habilitado, con los horarios de apertura, la antelación, los bloqueos y la ocupación de cada recurso.
Es intencionado e importante: antes la página calculaba sobre todas las mesas, sin habilitación y sin bloqueos, y los clientes podían acabar en mesas bloqueadas y en salas no habilitadas. Consecuencia práctica: quien habilita recursos habilita también las mesas que deban seguir siendo reservables online. Si no, desaparecen de la página de reservas.
Al personal no le afecta: en la caja y en la administración cada recurso y cada mesa siguen siendo reservables, independientemente de la habilitación.
Lo que ve el cliente¶
- Solo horas en las que un recurso habilitado está realmente libre para el número de personas elegido.
- En el modo el cliente elige el recurso, además la selección de recursos.
- Si el tamaño del grupo no cabe en ningún recurso habilitado, aparece: «Para más de N personas, reserva por teléfono, por favor.»: N es el mayor recurso habilitado online. Si este límite parece demasiado bajo, suele faltar la habilitación de las mesas grandes, no la capacidad.
Tras la configuración, comprobar una vez como cliente¶
Abra la página de reservas en una ventana privada del navegador y haga una reserva de prueba:
- ¿Aparecen todas las unidades que deben aparecer y ninguna que deba quedar interna?
- ¿Se omite de verdad un bloqueo?
- ¿Es correcto el límite superior de personas?
Lleva dos minutos y muestra exactamente los casos que no se ven al configurar.
Indicación de conflictos¶
Si el cuadrante de turnos cambia a posteriori (baja por enfermedad, cambio de turno) o se desactiva o borra un recurso, una reserva existente puede quedarse sin respaldo. El calendario marca esas reservas y además las lista en una indicación conjunta: nada se cambia ni se anula automáticamente; el personal decide caso por caso.
Protección de lo existente para restaurantes
Los restaurantes que ya trabajan con la reserva de mesas clásica siguen viendo en la caja el horario conocido (mesas × hora); se mantiene sin cambios mientras haya mesas reservables. El nuevo calendario de reservas se añade, pero no lo sustituye.