Umstiegs-Checkliste zum Ausdrucken

Die Kurzfassung der Umstiegs-Anleitung zum Abhaken.

Zum Ausfüllen am Bildschirm

Checkliste als ausfüllbares PDF herunterladen — mit Ankreuzfeldern und Feldern für Seriennummern und IP-Adressen.

Keine Steuerberatung

Die Hinweise zu Meldepflichten und Aufbewahrungsfristen sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung.

Vier Wochen vorher

• Ruhetag für den Umstieg festlegen, bevorzugt Monats- oder Quartalsanfang, nicht direkt vor einem Wochenende
• Steuerberater über das geplante Datum informieren
• Puffertag danach im eigenen Terminplan einplanen
• ZVT-Freischaltung für das Zahlungsterminal beim Netzbetreiber beantragen
• Terminal-ID, Händler-ID und Hotline-Nummer des Netzbetreibers zusammensuchen
• Art der TSE klären: USB-Stick (übernehmbar) oder Cloud-TSE (nicht übernehmbar — neue TSE nötig)
• Restlaufzeit der TSE beim bisherigen Anbieter erfragen
• Reicht die Restlaufzeit nicht mehr: jetzt eine neue TSE bestellen
• TSE-PINs (Admin-PIN, Admin-PUK, Time-Admin-PIN) beim bisherigen Anbieter anfordern
• Rückt der bisherige Anbieter die PINs nicht heraus: jetzt eine neue TSE bestellen
• BIOS-Passwort am bestehenden Kassenrechner testweise prüfen
• Bei unbekanntem BIOS-Passwort: Fachhändler oder Hersteller zum Zurücksetzen kontaktieren
• Restlaufzeit und Kündigungsfrist des alten Kassenvertrags ermitteln — noch nicht kündigen
• Bondrucker prüfen: Modell, Anschluss, Papierbreite (58 oder 80 mm)
• Kundendisplay prüfen: vorhanden, weiterverwendbar
• Barcode-Scanner prüfen: vorhanden, Anschlussart
• Waage prüfen: vorhanden, Anschlussart
• Netzwerkdosen am geplanten Kassenplatz prüfen
• WLAN-Abdeckung im Gastraum prüfen
• Steckdosen an jedem Gerätestandort prüfen
• Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) für Kassenrechner und TSE prüfen
• USB-Stick ab 2 GB für das Installationsmedium bereitlegen
• USB-Festplatte ab 1 TB für die Sicherung des Altsystems bereitlegen
• USB-Tastatur mit Kabel bereitlegen

Ein bis zwei Wochen vorher

• Passendes Altsystem im Einrichtungs-Assistenten unter „Woher kommen Ihre Daten?" auswählen
• Bei ready2order: Direkt-Import nutzen (kein DSFinV-K-Export nötig)
• Bei orderbird, Vectron oder einem anderen System: DSFinV-K-Export erzeugen — Zeitraum so lang wie möglich wählen
• Bei nur einer Excel-/CSV-Liste: Artikel direkt aus der Tabelle importieren
• Nach dem Import: Preise stichprobenartig gegenprüfen (übernommen wird jeweils der am häufigsten verwendete Verkaufspreis)
• Kundenliste von Hand sichern
• Offene Rechnungen von Hand sichern
• Gutschein-Restwerte von Hand sichern
• Kundenguthaben und Punkte von Hand sichern
• Lagerbestände von Hand sichern
• Personal mit PINs von Hand sichern
• Foto des Tischplans machen
• Bon-Layout und Logo sichern
• Allergenliste sichern
• TSE-PINs (Admin-PIN, Admin-PUK, Time-Admin-PIN) für den Installationstag griffbereit legen — bei Übernahme der bestehenden TSE
• ELSTER-Zertifikat samt Passwort griffbereit legen (für die elektronische Kassenmeldung)
• Terminal-ID und Händler-ID des EC-Terminals griffbereit legen
• Hotline-Nummer des Netzbetreibers griffbereit legen
• WLAN-Passwort griffbereit legen
• Zugang zum Router griffbereit legen
• Bei DiKAS registrieren, Tarif und Anzahl der Geräteplätze wählen
• Firmenstammdaten pflegen: Steuernummer, Logo, Bon-Fußtext, Bankverbindung
• Import aus dem Altsystem durchführen und Artikel nacharbeiten (Preise gegenprüfen, Beilagen und Varianten ergänzen, Pfand- und Gutscheinartikel neu anlegen)
• Drucker-Zuordnung planen: welcher Drucker welche Artikelgruppen bekommt
• Personal mit Rollen und PINs anlegen
• Tische und Bereiche entsprechend dem Gastraum einrichten
• Personal ein bis zwei Stunden vor dem eigentlichen Umstellungstag schulen — nicht erst am Tag selbst

Am Vortag

• Letzten Tagesabschluss im Altsystem wie gewohnt durchführen
• Erst danach den finalen DSFinV-K-Export erzeugen
• Fotos der Verkabelung machen, bevor irgendetwas abgebaut wird

Installationstag

• Secure Boot im BIOS ausschalten
• Fast Boot im BIOS ausschalten
• SATA-Modus auf AHCI stellen (nicht RAID)
• Verhalten nach Stromausfall auf „einschalten" stellen
• Uhrzeit und Datum im BIOS korrekt einstellen
• Aktuelles DiKAS-Installations-Image (ISO) herunterladen und auf den USB-Stick schreiben
• Kassenrechner neu starten und im Bootmenü den USB-Stick wählen
• DiKAS in der Demo ausprobieren: Touchscreen prüfen und bei Bedarf kalibrieren, Bildschirmausrichtung kontrollieren
• Komplettes Altsystem auf die USB-Festplatte sichern, eindeutig beschriften (Betrieb, Datum) und sicher aufbewahren
• Als Installationsziel den internen Datenträger des Kassenrechners wählen — nicht die USB-Festplatte mit der Altsystem-Sicherung
• Netzwerk einrichten und feste IP-Adresse vergeben
• Lizenz aktivieren
• Bondrucker in DiKAS anlegen und feste IP-Adresse vergeben
• Testdruck durchführen: Umlaute und Papierbreite prüfen
• Logo auf dem Bon prüfen
• Kassenlade am Kick-Port des Bondruckers prüfen (RJ11-Kabel)
• Küchendrucker den passenden Artikelgruppen zuordnen und eine vollständige Testbestellung durchspielen
• Zahlungsterminal mit dem Netzwerk verbinden und feste IP-Adresse vergeben
• Terminal in DiKAS anlegen und Verbindung herstellen
• Testzahlung über 1 Euro durchführen und anschließend stornieren
• Kassenschnitt direkt am Terminal prüfen
• Bei übernommener TSE: PINs unter „TSE aus anderem Kassensystem übernehmen" eintragen — Eingaben vor dem Speichern sorgfältig prüfen
• Uhrzeit der TSE prüfen
• Erste Buchung durchführen und kontrollieren, dass sie signiert wurde
• Abmeldung des alten Kassensystems beim Finanzamt einreichen — binnen eines Monats
• Anmeldung der neuen Kasse beim Finanzamt einreichen — binnen eines Monats
• Bei neuer TSE (nicht übernommen): zusätzlich die alte TSE beim Finanzamt außer Betrieb melden und zehn Jahre aufbewahren
• Zweitkasse und Bedienterminals: DiKAS-App installieren, „Client mit Server verbinden" wählen, anmelden
• Tablets und Handys: DiKAS-App installieren, „Client mit Server verbinden" wählen, anmelden
• Küchenmonitor: Browser öffnen, Adresse der Kasse aufrufen, anmelden

Abnahme und danach

• Barzahlung mit Rückgeld
• Kartenzahlung über das Terminal
• Storno einer Buchung
• Rechnung auf eine Firma
• Bestellung erscheint auf dem Küchendrucker
• Tagesabschluss (Z-Bon)
• DSFinV-K-Export lässt sich erzeugen
• Sicherung des Altsystems und letzten Export zehn Jahre aufbewahren — lesbar und an einem zweiten, vom Kassenrechner getrennten Ort
• Alten Kassenvertrag erst jetzt, nach bestandenem Abnahmetest, schriftlich kündigen
• Kündigungsbestätigung und letzte Rechnung des alten Anbieters aufbewahren
• DATEV-Export einrichten: Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge und Kontenrahmen beim Steuerberater erfragen
• An der ersten Monatsübergabe prüfen, ob der Export bei der Kanzlei ankommt und sich dort importieren lässt
• Kanzlei ins Kundenportal einladen
• Systemwechsel in der Verfahrensdokumentation nachtragen: Datum, altes und neues Kassensystem, TSE übernommen oder neu in Betrieb genommen
• Internetverbindung der Kasse prüfen — das Backup läuft automatisch über die DiKAS-Cloud
• Nach einer Woche: Tastenbelegung an die tatsächlich meistverkauften Artikel anpassen
• Nach einer Woche: häufig bestellte Artikel als Favoriten anlegen
• Nach einer Woche: Rückmeldungen des Personals einholen

Zum Notieren

Angabe	Eintrag
TSE-Seriennummer
TSE-Admin-PIN
TSE-Admin-PUK
TSE-Time-Admin-PIN
IP-Adresse der Kasse
IP-Adresse Bondrucker
IP-Adresse Küchendrucker
IP-Adresse Zahlungsterminal
Terminal-ID
Händler-ID
WLAN-Name
Datum der Abnahme

Sicher verwahren

Dieses Blatt enthält Zugangsdaten — nicht offen an der Kasse liegen lassen.