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v26.3

Bestellen und Wareneingang

Für wen: Bürokraft und Inhaber · Wo: Admin → Lager → Reiter Bestellungen und Lieferanten

Vom Bedarf zur gebuchten Lieferung in vier Schritten: Lieferanten pflegen, Bestellvorschlag erzeugen, Bestellung senden, Ware annehmen — auch als Teillieferung.

Voraussetzung

Für den Bestellvorschlag brauchen die Artikel einen Lieferanten mit Gebinde (Artikel mit Bestand) und eine Min-/Soll-Regel im Hauptlager (Lager einrichten).

Beträge und Steuersätze in den Beispielen

Alle Beispielbeträge sind Euro-Beträge. Einkaufspreise führt das Lager grundsätzlich netto; die Steuersätze in den Beispielen sind 19 % (Normalsatz) und 7 % (ermäßigter Satz).

1. Lieferanten pflegen

Admin → Lager → Reiter Lieferanten

Die Liste zeigt Name, Ort, Telefon und E-Mail; das Suchfeld „Suchen (Name, Ort, E-Mail, Telefon)…" filtert, rechts daneben steht der Zähler (z. B. „3 von 12"). Inaktive Lieferanten sind als Inaktiv gekennzeichnet.

„Neuer Lieferant" öffnet die Detailmaske:

Feld Wofür
Name Pflichtfeld
Zusatz, Straße, PLZ, Ort, Land Anschrift für die Bestellung
Telefon, E-Mail, Fax, Web Die E-Mail ist der Empfänger für Bestellungen
Kundennummer Ihre Kundennummer beim Lieferanten
Mindestbestellwert Wird im Bestell-Editor als Hinweis angezeigt
Lieferzeit (Tage) Zur Planung
Notizen Freitext
Aktiv Ausgeschaltet verschwindet der Lieferant aus der Auswahl

Unten steht der Abschnitt „Zugeordnete Artikel" mit Gebinde, Faktor, EK pro Gebinde und Lieferanten-Artikelnummer. Diese Zuordnung wird am Artikel gepflegt, hier nur zur Übersicht angezeigt.

Dieselben Lieferanten wie in der Buchhaltung

Der Reiter Lieferanten im Lager und die Seite Admin → Lieferanten arbeiten auf demselben Datenbestand. Der Lager-Reiter zeigt die Bestelldaten, die Buchhaltungssicht zusätzlich Bankverbindung, Vorkontierung und die Belege des Lieferanten. Eine Änderung an einer Stelle gilt überall.

Ohne das Recht Lagerorte & Lieferanten ist die Maske nur lesbar; darauf weist der Hinweis „Nur Ansicht — zum Bearbeiten wird das Recht „Lager-Administration" benötigt." hin.

Gelöschte Lieferanten werden ausgeblendet, nicht vernichtet: bestehende Bestellungen tragen die Anschrift ohnehin als Kopie und bleiben vollständig.

2. Bestellvorschlag erzeugen

Admin → Lager → Bestellungen → „Bestellvorschlag"

Der Vorschlag ermittelt den Bedarf des Hauptlagers aus den Min-/Soll-Regeln: Alle Artikel unter Minimum, hochgerechnet auf ganze Gebinde und nach Lieferant gruppiert.

Je Zeile stehen Bestand, Min, Soll, Bedarf und Bestellmenge (mit dem Zusatz „(à 12)" für den Gebinde-Faktor). Über jeder Gruppe steht der Lieferantenname, darunter die Summe.

  1. Mengen prüfen und bei Bedarf anpassen; nicht benötigte Zeilen mit „Zeile entfernen" löschen.
  2. Je Lieferant auf „Bestellung erstellen" klicken.
  3. Die Bestellung erscheint danach in der Liste im Status Entwurf.

Die Gruppe „Ohne Lieferant"

Artikel ohne hinterlegten Lieferanten landen in einer eigenen Gruppe mit dem Hinweis „Für diese Artikel ist kein Lieferant hinterlegt — bitte am Artikel unter „Lager" einen Lieferanten mit Gebinde pflegen." Aus dieser Gruppe entsteht keine Bestellung; die Zuordnung gehört an den Artikel.

Steht dort „Kein Bedarf — alle Bestände liegen über dem Minimum.", ist entweder wirklich alles auf Vorrat — oder es sind noch keine Min-/Soll-Regeln hinterlegt.

3. Bestellung prüfen und senden

Ein Klick auf eine Bestellung öffnet den Bestell-Editor.

Feld Bedeutung
Lieferant Anschrift und Bestelldaten werden von dort übernommen
Ziel-Lager Dorthin wird beim Wareneingang gebucht; Standard ist das Hauptlager
Liefertermin Wunschtermin
Kommentar Erscheint auf der Bestellung, z. B. „bitte vormittags liefern"

Die Positionen tragen Gebinde, Faktor, EK/Gebinde und Summe; ganz unten steht Gesamt. Weitere Artikel fügen Sie über „Artikel suchen (Name, Nummer, Barcode)…" hinzu.

Ist der Mindestbestellwert des Lieferanten noch nicht erreicht, steht darüber der gelbe Hinweis „Mindestbestellwert 250,00 € noch nicht erreicht (aktuell 180,00 €)." — er hindert Sie nicht am Bestellen, er erinnert nur.

Zum Abschicken gibt es zwei Wege:

  • „Per E-Mail an Lieferanten senden" — DiKAS verschickt die Bestellung an die hinterlegte E-Mail und setzt den Status auf Bestellt. Danach erscheint „Bestellung wurde an … gesendet."
  • „Als bestellt markieren" — für Bestellungen, die Sie telefonisch oder über ein Lieferantenportal aufgeben.

„Stornieren" bricht die Bestellung ab; die Rückfrage weist darauf hin, dass sich das nicht rückgängig machen lässt.

Die Bestellstatus

Status Bedeutung
Entwurf Angelegt, noch nicht abgeschickt — beliebig änderbar
Anforderung Aus einer internen Anforderung entstanden
Bestellt Beim Lieferanten aufgegeben, Lieferung steht aus
Teilgeliefert Ein Teil ist angekommen, der Rest bleibt offen
Geliefert Vollständig angekommen
Abgeschlossen Vorgang beendet
Storniert Abgebrochen

4. Wareneingang buchen — auch als Teillieferung

Sobald die Bestellung im Status Bestellt ist, erscheint im Editor der Abschnitt Wareneingang.

  1. Die Lieferung anhand des Lieferscheins durchgehen.
  2. Je Position in der Spalte „Jetzt geliefert" die tatsächlich gelieferte Menge in Gebinden eintragen. Die Spalten Bestellt, Geliefert und Rest zeigen den Stand.
  3. Weicht der Preis vom bestellten ab, in „EK-Korrektur" den neuen EK pro Gebinde eintragen.
  4. Optional einen Kommentar zum Wareneingang erfassen.
  5. „Wareneingang buchen".

Was dabei passiert:

  • Die Mengen werden in das Ziel-Lager gebucht (Quelle ist das Systemlager Wareneingang).
  • Der Ø-Einkaufspreis des Artikels in diesem Lager wird fortgeschrieben.
  • Bleibt eine Restmenge offen, geht die Bestellung auf Teilgeliefert und lässt sich später erneut beliefern.

Wareneingang ohne Bestellung

Ware, die ohne vorherige Bestellung ins Haus kommt, buchen Sie über Admin → Lager → Buchungen → „Neue Buchung" → Wareneingang: Ziel-Lager wählen, Artikel über die Suche hinzufügen, Mengen und EK je Einheit erfassen, Buchen.

Der Bestand ändert sich erst mit der ausgeführten Buchung

Eine angelegte, aber nicht ausgeführte Buchung ändert nichts. Nach „Wareneingang buchen" erscheint die Bestätigung „Wareneingang gebucht." — erst dann steht die Ware im Bestand.

Praxisbeispiel: Getränkelieferung mit Fehlmenge

Bestellt waren 10 Kisten Cola, 5 Kisten Mineralwasser und 2 Kisten Rum. Geliefert werden 10 Kisten Cola, 5 Kisten Wasser und nur 1 Kiste Rum.

  1. Bestellung öffnen (Status Bestellt), Abschnitt Wareneingang.
  2. Cola 10, Wasser 5, Rum 1 in „Jetzt geliefert" eintragen.
  3. Der Rum kostet laut Rechnung 90,00 € statt 84,00 € je Kiste → EK-Korrektur 90,00.
  4. Kommentar: „1 Kiste Rum fehlt, Nachlieferung zugesagt".
  5. Wareneingang buchen.

Ergebnis: Der Bestand steigt um 240 Flaschen Cola, 60 Flaschen Wasser und 12 Flaschen Rum, der Ø-EK des Rums zieht nach. Die Bestellung steht auf Teilgeliefert mit Rest 1 — die Nachlieferung wird auf derselben Bestellung gebucht.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung Ursache und Abhilfe
„Bitte einen Lieferanten wählen." Eine Bestellung braucht einen Lieferanten.
„Mindestens eine Position mit Menge größer 0 erfassen." Eine leere Bestellung wird nicht gespeichert.
„Keine Liefermenge eingegeben — bitte mindestens eine Position mit Menge größer 0 erfassen." Im Wareneingang stand überall 0.
„Bestellung konnte nicht gesendet werden" Beim Lieferanten ist keine E-Mail hinterlegt, oder der Mailversand ist nicht eingerichtet. Alternativ „Als bestellt markieren" nutzen.
„Mindestbestellwert 250,00 € noch nicht erreicht (aktuell 180,00 €)." Nur ein Hinweis — die Bestellung lässt sich trotzdem senden.
„Für diese Artikel ist kein Lieferant hinterlegt …" Gruppe „Ohne Lieferant" im Vorschlag: Lieferant und Gebinde am Artikel pflegen.
„Kein Bedarf — alle Bestände liegen über dem Minimum." Entweder ist alles auf Vorrat, oder es fehlen Min-/Soll-Regeln im Hauptlager.
„Lieferanten konnten nicht geladen werden — Server nicht erreichbar." Verbindungsproblem; Seite neu laden.
Ein Artikel fehlt im Vorschlag, obwohl der Bestand niedrig ist Der Vorschlag betrachtet nur das Hauptlager. Für Theken läuft der Nachschub über Anforderungen.

Nächster Schritt