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Die Tagesroutine — morgens bis Feierabend

Diese Seite ist Ihr roter Faden durch den Kassen-Alltag: Was ist morgens zu tun, was während der Schicht, was am Abend? Jede Aufgabe ist hier nur kurz erklärt — die Details stehen auf den verlinkten Seiten. Am Ende finden Sie eine Checkliste zum Ausdrucken.

Unser Beispiel: das Café Sonnenblick

Damit die Abläufe greifbar werden, begleiten wir einen Tag im Café Sonnenblick: Inhaberin Petra sperrt um 8:30 Uhr auf, tagsüber wechseln sich zwei Aushilfen an der Kasse ab, um 23:15 Uhr ist der Z-Bericht gedruckt und der Tag erledigt.

Morgens öffnen (5 Minuten)

Café Sonnenblick, 8:30 Uhr: Petra schließt auf, schaltet die Kasse ein und richtet die Kasse für den Tag.

  1. Kasse einschalten und warten, bis der Anmeldebildschirm erscheint.
  2. Anmelden — per PIN oder NFC-Karte. Wie das geht, steht unter Kellnerwechsel & Anmeldung.
  3. Kasse öffnen: Zählen Sie das Wechselgeld in der Lade. Öffnen Sie dann Menü → Tagesabschluss → „Kasse öffnen" und tippen Sie den gezählten Betrag als Anfangsbestand in den Zahlenblock ein (z. B. 200,00 €). Details: Tagesabschluss.
  4. Bondrucker prüfen: Ist genug Papier eingelegt? Ist der Deckel richtig zu?
  5. TSE-Blick: Ein kurzer Blick in die Kopfleiste der Kasse. Erscheint dort kein TSE-Hinweis, ist alles in Ordnung. Sehen Sie ein rotes TSE-Symbol oder eine Warnung wie „TSE deaktiviert", lesen Sie TSE — kassieren dürfen Sie trotzdem.

Kasse öffnen — Anfangsbestand eingeben

Wechselgeld einmal richtig zählen

Der Anfangsbestand ist die Basis für den Kassensturz am Abend. Wer morgens genau zählt, spart sich abends die Suche nach einer Differenz.

Während der Schicht

11:00 Uhr: Die Aushilfe Lena übernimmt die Kasse. 15:20 Uhr: Der Getränkelieferant bringt Kisten und einen Lieferschein.

  • Kellnerwechsel: Tippen Sie auf den Mitarbeiternamen in der Kopfleiste und melden Sie sich mit Ihrer PIN an. So wird jeder Bon dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet. → Kellnerwechsel & Anmeldung
  • Barentnahmen sofort buchen: Geld aus der Lade (Pfandleergut auszahlen, schnell etwas einkaufen) wird sofort als Ausgabe erfasst — nicht erst am Abend. → Ausgaben erfassen
  • Lieferantenbelege sofort fotografieren: Lieferschein oder Quittung direkt an der Kasse abfotografieren und der Ausgabe anhängen. Dann geht nichts verloren. → Belege fotografieren
  • Stornos sofort erledigen: Falsch gebucht? Sofort stornieren (mit Stornogrund), nicht „für später" sammeln. Jeder Storno wird dokumentiert. → Kassieren
  • Tisch übergeben: Bei Schichtwechsel offene Tische an die Kollegin oder den Kollegen übergeben, damit klar ist, wer abrechnet. → Kellnerwechsel & Anmeldung

Kein Geld ohne Buchung

Jede Entnahme aus der Kassenlade braucht eine Ausgabe-Buchung — sonst fehlt das Geld am Abend im Kassensturz und die Kasse zeigt einen Fehlbetrag.

Abends abschließen (10 Minuten)

22:45 Uhr: Der letzte Gast ist gegangen. Petra beginnt mit dem Abschluss, um 23:15 Uhr liegt der Z-Bericht im Ordner.

  1. Alle offenen Tische abrechnen. Offene Tische blockieren den Abschluss zwar nicht, gehören aber zum sauberen Tagesende dazu.
  2. Tagesabschluss öffnen: Menü → Tagesabschluss.
  3. EC-Kassenschnitt läuft mit: Den Kassenschnitt des EC-Terminals (ZVT) erledigt der Tagesabschluss automatisch mit. Vorher können Sie mit dem Kartensummen-Abgleich prüfen, ob Terminal und Kasse dieselbe Kartensumme zeigen.
  4. Bargeld zählen — je Lade: Der Abschluss-Dialog zeigt pro Zahlungsart und Lade das Soll. Sie zählen das Bargeld und tippen den Ist-Betrag ein. Das Bargeld-Soll führt DiKAS fortlaufend: Bestand vom Vortag + Bar-Umsatz − Entnahmen + Einlagen − Bar-Ausgaben.
  5. Differenz ansehen: Ein Überschuss wird als Trinkgeld ausgewiesen. Bei einem Fehlbetrag erscheint die Warnung „Kassenbestand stimmt nicht" — dann noch einmal zählen und an nicht gebuchte Entnahmen denken.
  6. Z-Bericht drucken und ablegen (unter Admin → Kassenbuch → Tagesabschlüsse) — der Ausdruck gehört zu den Unterlagen für das Finanzamt.
  7. Wechselgeld für morgen richten: Passendes Wechselgeld in der Lade lassen oder bereitlegen — das ist der Anfangsbestand von morgen.

Alle Details, was der Z-Bericht enthält und was den Abschluss blockiert: Tagesabschluss.

Kassen-Abschluss — Soll und Ist je Zahlungsart

Der Tagesabschluss ist endgültig

Nach dem Abschluss sind für diesen Tag keine Buchungen mehr möglich. Erst prüfen, dann abschließen.

Wöchentlich und monatlich

Diese Aufgaben gehören nicht in den Tagesstress — einmal pro Woche oder pro Monat reicht:

Aufgabe Rhythmus Wo
Kassenbuch durchsehen — stimmen Einnahmen, Ausgaben, Differenzen? wöchentlich Kassenbuch
DATEV-Export an das Steuerbüro senden monatlich (oder nach Absprache) DATEV-Export
Berichte ansehen — was lief gut, was nicht? Renner und Ladenhüter erkennen wöchentlich Berichte
Datensicherung prüfen — die Cloud sichert automatisch, ein kurzer Kontrollblick genügt monatlich Backup

Checkliste zum Ausdrucken

✔ Morgens (5 Min.) Während der Schicht Abends (10 Min.)
☐ Kasse einschalten, anmelden Kellnerwechsel per PIN Alle offenen Tische abrechnen
☐ Wechselgeld zählen Barentnahme sofort als Ausgabe buchen Tagesabschluss starten (EC-Kassenschnitt läuft mit)
☐ „Kasse öffnen" — Anfangsbestand eintippen Lieferantenbeleg sofort fotografieren Bargeld je Lade zählen, Ist eintippen
☐ Bondrucker: Papier drin, Deckel zu Fehler sofort stornieren (mit Grund) Differenz prüfen (Trinkgeld / Warnung)
☐ Kopfleiste: kein TSE-Hinweis Tische bei Schichtwechsel übergeben Z-Bericht drucken und ablegen
☐ Wechselgeld für morgen richten

Nächste Schritte