Kaynaklar ve rezervasyon takvimi¶
Yalnızca masaları değil, rezerve edilebilir her türlü birimi — tedavi yerleri, odalar, cihazlar, araçlar, çalışanlar — yöneten işletmeler bunlar için kaynaklar oluşturur. Her kaynağın rezervasyon takviminde kendi şeridi vardır; bunun «koltuk», «oda» veya «ekipman» olarak adlandırılmasını ayarlardaki rezervasyon terimleri belirler.
Kaynaklar masa rezervasyonuna rakip değildir, onun üzerinde daha genel bir katmandır: bir masa her iki yoldan da rezerve edilebilir ve yeni rezervasyon takvimi masa, nesne ve kişi rezervasyonlarını aynı görünümde yan yana gösterir.
Kaynak yönetiminin ekran yazıları
Türkçe arayüzde kaynak yönetimi (sekmeler, türler, listeler), kasadaki rezervasyonlar ve misafirlerin rezervasyon sayfası Almanca görünür. Bu kılavuz bu yazıları bu yüzden Almanca aslıyla, ardından parantez içinde çevirisiyle verir.
Terimler: masa, koltuk, randevu veya ekipman¶
Her işletme «masa» rezerve etmez. Yönetici → Ayarlar → İşletme → İşletme türü (rezervasyon terimleri) altında DiKAS'ın rezerve edilebilir birimleri nasıl adlandıracağını ayarlarsınız:
| Ayar | Bu durumda kullanılan terimler |
|---|---|
| Restoran (varsayılan) | masalar, rezervasyonlar |
| Salon ve stüdyo | koltuklar, randevular |
| Spor ve eğlence | sahalar, rezervasyonlar |
| Odalar | odalar, rezervasyonlar |
| Kiralama | ekipmanlar, ödünç verme |
Ayar rezervasyonları, rezervasyon takvimini ve misafir sayfasını etkiler. Kasa ve mutfak bilerek «masa» terimini korur — orada söz konusu olan randevu değil, açık hesaptır.
Terimlerin dili
Alternatif terimler (restoran dışındaki tüm ayarlar) Almanca ve İspanyolca olarak mevcuttur. Türkçe arayüzde Almanca görünürler (örn. salon ve stüdyo için «Plätze» ve «Termine»).
İşletme biçimleriyle karıştırılmamalıdır
O sayfa teknik yapıyı (tek tablet, bulut, yerel sunucu) anlatır. Burada yalnızca misafirlerinizin ve personelinizin rezervasyonlar için gördüğü kelimeler söz konusudur.
İşlevlere genel bakış¶
| İşlev | Açıklama |
|---|---|
| Kaynak oluşturma | Serbestçe oluşturulan bir nesne (kendi adı, kendi kapasitesi) — veya işaretleyerek mevcut bir çalışan/masa |
| Kaynak grupları | Kaynakları tampon süre ve zaman aralığı için varsayılan değerlerle bir araya getirme |
| Engelli zamanlar | Tek seferlik (bakım, temizlik) veya haftalık tekrarlanan |
| Rezervasyon takvimi | Günlük görünüm, kaynak başına bir sütun — kasada ayrıca tıklayarak rezervasyon oluşturma/açma, her iki yerde de sürükleyerek taşıma veya süreyi değiştirme |
| Çakışma göstergesi | Kaynağının artık karşılamadığı rezervasyonlar (örn. bir hastalık bildiriminden sonra) işaretlenir |
Üç kaynak türü¶
Oluştururken bir tür seçersiniz:
- «Sache» (nesne) — kendi adı ve kapasitesi olan, serbestçe tanımlanmış bir kaynak, örn. «Kort 1», «Lift 2», «Toplantı odası». Ad ve kapasiteyi doğrudan kaynakta yönetirsiniz.
- «Person» (kişi) — mevcut bir çalışan kaynak olarak işaretlenir. Ad otomatik olarak personel kayıtlarından gelir; kapasite sabit 1'dir ve bölünemez. Önemli: müsaitliği tamamen vardiya planından gelir — aşağıya bakın.
- «Tisch» (masa) — mevcut bir masa kaynak olarak işaretlenir. Ad ve oturma yerleri masa kayıtlarından gelir; bir masayı orada yeniden adlandıran, değişikliği burada da görür, bir şey güncellemesi gerekmez.
Kişi ve masada ad ve kapasite bu nedenle doğrudan düzenlenemez — yalnızca serbest bir nesnede düzenlenebilir. Kaynaktaki bir açıklama metni değerin nereden geldiğini açıklar.
Kişileri ve masaları işaretleme¶
Yönetici → Kaynaklar altında genel bakış tüm çalışanları («Mitarbeiter») ve tüm masaları («Tische») yanlarında bir onay kutusuyla listeler:
- Bir çalışanı işaretlemek → rezerve edilebilir bir kişi kaynağı olarak oluşturulur.
- Bir masayı işaretlemek → rezerve edilebilir bir masa kaynağı olarak oluşturulur.
- İşareti kaldırmak kaynağı siler (mantıksal silme) — devre dışı bırakmaz. Bu kaynaktaki mevcut rezervasyonlar böylece atamalarını kaybeder: takvim, personel onları elle başka bir kaynağa taşıyana kadar her birini çakışma (kaynak eksik) olarak işaretler. İşareti kaldırmadan önce o gün veya o hafta için üzerinde hâlâ rezervasyon olup olmadığını kontrol edin.
Yeni bir nesne için bunun yerine listenin üstündeki «+ Sache» düğmesine tıklayın (form başlığı bu durumda «Neue Sache», yeni nesne olur) ve ad ile kapasiteyi kendiniz girin.
Kaynak grupları¶
Gruplar birden fazla kaynağı bir araya getirir ve tampon süre ile zaman aralığı için varsayılan değerler taşır. Bunlar oluşturulurken bir kez kopyalanan değerler değildir: kendi değeri olmayan bir kaynak, grubunun varsayılan değerini her müsaitlik kontrolünde yeniden alır. Bir grubun varsayılan değerini değiştirirseniz bu, kendi ayarı olmayan tüm kaynaklarına geriye dönük olarak etki eder — uzun süredir var olanlara da. Kendi değeri olan bir kaynak grubu değil, kendi değerini izlemeye devam eder. Bir grup yeniden adlandırılabilir ve devre dışı bırakılabilir; silmek ise yalnızca ona işaret eden hiçbir kaynak kalmadığı sürece mümkündür — sistem etkilenen kaynakları sayar ve aksi halde onları sessizce başka bir gruba atamak yerine reddeder.
Engelli zamanlar¶
Engelli bir zaman («Sperrzeiten» sekmesi), bir kaynağı rezerve edilmemesi gereken bir süre için engeller — bakım, temizlik, bir turnuva. Ya sabit bir tarih (tek seferlik) ya da bir hafta günü (her hafta tekrarlanan) oluşturursunuz.
Bir kişi kaynağında engelli zaman ayrıca bir molanın zamanını göstermeye yarar: vardiya planı bir molanın yalnızca süresini bilir, ne zaman olduğunu bilmez. Engelli zaman tanımlanmamışsa sistem molanın vardiya sonunda olduğunu varsayar — kullanılabilir sürenin toplamı doğru olur, ancak tam zamanı doğru olmaz. Molayı tam olarak göstermek isteyen, kişi için mola saatini kapsayan bir engelli zaman oluşturur.
Takvimi kullanma¶
Aynı takvim iki yerde görünür — Yönetici → Kaynaklar altında dördüncü sekme «Kalender» (takvim; kendi menü öğesi yoktur) ve kasada Kasa → Rezervasyonlar altında «Kalender» sekmesi. İkisi de kaynak başına bir sütunla bir günü gösterir, ancak farklı ölçüde kullanılır:
- Rezervasyon çubuğunu sürüklemek rezervasyonu başka bir saate veya başka bir kaynak sütununa taşır — her iki yerde de mümkündür.
- Alttaki tutamağı sürüklemek süreyi değiştirir — yine her iki yerde de.
- Boş bir alana tıklamak zamanı ve kaynağı önceden doldurulmuş rezervasyon formunu açar, mevcut bir rezervasyona tıklamak onu düzenlemek için açar — bu yalnızca kasada çalışır. Yönetim sekmesinde takvim yalnızca genel bakış ve sürüklemedir; yeni bir rezervasyonu orada takvime tıklayarak değil, alışılmış rezervasyon formuyla oluşturursunuz.
- Çakışan iki rezervasyon belirgin şekilde işaretlenir: gerçek bir randevu çakışması renkli bir iç çerçeveyle, bildirilmiş bir çakışma (aşağıya bakın) daha kalın bir dış çerçeveyle — ikisi aynı anda bir rezervasyonda görünebilir. İki kişi aynı anda son boş yeri aldığında sistem çakışmayı otomatik olarak engellemez — personelin tepki verebilmesi için görünür kılar.
Vardiyası olmayan bir kişi neden rezerve edilemez¶
Bir kişi kaynağı için rezerve edilebilir zaman aralığı yalnızca vardiya planından gelir: kişiyi o gün rezerve edilebilir kılan yalnızca yayınlanmış bir vardiyadır. Bir çalışan için o gün vardiya girilmemişse (veya yalnızca henüz yayınlanmamış bir taslak varsa), takvim bu kişi için boş zaman göstermez — rezervasyon oluşturulamaz.
Bu bilerek böyledir: bir kişinin rezerve edilebilirliği hiçbir zaman gerçek varlığını aşmamalıdır. Onaylanmış devamsızlıklar (izin, hastalık) ve kişisel engelli aralıklar ayrıca vardiya aralığından düşülür. Vardiya planındaki basit bir tercih («tercihen sabahları») ise rezerve edilebilirliği kısıtlamaz — bu bir planlama bilgisidir, yasak değil.
Pratikte bu şu anlama gelir: bir kişi kaynak olarak rezerve edilebilmeden önce, vardiya planında istenen gün için yayınlanmış bir vardiyası olmalıdır.
Online randevular: kaynakları misafirlere açma¶
Buraya kadar personelin oluşturduğu rezervasyonlar anlatıldı. Kaynaklar online olarak da rezerve edilebilir hale getirilebilir — misafir rezervasyon sayfasında koltuğu, odayı veya ekipmanı seçer ve kendisi rezerve eder. Bunun için iki yerde iki ayar gerekir:
| Ne | Nerede |
|---|---|
| Hangi kaynakların online sunulacağı | Yönetici → Kaynaklar → her kaynakta «Online buchbar» (online rezerve edilebilir) onay kutusu |
| Misafirin onları nasıl alacağı | Yönetici → Ayarlar → İşletme → Online randevular: |
İkinci ayar doğrudan «Reservierungen» (rezervasyonlar) anahtarının altındadır ve iki değeri vardır:
- otomatik ata (önce masalar) (varsayılan) — misafir yalnızca kişi sayısını, günü ve saati seçer; DiKAS uygun kaynağı kendisi bulur. Burada masalar önceliklidir: uygun en küçük boş masa rezerve edilir, diğer kaynaklar ancak hiçbir masa uymazsa devreye girer. Bu öncelik olmadan bir «2 kişilik rezervasyon» bir kez top havuzuna düşmüştü.
- misafir kaynağı seçer — misafir ayrıca tüm açılmış kaynakları içeren «Ressource wählen» (kaynak seçin) adımını görür ve kendisi karar verir.
İlk açma tüm herkese açık yolu değiştirir
Tek bir kaynak bile «Online buchbar» durumunda olmadığı sürece rezervasyon sayfası eskisi gibi tüm rezerve edilebilir masaları sunar. İlk kaynağı açtığınız anda herkese açık yol tamamen bu açma üzerinden çalışır: bu durumda yalnızca açılmış olan sunulur ve rezerve edilir — ilgili kaynağın çalışma saatleri, ön süresi, engelli zamanları ve doluluğuyla birlikte.
Bu istenen ve önemli bir durumdur: önceden sayfa açma ve engelli zamanlar olmadan tüm masalar üzerinden hesaplıyordu — misafirler engelli masalara ve açılmamış odalara düşebiliyordu. Pratik sonuç: kaynakları açan, online rezerve edilebilir kalması gereken masaları da açar. Aksi halde bunlar rezervasyon sayfasından kaybolur.
Personel bundan etkilenmez: kasada ve yönetimde açılmasından bağımsız olarak her kaynak ve her masa rezerve edilebilir kalır.
Misafirin gördükleri¶
- Yalnızca açılmış bir kaynağın seçilen kişi sayısı için gerçekten boş olduğu saatler.
- misafir kaynağı seçer modunda ayrıca kaynak seçimi.
- Grup büyüklüğü açılmış hiçbir kaynağa sığmıyorsa şu metin görünür: «Für mehr als N Personen reservieren Sie bitte telefonisch.» (N kişiden fazlası için lütfen telefonla rezervasyon yapın) — N, online açılmış en büyük kaynaktır. Bu sınır çok düşük görünüyorsa genellikle eksik olan kapasite değil, büyük masaların açılmasıdır.
Kurulumdan sonra bir kez misafir gibi kontrol edin¶
Rezervasyon sayfasını tarayıcının gizli penceresinde açın ve deneme rezervasyonu yapın:
- Görünmesi gereken tüm birimler görünüyor mu — ve dahili kalması gerekenlerden hiçbiri görünmüyor mu?
- Engelli bir zaman gerçekten atlanıyor mu?
- Kişi sayısının üst sınırı doğru mu?
Bu iki dakika sürer ve kurulum sırasında görülmeyen durumları tam olarak gösterir.
Çakışma göstergesi¶
Vardiya planı sonradan değişirse (hastalık bildirimi, vardiya değişimi) veya bir kaynak devre dışı bırakılır ya da silinirse, mevcut bir rezervasyon karşılıksız kalabilir. Takvim bu rezervasyonları işaretler ve ayrıca toplu bir göstergede listeler — hiçbir şey otomatik olarak yeniden planlanmaz veya iptal edilmez, personel her durumda ayrı karar verir.
Restoranlar için mevcut düzenin korunması
Klasik masa rezervasyonuyla çalışan restoranlar kasada alışılmış zaman planını (masalar × saat) görmeye devam eder — rezerve edilebilir masalar olduğu sürece değişmeden kalır. Yeni rezervasyon takvimi buna eklenir, ancak onun yerini almaz.