Peluquería canina: ficha, historial y citas¶
El módulo Peluquería canina (en alemán Tiersalon) está pensado para peluquerías caninas y negocios similares que cuidan animales: cada mascota tiene una ficha con los datos importantes y un historial en el que se anotan las visitas y las observaciones. Las citas se reservan para la mascota. Al final, la cita se convierte en la visita con informe y cobro: todo dentro de DiKAS, sin otro programa y sin fichas de papel.
Cómo obtener el módulo: Se añade a su tarifa actual. La reserva de citas requiere el módulo Reservas y citas, véase Recursos y calendario de reservas.
Activación: Administrador → Configuración → Operación → pestaña Operación → sección Reservas y citas → marque Peluquería canina (ficha, historial) y guarde. Sin licencia, la casilla no aparece.
Resumen de funciones¶
| Función | Descripción |
|---|---|
| Ficha de la mascota | Nombre, raza, fecha de nacimiento, sexo, peso, pelaje, n.º de chip, veterinario, vacuna válida hasta, alergias, notas de comportamiento, foto |
| Avisos | Comportamiento, alergias y una vacuna caducada o a punto de caducar aparecen como banner en la parte superior de la ficha, en la tarjeta de la cita y cuando llega la mascota |
| Historial | Línea de tiempo por mascota: visitas, notas, avisos, vacunas, fotos, con fecha y autor |
| Cita para una mascota | Elegir la mascota, después servicio, hora, duración y plaza; la tarjeta de la cita muestra nombre, raza y servicio |
| Reserva online | Los clientes indican mascota, día y hora en la página de reservas; el salón incorpora la mascota con un clic |
| Llamada | Buscar a quien llama, ver sus mascotas y reservar al instante una cita para una de ellas |
| Día de la visita | «Ha llegado» muestra los avisos, «Listo y cobrar» registra la visita y abre la caja |
Configuración¶
- Activar las reservas (Administrador → Configuración → Operación → Operación → sección Reservas y citas) y marcar Peluquería canina (ficha, historial). Además se recomienda el tipo de negocio Salón y estudio (términos para las reservas): las mesas pasan a llamarse «plazas» y las reservas «citas», véase Recursos y calendario de reservas.
- Crear las mesas de peluquería como recursos (Administrador → Recursos): cada mesa de peluquería, la bañera y la sala de secado como un recurso. Al reservar elegirá después la plaza.
- Crear los servicios como artículos (por ejemplo «Baño y secado», «Peluquería completa», «Corte de uñas») con precio. Los productos de cuidado, como el champú, se crean como artículos normales y se venden en la caja.
- Habilitar citas online: Si los clientes deben reservar por sí mismos, se marca Online buchbar (reservable online) en los recursos, véase Citas online.
La ficha de la mascota¶
Las mascotas pertenecen siempre a un cliente. Abra el cliente en Administrador → Clientes y elija la pestaña Mascotas. Cada mascota aparece como una tarjeta con foto, nombre, raza, edad y, si hay algo que tener en cuenta, un símbolo de aviso.
Con Añadir mascota se añade otra. Solo el nombre es obligatorio; los demás campos están en Más datos. Cuantos más datos tenga la ficha, más útil resulta después. Un clic en la tarjeta abre la ficha, con Editar se cambian los datos. La foto se hace con el símbolo de la cámara sobre la imagen o se elige desde un archivo.
Arriba en la ficha está el banner de avisos, con una línea por aviso:
- Comportamiento, por ejemplo «Muerde al tocar las patas: tratar solo con bozal»
- Alergia / medicación
- Vacuna caducada el … o La vacuna caduca el … (30 días antes)
A su lado figuran la Próxima cita, la fecha de la última visita y la ficha técnica. Reservar cita crea directamente una cita para esta mascota.
En el campo Estado de la ficha (Editar) se puede marcar una mascota como Inactiva o Fallecida. Ya no se podrá reservar, pero su historial sigue siendo legible.
Rellene siempre las notas de comportamiento
Las notas aparecen cuando llega el perro y en la tarjeta de la cita. Así, también quien sustituye ve de inmediato a qué debe prestar atención.
El historial¶
Debajo del banner de avisos está la línea de tiempo de la mascota, con las entradas más recientes arriba. Los filtros (Todas, Visita, Nota, Aviso, Foto, Sistema) la acotan.
Una entrada se crea de dos maneras:
- A mano: elija el tipo (Nota, Aviso o Vacuna), escriba el texto en el campo «Nota sobre nombre …» y guarde con Intro (Mayús+Intro inserta una línea nueva). Con el símbolo de la cámara se adjunta una foto, por ejemplo del antes y el después. Se admiten JPEG, PNG, GIF y WebP de hasta 10 MB.
- Automáticamente: DiKAS anota por sí mismo cuando se reserva, se aplaza o se cancela una cita, cuando alguien no se presenta, llega un perro, se completa una visita o se emite una factura. En una visita completada, la duración, el largo de corte y la cuchilla forman parte de la entrada si se registraron.
Las entradas son inmutables. No se pueden editar ni borrar. Un error se corrige con una nota nueva; la entrada original permanece. Así queda claro qué se dijo y se hizo y cuándo, por ejemplo si un perro tiene una lesión después de la cita.
Interno: Las entradas guardadas con la casilla interno (símbolo de candado) solo las ven los usuarios con el rol de administrador, por ejemplo para comentarios sobre la forma de pago.
Reservar una cita para una mascota¶
En la caja o en el back office¶
- Abra la ficha y elija Reservar cita: cliente y mascota ya están rellenados. Como alternativa, en la caja vaya a Citas, pulse Nueva cita, busque al cliente y toque la mascota.
- Defina Servicio, Fecha, Hora y Duración. Si se conoce una duración para el servicio, debajo aparece una sugerencia («Sugerencia: 60 min»); puede sobrescribirla.
- Elija la plaza, por ejemplo una mesa de peluquería o la bañera, y Guarde.
En el plano horario, la lista y el calendario, la tarjeta de la cita muestra nombre, raza, servicio y el símbolo de aviso. Una cita se puede mover o alargar como cualquier reserva.
Una cita solo puede reservarse para una mascota del propio cliente. Las mascotas fallecidas e inactivas aparecen bloqueadas («fallecido – no reservable»). Una cita vale siempre para una mascota; si la familia viene con dos perros, se reservan dos citas.
Reserva online por parte de los clientes¶
En la página de reservas del salón (en el tipo de negocio Salón y estudio se llama Reservar cita de peluquería), los clientes no necesitan cuenta. Indican en cuatro pasos:
- Su mascota: solo el nombre es obligatorio; raza, peso y «Conviene saber» (comportamiento, alergias) son opcionales,
- el día,
- la hora,
- los datos de contacto (nombre, correo electrónico, teléfono, observación).
La cita queda entonces pendiente; el salón la confirma y el cliente recibe un correo. Los clientes nunca ven las mascotas ya registradas en la página de reservas: escriben los datos ellos mismos cada vez.
Incorporar la mascota¶
En la lista de citas, una solicitud online lleva la etiqueta Datos de la mascota del cliente. Hay dos caminos hacia la ficha:
- Incorporar y confirmar (botón en la lista): crea la mascota en el cliente y confirma la cita con un clic. El correo de confirmación menciona el nombre del perro.
- Incorporar mascota (en la cita abierta): crea la mascota, pero no confirma nada por sí mismo.
Si la cita aún no pertenece a ningún cliente, se asigna a un cliente con la misma dirección de correo o el mismo teléfono; en caso contrario DiKAS lo crea a partir de los datos de la cita, o usted elige el cliente a mano. Solo después de incorporar existen ficha e historial de este perro; antes, «Ha llegado» avisa: «Primero “Incorporar mascota”, después “Ha llegado”.» Incorporar requiere el permiso Editar clientes.
Llamada: cliente, mascota, cita¶
Cuando un cliente llama, el símbolo de teléfono con lupa en la parte superior de la caja («Buscar llamante») busca al cliente por teléfono o nombre. El resultado muestra la dirección y todas las mascotas activas de quien llama, cada una con el botón Cita para …; con dos mascotas aparece además Cita para ambos: tras guardar la primera cita, el formulario ofrece Siguiente: cita para … para la segunda. Ficha del cliente abre los datos maestros. Si varios clientes tienen el mismo número, se ofrecen para elegir. Con un número desconocido, Cliente nuevo crea el cliente con el teléfono ya rellenado; después, registre la mascota y reserve la cita directamente.
Si el reconocimiento de llamadas está configurado (véase Hardware), la misma selección aparece en cuanto entra una llamada.
El día de la visita¶
- Cuando llega la mascota, toque Ha llegado en la lista de citas. La ventana «Nombre ha llegado» muestra los avisos del perro, o «Sin avisos para nombre», y ofrece una nota rápida (Intro guarda). Más tarde cierra la ventana, Continuar a «Listo» pasa directamente al cierre.
- Durante el cuidado, anote en el historial notas y fotos si hace falta.
- Al final elija Listo …. En la ventana «Nombre está listo» puede ajustar los servicios y registrar el largo de corte (mm), la cuchilla, un informe y una foto. Abajo está el total.
- Listo y cobrar crea la entrada Visita en el historial, completa la cita y abre la caja con los servicios. Un anticipo pagado se abona como saldo. Otros artículos, como champú, pueden añadirse en la caja antes de cobrar.
El cierre surte efecto una sola vez: un segundo clic no crea una segunda entrada ni un segundo cobro. «Listo» requiere el permiso Editar clientes.
Protección de datos¶
La ficha y el historial forman parte de los datos del cliente.
- Si se elimina un cliente, sus mascotas se anonimizan: el nombre pasa a ser «[gelöscht]», se vacían los datos de comportamiento y salud, los textos del historial y los informes de visita se vuelven ilegibles y se borran las fotos. Las marcas de tiempo se conservan. Las facturas no se ven afectadas; deben conservarse.
- Las entradas del historial marcadas como «internas» solo las ven los administradores.
Preguntas frecuentes¶
¿Puedo modificar o borrar una entrada del historial? No. Escriba una nota nueva; la entrada antigua permanece.
El perro ha fallecido: ¿qué pasa con la ficha? Marque la mascota como Fallecida en la ficha (Editar). Ya no se puede reservar y la ficha sigue siendo legible.
Falta la pestaña «Mascotas» en el cliente. El módulo debe tener licencia y la casilla Peluquería canina (ficha, historial) debe estar marcada en los ajustes de operación.
¿Por qué no puedo reservar una cita para esta mascota? La mascota está inactiva o fallecida, o pertenece a otro cliente.
¿Dónde veo que una vacuna está a punto de caducar? En el banner de avisos de la ficha y como símbolo de aviso en la tarjeta y en la cita. La fecha figura en la ficha técnica.
Al pulsar «Ha llegado» aparece «Primero incorporar mascota». La cita procede de la reserva online y aún no tiene ficha. Primero Incorporar mascota o Incorporar y confirmar, después Ha llegado.
¿Cómo reservo una cita para dos perros? Son dos citas. Lo más rápido es Buscar llamante y Cita para ambos: tras guardar la primera cita, DiKAS ofrece Siguiente: cita para ….