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Inbetriebnahme: einrichten, testen, scharf starten

Diese Seite führt in der richtigen Reihenfolge vom ersten Einrichten bis zum ersten echten Verkauf — mit Hardware-TSE (Swissbit-Stick) oder Cloud-TSE — und erklärt, wann Probebuchungen noch gelöscht werden können und wann nicht.

Keine Steuerberatung

Die Hinweise zu Aufbewahrung und Meldepflichten sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung. Klären Sie rechtliche Details mit Ihrem Steuerberater oder Finanzamt.

Das Wichtigste vorab

  • Signierte Belege können nie gelöscht werden. Sobald die TSE einen Vorgang signiert hat, unterliegt er der Aufbewahrungspflicht. Er lässt sich nur noch stornieren.
  • Probebuchungen sind nur löschbar, solange nichts signiert ist. Der Löschweg heißt „Testdaten löschen“.
  • Die Reihenfolge entscheidet: einrichten → testen → Testdaten löschen → TSE aktiv → Echtbetrieb. Wann Ihre TSE aktiv wird, hängt von der Art der TSE ab (siehe unten).

Der Ablauf im Überblick

Schritt Was Wo
1 Einrichten: Betrieb, Steuersätze, Artikel, Personal, Drucker, Zahlarten Einrichtungs-Assistent, Grundeinrichtung
2 Testen: Probebuchungen, Bons, Terminal, Tagesabschluss Erster Verkauf
3 Testbuchungen löschen Admin → Einstellungen → System → Datenverwaltung → Bereinigung
4 TSE aktivieren (Hardware) bzw. Cloud-TSE prüfen Admin → Einstellungen → TSE
5 Kasse beim Finanzamt melden Kassenmeldung
6 Ersten echten Bon prüfen Kasse

1. Einrichten

Legen Sie alles an, was die Kasse im Betrieb braucht:

Artikel, Personal und Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie später die Testbuchungen löschen. Alles, was Sie jetzt eintragen, müssen Sie also nicht wiederholen.

2. Testen

Spielen Sie mit der Kasse durch, was im Betrieb vorkommt. Eine Testliste:

  • Direktverkauf bar bezahlen, Bon wird gedruckt
  • Verkauf mit Karte über das Zahlungsterminal
  • Tisch eröffnen, bestellen, Küchenbon kommt am Küchendrucker an
  • Rechnung teilen und getrennt bezahlen
  • Storno eines Bons
  • Gutschein verkaufen und einlösen (falls genutzt)
  • Tagesabschluss durchführen und Ergebnis ansehen
  • Anmeldung mit den Zugängen des Personals

Bons mit dem Hinweis „TSE-AUSFALL“ sind in dieser Phase normal

Solange noch keine TSE aktiv ist, kann die Kasse nichts signieren. Der Bon trägt dann den Hinweis „ TSE-AUSFALL “ statt der Signaturdaten. Das ist in der Einrichtungsphase zu erwarten und kein Defekt. Für den Echtbetrieb gilt es erst, wenn die TSE aktiv ist (Schritt 4).

Bedienung üben, ohne etwas Echtes zu buchen

Wenn das Personal nur die Bedienung üben soll, gibt es den Übungsmodus. Dort entsteht im Echtbetrieb nichts: kein Beleg, kein Umsatz, keine Meldung. Den Drucker- oder Terminaltest Ihres Betriebs ersetzt er nicht — dafür buchen Sie im echten Betrieb.

3. Testbuchungen löschen

Sind alle Tests abgeschlossen, räumen Sie die Kasse auf:

  1. Als Administrator anmelden.
  2. Admin → Einstellungen → System → Datenverwaltung → Bereinigung öffnen.
  3. Auf der Kachel „Testdaten löschen“ zuerst „Prüfen“ wählen. DiKAS zählt, was gelöscht würde (Belege, Tagesabschlüsse, Rechnungen, Lagerbuchungen und weitere Bewegungsdaten).
  4. Das Bestätigungswort LOESCHEN eintippen und „Endgültig löschen“ drücken.

Danach beginnen Beleg-, Tagesabschluss- und Rechnungsnummern wieder bei 1. Artikel, Kunden, Tische, Personal, Einstellungen und Lizenz bleiben. Es gibt keinen Papierkorb und kein Rückgängig. Ausführlich: Testdaten löschen.

Vor der TSE-Aktivierung löschen

Belege, die bei der Aktivierung der TSE noch vorhanden sind, werden nachträglich signiert und lassen sich danach nicht mehr löschen. Löschen Sie die Testbuchungen deshalb vor Schritt 4.

Wann die Kachel fehlt oder gesperrt ist

Die Kachel erscheint nur, solange höchstens 500 Belege vorhanden sind. Ist bereits ein Beleg signiert, ist das Löschen gesperrt und die Kachel nennt den Grund. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support; signierte Belege bleiben in jedem Fall erhalten.

4. TSE aktivieren

Wie Ihre TSE aktiv wird, hängt von der Art ab.

Hardware-TSE (Swissbit-USB-Stick)

Sie bestimmen den Zeitpunkt selbst. Solange Sie die TSE nicht aktivieren, bleibt die Kasse in der Einrichtungsphase, und Probebuchungen sind löschbar.

  1. Den Stick in einen freien USB-Anschluss am Kassen-Server stecken.
  2. Admin → Einstellungen → TSE öffnen und „TSE jetzt aktivieren“ tippen.
  3. Auf die Erfolgsmeldung warten. Der Status zeigt danach Verfügbar (grün).

Mehr dazu, auch zu gesperrter Anmeldung und übernommenen TSE: TSE im Kassenalltag.

Cloud-TSE

Die Cloud-TSE brauchen Sie nicht anzustecken oder zu installieren. Sie wird mit Ihrem Abo bereitgestellt:

  • Bei Online-Bestellung steht sie bereit, sobald die erste Rechnung bezahlt ist (Kartenzahlung: sofort; Überweisung: nach Geldeingang).
  • Läuft Ihre Kasse über einen Händler, wird die Cloud-TSE erst bei der Freischaltung durch den Händler aktiv (siehe Händler-Portal). Bis dahin gilt für Probebuchungen dasselbe wie bei der Hardware-TSE vor der Aktivierung.

Ist die Cloud-TSE aktiv, ist jede Buchung echt

Sobald die Cloud-TSE bereitsteht, signiert sie jeden Vorgang, auch eine Probebuchung. Diese Belege sind dann echte Belege: Sie lassen sich stornieren, aber nicht löschen, und „Testdaten löschen“ ist gesperrt.

  • Prüfen Sie unter Admin → Einstellungen → TSE, ob die TSE bereits Verfügbar meldet, bevor Sie Probebuchungen im Echtbetrieb machen.
  • Meldet sie Verfügbar, buchen Sie nur das Nötigste, etwa einen einzelnen kleinen Probebon zur Druckerprüfung, und stornieren ihn anschließend.
  • Wollen Sie umfangreich testen, bevor die Cloud-TSE aktiv wird, sprechen Sie vorher mit dem Support.
  • Die Bedienung können Sie jederzeit im Übungsmodus üben.

5. Kasse beim Finanzamt melden

Mit aktiver TSE liegt die TSE-Seriennummer vor. Sie wird für die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO gebraucht. Gemeldet wird innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Den Ablauf, auch die Wahl zwischen „selbst über Mein ELSTER“ und „direkt aus DiKAS“, finden Sie unter Kassenmeldung.

6. Ersten echten Bon prüfen

Buchen Sie den ersten echten Verkauf und kontrollieren Sie den Bon:

  • Der Hinweis „TSE-AUSFALL“ fehlt.
  • Der Bon zeigt die TSE-Daten: Signatur, Transaktionsnummer, Signaturzähler, Seriennummer.
  • Der Prüf-QR-Code ist vorhanden.
  • Unter Admin → Einstellungen → TSE steht Verfügbar.

Fehlt etwas davon, finden Sie die Ursachen unter TSE-Ausfall — Was tun?.

Häufige Fragen

Ich habe versehentlich schon echte Verkäufe gebucht, bevor ich die Testdaten gelöscht habe. Dann dürfen die Testdaten nicht mehr gelöscht werden: Echte und Testbelege sind in der Kasse nicht zu trennen. Wenden Sie sich an den Support.

Die Kachel „Testdaten löschen“ ist nicht sichtbar. Sie ist nur für Administratoren sichtbar und nur, solange höchstens 500 Belege vorliegen und nichts signiert ist. In der Kassen-App auf dem Tablet gibt es sie nicht.

Kann ich den Tagesabschluss im Test machen? Ja, solange noch nichts signiert ist. Er wird mit den übrigen Bewegungsdaten gelöscht. Bei aktiver Cloud-TSE wird er dagegen signiert und bleibt.