Risposte alle domande frequenti¶
Per chi: tutte le persone che lavorano con il magazzino · A cosa serve? Ha una domanda concreta e non vuole leggere un intero capitolo. Qui trova la risposta breve – e il link al capitolo che mostra tutto il resto.
Le domande sono ordinate per attività: accettare la merce, capire la giacenza, contare, ordinare e pianificare, ricette, impostazioni e permessi.
Accettare e registrare la merce¶
Come registro la merce consegnata?¶
In Admin → Magazzino → Ordini apra l'ordine (stato Ordinato). Nella sezione Entrata merci inserisca numero e data della bolla, poi per ogni posizione in Accettato ora la quantità effettivamente arrivata, e scelga Registra entrata merci. Solo dopo la conferma «Entrata merci registrata.» la merce risulta in giacenza. → Registrare l'entrata merci
È arrivata merce che non era stata ordinata. Cosa faccio?¶
La registri in Admin → Magazzino → Movimenti → Nuovo movimento → Entrata merci: scelga il magazzino di destinazione, cerchi l'articolo, inserisca quantità e prezzo d'acquisto e prema Registra. Per i dispositivi con numero di serie ciò è possibile solo tramite un ordine. → Entrata merci senza ordine
È arrivata solo una parte della consegna. Come si procede?¶
Inserisca solo ciò che è arrivato. Il resto rimane come consegna residua aperta, l'ordine passa a Consegnato parzialmente e la panoramica lo ricorda. Se il fornitore annulla definitivamente la quantità residua, chiuda l'ordine con una motivazione. Non inserisca mai la quantità mancante come «consegnata». → Chiudere l'ordine e chiarire la consegna residua
Come annoto temperatura e condizioni all'accettazione (controllo all'entrata merci)?¶
All'entrata merci compare la sezione Controllo HACCP al ricevimento merci. Vi inserisca i valori di controllo, ad esempio la temperatura al cuore, e registri. Il protocollo di controllo appartiene esattamente a quella consegna. Se un valore è fuori dai limiti, DiKAS lo segnala – non rifiuta né blocca nulla da sé. Dimenticato? Con Aggiungi protocollo di controllo può registrarlo più tardi. La sezione compare solo se il modulo HACCP è abilitato e HACCP è attivato, esiste una checklist attiva della categoria «Entrata merci» e nelle impostazioni del magazzino è spuntata l'opzione «Offrire il controllo HACCP al ricevimento merci». → Controllo all'entrata merci (HACCP)
Il fornitore ha inviato un file di consegna o una bolla in foto. Devo ricopiare tutto?¶
No. Per le consegne grandi si importa un file di consegna (CSV). Se ha attivato l'opzione nelle impostazioni del magazzino, anche una foto o un PDF della bolla può essere letto come proposta. In entrambi i casi Lei controlla ogni riga; la registrazione avviene solo con Registra entrata merci. → Scansione, bozza e file di consegna
Ho chiuso una pagina per sbaglio. I dati inseriti sono persi?¶
No. Quanto inserito nella maschera dei movimenti e nell'entrata merci viene salvato subito su questo dispositivo come bozza. Alla successiva apertura DiKAS propone Usa bozza. Con ciò, però, non è ancora stato registrato nulla. → Bozza: non si perde nulla
Scadenza e rintracciabilità¶
Come vedo cosa sta per scadere?¶
Apra Admin → Magazzino → Lotti. In alto ci sono i lotti scaduti o in scadenza. Con Avvisa da (giorni prima) imposta l'anticipo (standard: 7 giorni). Presupposto: nell'articolo è attivato Gestire lotti e scadenza e all'entrata merci sono stati inseriti lotto e scadenza. Senza questo interruttore DiKAS non conosce alcuna data di scadenza. → Lotti e scadenza
Quale merce esce per prima?¶
Sempre quella con la scadenza più vicina (FEFO). DiKAS la sceglie da sé per vendita, trasferimento, perdita e produzione. Lei non deve scegliere nulla. → Le uscite prelevano prima la merce più vecchia
Dove è finito un determinato lotto (richiamo)?¶
Nella scheda Lotti apra lo Storico del lotto. Mostra l'entrata e tutte le uscite di quel lotto con la quantità di quel lotto. Se ha usato il controllo all'entrata merci, il pulsante Protocollo di controllo porta al controllo della consegna. → Scheda Lotti: elenco avvisi e storico
La merce scaduta deve sparire. Come la scarico?¶
Nella scheda Lotti scelga, sul lotto, Scarica come scaduto. Viene registrata la quantità di quel lotto come perdita «Scadenza superata». Un doppio clic non registra due volte. Per altra merce usi la registrazione delle perdite in cassa (Magazzino → Rottura / perdita). → Il magazzino in cassa
All'accettazione DiKAS chiede un lotto. È necessario?¶
Nell'impostazione predefinita sì: per gli articoli con gestione dei lotti DiKAS richiede numero di lotto e scadenza. Chi vuole lavorare senza rintracciabilità può disattivare l'obbligo nelle impostazioni del magazzino («Il numero di lotto è obbligatorio all’entrata merce»). La quantità viene allora registrata «senza lotto». → Impostazioni del magazzino
Capire la giacenza¶
Perché la giacenza è in negativo?¶
Perché è stato venduto o consumato più di quanto è registrato. DiKAS non blocca mai una vendita – un negativo è un'indicazione, non un errore del programma. Controlli nell'ordine: l'ultima consegna è stata registrata? La cassa scarica dal magazzino giusto? La quantità della ricetta è corretta? Non aumenti la giacenza in blocco prima di conoscere la causa. Si risolve con l'entrata merci registrata in un secondo momento o con un inventario. → Cosa significa una giacenza negativa
Perché la giacenza non cambia alla vendita?¶
Le tre cause più frequenti:
- Nell'articolo Traccia giacenza è disattivato.
- La cassa scarica da un magazzino diverso da quello atteso (assegnazione in Admin → Impostazioni → Postazioni di lavoro; senza assegnazione vale il magazzino principale).
- Lo scarico non è stato completato. Guardi nella scheda Movimenti il riquadro Scarichi di magazzino aperti; lì Registra ora registra la vendita in un secondo momento.
→ Recuperare gli scarichi mancanti
Perché per il mio piatto o cocktail non viene scaricato nulla?¶
Un piatto scarica i suoi ingredienti – ma solo se gli ingredienti stessi hanno Traccia giacenza attivo e la ricetta è completa. Controlli:
- Gli ingredienti hanno Traccia giacenza attivo, con un'unità adatta?
- Nel piatto stesso è attivo Traccia giacenza? Allora la ricetta non viene scomposta, ma si consuma solo la giacenza di prodotto finito del piatto. È corretto per una salsa preparata in scorta, ma non per un cocktail appena miscelato.
- La ricetta è difettosa (ingrediente eliminato, unità non corrispondente)? Allora la vendita viene trattenuta, non scaricata – la panoramica mostra la ricetta in Controllare le ricette. Dopo la correzione recuperi lo scarico con Registra ora. La vendita in sé non è mai coinvolta.
→ Cosa succede alla vendita · Controllare le ricette
Cosa succede al magazzino con lo storno?¶
Dipende dal motivo di storno (Admin → Impostazioni → Motivi di storno, colonna Merce):
- di nuovo in magazzino: la merce è integra e di nuovo vendibile (ad esempio un errore di registrazione).
- Perdita (calo): la merce è persa (ad esempio rottura). Viene ricaricata e subito stornata con il motivo – al netto la giacenza non cambia, ma la perdita compare nel report.
Viene sempre ricaricato ciò che era stato venduto – anche se nel frattempo la ricetta è cambiata. Se l'articolo gestisce lotti, la merce torna nel lotto da cui proveniva. → Storno e magazzino
Come vedo cosa è stato realmente registrato?¶
Nella scheda Movimenti c'è il giornale dei movimenti con ogni movimento, il suo motivo e la sua quantità. Nel report di magazzino (Admin → Report → Magazzino) vede valore, consumo e perdite per un periodo. → Il giornale dei movimenti
Come registro rottura, calo o autoconsumo?¶
In cassa in Magazzino → Rottura / perdita: scelga l'articolo, imposti la quantità, tocchi il motivo (Rottura, Scadenza superata, Autoconsumo, Consumo del personale, Altro), Registra. È meglio registrare ogni perdita che ometterla: la rottura non registrata compare in seguito come calo inspiegato. → Il magazzino in cassa
Contare¶
Come conto solo una parte del magazzino?¶
In Admin → Magazzino → Inventario avvii un inventario parziale: spunti Conta solo gli articoli selezionati (inventario parziale) e restringa – per classe A, B o C (A sono gli articoli di maggior valore), per Solo quelli da contare (non contati secondo il ritmo della classe) o per gruppo di articoli. Tutti gli altri articoli restano invariati alla chiusura; non valgono mai come «0 contato». Si fa comodamente dal report di magazzino: la proposta di conteggio ha per ogni classe il link Avvia inventario parziale. → Contare solo una parte del magazzino
Quando è stato contato per l'ultima volta un articolo?¶
Dopo ogni chiusura dell'inventario DiKAS memorizza la data per ogni articolo contato. La vede nell'elenco di conteggio (colonna Ultimo conteggio, «mai» per gli articoli nuovi), nell'elenco della giacenza sotto il nome dell'articolo e nella proposta di conteggio del report di magazzino (colonna Da contare). → Ultimo conteggio
Alla chiusura dell'inventario compare un messaggio di errore sulla giacenza modificata.¶
Dall'avvio c'è stato un movimento in magazzino – basta una sola vendita, un'entrata merci o un trasferimento. DiKAS allora non registra alcuna correzione, per non generare dati errati. Annulli l'inventario e conti di nuovo in una fase tranquilla, ad esempio prima dell'apertura o dopo la chiusura. → Chiudere l'inventario
Devo contare ogni articolo?¶
No. Un campo vuoto significa «non contato», e quell'articolo resta invariato alla chiusura. Uno 0, invece, significa «non c'è più nulla» e viene registrato. Per le posizioni non contate DiKAS chiede esplicitamente conferma prima di chiudere. → Contare
Ordinare e pianificare¶
Dove imposto la scorta minima per molti articoli in una volta?¶
Apra Admin → Articoli, filtri per gruppo di articoli (o cerchi) e scelga Modifica di massa. Compili solo ciò che deve cambiare: magazzino, scorta minima, scorta obiettivo o fornitore predefinito. Con Controlla anteprima vede prima cosa accadrebbe – solo Modifica ora … articoli salva. La modifica vale per tutti gli articoli del filtro, non solo per le righe visibili. In alternativa funziona l'importazione articoli con le colonne scorta minima e scorta obiettivo. → Modifica di massa · Valori min./obiettivo tramite elenco
La scorta minima non ha effetto – perché?¶
La scorta minima sull'articolo vale solo nel magazzino principale. In ogni altro magazzino (banco, cucina) conta soltanto la regola che inserisce per quel magazzino in Admin → Magazzino → Ubicazioni di magazzino. Anche nel magazzino principale una regola propria lì registrata ha la precedenza. → Scorte min./obiettivo per ubicazione di magazzino
Come nasce un ordine dalla giacenza?¶
In Admin → Magazzino → Ordini → Proposta d'ordine DiKAS mostra tutti gli articoli del magazzino principale sotto la scorta minima, riportati fino alla scorta obiettivo, in confezioni intere e ordinati per fornitore. Le quantità già ordinate e non ancora consegnate vengono detratte. Controlli la proposta prima di ordinare. Senza fornitore e confezione nell'articolo finisce in Senza fornitore. → Generare la proposta d'ordine
Il mio ordine è già stato inviato al fornitore?¶
DiKAS non invia mai da sé. Un ordine parte solo quando lo apre e sceglie Invia per e-mail al fornitore – oppure, per un ordine telefonico, Segna come ordinato. Fino ad allora resta una bozza, e la panoramica mostra «Bozze d’ordine in attesa di approvazione». Se all'invio compare Esito incerto, aiuta il capitolo sullo stato di invio: spiega come accertarsi senza inviare due volte. → Inviare l'ordine e stato di invio
Esistono sconti quantità e spese di trasporto nell'ordinare?¶
Sì, se li registra: uno scaglione di prezzo nell'articolo («da 4 cartoni 7,00 €») e, con il modulo Gestione merci, trasporto e soglia di franco merce nel fornitore. La proposta d'ordine calcola con essi e segnala lo scaglione successivo. DiKAS non aumenta mai la quantità da sé. → Prezzi a scaglioni e trasporto
La merce arriva in tempo per l'evento?¶
Crei l'evento con la data e i piatti previsti (Admin → Magazzino → Ordini → Fabbisogno evento) e scelga Calcola fabbisogno. Se per il fornitore è compilato il Tempo di consegna (giorni) (Admin → Fornitori → Condizioni), DiKAS indica per ogni ingrediente con quantità mancante il giorno d'ordine più tardivo. Se il tempo di consegna non basta più, compare un messaggio rosso. Si calcola in giorni di calendario; weekend e festivi non sono considerati – preveda un margine. Non viene ordinato né riservato nulla. → La merce arriva in tempo?
Come tiene conto degli eventi la proposta d'ordine?¶
Nella Proposta d'ordine attivi Considera gli eventi (standard: disattivato) e imposti la finestra temporale (standard 14 giorni). Il fabbisogno degli eventi aperti di questo magazzino riduce allora la giacenza disponibile, e a ogni riga è indicato da quale evento proviene il fabbisogno. → Includerli nella proposta d'ordine
Cosa giace in magazzino da troppo tempo?¶
Nel report di magazzino (Admin → Report → Magazzino, periodo di almeno 28, meglio 90 giorni) lo mostrano le schede Articoli fermi (nulla è uscito) e Scorte eccessive (la giacenza basta per più di 90 giorni). La copertura indica per quanti giorni basta la giacenza al consumo finora registrato. → Copertura, articoli fermi e proposta di conteggio
Ricette e calcolo¶
Quali piatti rendono troppo poco?¶
Nella scheda Ricette (Admin → Magazzino) ci sono tutti i piatti con ricetta, con prezzo di vendita, costo materie prime e margine. La scheda Sotto l'obiettivo mostra i piatti sotto il suo margine obiettivo. Un avviso non cambia mai un prezzo; il prezzo lo modifica Lei stesso nell'articolo. → Controllare le ricette
Un ingrediente costa di più. Quali piatti sono interessati?¶
Nel blocco Controlla ingrediente (scheda Ricette) scelga l'ingrediente. L'elenco mostra tutti i piatti che lo usano. Con un nuovo prezzo d'acquisto vede inoltre il nuovo margine per piatto. Il prezzo ipotizzato non viene salvato da nessuna parte. → Controlla ingrediente
Cucino la salsa in scorta. Come la metto in magazzino?¶
Crei la salsa come articolo con Traccia giacenza e ricetta e registri ogni lotto di produzione nella scheda Produrre: gli ingredienti vengono prelevati, la resa effettiva (ad esempio 4,8 kg invece di 5 kg) viene caricata. Alla vendita successiva viene scaricata solo la salsa, non di nuovo i pomodori. → Produrre prodotti propri
Configurazione, impostazioni e permessi¶
Da dove comincio?¶
Con i passaggi nell'ordine della pagina di panoramica: attivare il modulo, fornitore, articoli con giacenza, scorta minima/obiettivo, giacenza iniziale, vendita di prova. La panoramica (prima scheda) Le mostra l'avanzamento. → Configurazione nell'ordine giusto · Configurare il magazzino
Come inserisco la giacenza iniziale?¶
O registra una volta la merce presente come entrata merci, la conta con un inventario, oppure importa molte giacenze iniziali in una volta (Admin → Articoli → Importazione → Relazioni di magazzino → Giacenze iniziali). L'importazione controlla prima e in caso di errori non salva nulla. Non sovrascrive mai una giacenza in corso. → Articoli fornitore, ricette e giacenze iniziali da tabelle
Mi manca una scheda o un riquadro. Da cosa dipende?¶
Quasi sempre da un permesso o da un modulo non attivato. Controlli: la Gestione magazzino è attivata e dotata di licenza? La persona dipendente ha il permesso di magazzino adatto (Admin → Personale → Permessi → sezione Magazzino)? La scheda Lotti compare solo quando un articolo gestisce lotti. → Assegnare i permessi · Le schede nell'area Admin
Non vedo più i prezzi d'acquisto.¶
Allora nelle impostazioni del magazzino è attivato Mostrare i prezzi d’acquisto solo al personale autorizzato. Le quantità restano visibili; i prezzi li vede solo il personale autorizzato. → Impostazioni del magazzino
Dove trovo le impostazioni del magazzino?¶
In Admin → Impostazioni → Attività → Magazzino, nella modalità Esperto, e solo come amministratore. Tutti gli interruttori sono preimpostati come il magazzino ha lavorato finora – non cambia nulla finché non modifica qualcosa. → Impostazioni del magazzino
Non l'ha trovato?¶
La pagina di panoramica ha in alto la tabella «Voglio … – da qui si prosegue» e in basso i concetti di base. Ogni capitolo termina con la sezione Se qualcosa non funziona, dove sono elencati i messaggi e il rimedio.