Banking & SEPA¶
DiKAS bietet einen vollständigen Banking-Bereich: Kontoauszüge importieren (CSV, MT940 oder direkt per FinTS), Zahlungen automatisch zuordnen, SEPA-Lastschriften und SEPA-Überweisungen erstellen. Der Matching-Algorithmus erkennt Rechnungsnummern, Kundennamen und IBANs — und ordnet eingehende Zahlungen selbstständig zu.
Admin → Banking
Bankkonten einrichten¶
Bankkonto anlegen¶
Admin → Banking → Konten → „+ Neues Konto"
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung (z. B. „Geschäftskonto Sparkasse") |
| IBAN | Ihre IBAN |
| BIC | Ihre BIC |
| Kontoinhaber | Name des Kontoinhabers |
| Standard-Konto | Als Hauptkonto für Rechnungen verwenden |
FinTS einrichten (Online-Banking-Abruf)¶
Wenn Sie Kontobewegungen direkt von Ihrer Bank abrufen möchten:
Admin → Einstellungen → FinTS
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| BLZ | Bankleitzahl Ihrer Bank |
| FinTS-URL | Wird automatisch per BLZ ermittelt |
| Benutzer-ID | Ihre Online-Banking-Kennung |
| PIN | Ihre Online-Banking-PIN |
| IBAN | Konto, das abgerufen werden soll |
| BIC | Bank-Identifikation |
| Kontoinhaber | Name des Kontoinhabers |
| TAN-Verfahren | pushTAN, chipTAN, smsTAN, etc. |
Kontoauszüge importieren¶
Manueller Import (CSV / MT940)¶
- Laden Sie den Kontoauszug aus Ihrem Online-Banking herunter
- Admin → Banking → „Datei importieren"
- Datei auswählen (CSV oder MT940/SWIFT)
- DiKAS erkennt automatisch:
- Dateiformat und Trennzeichen
- Zeichenkodierung (UTF-8, Windows-1252)
- Spaltenstruktur
- Kontobewegungen werden importiert
Duplikaterkennung: Jede Transaktion erhält einen Hash aus Datum, Betrag, Name, Verwendungszweck und IBAN. Bereits importierte Transaktionen werden automatisch übersprungen.
Automatischer Abruf (FinTS)¶
Wenn FinTS konfiguriert ist:
- Admin → Banking → „Online abrufen"
- Zeitraum wählen (Standard: seit letztem Abruf)
- „Abrufen" klicken
- Falls Ihre Bank eine TAN verlangt:
- TAN-Verfahren wird angezeigt (pushTAN, chipTAN, etc.)
- Bei QR-TAN: QR-Code wird eingeblendet
- TAN eingeben → „Bestätigen"
- Bei pushTAN (Decoupled): Bestätigung in der Banking-App abwarten
- Kontobewegungen werden importiert und automatisch zugeordnet
FinTS-Ablauf im Detail¶
Schritt 1: Abruf starten
→ DiKAS sendet Anfrage an FinTS-Server
→ Antwort: "tan_required" + Challenge-Text
Schritt 2: TAN eingeben
→ DiKAS sendet TAN
→ Antwort: "success" + Kontobewegungen
oder: "vop_confirmation" (Verification of Payee)
→ Name auf Empfängerkonto stimmt nicht überein
→ Warnung wird angezeigt, Bestätigung erforderlich
🔗 Zahlungszuordnung¶
Automatische Zuordnung (6 Stufen)¶
Nach dem Import versucht DiKAS, jede Kontobewegung automatisch einer Rechnung zuzuordnen. Der Algorithmus prüft in absteigender Konfidenz:
| Stufe | Kriterium | Konfidenz | Beispiel |
|---|---|---|---|
| 1 | Rechnungsnummer + Betrag | Höchste | Verwendungszweck „RE-2026-0042", Betrag 178,88 € |
| 2 | Rechnungsnummer | Hoch | Verwendungszweck enthält „RE-2026-0042" |
| 3 | Kundenname + Betrag | Mittel | Name „Müller GmbH", Betrag passt zu offener Rechnung |
| 4 | IBAN + Betrag | Mittel | IBAN des Kunden + passender Betrag |
| 5 | Stichwort im Verwendungszweck | Niedrig | Verwendungszweck enthält Kundennamen |
| 6 | Nur Betrag | Niedrigste | Betrag passt zu genau einer offenen Rechnung |
Kontobewegung:
Eingang: 178,88 €
Von: Müller GmbH
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
Verwendungszweck: RE-2026-0042 Mittagessen März
→ Automatisch zugeordnet: Rechnung RE-2026-0042 (178,88 €)
→ Match-Stufe: 1 (Rechnungsnummer + Betrag)
→ Status: Bezahlt ✓
Zuordnungsstatus¶
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Nicht zugeordnet | Keine automatische Zuordnung möglich |
| Automatisch zugeordnet | Algorithmus hat eine Rechnung gefunden |
| Manuell zugeordnet | Sie haben die Zuordnung selbst vorgenommen |
| Teilzuordnung | Betrag teilweise einer Rechnung zugeordnet |
| Kategorisiert | Keiner Rechnung, aber einer Ausgabenkategorie zugeordnet |
| Ignoriert | Bewusst übersprungen (z. B. interne Umbuchung) |
Manuelle Zuordnung¶
Wenn die automatische Zuordnung nicht greift:
- Kontobewegung anklicken
- „Zuordnen" → Rechnung oder Kunde suchen
- Auswählen und bestätigen
- Rechnungsstatus wird automatisch aktualisiert
Teilzahlung¶
Wenn nur ein Teilbetrag überwiesen wurde:
- Zuordnung wie oben
- DiKAS verbucht den Teilbetrag auf der Rechnung
- Rechnungsstatus wechselt zu „Teilbezahlt"
- Der Restbetrag bleibt als offener Posten
📨 Belege erfassen¶
Eingangsbelege (Lieferanten-/Dienstleisterrechnungen, Quittungen) werden per Drag & Drop in der Beleg-Übersicht erfasst — E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) liest DiKAS exakt aus dem eingebetteten XML aus, alle anderen Dokumente per KI (inkl. IBAN/BIC und Zahlungsmodus). DiKAS schlägt Kategorie und Lieferant vor, prüft gegen Ihre Umsätze, ob schon bezahlt wurde, und bietet sonst einen Überweisungs-Entwurf an. Details: Belege erfassen.
Beleg mit Umsatz verknüpfen: In den Transaktionen öffnet die Büroklammer am Umsatz die Belegsuche. Vorgeschlagen werden die noch offenen Belege mit passendem Betrag — bereits zugeordnete oder als bezahlt markierte bleiben draußen, damit keine zweite Zahlung an derselben Rechnung landet. Die Trefferliste beginnt mit den neuesten Belegen; gibt es weitere, steht darunter „Mehr Belege laden" — so ist auch ein älterer Beleg erreichbar, ohne den Suchbegriff enger zu fassen. Umgekehrt geht es genauso: am offenen Beleg selbst steht „Zahlung zuordnen" mit den passenden Kontoumsätzen. Der verknüpfte Beleg fließt als Anhang des Umsatzes in den DATEV-Export und wird nicht zusätzlich als eigene Ausgabe gebucht (kein Doppel).
💡 Die Beleg-/Ausgabenerfassung im POS lässt sich unter Einstellungen → Module → „Ausgaben" ein- und ausschalten und ist über die Personalrechte steuerbar.
🏦 SEPA-Lastschrift (Einzug)¶
Für wiederkehrende Forderungen (Abos, offene Rechnungen mit SEPA-Mandat):
Voraussetzungen¶
| Voraussetzung | Wo konfiguriert |
|---|---|
| Gläubiger-ID | Admin → Einstellungen → Backend-Config |
| Kunden-IBAN | Admin → Kunden → [Kunde] → IBAN |
| SEPA-Mandat | Admin → Kunden → [Kunde] → Mandatsreferenz + Datum |
| Rechnung mit Lastschrift-Flag | Beim Abo oder bei der Rechnung |
Lastschrift-Datei erstellen¶
- Admin → Banking → „SEPA-Lastschrift"
- Fällige Rechnungen mit SEPA-Flag werden angezeigt
- Einträge auswählen (oder alle)
- „SEPA-Datei erstellen"
- XML-Datei (pain.008.003.02) herunterladen
- In Ihr Online-Banking hochladen
Direkt per FinTS einreichen¶
Statt die Datei herunterzuladen, können Sie die Lastschriften auch direkt an die Bank übergeben — Finanzen → Banking → Unterreiter „Lastschriften" (dort stehen alle offenen SEPA-Lastschriften über alle Kunden, auch aus Rechnungsläufen, die nie eingereicht wurden):
- Einträge auswählen → „Per FinTS einreichen" (verfügbar ab dikas Faktura Pro)
- Bankfreigabe: Je nach Bank geben Sie eine TAN ein („TAN senden") oder bestätigen den Auftrag in Ihrer Banking-App und drücken danach „Freigabe prüfen"
- Nimmt die Bank den Auftrag an, gelten die Rechnungen als eingereicht und verschwinden aus der Liste
Wenn die Bank ablehnt (falsche TAN, Auftrag zurückgewiesen), bleiben die Rechnungen offen und können erneut eingezogen werden — die Fehlermeldung der Bank wird angezeigt.
Wenn die Antwort der Bank ausbleibt — die Freigabe in der App wurde nicht rechtzeitig erteilt, die Verbindung ist abgebrochen oder die Antwort ging verloren — weiß DiKAS nicht, ob der Auftrag bei der Bank liegt. Die Rechnungen stehen dann unter „… Lastschriften warten auf Ihre Bestätigung" mit dem Hinweis „Bank-Status unklar seit … — bitte im Online-Banking prüfen, ob der Einzug ausgeführt wurde". Bis Sie das klären, werden sie weder erneut eingezogen noch angemahnt:
- Steht der Einzug im Online-Banking: „Datei ist bei der Bank" → die Rechnungen gelten als eingereicht
- Fehlt er dort: „Datei verwerfen" → die Rechnungen werden wieder einziehbar
Nie einfach nochmal einreichen
Ein Auftrag, der bei der Bank liegt und später in der App freigegeben wird, wird ausgeführt. Ein zweiter Einzug derselben Rechnungen wäre ein Doppeleinzug. Erst im Online-Banking nachsehen, dann bestätigen oder verwerfen.
SEPA-XML-Inhalt¶
Die erzeugte Datei enthält pro Rechnung: - MndtId: Mandatsreferenz des Kunden - DtOfSgntr: Mandatsdatum - EndToEndId: Rechnungsnummer - InstdAmt: Offener Betrag (EUR) - ReqdColltnDt: Einzugsdatum (5 Tage nach Erzeugung) - Ustrd: „Rechnung {Rechnungsnummer}"
Rücklastschrift-Handling¶
Wenn eine Lastschrift zurückkommt:
- Beim Bankimport erkennt DiKAS die Rücklastschrift (negativer Betrag)
- Die zugehörige Rechnung wird auf „Offen" zurückgesetzt
- Der SEPA-Status wechselt zu „Fehlgeschlagen"
- Optional: IBAN des Kunden wird zur Prüfung markiert
💸 SEPA-Überweisung (Ausgang)¶
Für ausgehende Zahlungen (z. B. an Lieferanten) gibt es einen Reiter: Admin → Banking → Überweisungen. Dort sehen Sie alle vorgemerkten Überweisungen und können jede einzeln per FinTS absenden — oder direkt eine neue erfassen.
Einzelüberweisung¶
- Admin → Banking → Überweisungen → „+ Neue Überweisung" — die Erfassungs-Maske klappt auf
- Empfänger tippen (Vorschläge aus Kunden und früheren Umsätzen füllen IBAN/BIC automatisch), Betrag, Verwendungszweck
- Entweder speichern (vormerken) oder direkt ausführen
Vorgemerkte Überweisungen ausführen (FinTS)¶
- In der Liste auf Übertragen (Papierflieger) beim gewünschten Eintrag klicken
- VoP-Prüfung (Empfängername ↔ Kontoinhaber) bestätigen
- TAN eingeben — die Überweisung wird an die Bank übermittelt
Entwürfe aus der Beleg-Erfassung
Auch Belege erzeugen auf Bestätigung Überweisungs-Entwürfe — sie erscheinen in derselben Liste und werden genauso ausgeführt.
Sammelüberweisung¶
Mehrere Überweisungen können zu einer Sammeldatei zusammengefasst werden:
- Mehrere Überweisungen auswählen
- „Sammeldatei erstellen" → pain.001-XML mit allen Posten
Bank-Transaktionsübersicht¶
Die Banking-Seite zeigt alle importierten Kontobewegungen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Buchungsdatum |
| Betrag | Ein- oder Ausgang (farblich: grün/rot) |
| Name | Auftraggeber / Empfänger |
| Verwendungszweck | Text der Überweisung |
| IBAN | Gegenkonto |
| Status | Zugeordnet / Nicht zugeordnet / Ignoriert |
| Zuordnung | Verknüpfte Rechnung oder Kunde |
| Konfidenz | Match-Stufe (1–6) bei automatischer Zuordnung |
🔐 IBAN-Validierung¶
DiKAS prüft IBANs auf Korrektheit:
- Formatprüfung: Länge und Länderkennzeichen
- Prüfsumme: IBAN-Checksumme (ISO 13616)
- BIC-Ableitung: BIC wird automatisch aus der IBAN ermittelt
- Bank-Lookup: Bankname wird per BLZ/IBAN angezeigt
Praxisbeispiel: Monatlicher Zahlungsabgleich¶
Situation: Restaurant mit 20 Firmenkunden auf Rechnung.
- FinTS-Abruf: „Online abrufen" → TAN eingeben → 45 neue Kontobewegungen
- Automatische Zuordnung: 12 Zahlungen werden sofort zugeordnet (Stufe 1–3)
- Manuelle Zuordnung: 3 Zahlungen ohne Rechnungsnummer → manuell zuordnen
- Ignorieren: 30 Buchungen (Miete, Strom, etc.) als „Ignoriert" markieren
- Ergebnis: 12 Rechnungen automatisch als „Bezahlt" markiert, 3 weitere manuell
- Offene Posten: 5 Rechnungen noch offen → Mahnlauf starten (→ Mahnwesen)
Nächster Schritt¶
→ DATEV-Export — Daten für den Steuerberater exportieren