Datenimport & Export¶
DiKAS bietet umfangreiche Import- und Export-Funktionen: einen intelligenten Artikel-Import-Wizard mit optionaler KI-Unterstützung, selektives Backup & Restore mit 8 Kategorien und Echtzeit-Fortschritt sowie einen geführten Umzugs-Assistenten für den Wechsel von einem anderen Kassensystem.
Admin → Datenimport
Artikel-Import¶
Überblick¶
Der Import-Wizard führt Sie in 4 Schritten durch den Artikel-Import — von der Datei-Auswahl bis zur Ergebnisübersicht. Spalten werden automatisch erkannt, optional mit KI-Unterstützung.
Schritt 1: Datei hochladen¶
Admin → Datenimport → Artikel-Import
Unterstützte Formate:
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| CSV | Semikolon- oder Komma-getrennt |
| TXT | Tab-getrennt |
| XLSX | Excel-Dateien |
| Per KI-Extraktion (optional) | |
| Bilder | JPG/PNG/WebP per KI-Extraktion (z. B. Foto einer Preisliste) |
Ziehen Sie die Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf „Datei auswählen".
Automatische Erkennung:
DiKAS erkennt automatisch:
- Trennzeichen: Semikolon (;), Komma (,), Tab, Pipe (|)
- Zeichenkodierung: UTF-8, Windows-1252 (per BOM oder Heuristik)
- Kopfzeile: Ob die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält
Schritt 2: Spalten zuordnen¶
DiKAS analysiert die Spaltenüberschriften und Werte, um die beste Zuordnung vorzuschlagen:
Automatische Spaltenerkennung (16 Zielfelder):
| DiKAS-Feld | Erkannte Spaltenüberschriften |
|---|---|
| Name | Artikelname, Bezeichnung, Produktname, Product |
| Preis | VK-Preis, Preis, Verkaufspreis, Price, Betrag |
| Artikelnummer | PLU, SKU, ArtNr, Artikelnr, Number |
| Steuersatz | MwSt, Steuer, Tax, VAT, MwSt% |
| Steuerklasse | Steuerklasse, TaxClass |
| Warengruppe | Gruppe, Warengruppe, Kategorie, Category, WGR |
| Barcode | Barcode, EAN, GTIN, EAN13 |
| Einheit | Einheit, Mengeneinheit, ME |
| Beschreibung | Beschreibung, Langtext, Info |
| Kurzname | Kurzname, Kurz |
| Farbe | Farbe, Hintergrund, Background, Color |
| Aktiv | Aktiv, Active, Sichtbar, Visible |
| Allergene | Allergene, Allergen |
| Sortierung | Sortierung, Position, Reihenfolge |
| Pfand | Pfand, Deposit |
| Gang | Gang, Course, Küche |
Erkennungsphasen: 1. Header-Matching: Spaltenüberschrift wird gegen 60+ bekannte Muster geprüft 2. Wert-Analyse: Bei unklaren Spalten werden die ersten 20 Zeilen analysiert (Zahlen, Booleans, Codes)
Korrigieren Sie bei Bedarf die Zuordnung per Dropdown.
KI-Zuordnung: Wenn ein KI-Anbieter konfiguriert ist, klicken Sie auf „KI-Vorschlag" — DiKAS sendet Spaltenüberschriften und Beispielzeilen an die KI und erhält eine optimierte Zuordnung.
Schritt 3: Vorschau & Konfiguration¶
Prüfen Sie die importierten Daten: - Wie viele Artikel werden importiert? - Gibt es Duplikate? (Gleiche Artikelnummer, Barcode oder Name) - Werden neue Gruppen erstellt?
Duplikat-Behandlung:
| Modus | Beschreibung |
|---|---|
| Überspringen | Vorhandene Artikel nicht ändern |
| Aktualisieren | Vorhandene Artikel mit neuen Daten aktualisieren |
| Ersetzen | Vorhandene Artikel löschen und neu erstellen |
Duplikat-Erkennung: Vergleich über Artikelnummer, Barcode oder Name (konfigurierbar).
Wert-Transformationen:
| Transformation | Beschreibung |
|---|---|
| Steuerklasse → Steuersatz | Legacy-Steuerklasse (0/1/99) → Prozentsatz (19/7/0) |
| Preisformat | Deutsches (1.000,00) und englisches (1,000.00) Format |
| Boolean-Text | „ja"/„yes"/„1"/„x" → aktiv, „nein"/„no"/„0" → inaktiv |
| Allergencodes | Legacy-Codes (a1–a14) → EU-Codes (A–N) |
Schritt 4: Import durchführen¶
Klicken Sie auf „Importieren". Das Ergebnis zeigt: - Neu erstellt: X Artikel - Aktualisiert: X Artikel - Übersprungen: X Artikel - Fehler: X Artikel (mit Details pro Zeile)
Neue Warengruppen werden automatisch erstellt, wenn die angegebene Gruppe noch nicht existiert.
Import-Profile¶
Speichern Sie häufig verwendete Zuordnungen als Profil:
- Nach erfolgreicher Zuordnung: „Profil speichern"
- Name eingeben (z. B. „Lieferant Müller CSV")
- Gespeichert werden: Spalten-Mapping, Transformationen, Trennzeichen, Standard-Gruppe, Steuer, Duplikat-Modus
- Beim nächsten Import: Profil laden → Zuordnung ist bereits fertig
Profil-Einstellungen¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Profilname |
| Quellformat | CSV, XLSX, PDF, Image |
| CSV-Einstellungen | Trennzeichen, Kodierung, Kopfzeile, Textqualifizierer |
| Excel-Einstellungen | Blatt-Index/Name, Kopfzeile, Datenstart |
| Standard-Gruppe | Fallback-Warengruppe |
| Standard-Steuersatz | Fallback-Steuersatz |
| Duplikat-Modus | Überspringen / Aktualisieren / Ersetzen |
| Matching-Feld | Artikelnummer / Barcode / Name |
KI-gestützter Import¶
PDF- und Bild-Extraktion¶
Für Preislisten als PDF oder Foto:
- PDF oder Bild hochladen (auch mehrseitig/mehrere Dateien in einem Durchgang möglich)
- DiKAS sendet die Datei an den konfigurierten KI-Anbieter
- Die KI extrahiert je Artikel: Name, Preis, Gruppe, einen MwSt-Klassen-Vorschlag (Regulär/ Ermäßigt/Steuerfrei), Allergene (EU-14, A–N) und — falls auf der Karte aufgedruckt — Optionen/Extras (z. B. Beläge, Größen, Beilagen) samt Aufpreis (siehe Optionen & Extras)
- Statt der generischen Spaltenzuordnung (Schritt 2 oben, die nur für CSV/XLSX/TXT gilt) öffnet sich für Foto/PDF direkt die Korrekturschleife — siehe unten
- Nach der Korrektur: Weiter wie bei CSV-Import (Schritt 3–4, Vorschau & Import)
Korrekturschleife¶
Die KI-Erkennung ist ein Vorschlag — die Korrekturschleife zeigt das Ergebnis als editierbare Tabelle, bevor irgendetwas importiert wird:
| Spalte | Bearbeitbar als |
|---|---|
| Name | Freitext |
| Preis | Freitext (erkennt deutsches 1.234,56 und englisches 1,234.56 Format) |
| Gruppe | Freitext mit Vorschlagsliste bestehender Gruppen |
| MwSt-Klasse | Auswahlliste |
| Allergene | Anklickbare Chips aus der konfigurierten Allergen-Liste |
- Unsichere Zeilen (Konfidenz der KI < 0,7, fehlender/ungültiger Preis oder fehlender Name) sind per Warn-Symbol und farbigem Rahmen markiert — bitte vor dem Import prüfen.
- Zeilen lassen sich löschen, über „+ Zeile hinzufügen" können Sie von Hand weitere Artikel ergänzen, die die KI nicht erkannt hat.
- Bereits vorhandene Artikel: Ein Umschalter legt fest, ob Namensgleiche Artikel aktualisiert (Standard — Ihre Korrekturen gewinnen) oder unverändert gelassen werden. Die Duplikat-Erkennung läuft im Foto/PDF-Pfad über den Namen (bei Speisekarten gibt es i. d. R. keine Artikelnummern).
- Bei sehr großen Karten (mehr als 500 erkannte Positionen) zeigt und bearbeitet die Korrekturschleife nur die ersten 500 — der Rest wird unverändert mit übernommen, ein Warnhinweis macht darauf aufmerksam.
ℹ️ Die MwSt-Klasse ist ein Vorschlag der KI, kein verbindlicher Steuerbescheid — bitte vor dem Import gegenprüfen, insbesondere bei Artikeln mit Außer-Haus-/Liefer-Kennzeichnung.
Optionen & Extras¶
Sind auf der Karte Wahlmöglichkeiten aufgedruckt — Beläge, Größen, Beilagen, Soßen —, erkennt die KI diese zusätzlich und ordnet sie den passenden Artikeln zu:
- Nach der Analyse zeigt ein Hinweis „… Options-Gruppen erkannt" die gefundenen Gruppen (z. B. „Beläge", „Größe") mit der Zahl ihrer Einträge.
- Beim Import werden gleiche Options-Gruppen artikelübergreifend zusammengefasst und automatisch als Optionsvorlagen angelegt; jeder betroffene Artikel wird mit der passenden Vorlage verknüpft. Die Ergebnisübersicht weist die Zahl neu erstellter Optionsvorlagen aus.
- Zu finden sind die Optionen danach zentral unter Admin → Optionsvorlagen und am jeweiligen Artikel unter Artikel öffnen → Tab „Optionen".
ℹ️ Optionen sind in der Korrekturschleife (oben) nicht editierbar — sie werden so übernommen, wie die KI sie erkannt hat. Sie entstehen als Mehrfachauswahl-Gruppen mit dem aufgedruckten Aufpreis; Feinheiten wie Einzelauswahl, Pflichtauswahl, Standardauswahl oder „Anzahl gratis" stellen Sie anschließend am Artikel bzw. an der Optionsvorlage ein.
Unterstützte KI-Anbieter¶
| Anbieter | Modell | Beschreibung |
|---|---|---|
| OpenAI | GPT-4 Vision | Cloud-basiert, API-Key erforderlich |
| Anthropic | Claude Vision | Cloud-basiert, API-Key erforderlich |
| Google Gemini | Gemini 2.0 Flash | Cloud-basiert, API-Key erforderlich |
| Ollama | Lokale Modelle | Selbst-gehostet, kein API-Key nötig |
Konfiguration: Admin → Einstellungen → KI-Import
Kostenfreies Kontingent¶
Ohne eigenen API-Key stehen 2 kostenlose KI-Importe über den DiKAS-Schlüssel zur Verfügung. Für unbegrenzte Nutzung hinterlegen Sie Ihren eigenen API-Key.
Excel-Vorlage¶
Laden Sie eine Vorlage herunter, die alle 17 Zielfelder enthält:
„Vorlage herunterladen" → Excel-Datei mit: - Alle Spaltenüberschriften - Eine Beispielzeile mit Erklärungen - Formathinweise pro Spalte
Backup & Restore¶
Ihre Daten werden automatisch über die DiKAS-Cloud gesichert — verschlüsselt und außerhalb des Betriebs. Sie müssen kein Backup selbst erstellen, herunterladen oder verwalten. Muss etwas wiederhergestellt werden (z. B. nach einem Gerätetausch), übernimmt das der DiKAS-Support.
→ Details: Backup & Restore
Umzug von einem anderen Kassensystem¶
Wechseln Sie von einem anderen Kassensystem, führt Sie der Einrichtungs-Assistent durch Export, Import und die rechtlichen Pflichten beim Umstieg — der Umzug ist ein Teil davon.
Start: Admin-Dashboard → Karte „Einrichtungs-Assistent" → im Schritt „Woher kommen deine Daten?" das Altsystem wählen. Alternativ direkt über Artikel → Import (dort gibt es den Modus „Import aus einem anderen Kassensystem").
Der Assistent ist in Schritte gegliedert und lässt sich jederzeit unterbrechen — der zuletzt gespeicherte Stand ist beim nächsten Aufruf wieder vorausgewählt:
- Quelle wählen: ready2order, orderbird, Vectron, ein anderes System (per DSFinV-K-Export) oder Excel/CSV.
- Export-Anleitung: je nach gewähltem Altsystem eine passende Schritt-für-Schritt-Anleitung, wo im Altsystem der Datenexport ausgelöst wird (inkl. bekannter Fallstricke, z. B. E-Mail-Versand des Exports oder ein Limit von wenigen Monaten pro Export bei manchen Anbietern).
- Import starten: verlinkt in den passenden Import (DSFinV-K-Import bzw. ready2order-Import) — für Excel/CSV in den bestehenden Artikel-Import oben auf dieser Seite.
- Umzugs-Checkliste: eine abhakbare Liste für einen rechtssicheren Umstieg — Tagesabschluss im Altsystem, Archivierung des finalen DSFinV-K-Exports (10 Jahre, § 147 AO), Aufbewahrung der alten TSE, Meldung der neuen Kasse ans Finanzamt binnen einem Monat (§ 146a AO, verlinkt zum Finanzamt-Setup) und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation.
⚠️ Die Checkliste ist eine Hilfestellung und ersetzt keine Steuerberatung — klären Sie die Fristen und Pflichten im Zweifel mit Ihrem Steuerberater bzw. Finanzamt ab.
Häufige Fragen¶
Kann ich nur die Artikel importieren, ohne den Rest zu überschreiben? Ja — wählen Sie beim Restore nur die Kategorie „Artikel". Alle anderen Daten bleiben unverändert.
Was passiert bei einem Restore mit offenen Bons? Offene Bons gehören zur Kategorie „Tische". Wenn Sie diese Kategorie nicht wählen, bleiben die aktuellen offenen Bons erhalten.
Unterstützt der Import auch Lieferanten-Kataloge mit 10.000+ Artikeln? Ja — der Import verarbeitet auch große Dateien. Die Verarbeitung erfolgt in Batches mit Fortschrittsanzeige.
Nächster Schritt¶
→ Module — Zusatzmodule (Disco, Werkstatt, Zeiterfassung)