Hotel-Modul¶

Das Hotel-Modul macht aus DiKAS eine Zimmerverwaltung für kleine Häuser: Pension, Gasthof, Ferienwohnung, kleines Hotel. Zimmer anlegen, Preise nach Saison festlegen, Buchungen aufnehmen, Gäste ein- und auschecken, die Reinigung organisieren — und alles, was ein Gast im Haus verbraucht, auf einem Zimmerkonto sammeln, das am Ende mit einem richtigen Kassenbeleg bezahlt wird.

Aktivierung: Admin → Einstellungen → Betrieb → Hotel. Das Modul muss lizenziert sein — ohne Lizenz erscheint der Menüpunkt gar nicht erst.

🏨 Der Ablauf eines Aufenthalts¶

Buchung → Bestätigung → Check-in → Aufenthalt → Abrechnen → Check-out
   ↓                       ↓           ↓            ↓
Anfrage             Zimmerkonto   Restaurant,   Kassenbeleg
(online)            entsteht      Bar, Minibar  mit Zahlart

Status	Was er bedeutet	Was als Nächstes geht
Angefragt	Buchung liegt vor, das Haus hat sie noch nicht bestätigt	Bestätigen, Stornieren, Nicht angereist
Bestätigt	Das Haus hat zugesagt	Einchecken, Stornieren, Nicht angereist
Eingecheckt	Der Gast ist im Haus, das Zimmerkonto läuft	Abrechnen, dann Auschecken
Ausgecheckt	Aufenthalt beendet, Konto abgerechnet	—
Storniert	Abgesagt	—
Nicht angereist	Der Gast ist ohne Absage ausgeblieben	—

Storniert und Nicht angereist sind nicht dasselbe

Eine rechtzeitige Absage ist je nach Ihren Bedingungen kostenfrei — ein Gast, der einfach nicht kommt, in der Regel nicht. Melden Sie ihn deshalb als nicht angereist und nicht als storniert: nur dann haben Sie die Grundlage, die Nacht zu berechnen. Das Zimmer wird dabei wieder frei, das Zimmerkonto bleibt offen.

🛏️ Zimmer und Zimmertypen¶

Ein Zimmertyp fasst gleichartige Zimmer zusammen — „Doppelzimmer", „Suite". An ihm hängen Grundpreis und maximale Belegung. Ein Zimmer ist ein konkreter Raum: Nummer, Etage, Zustand.

Der Unterschied wird beim Buchen wichtig: Ihr Gast bucht online einen Typ, nicht ein bestimmtes Zimmer. Welches Zimmer er bekommt, entscheiden Sie beim Check-in.

Zimmerzustand: Verfügbar · Belegt · Außer Betrieb · Wartung Reinigungszustand: Sauber · Schmutzig · In Bearbeitung · Geprüft

Zimmer sperren¶

Ein Zimmer, das renoviert wird oder für eine Gruppe zurückgehalten werden soll, sperren Sie im Belegungsplan über „Zimmer sperren". Gesperrte Zimmer erscheinen im Plan als „Gesperrt", sind online nicht buchbar und lassen sich nicht einchecken.

💶 Preise¶

Ein Preisplan sagt, was eine Nacht kostet. Je Zimmertyp können mehrere nebeneinander stehen — zum Beispiel ein normaler und ein Wochenpauschal-Plan.

Bestandteil	Wirkung
Saisonpreise	Preis pro Nacht in einem Zeitraum
Wochenend-Aufschlag	Prozentual, gilt Samstag und Sonntag
Feiertags-Aufschlag	Prozentual, gilt nur an den Tagen, die Sie eintragen
Zusatzperson	Betrag je Person über der Standardbelegung
Frühstück	Preis je Erwachsenem und Nacht
Mindestaufenthalt	Unter dieser Nächtezahl ist der Plan nicht buchbar

Der Feiertags-Aufschlag braucht eingetragene Tage

Ein Prozentsatz allein wirkt auf keinen Preis. Feiertage sind regional verschieden — Fronleichnam ist in Bayern frei, in Berlin nicht —, und viele Häuser rechnen Stadtfest oder Messe mit hinein. Deshalb tragen Sie die Tage selbst ein. Die Maske weist Sie darauf hin, wenn ein Aufschlag ohne Tage dasteht.

Feiertag am Wochenende

Fällt ein Feiertag auf einen Samstag, gilt der höhere der beiden Aufschläge — nicht beide zusammen.

🧾 Das Zimmerkonto¶

Beim Check-in entsteht das Zimmerkonto. Darauf wird gebucht:

beim Check-in automatisch: jede Nacht einzeln, das Frühstück und die Kurtaxe
während des Aufenthalts: alles, was der Gast im Haus verbraucht — Restaurant, Bar, Minibar

Warum die Nächte gleich beim Check-in draufkommen

Große Hotels buchen den Zimmerpreis in einem nächtlichen Lauf. Für ein kleines Haus ist das unnötig und störanfällig; DiKAS bucht den ganzen Aufenthalt beim Check-in. Verlängert der Gast, wird nachgebucht.

Aufs Zimmer buchen¶

Im Restaurant, an der Bar oder im Direktverkauf wählt der Bediener beim Kassieren die Zahlart „aufs Zimmer". Es öffnet sich die Zimmerauswahl:

Zimmernummer tippen („204")
Gastname tippen („Beispiel")
oder die Zimmerschlüssel-Karte an den Leser halten

Angezeigt werden nur Zimmer, in denen gerade ein Gast eingecheckt ist — mit dem bisherigen Kontostand, damit Sie sehen, ob Sie richtig sind. Der Beleg wird dann ganz normal an der Kasse abgeschlossen und signiert; offen bleibt nur die Forderung gegen den Gast.

Ohne gewähltes Zimmer geht es nicht weiter

Das ist Absicht: eine Zimmerbuchung ohne Zimmer landet auf keinem Konto. Der Beleg trüge die Zahlart, das Geld stünde nirgends — und es fiele erst beim Abrechnen auf, wenn der Gast schon abgereist ist.

Zimmerschlüssel-Karte: Beim Check-in können Sie die Karte des Gastes erfassen. Danach genügt an der Bar ein Halten der Karte an den Leser, und das richtige Konto ist gewählt. Beim Check-out wird die Zuordnung wieder gelöst — Karten werden neu ausgegeben, und dieselbe Karte gehört nächste Woche jemand anderem.

Die Karte wählt aus, sie bezahlt nicht

Die Kartenkennung ist kein Geheimnis; jeder Leser sieht sie. Sie beantwortet nur die Frage „welches Zimmer" — abgeschlossen wird der Vorgang erst, wenn der Bediener bestätigt.

Abrechnen¶

Beim Abrechnen wählen Sie die Zahlart, mit der der Gast bezahlt. Daraus entsteht ein richtiger Kassenbeleg mit Belegnummer und Signatur; der Umsatz erscheint in Kasse, Tagesabschluss und Buchhaltung.

Was dabei im Hintergrund passiert

Restaurant- und Barbelege, die aufs Zimmer gebucht wurden, sind bereits an der Kasse verkauft worden. Sie werden deshalb nicht noch einmal verkauft, sondern nur auf die tatsächlich geflossene Zahlart umgeschrieben. Sonst stünde derselbe Umsatz zweimal in Ihren Zahlen.

Rechnung an die Firma¶

Zahlt der Arbeitgeber, wählen Sie beim Abrechnen die Zahlart Rechnung und suchen den Rechnungsempfänger. Es entsteht dann eine Kundenrechnung auf dessen Anschrift — mit Zahlungsziel und Mahnwesen wie jede andere Rechnung. Lassen Sie das Feld leer, läuft die Rechnung auf den Gast.

Jede Nacht, das Frühstück und die Kurtaxe stehen als eigene Position mit Datum darauf. Der Arbeitgeber sieht damit, wofür er zahlt — und die Steuersätze bleiben getrennt.

Nicht möglich, wenn Restaurantbelege auf dem Konto liegen

Ein Beleg, der aufs Zimmer gebucht wurde, ist an der Kasse schon verkauft. Ihn zusätzlich in Rechnung zu stellen hieße, den Gast zweimal zahlen zu lassen — DiKAS lehnt das ab. Solche Konten rechnen Sie über Abrechnen mit einer Zahlart ab.

Auf der Rechnung steht keine TSE-Signatur — das ist richtig so

Rechnen Sie bar oder mit Karte an der Rezeption ab, entsteht ein Kassenbeleg mit TSE-Signatur. Eine Rechnung dagegen ist kein Kassenvorgang (§ 146a AO): Sie schreiben sie über die Finanzen, der Gast überweist später, und der Umsatz kommt über die Rechnung in die Buchhaltung. Ein Prüfer erwartet dort keine Signatur.

In Spanien ist es umgekehrt: dort wird jede Rechnung bei der AEAT registriert (VeriFactu) — das passiert automatisch beim Erstellen.

Der Check-out ist erst möglich, wenn das Zimmerkonto abgerechnet ist.

🧮 Steuersätze¶

Jede Posten-Art bekommt ihren eigenen Steuersatz — einzustellen unter Hotel-Einstellungen → Steuersätze.

Posten	Deutschland	Spanien
Übernachtung	7 % (ermäßigt)	10 %
Frühstück	19 % (voll)	10 %
Kurtaxe	0 %	0 %

Warum Frühstück und Übernachtung in Deutschland auseinanderfallen

Das Aufteilungsgebot trennt die Beherbergung (ermäßigt) von der Verpflegung (voll). Welcher Satz für Ihr Haus richtig ist, entscheidet Ihr Steuerberater — deshalb sind die Sätze einstellbar und nicht fest eingebaut.

Kurtaxe erheben Sie je Person und Nacht, ab einem einstellbaren Mindestalter: in Deutschland üblich ab 18, in Katalonien und auf den Balearen sind Minderjährige befreit. Steht die Grenze auf 0, zahlt jeder Gast.

🌐 Online-Buchung¶

Ist das Modul aktiv und haben Sie Zimmertypen mit Preisplänen gepflegt, erscheint auf Ihrer Gästeseite der Punkt „Zimmer". Ihr Gast sucht dort einen Zeitraum, sieht freie Zimmertypen mit Preis und bucht selbst.

Eine Online-Buchung ist eine Anfrage

Sie kommt mit Status Angefragt herein und wartet auf Ihre Bestätigung. Der Gast liest auf der Bestätigungsseite ausdrücklich, dass seine Buchung noch nicht bestätigt ist.

Was der Gast zu sehen bekommt: Zimmertyp, Beschreibung, Preis und wie viele davon frei sind. Nicht zu sehen bekommt er Zimmernummern, Belegung oder andere Gäste.

Überbuchen — Ihr Haus, Ihre Entscheidung¶

Die Gästeseite verkauft nie mehr Zimmer, als Sie haben. Sind alle Zimmer eines Typs für den Zeitraum vergeben, verschwindet der Typ aus der Suche; wer trotzdem abschickt, bekommt „Dieses Zimmer ist inzwischen leider vergeben".

Dabei zählen auch Buchungen mit, denen noch kein Zimmer zugewiesen ist — jede Online-Buchung ist zunächst genau das. Welches Zimmer der Gast bekommt, entscheiden Sie beim Check-in.

An der Rezeption dürfen Sie überbuchen

Der Riegel steht nur auf der Gästeseite. Legen Sie eine Reservierung an, geht das auch für einen bereits vollen Zeitraum — für den Stammgast, der kurzfristig anruft, oder wenn Sie mit einer Absage rechnen. Sie sehen den Zeitraum dann im Belegungsplan über der Zimmerzahl.

Stornieren durch den Gast¶

Die Bestätigungsmail enthält einen persönlichen Storno-Link, gültig bis 24 Stunden vor Anreise. Danach — und bei sehr kurzfristigen Buchungen — storniert der Gast telefonisch. Das ist Absicht: so haben Sie die Absage in letzter Minute in der Hand, bei der ohnehin über Stornogebühren zu reden ist.

Widerrufsrecht

Für Beherbergungsleistungen zu einem bestimmten Termin besteht kein Widerrufsrecht (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB). Der Hinweis steht auf der Buchungsseite; es gelten Ihre Stornobedingungen.

🧹 Housekeeping¶

Beim Auschecken wird das Zimmer automatisch als schmutzig gemeldet und ein Reinigungsauftrag angelegt. Auf der Housekeeping-Tafel sieht das Personal den Stand des Tages und setzt Aufträge weiter: Ausstehend → In Bearbeitung → Erledigt → Geprüft.

📋 Meldeschein¶

Ist die Meldeschein-Pflicht eingeschaltet, entsteht beim Check-in ein Meldeschein mit den Gastdaten. Der Gast unterschreibt auf dem Bildschirm; das Ergebnis lässt sich als PDF ausgeben.

Welche Felder Pflicht sind, stellen Sie unter Hotel-Einstellungen → Meldeschein ein.

Spanien: Meldung an die Behörde

In Spanien verlangt das Real Decreto 933/2021, dass Beherbergungsbetriebe die Gastdaten binnen 24 Stunden elektronisch an SES.HOSPEDAJES des Innenministeriums übermitteln. Diese Übermittlung ist in DiKAS noch nicht enthalten — der Meldeschein erfasst die nötigen Felder bereits, die Anbindung an die Behörde folgt.

Was das Modul (noch) nicht kann¶

Thema	Stand
Kanalanbindung (Booking.com, HRS)	Nicht enthalten. Buchungen von Portalen tragen Sie von Hand ein.
Anzahlung, Stornogebühren	Nicht enthalten. Der Betrag wird nicht automatisch berechnet.
Gruppenbuchung über mehrere Zimmer	Nicht enthalten. Jedes Zimmer wird einzeln gebucht.
Auslastungszahlen (ADR, RevPAR)	Nicht enthalten.
Zimmerbilder	Nicht enthalten.
Spanische Behördenmeldung	Datenfelder vorhanden, Übermittlung fehlt.