Zum Inhalt
v26.3

Kundenrechnungen

DiKAS erstellt vollständige Kundenrechnungen — für Firmenkunden, Hausbons auf Rechnung, Catering-Abrechnungen und wiederkehrende Leistungen. Die Rechnungsstellung umfasst PDF-Erzeugung, E-Mail-Versand, SEPA-Lastschrift, Skonto und ein dreistufiges Mahnwesen.

Admin → Kunden → [Kunde] → Rechnungen

Wann brauche ich Rechnungen?

Anwendungsfall Beschreibung
Hausbons / Sammelrechnung Stammkunde bezahlt per Hausbon, monatliche Sammelrechnung
Catering Firmenevent wird im Nachhinein abgerechnet
Firmenessen Mittagessen für Firmenmitarbeiter
Abonnements Wiederkehrende Leistungen (→ Abonnements)
Werkstatt Reparaturauftrag wird als Rechnung abgerechnet

Rechnung erstellen

Automatisch (aus Hausbons)

Wenn ein Kunde per Hausbon (Zahlungsart „auf Rechnung") bezahlt, sammeln sich die offenen Beträge auf dem Kundenkonto. Daraus wird die Rechnung erstellt:

  1. Admin → Kunden → [Kunde] → Rechnungen
  2. „+ Neue Rechnung"
  3. Offene Hausbons werden automatisch als Positionen aufgelistet
  4. Rechnungsdatum und Zahlungsziel einstellen
  5. „Erstellen" → die Rechnung wird angelegt und der Kassenbeleg erzeugt

Manuell

Sie können auch Rechnungen ohne vorherige Hausbons erstellen:

  1. „+ Neue Rechnung"
  2. Positionen manuell hinzufügen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz)
  3. Optional: Rabatt pro Position
  4. Optional: Gesamtrabatt für die ganze Rechnung (Tab Zahlung → siehe Gesamtrabatt)
  5. Rechnungsdatum und Zahlungsziel einstellen
  6. „Erstellen"

Aus Werkstattauftrag

Wenn ein Werkstattauftrag abgeschlossen ist:

  1. Auftragsstatus auf „Fertig" setzen
  2. „Abrechnen" klicken → Rechnung wird automatisch erstellt
  3. Arbeitszeit und Material werden als Positionen übernommen
  4. Auftragsnummer wird in der Rechnung referenziert

Rechnungsnummern

Die Nummer setzt sich aus einem Präfix und einer laufenden Zahl zusammen (z. B. RE-000042). Präfix und nächste Nummer stellen Sie unter Einstellungen → Druck & Vorlagen → Nummernkreise je Belegart ein.

Jede Nummer wird nur einmal vergeben. Beim Ausstellen prüft DiKAS die gezogene Nummer gegen den vorhandenen Bestand und rückt weiter, falls sie schon belegt ist. Ist auch die nächste Nummer belegt, wird die Rechnung nicht ausgestellt, und die Maske meldet im Klartext, was zu tun ist:

„Die Rechnungsnummer RE-000042 ist bereits vergeben. Der Nummernkreis muss in den Einstellungen (Nummernkreise) hinter den Bestand gesetzt werden."

Das ist Absicht: eine doppelt vergebene Rechnungsnummer ist deutlich schwerer zu heilen als ein abgebrochener Vorgang. Setzen Sie in dem Fall die nächste Nummer in den Nummernkreisen über den vorhandenen Bestand und stellen Sie die Rechnung erneut aus.

Lücken sind zulässig, Dubletten nicht

Bricht ein Vorgang nach dem Ziehen der Nummer ab, kann eine Lücke in der Nummernfolge entstehen. Das ist unschädlich: Gefordert ist, dass jede Rechnungsnummer einmalig vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG) — eine Lücke lässt sich erklären, eine doppelt vergebene Nummer nicht.

Storno-Gutschriften ziehen aus derselben Folge wie die Rechnungen und tragen ein vorangestelltes GS- (z. B. GS-RE-000042). Damit kann eine Gutschriftnummer nie in einen Bereich geraten, den die Rechnungen bereits vergeben haben.

Rechnungspositionen

Jede Position enthält:

Feld Beschreibung
Beschreibung Artikelname oder freier Text
Menge Anzahl (Standard: 1)
Einzelpreis Preis pro Einheit
Steuersatz 19 %, 7 % oder 0 %
Rabatt % Positionsrabatt in Prozent
Netto Menge × Einzelpreis × (1 − Rabatt%)
MwSt Netto × Steuersatz / 100
Brutto Netto + MwSt

Gesamtrabatt (Rechnungsrabatt)

Neben dem Rabatt pro Position lässt sich ein Gesamtrabatt für die ganze Rechnung festlegen:

  1. Im Rechnungs-Editor in den Tab Zahlung wechseln
  2. Feld Gesamtrabatt (%) ausfüllen (z. B. 10)
  3. Netto, MwSt und Brutto in der Positionsliste aktualisieren sich sofort

Der Gesamtrabatt wirkt nach dem Positionsrabatt auf das Netto und wird steuerlich korrekt je Steuersatz-Gruppe angewendet — bei gemischten Sätzen (Normalsatz / ermäßigter Satz) wird die Umsatzsteuer also pro Gruppe sauber reduziert. Auf der PDF-Rechnung erscheint eine eigene Zeile „Gesamtrabatt X %"; die USt-Aufstellung weist die rabattierten Beträge aus.

0 % = kein Gesamtrabatt. Der Gesamtrabatt ersetzt nicht den Positionsrabatt, sondern kommt zusätzlich obendrauf.

Rechnungsinhalt

══════════════════════════════════════════
  Pizzeria Da Mario
  Hauptstraße 12, 80331 München
  Steuernummer: 143/123/12345
══════════════════════════════════════════

  RECHNUNG Nr. RE-2026-0042

  An:
  Firma Müller GmbH
  Thomas Müller
  Industriestraße 5
  80333 München

  Datum: 05.03.2026
  Zahlungsziel: 19.03.2026
  Skonto: 2 % bei Zahlung bis 12.03.2026

  ─────────────────────────────────────
  Pos  Beschreibung       Menge  Betrag
  ─────────────────────────────────────
   1   Mittagsmenü          12  143,88
   2   Getränke pauschal     1   35,00
  ─────────────────────────────────────
  Netto:                        150,32
  MwSt 19 %:                     13,70
  MwSt  7 %:                     14,86
  ─────────────────────────────────────
  Gesamtbetrag:                 178,88

  Bitte überweisen Sie den Betrag
  bis zum 19.03.2026 auf folgendes Konto:

  IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
  BIC: COBADEFFXXX
  Verwendungszweck: RE-2026-0042

══════════════════════════════════════════

📊 Rechnungsstatus

Eine Rechnung durchläuft folgende Status:

Entwurf → Offen → Teilbezahlt → Bezahlt
                → Überfällig → Mahnung 1 → Mahnung 2 → Mahnung 3
                → Storniert
Status Beschreibung
Entwurf Rechnung wurde angelegt, kann noch bearbeitet und gelöscht werden
Offen Rechnung wurde versendet, Zahlung steht aus
Teilbezahlt Ein Teilbetrag wurde verbucht
Bezahlt Vollständig bezahlt (manuell oder per Bankimport)
Überfällig Zahlungsziel überschritten
Mahnung 1–3 Mahnungen versendet (→ Mahnwesen)
Storniert Rechnung wurde storniert, Gutschrift erstellt

Wann die Rechnungsnummer vergeben wird

Ein Entwurf trägt noch keine Nummer — Liste, Karte, Detailkopf und das PDF zeigen an dieser Stelle das Wort „Entwurf". Die fortlaufende Rechnungsnummer wird erst beim Ausstellen vergeben — also mit der Aktion „Abrechnen & Senden".

Der Grund ist die Nummernfolge: Ein gelöschter Entwurf würde sonst eine Lücke hinterlassen — und eine Lücke im Nummernkreis ist bei einer Prüfung erklärungsbedürftig. So bleibt die Folge auch dann lückenlos, wenn Sie einen Entwurf verwerfen.

Zwei Dinge folgen daraus für den Alltag:

  • Ein Entwurf lässt sich nicht überweisen: Das PDF eines Entwurfs enthält keinen Zahlungs-QR-Code, weil der Verwendungszweck ohne Nummer leer bliebe. Stellen Sie die Rechnung aus, bevor Sie sie herausgeben.
  • Entwürfe stehen in der nach Nummer sortierten Liste ganz oben, nicht am Ende.

Wird eine Rechnung direkt als ausgestellt angelegt (etwa aus einem automatischen Lauf), bekommt sie ihre Nummer wie bisher sofort.

🌍 Netto-Modus (Reverse Charge)

Für Firmenkunden im EU-Ausland mit gültiger USt-IdNr. (z. B. FR12345678901, AT12345678):

Trägt der Kunde eine USt-IdNr. eines anderen EU-Mitgliedstaats (also nicht DE…), kennzeichnet DiKAS die Rechnung als Reverse-Charge-Fall. Das Kennzeichen steuert die Kontierung im DATEV-Export.

Wo die USt-IdNr. hingehört

Maßgeblich ist ausschließlich das Feld USt-IdNr. in den Kundendaten (Reiter Konditionen) — nicht das Feld Steuer-ID / Steuernummer daneben. Steht die USt-IdNr. im falschen Feld, erkennt DiKAS den Fall nicht.

Abo-Rechnungen (automatischer Abrechnungslauf): Die Positionen gehen mit 0 % Umsatzsteuer raus, und die Rechnung trägt den Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" — im PDF wie in der eingebetteten E-Rechnung (ZUGFeRD, Steuerkategorie AE). Sie müssen dafür nichts tun.

Bei manuell erstellten Rechnungen entfernt DiKAS die Steuer NICHT

Legen Sie eine Rechnung von Hand an, wird das Reverse-Charge-Kennzeichen zwar gesetzt, die Beträge bleiben aber mit Umsatzsteuer stehen. Setzen Sie den Steuersatz dann je Position auf 0 % — der Pflichthinweis erscheint anschließend automatisch. Solange auch nur ein Cent Umsatzsteuer ausgewiesen ist, druckt DiKAS den Hinweis bewusst nicht: eine Rechnung, die gleichzeitig Umsatzsteuer ausweist und die Steuerschuldnerschaft überträgt, wäre in sich widersprüchlich (§ 14c UStG).

Skonto (Skontoabzug)

Bieten Sie Ihren Kunden einen Anreiz für schnelle Zahlung:

Feld Beschreibung
Skonto-Prozent Abzug bei Zahlung innerhalb der Frist (z. B. 2 %)
Skonto-Tage Frist in Tagen ab Rechnungsdatum (z. B. 7 Tage)
Skonto-Betrag Automatisch berechneter Abzug
Skonto-Frist Berechnetes Datum (Rechnungsdatum + Skonto-Tage)

📧 Rechnung versenden

Per E-Mail

  1. Rechnung öffnen → „Per E-Mail senden"
  2. E-Mail-Vorschau wird angezeigt (Betreff, Text mit Platzhaltern)
  3. Optional: Text anpassen
  4. „Senden" → Rechnung als PDF und XML-Datei (E-Rechnung im XRechnung-Format) im Anhang

Verfügbare Platzhalter:

Platzhalter Wird ersetzt durch
{Firma} Firmenname des Kunden
{Name} Anzeigename des Kunden
{Vorname} / {Nachname} Vor- und Nachname
{RechnungsNr} Rechnungsnummer
{RechnungsDatum} Rechnungsdatum (dd.MM.yyyy)
{FaelligDatum} Zahlungsziel (dd.MM.yyyy)
{Netto} / {MwSt} / {Brutto} Beträge (formatiert: 1.000,00 €)
{OffenerBetrag} Noch offener Restbetrag
{IBAN} / {BIC} / {Bank} Ihre Bankverbindung
{Kontoinhaber} Ihr Kontoinhaber
{Mandatsreferenz} SEPA-Mandatsreferenz

Als PDF

  1. Rechnung öffnen → „PDF"
  2. PDF wird generiert (FlexCel-Template) und zum Download angeboten
  3. Ausdrucken oder manuell versenden

E-Rechnung (XML)

DiKAS erzeugt zu jeder Rechnung zusätzlich zum PDF eine XML-Datei im XRechnung-Format — einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der im B2B-Bereich seit 2025 schrittweise Pflicht wird.

  • Download über „XML"-Button
  • Wird als eigene Datei neben dem PDF mitgesendet — das XML ist nicht in das PDF eingebettet

Abweichende Rechnungsadresse

Wenn die Rechnungsadresse vom Kundenstamm abweicht (z. B. zentrale Buchhaltung):

Feld Beschreibung
Rechnungs-Firmenname Abweichender Firmenname
Rechnungs-Name Abweichender Ansprechpartner
Rechnungs-Straße Abweichende Straße
Rechnungs-PLZ / Ort Abweichende PLZ und Stadt

Diese Felder können direkt auf der Rechnung oder im Abonnement gesetzt werden.

Gutschrift / Stornierung

Wenn eine Rechnung storniert werden muss:

  1. Rechnung öffnen → „Stornieren"
  2. DiKAS erstellt eine Gutschrift (Rechnung mit negativen Beträgen)
  3. Die Originalrechnung wird auf Status „Storniert" gesetzt
  4. Die Gutschrift referenziert die Originalnummer

💳 Zahlungseingang

Rechnungs-Detail mit Positionen und Status

Manuell

  1. Rechnung öffnen → „Zahlung verbuchen"
  2. Betrag und Zahlungsdatum eingeben
  3. Optional: Notiz (z. B. Überweisungsreferenz)
  4. Status wechselt zu „Bezahlt" (oder „Teilbezahlt" bei Teilzahlung)

Automatisch (Bankimport)

Wenn Sie den Bankimport nutzen, erkennt DiKAS eingehende Zahlungen automatisch anhand von Rechnungsnummer, Kundennamen, IBAN und Betrag — und ordnet sie der Rechnung zu.

→ Banking & SEPA

Per SEPA-Lastschrift

Wenn beim Kunden IBAN und SEPA-Mandat hinterlegt sind:

  1. Rechnung wird mit „Lastschrift" markiert
  2. SEPA-Datei (pain.008) wird generiert
  3. Datei in Ihr Online-Banking hochladen — oder direkt per FinTS einreichen
  4. Status wird automatisch aktualisiert; bleibt die Antwort der Bank aus, wartet die Rechnung auf Ihre Bestätigung (→ Banking & SEPA)

Rechnungsübersicht

Rechnungsliste im Kassenbuch

Die Rechnungsliste bietet umfangreiche Filter:

Filter Beschreibung
Kunde Nur Rechnungen eines bestimmten Kunden
Status Offen, Bezahlt, Überfällig, etc.
Zeitraum Von-Bis-Datum
Mahnstufe Filterung nach Dunning-Level
Suche Freitextsuche in Rechnungsnummer und Kundenname

Offene-Posten-Übersicht

Unter Admin → Rechnungen → Übersicht sehen Sie alle offenen Rechnungen gruppiert nach Mahnstufe — ideal für den schnellen Überblick über ausstehende Forderungen.

Praxisbeispiel: Monatliche Firmenrechnung

Situation: Restaurant beliefert eine Firma monatlich mit Mittagessen.

  1. Mitarbeiter bestellen täglich per Hausbon (Zahlungsart „Rechnung")
  2. Am Monatsende: Admin → Kunden → Firma Müller → Rechnungen → „+ Neue Rechnung"
  3. Alle Hausbons des Monats werden als Positionen aufgelistet
  4. Zahlungsziel: 14 Tage, Skonto 2 % bei Zahlung innerhalb 7 Tagen
  5. „Erstellen" → „Per E-Mail senden" → PDF + XML (E-Rechnung) im Anhang
  6. Nach 14 Tagen: Bankimport erkennt die Überweisung automatisch → Status „Bezahlt"
  7. Falls keine Zahlung: Automatisches Mahnwesen (→ Mahnwesen)

Nächster Schritt

→ Mahnwesen — Offene Rechnungen mahnen