DATEV-Export¶

DiKAS exportiert Ihre Kassendaten im DATEV-Format (EXTF v13) — direkt importierbar in DATEV Unternehmen Online oder durch Ihren Steuerberater. Kein manuelles Abtippen, keine Fehler, verschlüsselt per E-Mail versendbar.

Teil 1: Für Anwender¶

Was ist DATEV?¶

DATEV ist die Buchhaltungs-Software, die fast alle Steuerberater in Deutschland verwenden. Ihr Steuerberater braucht von Ihnen Ihre Umsätze und Ausgaben, damit er die Buchhaltung, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und den Jahresabschluss machen kann.

Der DATEV-Export von DiKAS nimmt Ihnen das Abtippen ab: DiKAS fasst Ihre Kassenumsätze (und auf Wunsch Rechnungen, Ausgaben und Belege) in einer Datei zusammen, die Ihr Steuerberater mit einem Klick in DATEV einlesen kann. Sie müssen dafür kein Buchhaltungswissen mitbringen – Sie brauchen nur einmalig ein paar Angaben von Ihrem Steuerberater (siehe Ersteinrichtung).

So läuft es ab – in vier Schritten¶

Einmalig einrichten: Sie tragen die Nummern und Konten ein, die Ihnen Ihr Steuerberater nennt (Abschnitt „Export einrichten").
Jeden Monat (oder wie vereinbart): Sie wählen den Zeitraum und klicken „Export starten".
Weitergeben: Sie laden die Datei herunter und schicken sie Ihrem Steuerberater – oder DiKAS schickt sie ihm direkt (Abschnitt „An den Steuerberater senden").
Der Steuerberater liest die Datei in DATEV ein und prüft die Buchungen. Mehr müssen Sie nicht tun.

💡 Wenn Sie unsicher sind: Lassen Sie alle Konten auf den Vorgaben stehen (Knopf „SKR03 übernehmen" bzw. „SKR04 übernehmen"), tragen Sie nur die Nummern Ihres Steuerberaters ein und schicken Sie ihm einen Probe-Export. Er sagt Ihnen, ob etwas angepasst werden soll. Falsch exportierte Daten richten keinen Schaden an, solange sie nicht in DATEV verbucht wurden.

Die wichtigsten Begriffe in Alltagssprache¶

Begriff	Was ist das?
Buchungsstapel	Die Datei mit allen Buchungen eines Zeitraums. Ihr Steuerberater liest sie in DATEV ein.
Konto / Kontonummer	Jede Art von Geld oder Umsatz hat in der Buchhaltung eine Nummer. Beispiel: „8400" = Umsätze mit 19 % Mehrwertsteuer, „1000" = Bargeld in der Kasse.
Kontenrahmen (SKR03 / SKR04)	Die Liste der Kontonummern, nach der Ihr Steuerberater arbeitet. Es gibt zwei gängige: SKR03 und SKR04. Welcher bei Ihnen gilt, weiß Ihr Steuerberater. Er bestimmt, welche Nummer was bedeutet.
Erlöskonto	Das Konto, auf dem Ihr Umsatz verbucht wird – getrennt nach Mehrwertsteuersatz (19 %, 7 %, 0 %).
Gegenkonto	Die „andere Seite" jeder Buchung. Wenn ein Gast bar zahlt: Erlöskonto = Umsatz, Gegenkonto = Kasse.
Geldtransit	Konto für Kartenzahlungen: Das Geld ist verdient, aber noch nicht auf Ihrem Bankkonto. Sobald es dort eintrifft, bucht Ihr Steuerberater es von hier aufs Bankkonto.
Soll / Haben	Die zwei Seiten einer Buchung. Sie müssen das nicht beherrschen – DiKAS setzt es richtig. (Umsätze stehen im Haben, Kasse und Geldtransit im Soll.)
BU-Schlüssel	Eine Zahl, die DATEV sagt, wie die Mehrwertsteuer zu behandeln ist. DiKAS setzt ihn automatisch (siehe „BU-Schlüssel auf Erlöskonten senden").
Berater-ID und Mandantennummer	Zwei Nummern, mit denen DATEV die Kanzlei (Berater) und Ihren Betrieb (Mandant) erkennt.
Verbindlichkeit	Geld, das Sie angenommen haben, aber noch nicht „verdient" haben – z. B. ein verkaufter Gutschein oder aufgeladenes Kundenguthaben. Es ist noch kein Umsatz.
Durchlaufender Posten	Geld, das nur durch Ihre Hände läuft und nicht Ihnen gehört – z. B. Pfand oder Trinkgeld an das Personal.
Festschreiben	Nach dem Export sind die Zahlen für die Buchhaltung „abgegeben" und können nicht mehr geändert werden (Abschnitt „Festschreibung").
Warengruppe (WGR)	Eine Gruppe von Artikeln, z. B. „Bier" oder „Speisen".

Export einrichten (Ersteinrichtung)¶

Admin → DATEV → Tab „Konfiguration"

Der Tab ist in Abschnitte gegliedert. Oben rechts steht immer der Knopf „Speichern" – nach jeder Änderung klicken.

Abschnitt „Mandant" – die Angaben, die Sie von Ihrem Steuerberater brauchen:

Einstellung	Was ist das?	Woher bekomme ich das?
Mandantennummer	Ihre Nummer beim Steuerberater	Steuerberater fragen
Berater-ID	Nummer der Kanzlei bei DATEV (auch „Beraternummer")	Steuerberater fragen
Sachkontenlänge	Wie viele Stellen die Kontonummern haben: 4 oder 5	Steuerberater fragen

Dazu kommt der Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04, siehe Begriffe) – ihn wählen Sie im Abschnitt „Kontenrahmen" mit den Knöpfen „SKR03 übernehmen" bzw. „SKR04 übernehmen".

💡 Tipp: Fragen Sie Ihren Steuerberater einmalig nach diesen vier Angaben: Mandantennummer, Berater-ID, Sachkontenlänge, Kontenrahmen. Damit ist die Einrichtung in 2 Minuten erledigt.

⚠️ Wichtig: Die Sachkontenlänge in DiKAS muss genau mit der in DATEV übereinstimmen, sonst lehnt DATEV die Datei ab.

Der Abschnitt „DATEV Unternehmen online" enthält nur einen Link ins Kanzleiportal. Eine direkte DATEV-Verbindung wird aus Sicherheitsgründen nicht in der Kasse eingerichtet, sondern zentral im Kanzleiportal (siehe Steuerberater & Kanzlei).

Konten einstellen¶

💡 Schnellstart: Klicken Sie im Abschnitt Kontenrahmen auf „SKR03 übernehmen" oder „SKR04 übernehmen" – alle Kontofelder werden mit den üblichen Werten Ihres Kontenrahmens gefüllt. Danach nur noch die Konten ändern, die Ihr Steuerberater anders haben möchte, und Speichern. (Achtung: der Knopf überschreibt die Kontofelder – bereits angepasste Konten also hinterher prüfen.)

Die Vorgaben funktionieren für die meisten Betriebe. Sie finden die Felder in den Abschnitten „Erlöskonten" und „Quellkonten":

Feld in DiKAS	SKR03	SKR04	Wofür?
MwSt Normal (19 %)	8400	4400	Umsätze mit 19 % Mehrwertsteuer (z. B. Getränke)
MwSt Reduziert (7 %)	8300	4300	Umsätze mit 7 % (Speisen – seit 01.01.2026 einheitlich, egal ob Vor-Ort oder Außer-Haus)
MwSt Frei (0 %)	8200	4200	Echte steuerfreie Umsätze (nicht Gutscheine, Pfand)
Kasse (Bar)	1000	1600	Bargeld in der Kasse
Geldtransit (Karte)	1360	1460	Kartenzahlungen, bis das Geld auf der Bank ist
Aufwandskonto Ausgaben	4980	6850	Notfall-Konto für Ausgaben, deren Kategorie kein eigenes Konto hat
Pfandkonto	1590	1370	Pfand (durchlaufender Posten, keine Mehrwertsteuer)
Kundenguthaben-Konto	1719	3280	Aufgeladenes Kundenguthaben (Verbindlichkeit)
Gutschein-Konto	1796	3786	Verkaufte Gutscheine (Verbindlichkeit)

⚠️ Für den Steuerberater: Kundenguthaben- und Gutschein-Aufladungen sind keine Erlöse, sondern Verbindlichkeiten (erhaltene Anzahlungen). Sie werden NICHT auf das 0-%-Erlöskonto, sondern auf die beiden Verbindlichkeitskonten gebucht. Die Werte sind Vorschläge – bitte an Ihren Kontenrahmen anpassen. Tragen Sie bei einem der beiden Konten 0 ein, wird die Aufladung stattdessen als steuerfreier Umsatz gebucht (altes Verhalten).

Was passiert, wenn ich ein Konto falsch einstelle?¶

Der Export ist nur ein Vorschlag an die Buchhaltung. Ein falsches Konto bedeutet, dass Ihr Steuerberater beim Einlesen oder Prüfen umbuchen muss – es entsteht kein Schaden, solange der Stapel nicht ungeprüft verbucht wird. Deshalb gilt immer: im Zweifel den Steuerberater fragen, nicht raten.

Weitere Einstellungen (Abschnitt „Optionen" und weitere)¶

Alles hier ist optional. Wenn Ihr Steuerberater nichts Besonderes wünscht, lassen Sie die Vorgaben stehen.

Optionen – die Häkchen im Überblick:

Einstellung	In einfachen Worten	Vorgabe
Standard Export-Modus	Wie detailliert die Umsätze exportiert werden (siehe „Welchen Modus wählen?"). Gilt für alle Exporte dieses Betriebs.	Tagesabschluss
Nur Bar-Zahlungen	Es werden nur Barumsätze exportiert, Kartenzahlungen nicht. Nur sinnvoll, wenn Ihr Steuerberater Kartenumsätze von der Bank bekommt. Wirkt nur in den Modi „Pro Bon" bis „WGR Detailliert".	aus
Ausgaben einbeziehen	Ausgaben aus dem Kassenbuch (Einkäufe, Barentnahmen) kommen mit in den Export.	aus
Belege einbeziehen	Die erfassten Belege (Fotos/PDF von Rechnungen) werden als Aufwand gebucht und ins ZIP gelegt. Ihr Steuerberater sieht zu jeder Buchung das Original.	aus
Rechnungen als PDF beilegen	Ihre Ausgangsrechnungen (PDF) kommen ins ZIP und sind in DATEV mit der Buchung verknüpft. Gilt für „Kunden-Rechnungen" und die zwei Debitorenmodi.	aus
Bankumsätze nur mit Beleg buchen	Siehe Abschnitt weiter unten. Nur für die Debitorenmodi.	aus
Trinkgeld exportieren (durchlaufender Posten)	Trinkgeld erscheint im Export (sonst nicht). Siehe „Trinkgeld".	aus
Trinkgeld-Auszahlung exportieren	Auszahlung von Trinkgeld an das Personal erscheint im Export. Siehe „Trinkgeld".	aus
BU-Schlüssel auf Erlöskonten senden	Siehe unten. Nur auf Wunsch des Steuerberaters ändern.	aus
Erlöse im Soll buchen (Legacy)	Dreht die Buchungsrichtung auf die alte Variante. Nicht verwenden, außer Ihr Steuerberater verlangt es ausdrücklich, weil er schon Stapel in alter Richtung importiert hat.	aus

BU-Schlüssel auf Erlöskonten senden – für Fachleute: Die üblichen Erlöskonten (SKR03 8400/8300, SKR04 4400/4300) sind Automatikkonten: DATEV rechnet die Mehrwertsteuer ohnehin selbst heraus. Ein zusätzlicher BU-Schlüssel würde DATEV beim Import beanstanden – deshalb schickt DiKAS dort standardmäßig keinen. Nur wenn Ihre Kanzlei Nicht-Automatikkonten führt, muss der Schalter an; dann stehen 3 (19 %) und 2 (7 %). Der Schlüssel „40" (steuerfrei) steht immer, weil er die Steuerautomatik bewusst abschaltet.

Wirtschaftsjahr – Standard ist das Kalenderjahr (Beginn Januar). Nur ändern, wenn Ihr Betrieb ein abweichendes Wirtschaftsjahr hat (z. B. 1. Juli bis 30. Juni) – mit dem Steuerberater abstimmen, sonst ordnet DATEV den Stapel dem falschen Jahr zu.

Quellkonten – Sonderfälle:

Feld	Wofür?
Unentgeltliche Wertabgaben (Hausbon/Eigenverbrauch)	Wenn Sie Waren ohne Bezahlung abgeben (Hausbon, Eigenverbrauch), ist das keine Kasseneinnahme. DiKAS bucht sie deshalb nicht gegen die Kasse, sondern auf dieses Konto. `0` = Standardkonto Ihres Kontenrahmens (SKR03 1880, SKR04 2130). Schuldscheine (jemand zahlt später) zählen nicht dazu.
Wem gehört das Trinkgeld?	Siehe „Trinkgeld".
Trinkgeld-Konto, Konto für die Trinkgeld-Auszahlung	Siehe „Trinkgeld".

Trinkgeld¶

Trinkgeld, das Ihr Personal bekommt, ist steuerfrei und gehört Ihrem Betrieb nicht – es ist ein durchlaufender Posten. Darum bucht DiKAS es standardmäßig gar nicht in den Export (im Tagesabschluss und bei der Betriebsprüfung wird es trotzdem korrekt ausgewiesen).

Wem gehört das Trinkgeld? – „Arbeitnehmer (steuerfrei)" ist der Normalfall. Nur wenn das Trinkgeld Ihnen selbst zufließt (z. B. Ein-Personen-Betrieb wie Barbershop oder Tattoo-Studio ohne Angestellte), wählen Sie „Unternehmer (steuerpflichtig)": Dann ist es steuerpflichtiger Umsatz mit dem Steuersatz der Leistung. Die Wahl gilt nur für neue Belege.
Trinkgeld exportieren: Wenn Ihr Steuerberater möchte, dass der Kassenbestand in DATEV dem Geld in der Lade entspricht, schalten Sie das ein und tragen das Trinkgeld-Konto ein (Vorschlag: SKR03 1592, SKR04 1372 – „Fremdgeld").
Trinkgeld-Auszahlung exportieren: Wenn Sie das Trinkgeld aus der Kasse an das Personal auszahlen, ist das ebenfalls ein durchlaufender Posten und kein Aufwand. Soll es gebucht werden, tragen Sie beim Konto für die Trinkgeld-Auszahlung das Konto ein, das der Steuerberater nennt (ein Durchlauf-/Verbindlichkeitskonto, nie ein Aufwandskonto), und setzen den Haken. Ist der Haken gesetzt, aber kein Konto eingetragen, wird bewusst nichts gebucht.

Rechnungsausgang, Reverse-Charge, Schweiz (Abschnitt „Debitoren / Rechnungsausgang")¶

Dieser Abschnitt ist nur wichtig, wenn Sie Rechnungen an Kunden schreiben (Faktura) und Ihr Steuerberater offene Posten je Kunde führen soll (Modi „Rechnungsausgang" und „Gastro + Faktura").

Feld	In einfachen Worten
Debitoren-Basiskonto	Jeder Rechnungskunde bekommt ein eigenes Konto („Personenkonto"). Ab dieser Nummer wird hochgezählt (Vorgabe 10000).
Debitoren-Kontolänge	Stellen dieser Kundenkonten, üblicherweise Sachkontenlänge + 1 (4, 5 oder 6).
Erlöskonto Reverse-Charge	Für Rechnungen an Firmen im EU-Ausland, bei denen der Kunde die Steuer schuldet. `0` = Konto „MwSt Frei". Üblich: SKR03 8336, SKR04 4336.
Erlöskonto Schweiz	Für Rechnungen an Kunden in der Schweiz. `0` = Konto nach Steuersatz.
Erlöskonto Weiterberechnung RLS/Gebühr	Für weiterberechnete Rücklastschrift-Gebühren. `0` = Konto nach Steuersatz.
BU-Schlüssel Reverse-Charge	Leer = auf dem Reverse-Charge-Konto kein Schlüssel, auf jedem anderen Konto „40". Nur auf Vorgabe des Steuerberaters ausfüllen.
Bank-Konto (Aufwand-Gegenkonto für Ausgaben)	Das Bankkonto, gegen das Ausgaben aus Bankumsätzen gebucht werden (SKR03 1200, SKR04 1800).
GF-Verrechnungskonto (privat bezahlte Belege)	Wenn der Geschäftsführer Ausgaben privat vorstreckt: Dieses Konto gleicht das aus (SKR03 1890, SKR04 2180).

Fremdwährung¶

Stellen Sie Rechnungen in einer anderen Währung als Euro aus? Dann müssen Währung und Umrechnungskurs mit in die Buchung. Standard: „Nur EUR" – Fremdwährungsrechnungen werden dann nicht als solche exportiert. Wählen Sie „Fremdwährungskennzeichen (WKZ) + Kurs + Basis-Umsatz", müssen Sie zusätzlich den Kurs (für Zeilen mit bzw. ohne deutsche Umsatzsteuer) und zwei Konten für Kursgewinne/-verluste wählen und die Auswahl durch den Steuerberater bestätigen („Auswahl bestätigen"). Ohne diese Bestätigung sperrt der Export Fremdwährungsrechnungen. Jede Änderung der drei Auswahlfelder setzt die Bestätigung zurück. Bitte immer mit dem Steuerberater abstimmen.

Die Bestätigung bezieht sich auf die gespeicherte Auswahl: Speichern Sie zuerst, danach lässt sich „Auswahl bestätigen“ anklicken. Wurden die Einstellungen inzwischen von anderer Stelle geändert (zum Beispiel durch Ihre Kanzlei), bestätigt DiKAS nichts und zeigt den Hinweis „Die Einstellungen wurden inzwischen von anderer Stelle geändert“. Laden Sie dann den aktuellen Stand, prüfen Sie ihn und bestätigen Sie erneut.

Der Kurs gilt je Rechnung: Beim Ausstellen einer Rechnung in Fremdwährung wird kein Kurs festgehalten – die Rechnung entsteht auch dann, wenn die Kursquelle gerade nicht erreichbar ist. Den Kurs holt erst der Export: je nach Ihrer Auswahl der Kursart den EZB-Tageskurs des Rechnungsdatums oder den Monatskurs. Eine Gutschrift übernimmt die Währung der Originalrechnung; beim Tageskurs gilt für sie das Datum der Originalrechnung, sodass sich beide in Euro aufheben. Eine Rechnung in Euro an einen Kunden in der Schweiz braucht keinen Kurs und wird wie bisher exportiert.

Wenn der Export bei Fremdwährung abbricht: Es entsteht dann keine Datei, die Meldung nennt den Grund.

Meldung	Ursache und Abhilfe
Der Rechnungsexport ist auf „nur EUR“ eingestellt	Im Tab „Konfiguration“ unter Fremdwährung die Fremdwährung wählen, speichern und vom Steuerberater bestätigen lassen.
Fremdwährung noch nicht vom Steuerberater bestätigt	Auswahl bestätigen lassen (Mandant oder Kanzlei), danach den Export erneut starten.
Für Rechnungen liegt kein Umrechnungskurs vor	Die Meldung nennt alle betroffenen Rechnungsnummern. Mögliche Gründe: Die EZB führt am Stichtag keinen Kurs für diese Währung, der Monatskurs ist noch nicht veröffentlicht (erst nach Monatsende), die Kursart ist unbekannt, oder zu einer Gutschrift fehlt die Originalrechnung. Später erneut exportieren oder die Kursart prüfen.
Die Kursquelle ist nicht erreichbar	Den Export später erneut starten.
Kassenbons, Ausgaben, erfasste Belege oder Bankaufwand in Fremdwährung	Diese Daten lassen sich nicht in Fremdwährung nach DATEV exportieren. Liegen im Zeitraum solche Daten vor und ist die Hauptwährung nicht Euro, bricht der Export ab. Rechnungen in Fremdwährung gehen über die Rechnungsmodi („Nach Rechnung“, „Rechnungsausgang (Debitoren)“, „Gastro + Faktura (Debitoren)“).
Die Hauptwährung ist kein ISO-Code	Unter Admin → Einstellungen → Allgemein → Währung & Steuersätze die Hauptwährung als Code eintragen, z. B. `EUR` oder `CHF` (siehe Einstellungen).

Export durchführen¶

Admin → DATEV → Tab „Export"

Zeitraum wählen – „Von" und „Bis" eintragen oder unten eine Schnellwahl klicken.
Den angezeigten Modus prüfen. Er steht fest (Sie sehen ihn hier nur) und wird im Tab „Konfiguration" geändert – der Link „ändern" führt direkt dorthin. Das ist Absicht: jeder Export eines Betriebs soll denselben Buchungsschnitt haben, sonst bucht Ihr Steuerberater im Zweifel doppelt.
Nur in den Modi „Rechnungsausgang (Debitoren)" und „Gastro + Faktura (Debitoren)" erscheinen zusätzliche Haken: Ausgangsrechnungen (Erlöse), Ausgaben, der Rechnungsstatus (Offen, Teilbezahlt, Bezahlt, Überfällig – Entwürfe werden nie exportiert; keine Auswahl = alle außer Entwurf) und Rechnungen als PDF beilegen.
„Export starten" klicken.
Der Fortschrittsbalken zeigt den Status. Bei großen Zeiträumen kann das einige Minuten dauern – das Fenster offen lassen.
„Herunterladen" klicken → ZIP-Datei speichern.

⚠️ Vor dem Export prüfen: Erscheint oben eine gelbe Warnung zu „offenen AutoBeleg-Einträgen ohne Betrag", klicken Sie auf „Jetzt prüfen" und klären Sie diese zuerst – sonst fehlen Beträge im Export.

ℹ️ Der Export enthält neben der Buchungsdatei bei Bedarf eine HINWEISE.txt im ZIP. Sie nennt Auffälligkeiten (z. B. „3 Belege ohne Kategorie", „2 Bankumsätze nicht gebucht"). Geben Sie diese Datei an Ihren Steuerberater weiter und lesen Sie sie selbst kurz durch.

Schnellwahl-Buttons für häufige Zeiträume:

Button	Zeitraum
Heute	Nur heute
Gestern	Nur gestern
Letzte Woche	Mo–So der Vorwoche
Letzter Monat	Gesamter Vormonat
Letztes Quartal	Letztes Kalenderquartal
Letztes Jahr	Gesamtes Vorjahr

Welchen Modus wählen?¶

Der Modus legt fest, wie genau Ihre Umsätze in der Buchhaltung ankommen: als eine Zeile pro Tag, pro Bon, pro Warengruppe usw. Im Zweifel: Tagesabschluss – das genügt den meisten Betrieben. Ihr Steuerberater sagt Ihnen, wenn er mehr Detail braucht. Der Modus wird im Tab „Konfiguration" unter „Optionen" → „Standard Export-Modus" festgelegt.

Modus	Was steht in der Datei?	Wann sinnvoll?
Tagesabschluss	Pro Kassenabschluss (Z-Bericht) und Steuersatz eine Zeile, Summe des Tages	Für die meisten Betriebe; kleine und mittlere Restaurants
Pro Bon	Jeder einzelne Kassenbon wird eine Buchung	Wenn der Steuerberater jeden Bon sehen will; prüfungsnahe Betriebe
Pro Öffnungstag	Pro Öffnungstag eine Summe – der Tag endet nicht um Mitternacht, sondern mit dem Schließen	Bar, Club, Nachtbetrieb
Nach Warengruppe	Pro Warengruppe (z. B. Speisen, Bier) und Steuersatz eine Zeile, jeweils mit eigenem Konto	Wenn Speisen und Getränke getrennt gebucht werden sollen
WGR Detailliert	Wie „Nach Warengruppe", aber zusätzlich pro Tag	Größere Betriebe mit täglicher Warengruppen-Auswertung
Nach Rechnung	Ihre an Kunden geschriebenen Rechnungen	Catering, Events, Firmenkunden
Nur Ausgaben	Nur Betriebsausgaben und Barentnahmen aus dem Kassenbuch	Wenn Ausgaben getrennt exportiert werden
Rechnungsausgang (Debitoren)	Ausgangsrechnungen, jeder Kunde mit eigenem Konto, sodass offene Posten je Kunde sichtbar sind	Betriebe mit echtem Rechnungsgeschäft
Gastro + Faktura (Debitoren)	Kassenbons und Ausgangsrechnungen in einem gemeinsamen Stapel	Betriebe, die Kasse und Rechnungsstellung gleichzeitig nutzen

⚠️ Nie zwei verschiedene Modi für denselben Zeitraum an den Steuerberater geben. Beide enthalten dieselben Umsätze – verbucht er beide, ist alles doppelt.

💡 Tipp: Starten Sie mit „Tagesabschluss". Wenn Ihr Steuerberater mehr Detail braucht, wechseln Sie auf „Pro Bon" oder „Nach Warengruppe" (Einrichtung: Export pro Warengruppe).

Festschreibung nach dem Export¶

Mit jedem erfolgreichen DATEV-Export gilt der exportierte Zeitraum als an die Buchhaltung übergeben — unabhängig davon, ob „Ausgaben einbeziehen“ oder „Belege einbeziehen“ eingeschaltet ist. Belege (Finanzen → Ausgaben) und Ausgaben (Kassenbuch → Ausgaben) mit einem Datum in diesem Zeitraum sind danach festgeschrieben:

Gesperrt: Betrag, Belegdatum, Steuer, Kategorie und Zahlungsquelle (bei Ausgaben: Beträge, Belegdatum, Modus und Konto) sowie das Löschen.
Weiter änderbar: Notiz, Anhang und Lieferant.
Festgeschrieben wird bis zum Ende des exportierten Zeitraums, höchstens bis einschließlich gestern — der heutige Tag bleibt offen.
Die Grenze wandert nur vorwärts: ein späterer Export über einen älteren Zeitraum öffnet nichts wieder.
Ein Beleg, der nachträglich mit einem Datum im festgeschriebenen Zeitraum erfasst wird, ist sofort gesperrt.
Einen Korrekturweg im Programm gibt es nicht; wenden Sie sich für eine inhaltliche Korrektur an Ihre Buchhaltung.

Welche Belege festgeschrieben sind, zeigt Finanzen → Ausgaben → Archiv mit dem Filter „Nur festgeschriebene“ (Archiv).

An den Steuerberater senden¶

Statt die Datei selbst per E-Mail zu verschicken, kann DiKAS den Export direkt an Ihren Steuerberater senden.

Einmalig einrichten – Admin → DATEV → Tab „Steuerberater":

Im Abschnitt „Steuerberater-Kontakt" Name und E-Mail-Adresse eintragen.
Optional im Abschnitt „ZIP-Verschlüsselung" ein Passwort setzen. Die Datei wird dann mit AES-256 verschlüsselt (Download und Mail). Das Passwort geben Sie Ihrem Steuerberater telefonisch oder persönlich – nie in derselben Mail. Ein gesetztes Passwort wird nie angezeigt; zum Ändern ein neues eingeben, zum Behalten das Feld leer lassen.
Speichern nicht vergessen. Mit „Test-Email senden" schicken Sie sich einen Test-Export an die hinterlegte Adresse und sehen, ob alles ankommt (das kann einige Minuten dauern).

Beim Export (Tab „Export"): Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, erscheint neben „Export starten" der Knopf „An Steuerberater senden". Ein zweiter Versand für denselben Zeitraum wird abgewiesen, der Steuerberater bekommt den Export also nicht doppelt.

Wie die Mail beim Steuerberater ankommt, hängt davon ab, ob Ihr Betrieb einen eigenen Mailserver (SMTP) eingerichtet hat (Einstellungen → Druck & Vorlagen → E-Mail):

Situation	Was der Steuerberater bekommt
Lokale Installation	Die ZIP-Datei als Mail-Anhang (bis 20 MB; größere Exporte bitte herunterladen und anders übergeben, oder einen kürzeren Zeitraum wählen).
Cloud ohne eigenen Mailserver	Eine Mail über DiKAS (konto.dikas.de) mit einem Download-Link – mit dem Hinweis, dass sie in Ihrem Auftrag kommt.
Cloud mit eigenem Mailserver	Dieselbe Mail mit Download-Link, aber von Ihrer eigenen Adresse.
Kein Mailserver eingerichtet	Der Versand ist gesperrt, und die Maske weist darauf hin. Dann den Export herunterladen und selbst weitergeben.

Die Mail enthält Anrede, Zeitraum, Mandanten- und Berater-Nummer und den Export-Modus.

Download-Links verwalten: Wird der Export als Link verschickt, sehen Sie im Tab „Steuerberater" unter „Offene StB-Links", an wen er ging, bis wann der Link gilt und ob er schon abgerufen wurde („Seite geöffnet, nicht heruntergeladen" oder „n× heruntergeladen"). Mit „Widerrufen" machen Sie einen Link sofort ungültig – z. B. wenn er an die falsche Adresse ging.

Steuerberater ins Portal einladen: Der Knopf „Ins Portal einladen" schickt Ihrem Steuerberater eine Einladung ins DiKAS-Kundenportal (siehe nächster Abschnitt). Hat er noch kein Konto, enthält die Mail einen Registrierungslink, der 7 Tage gilt.

Steuerberater-Zugriff über das Kundenportal¶

Noch bequemer als der E-Mail-Versand: Ihre Kanzlei ruft die Exporte selbst ab — über das kostenlose Kanzlei-Portal. Ob und welche Kanzlei Zugriff auf Ihre Kassendaten erhält, steuern Sie in Ihrem DiKAS-Kundenportal (konto.dikas.de, Menüpunkt Steuerberater — dort, wo Sie auch Ihre Lizenz und Ihre DiKAS-Rechnungen verwalten):

Anfrage bestätigen oder ablehnen: Fragt Ihre Kanzlei die Verknüpfung an, erscheint die Karte „Kanzlei ‹Name› möchte Zugriff auf Ihre Kassendaten" mit Bestätigen und Ablehnen. Ohne Ihre Bestätigung erhält die Kanzlei keinen Zugriff.
„Meinen Steuerberater einladen": Sie laden Ihre Kanzlei selbst ein — E-Mail-Adresse (und optional Kanzleiname) eingeben, fertig. Hat die Kanzlei noch keinen DiKAS-Zugang, enthält die E-Mail einen Registrierungs-Link. Eine versendete Einladung können Sie jederzeit zurückziehen.
Was die Kanzlei sehen kann: ausschließlich die Daten Ihres verknüpften Betriebs, überwiegend lesend — Status-Übersicht (TSE, Kassenmeldung, DATEV, Abo), Monatsauswertungen sowie DATEV-, DSFinV-K- und Kassennachschau-Exporte. Zusätzlich kann sie zwei buchhaltungsnahe Dinge schreiben: die Kassenmeldung nach § 146a AO für Sie übermitteln (samt der nötigen Melde-Stammdaten) und ihre DATEV-Vorlage auf Ihren Betrieb anwenden — Ihre Mandantennummer, Beraternummer und ein etwaiges ZIP-Passwort bleiben dabei unangetastet. Beides wird protokolliert. Kassieren oder Ihre Kasse umkonfigurieren kann sie nicht.
Verknüpfung lösen: Offene Anfragen lehnen Sie einfach ab. Eine aktive Verknüpfung entziehen Sie jederzeit selbst im Kundenportal über „Zugriff entziehen" — auch Ihre Kanzlei kann sie in ihrem Cockpit lösen.

💡 Tipp: Alles, was das Kanzlei-Portal für Ihren Steuerberater kann, steht im Kapitel Steuerberater & Kanzlei.

Export pro Warengruppe einrichten¶

Mit dem Modus „Warengruppen (WGR)" bucht DiKAS den Umsatz nicht als eine Summe, sondern je Warengruppe und Steuersatz – auf ein eigenes Erlöskonto pro Warengruppe. So sieht Ihr Steuerberater z. B. Getränke und Speisen getrennt.

Einrichten – einmalig, in dieser Reihenfolge:

Admin → DATEV → Tab „Konfiguration" öffnen.
Im Abschnitt mit dem Export-Modus „Warengruppen (WGR)" wählen (oder „WGR Detailliert", wenn zusätzlich je Tag gebucht werden soll).
Ganz unten im Abschnitt „Warengruppen-Kontenzuordnung" auf „Zuordnung hinzufügen" klicken. Pro Warengruppe eine Zeile:
- Warengruppe – aus der Liste Ihrer Warengruppen wählen
- Konto – das Erlöskonto, auf das diese Warengruppe gebucht wird (Kontenrahmen Ihres Steuerberaters, z. B. 8300 Speisen, 8400 Getränke)
- Gegenkonto – meist das Kassenkonto
Für jede weitere Warengruppe wiederholen; mit dem Papierkorb entfernen Sie eine Zeile.
Oben auf „Speichern" klicken.
Tab „Export" → Zeitraum wählen → „Export starten". Der angezeigte Modus muss jetzt „Warengruppen (WGR)" sein.

Beispiel:

Warengruppe	Konto	Gegenkonto
Getränke alkoholfrei	8400	1000
Bier	8400	1000
Wein	8400	1000
Speisen	8300	1000
Desserts	8300	1000

Wichtig zu wissen:

Warengruppen ohne Zuordnung laufen automatisch auf das Standard-Erlöskonto (je nach MwSt-Satz) – es geht nichts verloren, aber sie erscheinen nicht getrennt.
Pfand, Kundenguthaben und Gutscheine werden nie einer Warengruppe zugeordnet, sondern immer auf ihr eigenes Bilanzkonto gebucht.
Jede Warengruppe erzeugt eine Buchung je Steuersatz; der Buchungstext lautet WGR {Name} MwSt {Satz}%.
Ihr Steuerberater kann die Zuordnung auch selbst im Kanzlei-Portal pflegen, siehe Steuerberater & Kanzlei.

Keine Kostenstellen

DiKAS kennt keine Kostenstellen oder Kostenträger. Die Spalten „KOST1" und „KOST2" bleiben im DATEV-Export leer. Wenn Ihr Steuerberater eine Aufteilung nach Bereichen wünscht (z. B. Küche/Bar/Terrasse), bilden Sie sie über eigene Warengruppen mit eigenem Erlöskonto ab – der Export pro Warengruppe liefert dann genau diese Trennung auf Kontenebene.

Zahlungsarten-Kontenzuordnung (die Zahlart bestimmt das Gegenkonto)¶

In den Tages-Modi (0/1/2) bestimmt die Zahlart jeder Buchung das Gegenkonto: der Umsatz steht im Haben des Erlöskontos, die Zahlart im Soll. Standard:

Zahlart	Gegenkonto (Standard)	Wirkung
Bar	Kasse (`SrcKonto`)	Geld in der Lade
EC/Karte	Geldtransit (`SrcKontoKarte`)	Kartenumsatz, Bankeingang folgt
Kundenguthaben	Kundenguthaben-Konto	Einlösung mindert die Guthaben-Verbindlichkeit
Mehrzweck-Gutschein	Gutschein-Konto	Einlösung mindert die Gutschein-Verbindlichkeit
Hausbon/Eigenverbrauch	Kasse (Forderung)	konfigurierbar

Eigene Zahlarten: Zahlarten, die Sie selbst angelegt haben (z. B. „Gutschein extern" oder „PayPal"), erscheinen in der Auswahl der Zuordnung unter „Eigene Zahlarten". Die Zuordnung gilt dann nur für diese eine Zahlart. Wählen Sie dagegen einen Eintrag aus der Gruppe „Typ" (z. B. „Bar" oder „EC/Karte"), gilt das Konto für alle Zahlarten dieses Typs.

Reihenfolge

Eine Zuordnung nach Namen hat Vorrang vor einer Zuordnung nach Typ. Benennen Sie eine Zahlart später um, muss die Zuordnung neu gewählt werden, sonst gilt wieder das Konto des Typs.

💡 Eigener Buchungsweg / Ausgleichskonto: Über die Zahlart-Kontenzuordnung lässt sich jede Zahlart auf ein eigenes Konto umbiegen — z. B. Gutschein-/Guthaben-Einlösungen nicht direkt aufs Verbindlichkeitskonto, sondern über ein Verrechnungs-/Ausgleichskonto buchen, wenn Ihre Kanzlei das so führt.

Ausgaben im DATEV-Export¶

Wenn „Ausgaben einbeziehen" aktiviert ist, werden Ihre Kassenausgaben (Kassenbuch) in den Export aufgenommen — in den Kassenmodi und in „Gastro + Faktura":

Konto: das DATEV-Konto der Ausgabenkategorie, die an der Ausgabe gewählt wurde (z. B. „Bürobedarf" → 4930). Nur wenn die Ausgabe keine Kategorie hat oder die Kategorie kein DATEV-Konto trägt, bucht DiKAS auf das Aufwandskonto Ausgaben.
Gegenkonto: die Kasse.
Ausgaben mit 19 % (z. B. Bürobedarf): Vorsteuer-BU 9
Ausgaben mit 7 % (z. B. Lebensmittel): Vorsteuer-BU 8
Steuerfreie Ausgaben: BU 40

ℹ️ Hinweis: Ausgaben vom Typ „Überweisung" (DeferredPayment) werden nicht in den DATEV-Export aufgenommen, da sie keinen Kasseneffekt haben.

Pfand im DATEV-Export¶

Pfandbeträge mit 0 % MwSt (durchlaufender Posten) werden automatisch auf das konfigurierte Pfandkonto gebucht — getrennt von den Erlöskonten. Pfand mit 7 oder 19 % (Entgelt-Pfand, siehe Pfand-Artikel) ist normaler Umsatz und steht im Erlöskonto seines Steuersatzes; die Rückgabe wird im selben Satz gebucht.

Pfand verfallen lassen: Lassen Sie nicht zurückgebrachtes Pfand verfallen, steht auf dem Verfall-Beleg die Auflösung des Pfandkontos (negative Pfandzeilen) und im Gegenzug Umsatz im Erlöskonto des Steuersatzes vom Artikel „Pfand-Verfall". Der Beleg hat die Summe 0,00 €; im Export erscheinen beide Seiten auf demselben Tag. Das Pfandkonto geht damit um den verfallenen Betrag zurück.

Belegbilder mitexportieren (Belegverknüpfung)¶

Erfasste Eingangsbelege (Rechnungen/Quittungen, die im POS unter Ausgaben als Foto/PDF angehängt wurden) können als Belegbild zusammen mit der Buchung exportiert werden. So sieht der Steuerberater zu jeder Ausgabe direkt das Originaldokument.

Aktivieren: Admin → DATEV → Konfiguration → Option „Belege einbeziehen" (zusammen mit „Ausgaben einbeziehen" bzw. Modus „Nur Ausgaben").

Beim Export in den Kassenmodi (Tagesabschluss bis WGR Detailliert) und im Modus „Nur Ausgaben": - Jede Ausgabe mit hinterlegtem Dokument erhält in der Buchung einen Beleglink (BEDI "<GUID>", DATEV-Feld 20). - Die Belegbilder (PDF/Bild) werden GUID-benannt mit ins ZIP gelegt. - DATEV ordnet die Dokumente beim Import automatisch der jeweiligen Buchung zu (DATEV Unternehmen online / Belegverknüpfung).

Im Modus „Gastro + Faktura (Debitoren)" liegen die Belegbilder der Kassenausgaben dagegen bei den erfassten Eingangsbelegen (Ordner „Belege" bzw. Paket „Eingangsrechnungen", ebenfalls mit „Belege einbeziehen"). Die Buchungen tragen dort keinen Beleglink.

ℹ️ Voraussetzung ist, dass die Ausgaben auch exportiert werden („Ausgaben einbeziehen" oder Modus 6). Stimmen Sie den ersten Import mit Belegen kurz mit Ihrem Steuerberater ab.

Bankumsätze nur mit Beleg buchen¶

Im Modus „Rechnungsausgang (Debitoren)" bucht DiKAS standardmäßig jeden kategorisierten ausgehenden Bankumsatz als Aufwand gegen das Bankkonto — auch dann, wenn kein Beleg dazu erfasst ist.

Viele Kanzleien wollen das nicht: Sie bekommen die Kontoumsätze bereits von der Bank und ordnen sie dort zu; ohne Beleg ist ohnehin kein Vorsteuerabzug möglich. Für diesen Fall gibt es die Option Admin → DATEV → Konfiguration → „Bankumsätze nur mit Beleg buchen" (Standard: aus).

Ist sie eingeschaltet, gilt:

Ein Bankumsatz bekommt nur dann eine Buchungszeile, wenn ein erfasster Beleg mit ihm verknüpft ist — und diese Zeile entsteht ohnehin aus dem Beleg (mit Rechnungsnummer und MwSt-Aufschlüsselung). Der Aufwand kommt damit ausschließlich aus den erfassten Belegen.
Die Kategorie der Ausgabe steht im Buchungstext, bleibt für die Kanzlei also sichtbar.
Wie viele Umsätze deshalb nicht gebucht wurden, steht in der HINWEISE.txt im Export-ZIP.

⚠️ Diese Option zusammen mit ausgeschaltetem „Belege einbeziehen" ergibt einen Stapel ohne jeden Aufwand — beide Schalter sehen für sich richtig eingestellt aus. Der Export weist in der HINWEISE.txt ausdrücklich darauf hin.

🔧 Teil 2: Für Steuerberater — Technische Referenz¶

EXTF-Format v13¶

DiKAS exportiert im DATEV-Format EXTF (Extended Transfer Format), Version 13 – Kennung 700/21/13. Die Exportdatei ist eine semikolon-separierte CSV-Datei mit UTF-8-Kodierung (EXTF_Buchungsstapel.csv).

Zwei Dateiformate

Modi 0–6 (Kasse, Rechnungen, Ausgaben): EXTF 700/21/13 wie hier beschrieben.
Modi 7 und 8 (Debitoren): Die Datei wird als Kanzlei-Lieferpaket geliefert – eine äußere ZIP mit den drei Teil-ZIPs Ausgangsrechnungen_…, Eingangsrechnungen_… und CSV-Dateien_… sowie einer Anleitung HINWEISE.txt zur Import-Reihenfolge (zuerst die Belege per Belegtransfer, dann EXTF_Debitoren.csv, dann datev.csv). Der Buchungsstapel darin liegt im Format DTVF 300/4 mit 105 Spalten, dem Format, das die Kanzlei-Importe bisher einlesen.

Header-Zeile¶

Die erste Zeile enthält den EXTF-Header mit 31 Feldern. Die Felder 1–21 sind:

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;{Timestamp};;"DK";"DiKAS";;{BeraterId};{Mandantennummer};{WjBeginn};{SachkontenLaenge};{DatumVon};{DatumBis};"DiKAS";;1;0;0;"EUR";;;;;{Kontenrahmen 03|04};;;;

Position	Feld	Beschreibung
1	`"EXTF"`	Format-Kennung
2	`700`	Format-Variante
3	`21`	Datenkategorie-Kennung (Buchungsstapel)
4	`"Buchungsstapel"`	Dokumenttyp
5	`13`	EXTF-Version
6	Timestamp	Erstellungszeitpunkt (`yyyyMMddHHmmssfff`)
7	—	Reserviert
8	`"DK"`	Länderkürzel
9	`"DiKAS"`	Quellsystem
10	—	Reserviert
11	BeraterId	Berater-Nummer
12	Mandantennummer	Mandanten-Nummer
13	WjBeginn	Beginn des Wirtschaftsjahres, in dem der Zeitraum liegt (`yyyyMMdd`, aus „Beginn des Wirtschaftsjahres")
14	SachkontenLaenge	Kontenlänge (4 oder 5)
15	DatumVon	Export-Beginn (`yyyyMMdd`)
16	DatumBis	Export-Ende (`yyyyMMdd`)
17	`"DiKAS"`	Bezeichnung
18	—	Reserviert
19	`1`	Buchungstyp (Finanzbuchführung)
20	`0`	Rechnungslegungszweck
21	`0`	Festschreibung (der Stapel wird nicht festgeschrieben)
22	`"EUR"`	Währungskennzeichen
23–26	—	leer
27	`03` / `04`	Sachkontenrahmen (aus „Kontenrahmen")
28–31	—	leer (Branchenlösung, reserviert, Anwendungsinformation)

Spalten-Header¶

Die zweite Zeile definiert die Buchungsspalten. DiKAS schreibt alle Spalten des DATEV-Standards (über 120, von „Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz)" bis „Abw. Skontokonto"), auch wenn die meisten leer bleiben – das offizielle DATEV-Prüfprogramm wertet die volle Zeilenbreite aus.

Buchungszeilen¶

Ab Zeile 3 folgen die Buchungen. Befüllte Spalten:

Spalte	Format	Beschreibung
Umsatz	`1.234,56` (de-DE)	Bruttobetrag
Soll/Haben	`S` oder `H`	Seite des Kontos (Spalte „Konto"). Standard: Erlöse und Verbindlichkeiten im Haben (`H`), Kasse/Geldtransit als Gegenkonto im Soll. Mit „Erlöse im Soll buchen (Legacy)" gedreht.
WKZ Umsatz / Kurs / Basis-Umsatz / WKZ Basis	—	Nur bei Fremdwährungszeilen befüllt, sonst leer
Konto	4–5 Stellen	Erlöskonto (z. B. 8400) bzw. bei Aufwand das Aufwandskonto
Gegenkonto	4–5 Stellen	Zahlungsmittelkonto (z. B. 1000 Kasse)
BU-Schlüssel	s. u.	Steuerschlüssel
Belegdatum	`ddMM`	Tag und Monat ohne Jahr (z. B. `1503` = 15. März); das Jahr ergibt sich aus dem Stapel-Zeitraum
Belegfeld 1	Text	Belegnummer (Z-Nr., Bon-Nr., RE-Nr.)
Belegfeld 2, Skonto	leer	Nicht verwendet
Buchungstext	Text	Beschreibung der Buchung
Beleglink (Feld 20)	`BEDI "<GUID>"`	Nur bei Buchungen mit Belegbild
EU-Land u. UStID (Bestimmung)	Text	Bei Reverse-Charge-Zeilen die USt-IdNr. des Leistungsempfängers
Kost 1 / Kost 2 - Kostenstelle, Kost-Menge	leer	Kostenstellen werden nicht unterstützt – die Spalten bleiben leer

Beispiel-Buchung (Tagesabschluss)¶

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;20260312120000000;;"DK";"DiKAS";;12345;67890;20260101;4;20260301;20260331;"DiKAS";;1;0;0;"EUR";;;;;03;;;;
Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz);Soll/Haben-Kennzeichen;WKZ Umsatz;Kurs;Basis-Umsatz;WKZ Basis-Umsatz;Kontonummer;Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel);BU-Schlüssel;Belegdatum;Belegfeld 1;Belegfeld 2;Skonto;Buchungstext;… (weitere Spalten)
1.234,56;H;;;;"";8400;1000;;0103;Z-1;;;"Tagesabschluss 1 MwSt 19,00%";…
567,89;H;;;;"";8300;1000;;0103;Z-1;;;"Tagesabschluss 1 MwSt 7,00%";…
50,00;H;;;;"";8200;1000;40;0103;Z-1;;;"Tagesabschluss 1 MwSt 0,00%";…

Gekürzt dargestellt; die Zeilen haben in der Datei die volle Spaltenbreite. Die Erlöskonten 8400/8300 sind Automatikkonten und tragen keinen BU-Schlüssel; der Schlüssel 40 auf dem 0-%-Konto bleibt immer stehen.

BU-Schlüssel¶

Wichtig: Standard ist KEIN BU-Schlüssel auf 19-%/7-%-Erlöskonten

Die Standard-Erlöskonten (SKR03 8400/8300, SKR04 4400/4300) sind Automatikkonten und tragen ihren Steuersatz selbst. Ein zusätzlicher BU-Schlüssel darauf würde beim DATEV-Import beanstandet. Deshalb sendet DiKAS dort keinen Schlüssel, solange „BU-Schlüssel auf Erlöskonten senden" aus ist (Standard). Wer Nicht-Automatikkonten führt, schaltet den Schalter ein – dann gilt die Tabelle unten. Der Schlüssel 40 (steuerfrei/Steuerautomatik aus) steht immer, ebenso die Vorsteuer-Schlüssel auf der Aufwandsseite.

Mit eingeschaltetem Schalter setzt DiKAS den BU-Schlüssel anhand des Steuersatzes:

Umsatzsteuer (Erlöse, Modi 0–5) – nur bei „BU-Schlüssel auf Erlöskonten senden":

BU	Steuersatz	Bedeutung
3	≥ 19 %	Umsatzsteuer Regelsatz
2	≥ 7 %	Umsatzsteuer ermäßigter Satz
40	0 %	Steuerfrei (steht immer)

Vorsteuer (Ausgaben, Modus 6 und „Ausgaben einbeziehen") – immer:

BU	Steuersatz	Bedeutung
9	≥ 19 %	Vorsteuer Regelsatz
8	≥ 7 %	Vorsteuer ermäßigter Satz
40	0 %	Steuerfrei

Die 9 Export-Modi im Detail¶

Modus 0: Tagesabschluss¶

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	DayClose-Dokumente (Z-Berichte)
Gruppierung	1 Buchung pro Tagesabschluss pro Steuersatz
Konto	Erlöskonto nach Steuersatz
Gegenkonto	Kassenkonto (SrcKonto)
Belegfeld 1	`Z-{Nummer}` (z. B. „Z-1")
Buchungstext	`Tagesabschluss {Nr} MwSt {Satz}%`

Empfohlen für: Kleine Betriebe mit 1 Kasse und täglichem Abschluss.

Modus 1: Pro Bon¶

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Alle Kassenbelege (Receipts)
Gruppierung	1 Buchung pro Beleg pro Steuersatz
Konto	Erlöskonto nach Steuersatz
Gegenkonto	Nach Zahlungsart: Bar→Kasse, Karte→Geldtransit
Belegfeld 1	Belegnummer (z. B. „42")
Buchungstext	`Bon {Nr} MwSt {Satz}%`

Split-Zahlung: Wird ein Bon mit mehreren Zahlungsarten beglichen (z. B. 10 € Bar + 20 € Karte), wird der Umsatz proportional pro Zahlungsart auf das jeweilige Gegenkonto aufgeteilt — 10 € auf die Kasse, 20 € auf den Geldtransit. So stimmen Kassen- und Geldtransit-Saldo. (Die Rundungsdifferenz trägt die letzte Zahlungsart, sodass die Summe exakt bleibt.)

Empfohlen für: Detaillierte Buchhaltung, prüfungsnahe Betriebe, Betriebsprüfung.

Modus 2: Pro Öffnungstag¶

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Kassenbelege, gruppiert nach Belegdatum
Gruppierung	1 Buchung pro Tag pro Steuersatz
Konto	Erlöskonto nach Steuersatz
Gegenkonto	Kassenkonto (SrcKonto)
Belegfeld 1	Datum (z. B. „15.03.2026")
Buchungstext	`Umsatz {Datum} MwSt {Satz}%`

Empfohlen für: Betriebe mit Nachtöffnung (Bar, Club), bei denen ein Geschäftstag über Mitternacht geht.

Modus 3: Nach Warengruppe (WGR)¶

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Belegpositionen, gruppiert nach Artikelgruppe
Gruppierung	1 Buchung pro Warengruppe pro Steuersatz
Konto	WGR-Mapping-Konto oder Standard-Erlöskonto
Gegenkonto	WGR-Mapping-Gegenkonto oder Kassenkonto
Belegfeld 1	—
Buchungstext	`WGR {Gruppenname} MwSt {Satz}%`

Sonderposten: Pfand-, Kundenguthaben- und Gutschein-Positionen werden NICHT der Warengruppe zugeordnet, sondern automatisch auf ihr jeweiliges Bilanzkonto (Pfand-/Kundenguthaben-/Gutschein-Konto) gebucht.

Empfohlen für: Differenzierte Erlösauswertung (z. B. Getränke vs. Speisen getrennt).

Modus 4: WGR Detailliert¶

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Belegpositionen, gruppiert nach Artikelgruppe + Datum
Gruppierung	1 Buchung pro Warengruppe pro Tag pro Steuersatz
Konto/Gegenkonto	Wie Modus 3
Belegfeld 1	Datum (z. B. „15.03.2026")
Buchungstext	`WGR {Gruppenname} {Datum} MwSt {Satz}%`

Empfohlen für: Größere Betriebe mit täglicher Warengruppen-Analyse.

Modus 5: Nach Rechnung¶

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Kundenrechnungen (Status ≥ „Offen")
Gruppierung	1 Buchung pro Rechnung pro Steuersatz
Konto	Erlöskonto nach Steuersatz (Sonderposten aufs Bilanzkonto)
Gegenkonto	Kassenkonto (SrcKonto)
Belegfeld 1	Rechnungsnummer (z. B. „RE-2026-001")
Buchungstext	`RE {Rechnungsnummer}`

Empfohlen für: B2B-Betriebe mit Kundenrechnungen (Catering, Events, Firmenkunden).

Modus 6: Nur Ausgaben¶

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Spending-Dokumente (Betriebsausgaben)
Gruppierung	1 Buchung pro Ausgabe pro Steuersatz-Kategorie
Aufschlüsselung	AmountNormal (19 %), AmountReduced (7 %), AmountTaxFree (0 %)
Konto	DATEV-Konto der Ausgabenkategorie; ohne Kategorie bzw. ohne Konto an der Kategorie das Aufwandskonto Ausgaben (z. B. 4980)
Gegenkonto	Kassenkonto
BU-Schlüssel	Vorsteuer: 9 (19 %), 8 (7 %), 40 (0 %)
Buchungstext	`Ausgabe {Kommentar} {Satz}%`

Filterung: Ausgaben vom Typ „Überweisung" (DeferredPayment, AccountMode 4) werden übersprungen — sie haben keinen Kasseneffekt.

Empfohlen für: Separate Ausgaben-Exporte, wenn Ausgaben nicht in den Erlösexport integriert werden.

Modus 7: Rechnungsausgang (Debitoren)¶

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Ausgangsrechnungen (nicht Kassenbelege)
Gruppierung	1 Buchung pro Rechnung und Steuersatz
Konto	Debitoren-Personenkonto des Kunden
Gegenkonto	Erlöskonto nach Steuersatz; bei Reverse-Charge und bei Kunden in der Schweiz das dafür in der Konfiguration hinterlegte Erlöskonto; Pfand, Gutschein und Kundenguthaben auf ihr Bilanzkonto
Buchungssatz	Debitor an Erlöse

Dieser Modus ist der richtige, wenn Ihr Steuerberater offene Posten je Kunde führen soll: statt eines Sammelkontos bekommt jeder Rechnungskunde sein eigenes Personenkonto.

Zwei Dinge, die in beiden Debitorenmodi gelten

Personenkonten werden beim Export vergeben. Kunden ohne Kundennummer bekommen dabei zusätzlich eine Kundennummer gesetzt. Das passiert auch dann, wenn Ihr Steuerberater den Export über seinen Link abruft — die Nummern sind aber deterministisch, ein zweiter Abruf vergibt nichts Neues. Jede Vergabe wird protokolliert.
Der Schalter „Bankumsätze nur mit Beleg buchen" wirkt in Modus 7 und 8. Steht er aus (Vorgabe), bekommt jeder Bankumsatz eine Buchungszeile — auch ohne erfassten Beleg.

Empfohlen für: Betriebe mit echtem Rechnungsgeschäft, deren Kanzlei die offenen Posten mitführt.

Modus 8: Gastro + Faktura (Debitoren)¶

Dieser Modus ist für Betriebe gedacht, die Kasse/Gastro und Faktura gleichzeitig verwenden. Er schreibt beide Umsatzarten in einen gemeinsamen EXTF_Buchungsstapel.csv:

Bereich	Buchung und Belegnummer
Gastro/Kasse	Einzeln pro Bon; die Bonnummer steht in `Belegfeld 1`
Faktura	Debitor an Erlöse; die Rechnungsnummer steht in `Belegfeld 1`

Die getrennten Nummernkreise bleiben damit erhalten. Das ZIP kann zusätzlich die Debitoren-Stammdaten, Rechnungs-PDFs und Ausgaben enthalten. Rechnungsstatus und PDF-Optionen sind dieselben wie in Modus 7.

Kassenausgaben in Modus 8: Ist in der Konfiguration „Ausgaben einbeziehen" eingeschaltet und im Export-Dialog „Ausgaben" angehakt, bucht der Stapel auch die Ausgaben aus dem Kassenbuch — gegen die Kasse, auf das DATEV-Konto der Ausgabenkategorie (sonst Aufwandskonto Ausgaben), genau wie in den Kassenmodi. Ihre Belegbilder liegen bei „Belege einbeziehen" bei den Eingangsbelegen (Ordner „Belege" bzw. Paket „Eingangsrechnungen"), ohne Beleglink in der Buchung.

Keine Doppelbuchung des Faktura-Umsatzes

Eine Faktura-Rechnung erzeugt in einem Kassenbetrieb zusätzlich einen fiskalischen Kassenbeleg. DiKAS erkennt diesen Spiegelbeleg an seiner Rechnungsverknüpfung und lässt ihn aus dem Gastro-Anteil weg. Die Rechnung wird dadurch genau einmal als Debitorenbuchung exportiert.

Warum der Kassenanteil pro Bon exportiert wird

Im Tagesabschluss sind die Faktura-Spiegelbelege bereits in den Summen enthalten und lassen sich nachträglich nicht sicher herausrechnen. Deshalb verwendet der gemeinsame Modus für die Kasse bewusst die belegbasierte Variante „Pro Bon".

Empfohlen für: Kombinierte Gastro-/Kassenbetriebe mit Faktura, die ihrem Steuerberater nur einen Buchungsstapel je Zeitraum übergeben möchten.

Stornobuchungen¶

Stornos werden als negative Gegenbuchung (Storno-Reversal) in den Export aufgenommen — sowohl das ursprüngliche Bon als auch der Storno erscheinen, sodass sich der Umsatz netto ergibt und der Prüfpfad (GoBD/DSFinV-K) vollständig ist:

Modi 1–4 (beleg-/positionsbasiert): Der Storno-Beleg wird mit negativem Betrag mit-exportiert (Soll↔Haben gedreht), wodurch er das Original neutralisiert.
Modus 0 (Tagesabschluss): Der Z-Bericht ist bereits netto — stornierte Belege sind aus seinen Summen herausgerechnet. Eine eigene Storno-Zeile gibt es deshalb nicht (sie würde den Storno ein zweites Mal abziehen). Wer jeden Storno einzeln im Stapel sehen will, nimmt „Pro Bon".

ℹ️ Pro Bon ergibt die Summe Soll = Summe Haben; ein vollständig stornierter Tag ergibt netto 0 € Umsatz bei vollständigem Buchungs-Prüfpfad.

Ausgaben in Erlös-Modi (0–4 und 8)¶

Wenn „Ausgaben einbeziehen" (IncludeSpendings) aktiviert ist, werden die Ausgaben zusätzlich zu den Erlösen im selben Export ausgegeben — in Modus 8 zusätzlich nur mit dem Haken „Ausgaben" im Export-Dialog. Konto ist das DATEV-Konto der Ausgabenkategorie, Rückfall das Aufwandskonto Ausgaben. Die BU-Schlüssel wechseln dabei automatisch auf Vorsteuer (9/8/40).

Belegverknüpfung (Belegbilder, Feld 20 „Beleglink")¶

Bei aktivierter Option „Belege einbeziehen" liefert DiKAS die Belegbilder DATEV-konform mit:

Die EXTF-Buchungszeile nutzt das Standardfeld 20 „Beleglink" mit dem Wert BEDI "<GUID>" (in der CSV als "BEDI ""<GUID>""" escaped). Felder 15–19 (Postensperre, Diverse Adressnummer, Geschäftspartnerbank, Sachverhalt, Zinssperre) bleiben leer.
Die Belegbilder liegen im selben ZIP, benannt nach dem GUID (<GUID>.pdf / .jpg; mehrere Dokumente je Beleg mit Suffix -2, -3).
Der GUID ist deterministisch je Ausgabe (stabil über Wiederholungs-Exporte → keine Dubletten in DATEV).
DATEV verknüpft Beleglink ↔ Belegbild beim Import automatisch (DATEV Unternehmen online / Belegtransfer).

Nur Ausgabe-Buchungen mit hinterlegtem Dokument erhalten einen Beleglink; alle übrigen Zeilen lassen Feld 20 leer. Ausnahme Modus 8: dort tragen auch Kassenausgaben mit Dokument keinen Beleglink — ihre Belegbilder liegen bei den Eingangsbelegen (Ordner „Belege" bzw. Paket „Eingangsrechnungen").

Buchhaltungslogik & Sonderfälle (für Steuerberater)¶

Dieser Abschnitt beantwortet die typischen Rückfragen zur buchhalterischen Behandlung jedes Geschäftsvorfalls. Grundprinzip: Erlöse werden brutto pro Steuersatz auf das jeweilige Erlöskonto gegen das Zahlungs-/Kassenkonto gebucht; durchlaufende Posten und Verbindlichkeiten werden vorab aus der jeweiligen Steuerzeile herausgerechnet und auf ihr Bilanzkonto gebucht.

Geschäftsvorfall	Konto (Soll/Haben)	Gegenkonto	BU	Hinweis
Umsatz 19 %	Erlös 19 %	Zahlungskonto	3	Regelsatz
Umsatz 7 %	Erlös 7 %	Zahlungskonto	2	ermäßigt (Speisen, seit 01.01.2026 unabhängig von Vor-Ort/Außer-Haus)
Echter steuerfreier Umsatz 0 %	Erlös 0 %	Zahlungskonto	40	nur echte 0 %-Umsätze — NICHT Gutschein/Pfand
Barzahlung	Erlös	Kasse (1000/1600)	—	Kassensturzfähig
EC-/Kartenzahlung	Erlös	Geldtransit (1360)	—	Durchläufer bis Bankeingang
Split-Zahlung (Bar+Karte)	Erlös	anteilig je Zahlart	—	proportional aufgeteilt (s. Modus 1)
Kundenguthaben-Aufladung	Kundenguthaben-Konto	Zahlungskonto	40	Verbindlichkeit, kein Umsatz
Zahlung mit Kundenguthaben	Erlös (Ware versteuert)	Kundenguthaben-Konto	3/2	mindert die Verbindlichkeit
Gutschein-Verkauf (Mehrzweck)	Gutschein-Konto	Zahlungskonto	40	Verbindlichkeit, kein Umsatz
Gutschein-Einlösung	Erlös (Ware versteuert) + Gutschein-Konto (Minderung)	Zahlungskonto/Gutschein-Konto	3/2	USt entsteht erst jetzt
Pfand 0 % (Ausgabe/Rücknahme)	Pfandkonto	Zahlungskonto	40	durchlaufender Posten, netto Annahme−Rückgabe
Pfand mit 7/19 % (Entgelt-Pfand)	Erlöskonto des Satzes	Zahlungskonto	wie Umsatz	Teil des Umsatzes; Rückgabe im selben Satz
Rabatt	(im Erlös bereits saldiert)	—	3/2	Erlös wird netto nach Rabatt gebucht
Storno	Erlös Haben (Umkehr)	Zahlungskonto	3/2	negative Gegenbuchung, voller Prüfpfad
Ausgabe/Betriebsausgabe	DATEV-Konto der Ausgabenkategorie (Rückfall: Aufwandskonto Ausgaben)	Kasse	9/8/40	nur Modus 6 bzw. „Ausgaben einbeziehen" (Modi 0–4 und 8)

Kundenguthaben (Prepaid-Guthaben)¶

Aufladung = der Kunde zahlt im Voraus → erhaltene Anzahlung / Verbindlichkeit, keine Umsatzsteuer. Buchung aufs Kundenguthaben-Konto.
Einlösung (Bezahlen mit Guthaben) → die Ware wird mit ihrem regulären Steuersatz als Umsatz gebucht; Gegenkonto ist das Kundenguthaben-Konto (die Verbindlichkeit sinkt).
Auszahlung von Guthaben (art_payout) mindert ebenfalls die Verbindlichkeit.
Disco-Karten-Aufladungen (art_discoaufladung) werden identisch behandelt.

Gutscheine — Einzweck vs. Mehrzweck (§ 3 Abs. 13–15 UStG)¶

DiKAS behandelt Gutscheine standardmäßig als Mehrzweck-Gutscheine: Der Verkauf ist nicht steuerbar (Verbindlichkeit auf dem Gutschein-Konto), die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung (dann mit dem Steuersatz der tatsächlich bezogenen Leistung). Das ist für Gastronomie-Gutscheine der Regelfall, da der Gutschein sowohl für 7-%-Speisen als auch 19-%-Getränke eingelöst werden kann.

⚠️ Sonderfall Einzweck-Gutschein: Steht bereits bei Ausgabe der Leistungsort und der Steuersatz fest (z. B. ein Gutschein ausschließlich für eine bestimmte 19-%-Leistung), ist die USt schon beim Verkauf fällig (Einzweck-Gutschein, § 3 Abs. 14 UStG). DiKAS trennt dies nicht automatisch — buchen Sie solche Gutscheine als regulären Umsatz (eigener Artikel mit dem passenden Steuersatz) oder lassen Sie den StB die Gutschein-Konto-Salden periodisch entsprechend umbuchen.

Pfand (Einweg-/Mehrwegpfand)¶

Pfand mit 0 % USt ist ein durchlaufender Posten. Ausgabe (Verkauf pfandpflichtiger Ware) und Rücknahme (Pfandrückgabe, negative Position) werden netto auf das Pfandkonto gebucht — getrennt von den Erlösen. So bläht Pfand weder den Umsatz noch die Bemessungsgrundlage auf.

Pfand mit 7 oder 19 % (Entgelt-Pfand) wird dagegen nicht abgespalten: Es steht im Erlöskonto seines Steuersatzes, die Rücknahme mindert denselben Erlös. Entscheidend ist der Satz, mit dem die Position kassiert wurde – spätere Änderungen am Artikel verschieben bereits gebuchte Belege nicht.

Stornos & GoBD/DSFinV-K¶

Ein Storno erzeugt einen eigenen Storno-Beleg mit negativen Beträgen (das Original bleibt unverändert erhalten — Unveränderbarkeit nach GoBD). In den Beleg-Modi (1) erscheinen beide Belege, sodass der Umsatz sich netto ergibt und der Prüfpfad lückenlos ist. In den aggregierten Modi (0/2) ist der Tagesabschluss bereits netto — stornierte Belege sind aus den Tages-/Periodensummen herausgerechnet, ein zusätzliches Reversal entfällt (es würde den Storno doppelt abziehen).

Geldtransit (Kartenzahlungen)¶

Kartenumsätze werden gegen das Geldtransitkonto (1360) gebucht, nicht direkt gegen die Bank — der Zahlungsdienstleister zahlt gesammelt (oft abzüglich Gebühren) auf das Bankkonto aus. Die Auflösung des Geldtransitkontos gegen den tatsächlichen Bankeingang erfolgt in der Finanzbuchhaltung (nicht durch DiKAS).

Trinkgeld — einstellbar (Standard: aus)¶

Trinkgeld an Arbeitnehmer ist umsatzsteuerfrei und kein Erlös des Betriebs (durchlaufender Posten, § 3 Nr. 51 EStG). Wie es im DATEV-Export behandelt wird, ist eine einstellbare Option (Admin → DATEV → Konfiguration → Abschnitt „Optionen" → „Trinkgeld exportieren"), weil Kanzleien das unterschiedlich handhaben:

Aus (Standard): Trinkgeld erscheint nicht in den Buchungszeilen. Es steckt zwar in der Zahlung, fällt aber bei der Umsatzverteilung sauber heraus — der Stapel bleibt vollständig und balanciert. (Im Z-Bericht und in der DSFinV-K wird es weiterhin als TrinkgeldAN ausgewiesen — das ist Pflicht und davon unberührt.)
An: Das Beleg-Trinkgeld wird als durchlaufender Posten auf das konfigurierbare Trinkgeld-Konto (SKR03 Vorschlag 1592 „Fremdgeld", SKR04 1372 — anpassbar) gegen die jeweilige Zahlart (Kasse/Karte) gebucht. So bildet der DATEV-Kassenstand das physisch in der Lade liegende Geld inkl. Trinkgeld ab.

Die Option gilt einheitlich für die Tages-Modi 0, 1 und 2.

Trinkgeld-Auszahlung ans Personal — einstellbar (Standard: aus)¶

Zahlt der Betrieb gesammeltes Trinkgeld aus der Kasse an das Personal aus, entsteht im Kassenbuch eine Ausgabe. Auch diese Auszahlung ist ein durchlaufender Posten, kein Betriebsaufwand. Deshalb bleibt sie standardmäßig aus dem DATEV-Export — auch wenn „Ausgaben einbeziehen" eingeschaltet ist. Als gewöhnliche Ausgabe gebucht, sänken Gewinn und DATEV-Kassenkonto um Geld, das dem Betrieb nie gehört hat.

Verlangt Ihre Kanzlei die Buchung, schalten Sie sie in Admin → DATEV → Konfiguration ein:

Bei „Konto für die Trinkgeld-Auszahlung ans Personal" das Konto eintragen, das die Kanzlei vorgibt — ein Durchlauf- bzw. Verbindlichkeitskonto (oft dasselbe wie das Trinkgeld-Konto), nie ein Aufwandskonto. Einen Vorschlag gibt DiKAS bewusst nicht vor; 0 bedeutet „nicht buchen".
Unter Optionen den Haken „Trinkgeld-Auszahlung exportieren" setzen.

Jede Auszahlung wird dann ohne Umsatzsteuer (BU-Schlüssel 40) im Soll auf dieses Konto gegen die Kasse gebucht; Buchungstext ist der Kommentar der Auszahlung. Ist der Haken gesetzt, aber kein Konto eingetragen, entsteht absichtlich keine Zeile — lieber keine Buchung als eine auf einem geratenen Konto. Die Auszahlung erscheint nur in Exporten, die Kassenausgaben enthalten („Ausgaben einbeziehen" bzw. Modus 6 „Nur Ausgaben").

Vollständiger Kontenrahmen (SKR03 / SKR04)¶

Alle in DiKAS konfigurierbaren Konten mit den gängigen Standardwerten. Maßgeblich ist immer der Kontenrahmen Ihres Steuerberaters — diese Werte sind anzupassen.

DiKAS-Einstellung	SKR03	SKR04	Art	Bedeutung
Erlöskonto 19 %	8400	4400	Erlös	Umsatzerlöse 19 % USt
Erlöskonto 7 %	8300	4300	Erlös	Umsatzerlöse 7 % USt
Erlöskonto 0 %	8200	4200	Erlös	steuerfreie Umsätze
Kasse (Quellkonto Bar)	1000	1600	Bestand	Kassenbestand
Geldtransit (Karte)	1360	1460	Bestand	Durchläufer Kartenzahlung
Aufwandskonto Ausgaben	4980	6850	Aufwand	Rückfall für Ausgaben ohne Kategorie-Konto — je Art über das DATEV-Konto der Ausgabenkategorie
Pfandkonto	1590	1370	durchlaufend	Pfand mit 0 % USt (Pfand mit 7/19 % steht im Erlös)
Kundenguthaben-Konto	1719	3280	Verbindlichkeit	erhaltene Anzahlungen (Guthaben, unversteuert)
Gutschein-Konto	1796	3786	Verbindlichkeit	ausgegebene Geschenkgutscheine (Mehrzweck)
Trinkgeld-Konto (optional)	1592	1372	durchlaufend	Fremdgeld — nur bei aktivem „Trinkgeld exportieren"
Konto für die Trinkgeld-Auszahlung (optional)	—	—	durchlaufend	kein Vorschlag, legt die Kanzlei fest (oft dasselbe wie das Trinkgeld-Konto) — nur bei aktivem „Trinkgeld-Auszahlung exportieren"

Die Werte sind die DiKAS-Standardvorschläge je Kontenrahmen — maßgeblich ist der vom StB vorgegebene Kontenplan, jedes Konto ist einzeln überschreibbar. Bei den Verbindlichkeitskonten bedeutet 0 = Funktion aus (Rückfall auf 0-%-Umsatz statt Verbindlichkeit).

Zusätzlich pro Warengruppe (Modi 3/4) und pro Zahlungsart eigene Konto/Gegenkonto-Zuordnungen möglich (s. o.).

Kontenlänge (Sachkontenlänge)¶

Einstellung	Erlöskonto-Beispiel	Sachkontenlänge
4 Stellen	8400	SKR03 Standard
5 Stellen	84000	SKR03 mit Unterteilung

Die Sachkontenlänge in DiKAS muss identisch zur DATEV-Konfiguration sein. Bei Abweichung werden die Buchungen von DATEV abgelehnt.

🔐 Verschlüsselung¶

Wenn ein ZIP-Passwort konfiguriert ist (Tab „Steuerberater" → „ZIP-Verschlüsselung"):

Eigenschaft	Wert
Verschlüsselung	AES-256
Dateiname (Download/Mail-Anhang)	`DATEV_Export_{Von}_{Bis}.zip`
Dateiname (StB-Downloadlink, Cloud)	`DATEV_Export_{Von}_{Bis}_Stand-{Datum}.zip`
Inhalt (Modi 0–6)	`EXTF_Buchungsstapel.csv`, ggf. `HINWEISE.txt`, bei „Belege einbeziehen" die Belegbilder, bei „Rechnungen als PDF beilegen" die Rechnungs-PDFs
Inhalt (Modi 7/8)	Äußere ZIP mit `Ausgangsrechnungen_…zip`, `Eingangsrechnungen_…zip`, `CSV-Dateien_…zip` (darin `datev.csv`, `EXTF_Debitoren.csv`) und `HINWEISE.txt` mit der Import-Reihenfolge

Das Passwort muss dem Steuerberater einmalig auf sicherem Weg mitgeteilt werden (telefonisch, persönlich). Es wird nicht in der E-Mail übertragen.

📧 E-Mail an Steuerberater¶

Bei lokaler Installation (oder eigenem Mailserver mit Anhang) lautet die E-Mail sinngemäß:

Betreff: DATEV Export 01.03.2026 - 31.03.2026

Sehr geehrte(r) Dr. Steuer,

anbei der DATEV-Export für den Zeitraum 01.03.2026 bis 31.03.2026.

  Mandant:       67890
  Berater-Nr:    12345
  Export-Modus:  Tagesabschluss

Die ZIP-Datei ist passwortgeschützt. Das Passwort wurde Ihnen
separat mitgeteilt.

Mit freundlichen Grüßen
DiKAS

[Anhang: DATEV_Export_20260301_20260331.zip]

Der Anhang ist auf 20 MB begrenzt. In der Cloud geht stattdessen eine Mail mit Download-Link raus (Betreff DATEV Export {Betrieb} {Von} - {Bis}), den der Betrieb im Tab „Steuerberater" unter „Offene StB-Links" einsehen und widerrufen kann.

Import in DATEV¶

DATEV Unternehmen Online: 1. Anmelden → Belege → Buchungsstapel importieren 2. ZIP-Datei hochladen (ggf. Passwort eingeben) 3. Prüfen: Berater-ID und Mandantennummer müssen übereinstimmen 4. Sachkontenlänge muss identisch sein 5. Buchungen prüfen und verbuchen

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen: 1. Datei → Importieren → EXTF 2. CSV-Datei aus ZIP auswählen 3. Buchungsstapel wird angelegt 4. Prüfen und festschreiben

Export automatisieren¶

Der DATEV-Export lässt sich vollständig ohne Klick auslösen — Konfiguration, Export, Download und Versand an die Kanzlei. Die Beschreibung steht unter DATEV-Automatisierung.

Praxisbeispiel: Restaurant „Zur Linde"¶

Ersteinrichtung¶

Der Steuerberater Dr. Müller teilt folgende Daten mit: - Beraternummer: 12345 - Mandantennummer: 67890 - Kontenrahmen: SKR03, 4-stellig - Erlöse Getränke: 8400 (19 %) - Erlöse Speisen: 8300 (7 %) - Kasse: 1000 - Geldtransit: 1360

Monatlicher Ablauf¶

Tagesabschluss täglich durchführen (Z-Bericht)
Am Monatsende: Admin → DATEV → Export
Zeitraum: „Letzter Monat"
Modus: „Tagesabschluss"
„Ausgaben einbeziehen": Ja
„An Steuerberater senden" klicken
Dr. Müller erhält die verschlüsselte ZIP-Datei per E-Mail
Dr. Müller importiert die Daten in DATEV und verbucht sie

Ergebnis im DATEV¶

Für März 2026 (31 Tagesabschlüsse) enthält die Export-Datei: - Ca. 62 Buchungszeilen (2 pro Tag: 19 % und 7 %) - Plus Ausgaben-Buchungen (wenn aktiviert) - Plus Pfand-Buchungen (wenn vorhanden)

Häufige Fragen¶

Welchen Modus soll ich wählen? Fragen Sie Ihren Steuerberater. In der Regel reicht „Tagesabschluss" (Modus 0). Für Betriebsprüfungen empfiehlt sich „Pro Bon" (Modus 1).

Wir nutzen Gastro und Faktura mit getrennten Nummernkreisen. Geht beides in einen Export? Ja. Wählen Sie in der DATEV-Konfiguration „Gastro + Faktura (Debitoren)". Bonnummern und Rechnungsnummern bleiben getrennt im jeweiligen DATEV-Belegfeld erhalten, landen aber im selben Buchungsstapel. Faktura-Spiegelbons werden automatisch ausgeschlossen.

Muss ich für Speisen und Getränke verschiedene Konten nutzen? Nicht zwingend. Wenn Ihr Steuerberater es wünscht, aktivieren Sie die Warengruppen-Kontenzuordnung. Andernfalls bucht DiKAS automatisch nach Steuersatz.

Was passiert mit Gutschein-Verkäufen im DATEV-Export? Der Verkauf eines (Mehrzweck-)Gutscheins ist kein Umsatz, sondern eine Verbindlichkeit (erhaltene Anzahlung) — er wird auf das Gutschein-Konto gebucht. Die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung (dann wird die gekaufte Ware mit ihrem jeweiligen Satz versteuert und die Verbindlichkeit gemindert). Details und der Einzweck-Sonderfall: siehe Abschnitt „Buchhaltungslogik & Sonderfälle".

Was passiert mit Kundenguthaben-Aufladungen? Genau wie Gutscheine: Die Aufladung ist eine Verbindlichkeit (Buchung aufs Kundenguthaben-Konto, kein Umsatz). Beim Bezahlen mit Guthaben wird die Verbindlichkeit gemindert und die Ware versteuert.

Wie werden Hausbons und Eigenverbrauch exportiert? Als unentgeltliche Wertabgabe: Es kommt kein Geld in die Kasse, deshalb bucht DiKAS sie nicht gegen das Kassenkonto, sondern gegen das Konto „Unentgeltliche Wertabgaben" (Tab „Konfiguration" → Quellkonten; Vorgabe SKR03 1880, SKR04 2130). Die Umsatzsteuer entsteht trotzdem. Schuldscheine (Zahlung später) sind davon ausgenommen. Rechnungen an Kunden exportieren Sie mit Modus 5 „Nach Rechnung" oder den Debitorenmodi.

Gibt es Kostenstellen? Nein. DiKAS kennt keine Kostenstellen oder Kostenträger; die Spalten „KOST1/KOST2" bleiben im Export leer. Wollen Sie Bereiche (Küche, Bar, Terrasse) getrennt sehen, legen Sie eigene Warengruppen mit eigenem Erlöskonto an und nutzen den Export pro Warengruppe.

Mein Steuerberater meldet beim Import einen Fehler – was tun? Schicken Sie ihm die HINWEISE.txt aus dem ZIP und die Fehlermeldung. Die häufigsten Ursachen: falsche Sachkontenlänge, falsche Berater-ID/Mandantennummer, ein Konto, das es in seinem Kontenrahmen nicht gibt, oder der Schalter „BU-Schlüssel auf Erlöskonten senden" passt nicht zu seinen Konten. Alle vier stellen Sie im Tab „Konfiguration" ein – nach Rücksprache mit dem Steuerberater.

Was wenn mein Steuerberater kein DATEV nutzt? Das EXTF-Format ist ein Standard-CSV und kann auch in andere Buchhaltungssoftware importiert werden (z. B. Lexware, sevDesk, ADDISON). Die Spaltenstruktur ist identisch.

Kann ich den Export automatisieren? Über die REST-API (POST /api/v1/datev/export und POST /api/v1/datev/send) können Sie den Export programmgesteuert auslösen — z. B. per Cronjob am Monatsende.

Nächster Schritt¶

→ Kundenrechnungen — Rechnungen erstellen und versenden