Lagerverwaltung¶
Die Lagerverwaltung führt Bestände über ein Hauptlager und beliebig viele Unterlager — den Kühlschrank jeder Theke, die Küche, das Getränkelager im Keller. Jeder Verkauf bucht automatisch ab, auch über Rezepturen (ein Cocktail zieht Rum und Cola anteilig von ihren Flaschen). Dazu kommen Lieferanten, Bestellungen, Wareneingang, Inventur und ein Buchungsjournal zur Nachverfolgung der Bestandsbewegungen.
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Auch ohne Lagermodul den Überblick behalten
Sie brauchen keine Bestandsführung? Dann lassen Sie das Modul aus und nutzen die Renner/Penner-Berichte: Verkaufte Mengen je Artikel zeigen, was nachbestellt werden muss — für viele kleine Betriebe reicht das völlig.
Einführung in die Lagerwirtschaft¶
Die Kasse weiß, was verkauft wurde. Die Lagerverwaltung verbindet diesen Verkauf mit der Ware im Regal: Was ist angekommen? Was wurde verbraucht? Was liegt an welcher Theke? Was muss wieder bestellt werden?
Dafür ist entscheidend, dieselbe Ware durch alle Schritte hindurch wiederzuerkennen. Der Lieferant liefert einen Karton, im Lager stehen einzelne Flaschen und das Rezept verbraucht Zentiliter. Diese drei Angaben gehören zusammen; sie sind keine drei verschiedenen Bestände.
Ein Beispiel vom Einkauf bis zur Inventur¶
Ein Betrieb kauft Rum in Kartons mit sechs Flaschen. Jede Flasche enthält 70 cl. Ein Cocktail verbraucht 4 cl Rum.
- Anlegen: Ein Einkaufsartikel „Rum 0,7 l“ führt den Bestand in Flaschen. Sein Inhalt ist 70 cl. Am Lieferanten wird ein Karton mit sechs Flaschen hinterlegt.
- Bestellen: Zwei Kartons bestellen bedeutet zwölf Flaschen erwarten. Die Bestellung allein legt noch keine Ware ins Lager.
- Annehmen: Kommt erst ein Karton, wird zunächst dieser eine Karton als Wareneingang gebucht. Im Lager stehen danach sechs Flaschen; der zweite Karton bleibt als Restlieferung offen.
- Verteilen: Zwei Flaschen wandern vom Hauptlager an die Bar. Danach liegen vier im Hauptlager und zwei an der Bar. Insgesamt sind weiterhin sechs Flaschen im Haus.
- Verkaufen: Ein Cocktail an der Bar entnimmt dort 4/70 Flaschen Rum. Der Flaschenbestand darf deshalb Nachkommastellen enthalten. Eine angebrochene Flasche zählt weiter zum Bestand.
- Verlust erfassen: Eine zerbrochene Flasche wird mit dem Grund „Bruch“ ausgebucht. Der Verlust erscheint getrennt vom Verkauf.
- Zählen: Bei der Inventur werden die tatsächlich vorhandenen Mengen geprüft. Eine Differenz wird als Korrektur dokumentiert.
Das gleiche Prinzip gilt für eine Küche: Einkauf im Sack, Bestand in Kilogramm und Rezeptmenge pro Portion. Ein Händler arbeitet häufig direkt mit Stückzahlen und benötigt keine Rezeptur.
Welche Artikel brauchen einen eigenen Bestand¶
Einkaufsartikel sind Waren, die tatsächlich eingelagert werden: etwa Rum, Saft, Mehl oder eine verkaufbare Wasserflasche. An diesen Artikeln wird „Bestand verfolgen“ aktiviert.
Rezeptartikel beschreiben die Zusammensetzung einer Speise oder eines Getränks. Ein frisch gemischter Cocktail braucht normalerweise keinen eigenen Regalbestand: Seine Zutaten werden über das Rezept entnommen. Der Cocktail bleibt ein normal verkaufbarer Artikel. Mit „Bestand verfolgen“ wird der Rezeptartikel dagegen als fertige Lagerware behandelt: Der Verkauf verbraucht nur seinen eigenen Bestand. Aktivieren Sie dies für vorbereitete Eigenprodukte und bauen Sie den Fertigbestand über Herstellen auf. Die Zutaten werden dann bei der Herstellung entnommen.
Eine Komponente ohne Bestandsführung wird nicht als eigener Lagerverbrauch geführt. Legen Sie deshalb zuerst die Einkaufsartikel richtig an und stellen Sie erst danach die Rezepte zusammen. Die Kalkulation hilft, fehlende Angaben zu erkennen.
Bestände sind je Lager getrennt¶
Ein Lagerort ist eine getrennt gezählte Warenmenge. Ein Kühlschrank braucht nur dann einen eigenen Lagerort, wenn sein Bestand gesondert geführt werden soll. Ein kleiner Betrieb kann mit dem Hauptlager beginnen.
An jedem Arbeitsplatz wird festgelegt, aus welchem Lager seine Verkäufe entnommen werden. Ohne Zuordnung verwendet DiKAS das Hauptlager. Liegt Ware physisch an der Bar, während Verkäufe aus dem Hauptlager abgebucht werden, passen die Lagerbestände trotz richtiger Gesamtmenge nicht zusammen. Stimmen Sie deshalb Arbeitsplatzzuordnung und tatsächliche Warenverteilung aufeinander ab.
Umlagern verschiebt Ware innerhalb des Betriebs. Bestellen beschafft Ware von außen. Anfordern bittet beispielsweise das Hauptlager um Nachschub für die Theke. Diese Vorgänge haben unterschiedliche Aufgaben und sollten nicht als Ersatz füreinander verwendet werden.
Mengen und Preise richtig verstehen¶
| Angabe | Beispiel | Bedeutung |
|---|---|---|
| Lagereinheit | Flasche | So wird der Bestand des Artikels geführt |
| Inhalt | 70 cl je Flasche | So viel steckt in einer Lagereinheit |
| Rezeptmenge | 4 cl | So viel wird für eine Portion gebraucht |
| Bestellgebinde | Karton mit 6 Flaschen | So viel liefert eine Bestelleinheit |
| Einkaufspreis je Gebinde | 60 für den Karton | Daraus ergeben sich 10 je Flasche, jeweils netto |
| Durchschnitts-Einkaufspreis | Durchschnitt der eingelagerten Ware | Grundlage des aktuellen Bestandswerts |
Verwenden Sie für den Einstieg in Rezepten dieselbe Inhalts-Einheit wie an der Zutat, beispielsweise 4 cl bei 70 cl Flascheninhalt. Kontrollieren Sie beim Einkauf immer, ob der eingetragene Preis für eine Flasche oder für den ganzen Karton gilt. Die ausführlichen Beispiele stehen unter Artikel mit Bestand und Rezepturen und Kalkulation.
Mindestbestand und Sollbestand¶
Der Mindestbestand ist die Schwelle, unter der Nachschub nötig wird. Der Sollbestand ist die Menge, bis zu der aufgefüllt werden soll. Bei einem Istbestand von vier Flaschen, einem Mindestbestand von zehn und einem Sollbestand von dreißig fehlen zunächst 26 Flaschen bis zum Ziel. Bei einem Karton mit sechs Flaschen muss in ganzen Kartons bestellt werden: fünf Kartons enthalten dreißig Flaschen.
Ein sinnvoller Mindestbestand deckt die Zeit bis zur nächsten Lieferung ab. Wählen Sie den Sollbestand so, dass die Ware bis zum nächsten Einkauf reicht, aber Lagerplatz und Haltbarkeit nicht überfordert werden. DiKAS kennt den tatsächlichen Tagesbetrieb nur so gut wie die gebuchten Warenbewegungen und gepflegten Regeln. Prüfen Sie einen Bestellvorschlag deshalb vor der Bestellung.
Der Mindest-/Sollbestand am Artikel dient dem Hauptlager. Für weitere Lagerorte werden eigene Regeln gepflegt. Eine eigene Lagerregel hat dort Vorrang. Bei einem kleinen Sortiment genügt es, die wichtigsten Einkaufsartikel zu pflegen; bei großen Sortimenten empfiehlt sich eine schrittweise Einrichtung nach Warengruppen.
Ein guter Ablauf im Tagesgeschäft¶
Vor dem Betrieb: Neue Lieferungen mit dem Lieferschein vergleichen und nur tatsächlich angenommene Ware einbuchen. Anschließend Ware an die benötigten Lagerorte umlagern. Fehlbestände und offene Restlieferungen prüfen.
Während des Betriebs: Verkäufe verbrauchen Waren automatisch. Bruch, Verderb und Eigenverbrauch möglichst sofort mit passendem Grund erfassen. Nachschub für die Theke anfordern und beim Erhalt bestätigen. Eine manuelle Korrektur dient zum Bereinigen eines unklaren Bestands; für einen bekannten Verlust ist die Verlustbuchung aussagekräftiger.
Nach dem Betrieb: Auffällige Minusbestände und große Verluste prüfen, offene Lieferungen kontrollieren und bei Bedarf bestellen. Inventuren in einer ruhigen Zeit durchführen. Während der Zählung bis zum Abschluss im betroffenen Lager weder verkaufen noch Ware verschieben oder annehmen; sonst können sich Zählung und Buchbestand auf unterschiedliche Zeitpunkte beziehen.
Regelmäßig: Besonders teure oder häufig abweichende Artikel zählen. Im Lagerbericht Mengen und Werte vergleichen. Eine Differenz erklärt noch nicht ihre Ursache: Mögliche Gründe sind ein fehlender Eingang, die falsche Arbeitsplatzzuordnung, nicht erfasster Bruch oder eine unpassende Rezeptmenge.
Was ein Minusbestand bedeutet¶
DiKAS lässt Verkäufe auch bei fehlendem Bestand zu. Ein Minusbestand zeigt deshalb einen Klärungsbedarf an. Prüfen Sie zuerst die letzte Lieferung, das verwendete Lager und die Rezeptmenge. Erhöhen Sie den Bestand nicht pauschal, bevor die Ursache bekannt ist; sonst bleibt das eigentliche Problem bestehen.
Ein Storno mit unversehrter Ware kann eine Entnahme zurücknehmen. Bereits zubereitete oder verdorbene Ware wird dadurch physisch nicht wieder nutzbar. Wählen Sie den passenden Stornogrund und erfassen Sie den Verlust entsprechend Ihrem Betriebsablauf.
So beginnen kleine und größere Betriebe¶
Starten Sie mit einer überschaubaren Warengruppe, beispielsweise Getränken. Pflegen Sie Einheit, Inhalt, Lieferant und Gebinde, erfassen Sie einen geprüften Anfangsbestand und testen Sie einen Verkauf mit anschließendem Storno. Erst wenn die Mengen nachvollziehbar stimmen, folgen weitere Artikel und Rezepte.
Bei mehreren tausend Artikeln helfen klare Artikelnummern, einheitliche Bezeichnungen, Warengruppen und feste Zuständigkeiten. Der Artikelimport übernimmt allgemeine Artikeldaten. Lagerparameter, Lieferantengebinde und Rezepturen müssen zusätzlich vollständig gepflegt und geprüft werden. Eine importierte Verkaufsliste ist noch keine eingerichtete Lagerwirtschaft.
Für normale Einkaufs- und Verbrauchsabläufe genügt die Lagerverwaltung. Seriennummern, Lieferscheine, Packtisch und Geräte-Reklamationen werden in der zusätzlichen Warenwirtschaft erklärt. Die Hygienedokumentation beschreibt Kontrollen wie Wareneingang und Kühltemperaturen; eine Temperaturkontrolle ersetzt keine Mengenbuchung.
Die Kapitel im Überblick¶
| Kapitel | Für wen | Inhalt |
|---|---|---|
| Lager einrichten | Inhaber, Einrichter | Modul einschalten, Lagerorte anlegen, Arbeitsplätze zuordnen, Rechte vergeben |
| Artikel mit Bestand | Inhaber, Bürokraft | Bestand verfolgen, Einheit und Inhalt, Mindest-/Maximalbestand, Lieferant und Gebinde |
| Rezepturen und Kalkulation | Küche, Bar, Inhaber | Rezeptur anlegen, die drei Mengeneinheiten, Wareneinsatz und Deckungsbeitrag |
| Bestellen und Wareneingang | Bürokraft | Lieferanten, Bestellvorschlag, Bestellung senden, Lieferung annehmen (auch Teillieferung) |
| Retoure und Einkaufsprüfung | Bürokraft, Inhaber | Ware an den Lieferanten zurückgeben, Gutschrift im Blick behalten, Lieferantenrechnung gegen Eingänge prüfen |
| Einstellungen im Lager | Inhaber | Wie das Lager arbeitet: Chargenpflicht, Preise nur für Berechtigte, Korrekturrecht, Inventur je Lager |
| Lager an der Kasse | Theke, Küche | Bestand ansehen, Nachschub anfordern, Bruch buchen, Ware annehmen |
| Fehlende Abbuchungen nachholen | Inhaber, Bürokraft | Offene oder gehaltene Verkaufsabbuchungen erkennen und sicher nachbuchen |
| Inventur und Berichte | Inhaber, Steuerberater | Inventur zählen und abschließen, Lagerbericht, Buchungsjournal |
Grundbegriffe¶
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Lagerort | Ein Ort mit eigenem Bestand: Hauptlager, Theke 1, Küche … |
| Arbeitsplatz-Lager | Jedem Arbeitsplatz lässt sich ein Lager zuordnen. Verkäufe an diesem Arbeitsplatz buchen von dort ab; ohne Zuordnung vom Hauptlager. |
| Lagereinheit | Die Einheit, in der gezählt wird (Flasche, Stück, kg) — am Artikel hinterlegt. |
| Inhalt je Einheit | Inhalt einer Lagereinheit (z. B. Flasche = 0,7 l) — Grundlage der Rezeptur-Umrechnung. |
| Gebinde | Bestelleinheit beim Lieferanten (z. B. Kiste à 20 Flaschen) mit eigenem Einkaufspreis. |
| Min / Soll | Pro Lager und Artikel: Unter Min wird nachgefordert, aufgefüllt wird bis Soll. |
Die drei Grundregeln¶
Diese drei Sätze ersparen die meisten Rückfragen
- Der Bestand ändert sich erst, wenn die Buchung ausgeführt wird. Eine angelegte Buchung ändert nichts.
- Negative Bestände sind zugelassen — der Verkauf wird nie blockiert. Ein rotes Minus ist ein Hinweis, kein Fehler des Programms.
- Der Mindestbestand am Artikel wirkt nur im Hauptlager. In jedem anderen Lager zählt die Regel, die Sie dort hinterlegt haben.
Die Reiter im Admin-Bereich¶
Admin → Lager hat sechs Reiter:
| Reiter | Wozu | Beschrieben in |
|---|---|---|
| Bestand | Bestände je Lager mit Ø-Einkaufspreis und Bestandswert; Zeilen-Aktionen für Verlust, Umlagerung und Korrektur | Artikel mit Bestand |
| Buchungen | Buchungsjournal und manuelle Buchungen | Inventur und Berichte |
| Anforderungen | Nachschub-Anforderungen der Theken | Lager an der Kasse |
| Bestellungen | Lieferanten-Bestellungen und Bestellvorschlag | Bestellen und Wareneingang |
| Inventur | Zähllisten und Abschluss | Inventur und Berichte |
| Lagerorte | Lager anlegen und Min-/Soll-Regeln pflegen | Lager einrichten |
Lieferanten stehen unter Verwaltung
Den Lieferantenstamm pflegen Sie unter Admin → Lieferanten — dort in einer Maske mit Stammdaten, Konditionen, Bankverbindung, Buchhaltung, zugeordneten Artikeln und den Belegen des Lieferanten. Im Lager gibt es dafür keinen eigenen Reiter.
Mehr als Bestände: die Warenwirtschaft¶
Betriebe, die Ware weitergeben statt sie zu verbrauchen — Handel, Werkstatt, Versand —, schalten zusätzlich das Modul Warenwirtschaft frei. Dann kommen fünf Reiter dazu: Geräte, Lieferscheine, Packtisch, Reklamationen und Statistik.
| Thema | Kapitel |
|---|---|
| Was das Modul kann und wie es freigeschaltet wird | Warenwirtschaft — Übersicht |
| Konditionen und Lieferantennummer | Lieferanten mit Konditionen |
| Geräte einzeln führen, Garantie, Kundenkopplung | Seriennummern |
| Lieferschein mit Nummer, PDF und Storno | Lieferschein |
| Packtisch, Teillieferung, Sendungsnummer | Packen und Versand |
| Rückläufer, Garantieprüfung, Entscheid | Reklamation |
| Bündel aus mehreren Artikeln | Sets |
| Kennzahlen und Lieferzeiten | Statistik |
Für einen reinen Gastronomiebetrieb ist das Modul nicht nötig: dort verbraucht die Küche die Ware, und das erledigt die Lagerverwaltung allein.
Nächster Schritt¶
- Lager einrichten — der Startpunkt für einen neuen Betrieb
- Lieferanten verwalten — der Lieferantenstamm unter Verwaltung
- Warenwirtschaft — für Handel, Werkstatt und Versand