Bestellwesen¶
Für wen: Bürokraft und Einkauf · Wo: Admin → Lager → Reiter Bestellungen
Mit der Warenwirtschaft bekommt die Bestellung eine Bestellnummer, einen Steuersatz je Position, Versandkosten und einen vollständigen Summenblock. Der Ablauf selbst — Bestellvorschlag, prüfen, senden, Wareneingang — bleibt der aus Bestellen und Wareneingang.
Voraussetzung
Bestellungen gibt es auch ohne die Warenwirtschaft. Dieses Kapitel beschreibt nur, was dazukommt; den Grundablauf beschreibt Bestellen und Wareneingang.
Beträge und Steuersätze in den Beispielen
Alle Beispielbeträge sind Euro-Beträge. Einkaufspreise führt das Lager grundsätzlich netto; die Steuersätze in den Beispielen sind 19 % (Normalsatz) und 7 % (ermäßigter Satz).
Die Bestellnummer¶
Bestellungen bekommen eine fortlaufende Nummer im Format BES-0001.
Die Nummer entsteht beim Aufgeben, nicht beim Anlegen
Ein Entwurf hat keine Nummer — in der Liste steht dort „Entwurf", im Bestell-Editor der Hinweis „Nummer wird beim Aufgeben vergeben". Erst wenn Sie die Bestellung aufgeben, zieht sie ihre Nummer. Das ist Absicht: ein verworfener Entwurf hinterlässt so keine Lücke in der Nummernfolge.
Aufgeben heißt einer von zwei Wegen — beide vergeben dieselbe eine Nummer:
- „Per E-Mail an Lieferanten senden" — DiKAS verschickt die Bestellung; die Nummer steht im Betreff und im Kopf der Mail.
- „Als bestellt markieren" — für Bestellungen, die Sie telefonisch oder über ein Lieferantenportal aufgeben.
Ein zweites Aufgeben zieht keine zweite Nummer.
Bestellnummern dürfen Lücken haben
Anders als eine Rechnungsnummer ist die Bestellnummer kein steuerlicher Beleg. Schlägt der Mailversand fehl, nachdem die Nummer gezogen wurde, bleibt sie verbraucht — das ist kein Fehler und muss nicht repariert werden.
Die Zustände einer Bestellung¶
| Zustand | Bedeutung | Noch änderbar? |
|---|---|---|
| Entwurf | Angelegt, noch nicht beim Lieferanten | ja |
| Anforderung | Zur Freigabe vorgelegt | ja |
| Bestellt | Beim Lieferanten aufgegeben, Nummer vergeben | nein |
| Teilgeliefert | Ein Teil der Ware ist angekommen | nein |
| Geliefert | Alles angekommen | nein |
| Abgeschlossen | Vorgang beendet | nein |
| Storniert | Zurückgezogen | nein |
Ab Bestellt lassen sich Positionen, Anschrift und Termin nicht mehr ändern — sonst stünde in der Maske etwas anderes als in der Mail, die der Lieferant bekommen hat. Ein unzulässiger Schritt wird abgewiesen; die Meldung nennt den aktuellen Zustand und die möglichen nächsten.
Steuer, Versandkosten und Summen¶
Die Positionstabelle bekommt eine Spalte Steuer. Der Satz kommt aus dem Artikel und ist nicht eingebbar — so steht auf der Bestellung derselbe Satz wie im Artikelstamm.
Unter den Positionen steht der Summenblock:
| Zeile | Woraus |
|---|---|
| Zwischensumme (netto) | Summe der Positionen |
| Versandkosten | Von Ihnen erfasst — die einzige Geldangabe, die Sie hier selbst eintragen |
| Nettosumme | Zwischensumme + Versandkosten |
| Steuer | Summe der Positionssteuern |
| Gesamtsumme (brutto) | Nettosumme + Steuer |
Die Versandkosten tragen keinen eigenen Steuersatz
Sie gehen netto in die Nettosumme ein und bleiben aus der Steuerzeile heraus. Verbindlich ist ohnehin die Rechnung des Lieferanten — die Summen hier sind Ihre Erwartung, nicht seine Abrechnung.
Die interne Notiz steht bewusst nicht auf der Bestell-Mail an den Lieferanten. Was er lesen soll, gehört in das Feld Kommentar.
Teillieferung annehmen¶
Kommt nur ein Teil der Ware, tragen Sie im Wareneingang die tatsächlich gelieferten Mengen ein:
- Bestellung öffnen und „Wareneingang" anklicken.
- Je Position die jetzt gelieferte Menge eintragen — der Rest bleibt offen.
- Buchen.
Die Bestellung geht auf Teilgeliefert; der Bestand steigt um genau die gebuchte Menge. Beim nächsten Eingang wiederholen Sie den Schritt, bis nichts mehr offen ist — dann geht die Bestellung auf Geliefert.
Der erste Eingang zählt für die Lieferzeit
Die Statistik misst die Durchlaufzeit vom Aufgeben bis zum ersten Wareneingang. Eine Teillieferung zählt also mit — die Frage lautet „wie lange wartet der Betrieb auf seinen Lieferanten", und darauf antwortet der Moment, in dem etwas ankommt.
Führt ein Artikel Seriennummern, verlangt der Wareneingang sie — siehe Seriennummern.
Bestellvorschlag¶
Der Bestellvorschlag arbeitet unverändert: Er ermittelt aus den Min-/Soll-Regeln des Hauptlagers, was fehlt, rechnet auf ganze Gebinde hoch und gruppiert nach Lieferant. Beschrieben ist er in Bestellen und Wareneingang.
Mit der Warenwirtschaft entstehen daraus Bestellungen, die den vollständigen Summenblock tragen und beim Aufgeben ihre Nummer ziehen.
Wenn etwas nicht klappt¶
| Meldung oder Beobachtung | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| In der Liste steht „Entwurf" statt einer Nummer | Die Bestellung ist noch nicht aufgegeben | „Als bestellt markieren" oder per Mail senden |
| Es gibt keine Spalte Steuer und nur eine Zeile Gesamt | Modul Warenwirtschaft ist nicht eingeschaltet | Modul einschalten |
| Der Steuersatz einer Position ist 0 | Am Artikel ist kein Steuersatz hinterlegt | Steuersatz am Artikel pflegen |
| Positionen lassen sich nicht mehr ändern | Die Bestellung ist bereits aufgegeben | Stornieren und neu anlegen |
| Der Zustandswechsel wird abgewiesen | Der Schritt ist aus dem aktuellen Zustand nicht erlaubt | Die Meldung nennt die möglichen nächsten Zustände |
| Der Wareneingang verlangt Seriennummern | Der Artikel führt Seriennummern | Seriennummern erfassen |
Nächster Schritt¶
- Seriennummern — Geräte einzeln erfassen und wiederfinden
- Statistik — Einkaufsvolumen je Lieferant und Lieferzeiten