E-Rechnung verstehen (ZUGFeRD/XRechnung)¶
Seit 2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gesetzlich verankert. dikas Faktura erzeugt sie automatisch — Sie müssen nichts einschalten. Diese Seite erklärt, was eine E-Rechnung ist, ab wann welche Pflicht gilt, was dikas Faktura genau produziert und was beim Empfänger ankommt.
Keine Steuerberatung
Die Hinweise zu Fristen, Pflichten und Steuern auf dieser Seite sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung. Klären Sie rechtliche Details mit Ihrem Steuerberater oder Finanzamt.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht¶
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest daraus Betrag, Steuersätze, Positionen und Bankverbindung direkt aus — ohne Abtippen, ohne Texterkennung.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist im Sinne des Gesetzes eine sonstige Rechnung, kein strukturiertes Format. Auch ein eingescanntes Papierdokument ist keine E-Rechnung.
In Deutschland sind zwei Ausprägungen zugelassen:
| Format | Was es ist |
|---|---|
| XRechnung | rein strukturierter Datensatz (XML), deutsche Ausprägung („CIUS") der EN 16931 |
| ZUGFeRD ab Profil EN 16931 | Hybridformat: PDF für den Menschen, XML für die Maschine |
Ab wann gilt was?¶
Die Regeln betreffen inländische Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen — ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. |
| bis 31.12.2026 | Beim Versand sind Papier und PDF weiter erlaubt — mit Zustimmung des Empfängers. |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Kleinere dürfen noch Papier/PDF versenden. |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen — unabhängig vom Umsatz. Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen nicht selbst ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG i. d. F. des JStG 2024) — für sie bleibt nur die Empfangspflicht ab 2025. |
Der Empfang ist schon heute Pflicht
Das ist der Punkt, der am häufigsten übersehen wird: Sie müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen können — auch wenn Sie selbst noch bis 2027 oder 2028 auf Papier ausstellen dürfen. Eine gewöhnliche E-Mail-Adresse genügt dafür.
Was dikas Faktura erzeugt¶
Sobald Sie eine Rechnung mit Abrechnen & Senden abschließen, erzeugt dikas Faktura zusätzlich zum PDF einen strukturierten Datensatz:
| Merkmal | Wert |
|---|---|
| Norm | EN 16931 |
| Syntax | CII (Cross Industry Invoice) |
| Ausprägung | XRechnung 3.0 (deutsche CIUS) |
| Erzeugt aus | ZUGFeRD/Factur-X 2.3 |
| Datei | eine eigene XML-Datei, benannt nach der Rechnungsnummer, z. B. RE-2026-0042.xml |
Es gibt keinen Schalter
Sie müssen die E-Rechnung nirgends aktivieren. Sie entsteht automatisch bei jeder Rechnung, die in deutscher Rechnungssprache abgerechnet wird. Maßgeblich ist die Sprache des Kunden, ersatzweise die Standardsprache Ihrer Instanz.
Nicht als E-Rechnung erzeugt werden Angebote, Proforma-Dokumente und Lieferscheine — das sind keine Rechnungen.
Diese Angaben verlangt die Norm¶
Fehlt eine Pflichtangabe, ist die erzeugte Datei formal nicht normkonform. Prüfen Sie deshalb vor der ersten Rechnung:
Einstellungen → Druck & Vorlagen → PDF-Vorlage (Experte-Modus)
| Angabe | Wo | Warum |
|---|---|---|
| IBAN (und BIC) | Abschnitt Bankverbindung für Rechnungen | Ohne IBAN ist eine E-Rechnung mit Zahlungsart Überweisung nicht standardkonform |
| Steuernummer bzw. USt-IdNr. | Abschnitt Verkäufer-Kontakt & Steuerdaten für E-Rechnungen | Pflichtangabe des Rechnungsstellers; die USt-IdNr. dient zugleich als elektronische Verkäufer-Adresse |
| Ansprechpartner mit Telefon | derselbe Abschnitt | Pflichtangabe der deutschen Ausprägung |
Ist unter Finanzen → Bankkonten bereits ein Bankkonto hinterlegt, hat dieses Vorrang; das Feld in der PDF-Vorlage ist dann nur der Rückfallwert.
Käuferreferenz
Die deutsche Ausprägung verlangt für jede Rechnung eine Käuferreferenz. dikas Faktura verwendet dafür die Kundennummer. Pflegen Sie sie im Kundenstamm — sonst wird ein Ersatzwert eingesetzt.
Firmenname und Anschrift des Rechnungsstellers zieht dikas Faktura aus Ihrer Lizenz. Ändern lassen sie sich im Kundenkonto unter konto.dikas.de.
Was der Empfänger bekommt¶
Beim Klick auf Abrechnen & Senden geht eine E-Mail an die Rechnungsadresse des Kunden mit zwei Anhängen:
| Anhang | Für wen |
|---|---|
<Rechnungsnummer>.pdf |
den Menschen — lesbare Rechnung im Layout Ihrer Vorlage |
<Rechnungsnummer>.xml |
die Maschine — der strukturierte Datensatz nach EN 16931 |
Der Empfänger importiert die XML-Datei in seine Buchhaltung oder leitet beides an seinen Steuerberater weiter. Wer keine E-Rechnungsverarbeitung nutzt, liest einfach das PDF.
PDF und XML sind getrennte Dateien
dikas Faktura versendet den strukturierten Datensatz als eigene XML-Datei neben dem PDF — das XML ist nicht in das PDF eingebettet. Für den Empfänger ist das gleichwertig: Beide Wege sind nach EN 16931 zulässig. Wichtig ist nur, dass er beide Anhänge weitergibt.
Sonderfälle¶
EU-Firmenkunden (Reverse Charge)¶
Trägt der Kunde eine USt-IdNr. eines anderen EU-Mitgliedstaats (also nicht DE…), kennzeichnet
dikas Faktura die Rechnung intern als Reverse-Charge-Fall. Dieses Kennzeichen steuert die
Kontierung im DATEV-Export.
Die Steuer wird nicht automatisch entfernt
Das Kennzeichen ändert nicht die Beträge auf der Rechnung. Setzen Sie den Steuersatz je Position auf 0 % und schreiben Sie den Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)" selbst in die Beschreibung bzw. den Langtext der Position — oder dauerhaft in Ihre Rechnungsvorlage.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG¶
Ist Ihre Instanz auf § 19 UStG eingestellt, wird die Umsatzsteuer auf 0 % gesetzt, das PDF trägt den Pflichttext „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.", und die XML-Datei führt denselben Text als Befreiungsgrund. Der Schalter dafür ist derzeit nicht in der Oberfläche — melden Sie sich über Fehler melden in der Seitenleiste.
Gutschriften und Stornos¶
Eine Stornierung erzeugt eine Gutschrift. Sie wird als eigener Beleg geführt und ebenfalls als E-Rechnung ausgegeben (Belegart Gutschrift).
Aufbewahrung¶
Beim Abrechnen legt dikas Faktura PDF und XML unveränderbar ab. Jeder spätere Download liefert genau diese abgelegte Fassung — nicht ein aus den heutigen Stammdaten neu erzeugtes Dokument. Eine später geänderte Vorlage, Adresse oder Bankverbindung verändert eine bereits versendete Rechnung also nicht mehr.
Scheitert die Ablage, bleibt die Rechnung Entwurf
Kann die unveränderbare Ablage nicht geschrieben werden, wird die Rechnung nicht finalisiert. Das ist Absicht: Es soll keine abgerechnete Rechnung ohne archivierten Beleg geben.
Weiterführend¶
- Die erste Rechnung schreiben — der Weg bis zum Versand
- DATEV-Export — Daten für den Steuerberater