Werkstatt-Modul¶

Das Werkstatt-Modul macht aus DiKAS eine Auftrags- und Reparaturverwaltung: Annahmetermin, Auftrag, Arbeitszeit, verbautes Material, Kostenvoranschlag und Rechnung an einer Stelle. DiKAS spricht dabei bewusst vom Gerät, nicht vom Fahrrad — der Ablauf ist derselbe, ob Sie Räder, Rasenmäher, Nähmaschinen oder Notebooks reparieren.

So bekommen Sie das Modul:

Ausgangslage	Weg	Preis
Neu bei DiKAS	Paket „DiKAS Werkstatt" (Werkstatt + Kasse + Kundenverwaltung, 1 Arbeitsplatz)	49 €/Monat
DiKAS ist schon im Einsatz	Modul „Werkstatt" zum bestehenden Tarif zubuchen	20 €/Monat

Aktivierung: Admin → Einstellungen → Betrieb → Werkstatt. Das Modul muss lizenziert sein — ohne Lizenz erscheint der Menüpunkt gar nicht erst.

🔄 Auftrags-Lebenszyklus¶

Ein Werkstattauftrag durchläuft 7 Status:

Neu → In Bearbeitung ↔ Pausiert → Fertig → Berechnet → Bezahlt
         ↘                                ↗
           → Storniert ←──────────────────

Status	Beschreibung	Farbe	Nächste Schritte
Neu	Auftrag wurde angelegt	Blau	Starten, Stornieren
In Bearbeitung	Wird gerade bearbeitet	Gelb	Pausieren, Fertigstellen, Stornieren
Pausiert	Wartet auf Teile oder Rückfrage	Orange	Fortsetzen, Stornieren
Fertig	Reparatur abgeschlossen	Grün	Abrechnen, Stornieren
Berechnet	Rechnung wurde erstellt	Lila	Zahlung verbuchen
Bezahlt	Komplett abgeschlossen	Grau	Auftrag archiviert
Storniert	Abgebrochen	Rot	— (nicht wiedereröffenbar, s. u.)

Status-Übergänge¶

Von	Nach	Aktion
Neu	In Bearbeitung	Starten
In Bearbeitung	Pausiert	Pausieren (z. B. Ersatzteil bestellt)
Pausiert	In Bearbeitung	Fortsetzen
In Bearbeitung / Pausiert	Fertig	Fertigstellen
Fertig	Berechnet	Abrechnen (Rechnung wird erstellt)
Berechnet	Bezahlt	Zahlung verbuchen
Jeder Status	Storniert	Stornieren
Fertig	In Bearbeitung	Wiedereröffnen

Wiedereröffnen geht nur aus „Fertig"

Nur ein Auftrag im Status Fertig lässt sich wiedereröffnen — er springt dann zurück auf In Bearbeitung, das Fertigstellungsdatum wird gelöscht. Ein bereits berechneter, bezahlter oder stornierter Auftrag lässt sich nicht wiedereröffnen; dort ist der Weg eine Gutschrift bzw. ein neuer Auftrag.

Annahmetermine: Kunden buchen selbst¶

Ihre Kunden können den Annahmetermin online buchen, statt anzurufen. Die Seite liegt auf Ihrer eigenen DiKAS-Adresse:

https://<Ihre-Adresse>/shop/werkstatt

Der Kunde wählt einen Tag und ein freies Zeitfenster, trägt Gerät und Fehlerbeschreibung ein und hinterlässt Name, E-Mail und Telefonnummer. Ein Kundenkonto braucht er dafür nicht. Der Termin ist sofort bestätigt und erscheint in der Kasse unter Werkstatt → Reiter „Termine".

Wie viele Termine gleichzeitig? Über die Werkstatt-Kapazität (Admin → Einstellungen → Werkstatt) legen Sie fest, wie viele Annahmen pro Zeitfenster möglich sind. Ist ein Fenster voll, wird es nicht mehr angeboten.

Aus dem Termin wird der Auftrag¶

Im Reiter „Termine" steht bei jedem Termin „Auftrag anlegen". Ein Klick übernimmt Kunde, Gerät und Fehlerbeschreibung in einen neuen Werkstattauftrag — nichts wird abgetippt. Kennt DiKAS die E-Mail-Adresse bereits, wird der vorhandene Kunde verwendet; sonst wird er neu angelegt.

DiKAS verschickt keine Terminbestätigung

Der gebuchte Termin ist sofort bestätigt und steht in Ihrer Liste — eine Bestätigungs- oder Erinnerungsmail an den Kunden verschickt DiKAS nicht. Wenn Sie das möchten, schreiben oder telefonieren Sie selbst.

Statusabfrage für Ihre Kunden¶

Die zweite Frage, die den Werkstattalltag unterbricht — „Ist es schon fertig?" — beantworten Ihre Kunden ebenfalls selbst:

https://<Ihre-Adresse>/shop/werkstatt/status

Der Kunde gibt Auftragsnummer (z. B. WS-0042) und die im Auftrag hinterlegte E-Mail-Adresse ein. Passen beide zusammen, sieht er den Bearbeitungsstand und die Gerätebezeichnung — sonst kommt keine Auskunft.

Datenschutz: nur der eigene Auftrag

Es gibt keine Liste und keine Suche. Ohne die passende E-Mail-Adresse zur Nummer antwortet die Seite nicht, und angezeigt werden nur Status und Gerät — keine Preise, keine Kundennamen, keine anderen Aufträge. Damit das funktioniert, muss beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Kostenvoranschlag¶

Wird die Reparatur größer als gedacht, machen Sie aus dem Auftrag einen Kostenvoranschlag:

Auftrag öffnen (ab Status In Bearbeitung)
„KV erstellen" → DiKAS erzeugt ein Angebot aus den bereits erfassten Tätigkeiten und Materialien, mit eigener Angebotsnummer
Über „Angebot öffnen" kommen Sie jederzeit zum erzeugten Kostenvoranschlag — von dort drucken oder versenden Sie ihn wie jedes andere Angebot

Nimmt der Kunde an, arbeiten Sie im selben Auftrag weiter — der Kostenvoranschlag bleibt als Beleg am Auftrag hängen.

Die Freigabe holen Sie selbst ein

Der Kunde kann den Kostenvoranschlag nicht online freigeben. DiKAS schickt ihm auch von sich aus nichts. Sie besprechen ihn am Telefon, per Mail oder beim Abholen — und arbeiten danach weiter.

Auftrag erstellen¶

Im POS (Kasse)¶

Kasse → Werkstatt → „+ Neuer Auftrag"
Ausfüllen:

Feld	Beispiel	Beschreibung
Kunde	Thomas Müller	Pflicht — jeder Auftrag gehört zu einem Kunden
Fehlerbeschreibung	Gangschaltung defekt, Kette springt	Was soll repariert werden?
Modell / Gerät	Canyon Roadlite 7.0	Was wird repariert? (Modell, Typ)
Seriennummer	WME12345678	Serien- oder Rahmennummer
Notizen	Schlüssel beim Kunden	Interne Notizen
Techniker	Max Mechaniker	Zugewiesener Mitarbeiter
Geschätztes Fertigstellungsdatum	08.03.2026	Abholtermin

„Erstellen" → Auftrag wird angelegt mit eindeutiger Nummer (z. B. WS-0042)

Label drucken¶

Nach dem Erstellen können Sie ein Label drucken (Code128-Barcode):

┌──────────────────────────────────┐
│ WS-0042                         │
│ |||||||||||||||||||||||||||      │
│ Thomas Müller                   │
│ Canyon Roadlite 7.0             │
│ Gangschaltung defekt            │
│ 05.03.2026                      │
└──────────────────────────────────┘

Das Label wird am reparierten Gegenstand befestigt. Der Barcode kann an der Kasse gescannt werden, um den Auftrag schnell aufzurufen.

Automatischer Labeldruck: In den Werkstatt-Einstellungen kann der automatische Druck bei Auftragserstellung aktiviert werden.

Auftrag bearbeiten¶

Zeiterfassung¶

Mitarbeiter können Arbeitszeiten zum Auftrag erfassen:

Auftrag öffnen → „Zeiteintrag hinzufügen"
Start- und Endzeit eingeben
Dauer wird automatisch berechnet

Feld	Beschreibung
Startzeit	Arbeitsbeginn
Endzeit	Arbeitsende
Dauer (Minuten)	Automatisch berechnet

Material hinzufügen¶

Verwendete Ersatzteile und Materialien:

Auftrag öffnen → „Material hinzufügen"
Artikel aus dem Bestand auswählen (oder manuell eingeben)
Menge und Preis eingeben

Feld	Beschreibung
Artikel	Aus dem Artikelstamm oder Freitext
Artikelnummer	Teilenummer
Menge	Verbrauchte Menge
Einzelpreis	Preis pro Einheit
Gesamtpreis	Menge × Einzelpreis
Steuersatz	MwSt-Satz

Das Teil geht automatisch vom Lager ab

Setzen Sie einen Artikel aus dem Artikelstamm in den Auftrag, bucht DiKAS ihn im selben Zug vom Lagerbestand ab — Sie müssen den Abgang nicht getrennt erfassen. Nehmen Sie die Position wieder heraus oder stornieren Sie den Auftrag, wird zurückgebucht.

Ist rechnerisch nichts mehr da, bucht DiKAS trotzdem und weist Sie nur darauf hin. Das ist Absicht: in einer Werkstatt liegt nicht jede Schraube im System, und ein harter Riegel würde die Arbeit aufhalten. Freitext-Positionen ohne Artikel berühren den Bestand nicht.

Aktivitäten¶

Freitext-Notizen zum Auftragsverlauf:

„+ Aktivität" → Beschreibung eingeben
Wird mit Zeitstempel gespeichert

Beispiele: - „Gangschaltung zerlegt, Kabel gerissen" - „Ersatzteil bestellt bei Shimano (ETA 3 Tage)" - „Probefahrt durchgeführt, alles in Ordnung"

💰 Kostenberechnung¶

DiKAS berechnet automatisch die Gesamtkosten:

Position	Berechnung
Arbeitszeit	Gesamtminuten × Stundensatz / 60
Material	Summe aller Materialkosten
Gesamtkosten	Arbeitszeit + Material

Stundensatz: Standard-Stundensatz wird in den Werkstatt-Einstellungen konfiguriert (z. B. 45,00 € / Stunde).

Beispiel¶

Auftrag WS-0042: Gangschaltung Fahrrad

Arbeitszeit:
  05.03. 14:00–15:30    90 Min
  06.03. 09:00–09:45    45 Min
  ────────────────────────────
  Gesamt:              135 Min × 45,00 €/h = 101,25 €

Material:
  1× Schaltzug              4,50 €
  1× Schaltauge             12,90 €
  2× Bowdenzug-Endkappe      0,80 €
  ────────────────────────────────
  Gesamt Material:          18,20 €

══════════════════════════════════
Gesamtkosten:              119,45 €

Abrechnung¶

Wenn der Auftrag fertig ist:

Status auf „Fertig" setzen
„Abrechnen" klicken
DiKAS erstellt eine Kundenrechnung mit:
Arbeitszeit (Stunden × Stundensatz)
Material (Artikel × Menge)
Auftragsnummer als Referenz
Rechnung wird mit dem Kunden verknüpft
Auftragsstatus wechselt zu „Berechnet"
Wie gewohnt kassieren: Bar, Karte, Rechnung

Laufkundschaft¶

Auch wer nur einmal vorbeikommt, braucht einen Kundeneintrag — ein Auftrag ohne Kunde ist nicht möglich. Legen Sie den Kunden beim Annehmen mit an; Name und E-Mail genügen. Die E-Mail lohnt sich: nur damit kann der Kunde später seinen Status selbst abfragen.

Kassiert wird danach wie gewohnt — direkt an der Kasse (bar oder EC) oder über die Rechnung.

Sofort kassieren und abrechnen erzeugt zwei Umsatzspuren

Wenn Sie denselben Auftrag über „Abrechnen" in eine Rechnung überführen und zusätzlich an der Kasse als Direktverkauf kassieren, entstehen eine Kundenrechnung und ein Kassenbeleg über dieselben Positionen — der Umsatz steht dann doppelt in der Auswertung. Entscheiden Sie sich je Auftrag für einen der beiden Wege.

🖥️ POS-Ansicht¶

In der Kasse sehen Sie alle Aufträge als Karten, farblich nach Status sortiert:

┌─────────────┐  ┌─────────────┐  ┌─────────────┐  ┌─────────────┐
│ WS-0042     │  │ WS-0041     │  │ WS-0040     │  │ WS-0039     │
│ In Bearb. ⬤ │  │ Pausiert  ⬤ │  │ Fertig    ⬤ │  │ Bezahlt   ⬤ │
│─────────────│  │─────────────│  │─────────────│  │─────────────│
│ Fahrrad     │  │ Handy       │  │ Laptop      │  │ Kaffeemasch.│
│ Gangschalt. │  │ Display     │  │ Akku        │  │ Entkalkung  │
│ Müller      │  │ Schmidt     │  │ Weber       │  │ Bäckerei M. │
│ 05.03.2026  │  │ 04.03.2026  │  │ 03.03.2026  │  │ 01.03.2026  │
└─────────────┘  └─────────────┘  └─────────────┘  └─────────────┘

Filter: - Nach Status filtern (Neu, In Bearbeitung, Fertig, etc.) - Nach Kunde suchen - Nach Datum filtern

Echtzeit-Updates: Ändert ein Mitarbeiter den Status eines Auftrags, sehen es alle anderen sofort — ohne Neuladen. Technischer Hintergrund: REST API → Echtzeit.

⚙️ Werkstatt-Einstellungen¶

Admin → Einstellungen → Werkstatt

Einstellung	Beschreibung	Standard
Werkstatt aktiviert	Modul ein/aus	Aus
Stundensatz	Standard-Stundensatz für Arbeitszeit	45,00 €
Auftragsnummer-Prefix	Prefix für Auftragsnummern	„WS"
Label-Drucker	Zugewiesener Drucker für Etiketten	—
Automatischer Labeldruck	Label bei Erstellung automatisch drucken	Nein
Tätigkeitsvorlagen	Vordefinierte Tätigkeiten mit Standard-Dauer	—
Kapazität	Wie viele Annahmetermine gleichzeitig gebucht werden können	10

Tätigkeitsvorlagen¶

Häufige Tätigkeiten können als Vorlage hinterlegt werden:

Tätigkeit	Standard-Dauer
Fahrrad-Inspektion	45 Min
Reifenwechsel	15 Min
Bremse einstellen	20 Min
Display-Reparatur	60 Min
Akku-Tausch	30 Min

Praxisbeispiel: ein Auftrag von Anfang bis Ende¶

Situation: Fahrradwerkstatt mit kleinem Zubehörverkauf.

Termin kommt herein: Der Kunde bucht abends über /shop/werkstatt einen Annahmetermin für Donnerstag 10:00 und trägt „E-Bike, Akku lädt nicht" ein.
Annahme: Donnerstag steht der Termin im Reiter „Termine" → „Auftrag anlegen". Kunde, Gerät und Fehlerbild sind schon drin.
Label drucken: Code128-Barcode ans Rad, Rad ins Regal.
Mechaniker startet: Status → „In Bearbeitung", die Zeit läuft.
Größer als gedacht: „KV erstellen" → Kostenvoranschlag über Akku und Einbau, Anruf beim Kunden, er sagt zu.
Ersatzteil fehlt: Status → „Pausiert", Notiz „Akku bestellt".
Teil da: Status → „In Bearbeitung", Akku als Material erfassen — der Bestand sinkt automatisch.
Kunde fragt nach: Er schaut selbst unter /shop/werkstatt/status nach, das Telefon bleibt still.
Fertig: Status → „Fertig".
Abholung: Label scannen → Auftrag erscheint → „Abrechnen" → Rechnung aus Arbeitszeit und Material. Der Kunde nimmt noch ein Rücklicht mit: normaler Kassenverkauf, derselbe Bon.

Nächster Schritt¶

→ Zeiterfassung — Arbeitszeiten erfassen