Werkstatt-Modul¶

Das Werkstatt-Modul macht aus DiKAS eine Auftrags- und Reparaturverwaltung: Annahmetermin, Auftrag, Arbeitszeit, verbautes Material, Kostenvoranschlag und Rechnung an einer Stelle. DiKAS spricht dabei bewusst vom Gerät, nicht vom Fahrrad — der Ablauf ist derselbe, ob Sie Räder, Rasenmäher, Nähmaschinen oder Notebooks reparieren.

So bekommen Sie das Modul:

Ausgangslage	Weg	Preis
Neu bei DiKAS	Paket „DiKAS Werkstatt" (Werkstatt + Kasse + Kundenverwaltung, 1 Arbeitsplatz)	49 €/Monat
DiKAS ist schon im Einsatz	Modul „Werkstatt" zum bestehenden Tarif zubuchen	20 €/Monat

Aktivierung: Admin → Einstellungen → Betrieb → Werkstatt. Das Modul muss lizenziert sein — ohne Lizenz erscheint der Menüpunkt gar nicht erst.

Zusatzmodul „Maschinenpark": Wenn Sie Motorsägen, Rasenmäher oder Räder Ihrer Kunden über Jahre begleiten, buchen Sie zur Werkstatt das Modul Maschinenpark zu: eine Geräteakte je Kunde mit Seriennummer-Scan, Garantie und Verlauf. → Maschinenpark: die Geräteakte je Kunde

Für Instrumente, Nähmaschinen, Scheren/Messer und Schuh-/Lederartikel lesen Sie auch Reparatur und Annahme: Fachprofile, mehrere Gegenstände und Teilabholung.

🔄 Auftrags-Lebenszyklus¶

Ein Werkstattauftrag durchläuft 7 Status:

Neu → In Bearbeitung ↔ Pausiert → Fertig → Berechnet → Bezahlt
         ↘                                ↗
           → Storniert ←──────────────────

Status	Beschreibung	Farbe	Nächste Schritte
Neu	Auftrag wurde angelegt	Blau	Starten, Stornieren
In Bearbeitung	Wird gerade bearbeitet	Gelb	Pausieren, Fertigstellen, Stornieren
Pausiert	Wartet auf Teile oder Rückfrage	Orange	Fortsetzen, Stornieren
Fertig	Reparatur abgeschlossen	Grün	Abrechnen, Stornieren
Berechnet	Rechnung wurde erstellt	Lila	Zahlung verbuchen
Bezahlt	Komplett abgeschlossen	Grau	Auftrag archiviert
Storniert	Abgebrochen	Rot	— (nicht wiedereröffenbar, s. u.)

Status-Übergänge¶

Von	Nach	Aktion
Neu	In Bearbeitung	Starten
In Bearbeitung	Pausiert	Pausieren (z. B. Ersatzteil bestellt)
Pausiert	In Bearbeitung	Fortsetzen
In Bearbeitung / Pausiert	Fertig	Fertigstellen
Fertig	Berechnet	Abrechnen (Rechnung wird erstellt)
Berechnet	Bezahlt	Zahlung verbuchen
Jeder Status	Storniert	Stornieren
Fertig	In Bearbeitung	Wiedereröffnen

Wiedereröffnen geht nur aus „Fertig"

Nur ein Auftrag im Status Fertig lässt sich wiedereröffnen — er springt dann zurück auf In Bearbeitung, das Fertigstellungsdatum wird gelöscht. Ein bereits berechneter, bezahlter oder stornierter Auftrag lässt sich nicht wiedereröffnen; dort ist der Weg eine Gutschrift bzw. ein neuer Auftrag.

Annahmetermine: Kunden buchen selbst¶

Ihre Kunden können den Annahmetermin online buchen, statt anzurufen. Die Seite liegt auf Ihrer eigenen DiKAS-Adresse:

https://<Ihre-Adresse>/shop/werkstatt

Der Kunde wählt einen Tag und ein freies Zeitfenster, trägt Gerät und Fehlerbeschreibung ein und hinterlässt Name, E-Mail und Telefonnummer. Ein Kundenkonto braucht er dafür nicht. Der Termin ist sofort bestätigt und erscheint in der Kasse unter Werkstatt → Reiter „Termine".

Wie viele Termine gleichzeitig? Über die Werkstatt-Kapazität (Admin → Einstellungen → Werkstatt) legen Sie fest, wie viele Annahmen pro Zeitfenster möglich sind. Ist ein Fenster voll, wird es nicht mehr angeboten.

Aus dem Termin wird der Auftrag¶

Im Reiter „Termine" steht bei jedem Termin „Auftrag anlegen". Ein Klick übernimmt Kunde, Gerät und Fehlerbeschreibung in einen neuen Werkstattauftrag — nichts wird abgetippt. Kennt DiKAS die E-Mail-Adresse bereits, wird der vorhandene Kunde verwendet; sonst wird er neu angelegt.

DiKAS verschickt keine Terminbestätigung

Der gebuchte Termin ist sofort bestätigt und steht in Ihrer Liste — eine Bestätigungs- oder Erinnerungsmail an den Kunden verschickt DiKAS nicht. Wenn Sie das möchten, schreiben oder telefonieren Sie selbst.

Statusabfrage für Ihre Kunden¶

Die zweite Frage, die den Werkstattalltag unterbricht — „Ist es schon fertig?" — beantworten Ihre Kunden ebenfalls selbst:

https://<Ihre-Adresse>/shop/werkstatt/status

Der Kunde gibt Auftragsnummer (z. B. WS-0042) und die im Auftrag hinterlegte E-Mail-Adresse ein. Passen beide zusammen, sieht er den Bearbeitungsstand und die Gerätebezeichnung — sonst kommt keine Auskunft.

Datenschutz: nur der eigene Auftrag

Es gibt keine Liste und keine Suche. Ohne die passende E-Mail-Adresse zur Nummer antwortet die Seite nicht, und angezeigt werden nur Status und Gerät — keine Preise, keine Kundennamen, keine anderen Aufträge. Damit das funktioniert, muss beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Kostenvoranschlag¶

Wird die Reparatur größer als gedacht, machen Sie aus dem Auftrag einen Kostenvoranschlag:

Auftrag öffnen (ab Status In Bearbeitung)
„KV erstellen" → DiKAS erzeugt ein Angebot aus den bereits erfassten Tätigkeiten und Materialien, mit eigener Angebotsnummer
Über „Angebot öffnen" kommen Sie jederzeit zum erzeugten Kostenvoranschlag — von dort drucken oder versenden Sie ihn wie jedes andere Angebot

Nimmt der Kunde an, arbeiten Sie im selben Auftrag weiter — der Kostenvoranschlag bleibt als Beleg am Auftrag hängen.

Die Freigabe holen Sie selbst ein

Der Kunde kann den Kostenvoranschlag nicht online freigeben. DiKAS schickt ihm auch von sich aus nichts. Sie besprechen ihn am Telefon, per Mail oder beim Abholen — und arbeiten danach weiter.

Auftrag erstellen¶

Im POS (Kasse)¶

Kasse → Werkstatt → „+ Neuer Auftrag"
Ausfüllen:

Feld	Beispiel	Beschreibung
Kunde	Thomas Müller	Pflicht — jeder Auftrag gehört zu einem Kunden
Fehlerbeschreibung	Gangschaltung defekt, Kette springt	Was soll repariert werden?
Modell / Gerät	Canyon Roadlite 7.0	Was wird repariert? (Modell, Typ)
Seriennummer	WME12345678	Serien- oder Rahmennummer
Maschine	Stihl MS 261	Nur mit dem Modul Maschinenpark: wählt eine Maschine des Kunden; Modell und Seriennummer werden daraus übernommen
Notizen	Schlüssel beim Kunden	Interne Notizen
Techniker	Max Mechaniker	Zugewiesener Mitarbeiter
Geschätztes Fertigstellungsdatum	08.03.2026	Abholtermin

„Erstellen" → Auftrag wird angelegt mit eindeutiger Nummer (z. B. WS-0042)

Label drucken¶

Nach dem Erstellen können Sie ein Label drucken (Code128-Barcode):

┌──────────────────────────────────┐
│ WS-0042                         │
│ |||||||||||||||||||||||||||      │
│ Thomas Müller                   │
│ Canyon Roadlite 7.0             │
│ Gangschaltung defekt            │
│ 05.03.2026                      │
└──────────────────────────────────┘

Das Label wird am reparierten Gegenstand befestigt. Der Barcode kann an der Kasse gescannt werden, um den Auftrag schnell aufzurufen.

Automatischer Labeldruck: In den Werkstatt-Einstellungen kann der automatische Druck bei Auftragserstellung aktiviert werden.

Auftrag bearbeiten¶

Zeiterfassung¶

Mitarbeiter können Arbeitszeiten zum Auftrag erfassen:

Auftrag öffnen → „Zeiteintrag hinzufügen"
Start- und Endzeit eingeben
Dauer wird automatisch berechnet

Feld	Beschreibung
Startzeit	Arbeitsbeginn
Endzeit	Arbeitsende
Dauer (Minuten)	Automatisch berechnet

Material hinzufügen¶

Verwendete Ersatzteile und Materialien:

Auftrag öffnen → „Material hinzufügen"
Artikel aus dem Bestand auswählen (oder manuell eingeben)
Menge und Preis eingeben

Feld	Beschreibung
Artikel	Aus dem Artikelstamm oder Freitext
Artikelnummer	Teilenummer
Menge	Verbrauchte Menge
Einzelpreis	Preis pro Einheit
Gesamtpreis	Menge × Einzelpreis
Steuersatz	MwSt-Satz

Das Teil geht automatisch vom Lager ab

Setzen Sie einen Artikel aus dem Artikelstamm in den Auftrag, bucht DiKAS ihn im selben Zug vom Lagerbestand ab — Sie müssen den Abgang nicht getrennt erfassen. Nehmen Sie die Position wieder heraus oder stornieren Sie den Auftrag, wird zurückgebucht.

Ist rechnerisch nichts mehr da, bucht DiKAS trotzdem und weist Sie nur darauf hin. Das ist Absicht: in einer Werkstatt liegt nicht jede Schraube im System, und ein harter Riegel würde die Arbeit aufhalten. Freitext-Positionen ohne Artikel berühren den Bestand nicht.

Aktivitäten¶

Freitext-Notizen zum Auftragsverlauf:

„+ Aktivität" → Beschreibung eingeben
Wird mit Zeitstempel gespeichert

Beispiele: - „Gangschaltung zerlegt, Kabel gerissen" - „Ersatzteil bestellt bei Shimano (ETA 3 Tage)" - „Probefahrt durchgeführt, alles in Ordnung"

Maschinenpark: die Geräteakte je Kunde¶

Wer Motorsägen, Rasenmäher, Mähroboter oder Fahrräder repariert, sieht dieselben Geräte immer wieder. Der Maschinenpark führt dafür zu jedem Kunden eine Akte je Gerät: Modell, Seriennummer, Kaufdatum, Garantie und ein Verlauf, der jede Reparatur und jede Notiz festhält. Am Tresen genügt ein Scan der Seriennummer, und die Akte steht auf dem Bildschirm.

Das Modul bekommen¶

Der Maschinenpark ist ein Zusatzmodul zur Werkstatt und braucht deren Lizenz. Sie buchen ihn zusätzlich zur Werkstatt zu. Danach erscheint am Kunden der Reiter „Maschinenpark", in den Werkstatt-Einstellungen der gleichnamige Reiter und in der Werkstatt der Scan-Einstieg. Ohne das Modul bleibt die Werkstatt wie oben beschrieben mit den Freitextfeldern „Modell / Gerät" und „Seriennummer". Schalten Sie das Modul später wieder ab, bleiben die erfassten Maschinen gespeichert; sie sind dann nur nicht mehr sichtbar.

Was eine Maschinenkarte enthält¶

Angabe	Bedeutung
Hinweis	Steht ganz oben an der Karte, zum Beispiel „Kunde wünscht Rückruf vor Reparatur über 100 €".
Modell	Pflichtangabe.
Seriennummer	Pflichtangabe. Je Betrieb gibt es jede Nummer nur einmal; Leerzeichen am Rand und Groß-/Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle.
Kaufdatum	Wann der Kunde das Gerät gekauft hat.
Garantiezeit (Monate)	Angezeigt als „bis" mit dem Enddatum. Ist die Garantie abgelaufen, steht das Datum rot mit dem Zusatz „abgelaufen".
Weitere Angaben	Ihre eigenen Felder, zum Beispiel „Fahrgestellnummer" oder „Schnittlänge" (siehe Einstellungen).
Verlauf	Alle Notizen, Hinweise und Systemeinträge zu dieser Maschine, neueste oben.

In der Liste am Kundenreiter sehen Sie je Maschine Gerät, Seriennummer, Gekauft, Garantie bis und Letzte Wartung. „Letzte Wartung" ist der Tag, an dem zuletzt ein Auftrag zu dieser Maschine fertiggemeldet wurde. Über das Suchfeld finden Sie eine Maschine nach Modell oder Seriennummer.

Maschine anlegen¶

Admin → Kunden, den Kunden öffnen, Reiter „Maschinenpark".
„Maschine anlegen" (beim ersten Gerät „Erste Maschine anlegen").
Modell und Seriennummer eintragen. Alles Weitere, etwa Kaufdatum, Garantie und eigene Felder, können Sie auch später ergänzen.
Speichern.

Gehört die Seriennummer schon zu einer anderen Maschine, weist DiKAS das ab („Diese Seriennummer gehört schon zu einer anderen Maschine.") und bietet „Zur vorhandenen Maschine" an.

Im Anruf-Popup und am Tresen (siehe unten) können Sie Maschinen ebenfalls anlegen.

Der Verlauf: es wird nur angehängt¶

Unter der Karte steht der Verlauf. Einträge lassen sich nicht ändern oder löschen; so bleibt die Geschichte der Maschine nachvollziehbar.

„+ Notiz" fügt einen Eintrag hinzu. Als Art wählen Sie Notiz oder Hinweis. Enter speichert, Umschalt+Enter macht eine neue Zeile. Einträge, die Sie als „Nur Leitung" kennzeichnen, sehen nur Leitungskräfte.
Berichtigung: Stimmt ein Eintrag nicht, schreiben Sie einen neuen. Er verweist auf den früheren („Berichtigung eines früheren Eintrags"); der alte bleibt stehen.
Systemeinträge schreibt DiKAS selbst, Art „System": beim Anlegen, bei jeder Änderung eines Gerätedatums (zum Beispiel „Garantie: 24 → 36"), bei einem Besitzerwechsel und beim Fertigmelden eines Auftrags mit den Arbeiten, Teilen und der Zeit dieses Auftrags.

Maschine am Tresen scannen¶

Auf der Werkstattseite (Kasse → Werkstatt) scannen Sie den Barcode, meist die Seriennummer, in das Suchfeld „Suchen...". Ein Barcodeleser sendet am Ende Enter; von Hand tippen Sie die Nummer und drücken Enter.

Bekannte Nummer: Die Maschinenkarte öffnet sich oberhalb aller anderen Treffer (Statusreiter und Aufträge). Sie sehen Hinweis und Verlauf, bevor Sie etwas entscheiden. Mit „+ Werkstattauftrag" legen Sie sofort einen Auftrag an; Kunde und Maschine sind vorbelegt.
Unbekannte Nummer: Es öffnet sich „Maschine erfassen" mit der gescannten Nummer. Wählen Sie den Kunden (suchen oder „Neuer Kunde"), tragen Sie das Modell ein und speichern Sie mit „Maschine anlegen". Mit „Anlegen + Werkstattauftrag" legen Sie in einem Zug auch den Auftrag an. Ohne Kunden kann keine Maschine angelegt werden.

Enter ohne Treffer

DiKAS behandelt jede Eingabe, die Sie in der Werkstatt-Suche mit Enter bestätigen, zuerst als Seriennummer. Haben Sie stattdessen einen Kundennamen getippt und es gibt keine passende Maschine, erscheint „Maschine erfassen". Das ist harmlos: Schließen Sie den Bereich mit „Schließen" wieder.

Auftrag an der Maschine¶

Im Auftragsdialog gibt es das Feld „Maschine". Zur Wahl stehen nur Maschinen des gewählten Kunden, oder „Keine Maschine". Modell und Seriennummer werden in den Auftrag übernommen. Kommen Sie von der Maschinenkarte, vom Scan oder vom Anruf-Popup, ist die Maschine bereits eingetragen.

Im Auftrag selbst können Sie die Maschine bis zum Fertigmelden ändern oder entfernen; die Akte lässt sich dort über „Maschinenakte öffnen" aufklappen. Ist der Auftrag fertig gemeldet, lässt sich die Zuordnung nicht mehr ändern. Beim Fertigmelden entsteht automatisch ein Eintrag im Verlauf der Maschine. Die Suche in der Werkstatt findet Aufträge auch über die Seriennummer der Maschine.

Der Auftrag behält seinen Stand

Modell und Seriennummer im Auftrag sind der Stand zum Zeitpunkt der Zuordnung. Ändern Sie sie später an der Maschine, zeigt der Auftrag weiter den alten Stand; die Änderung steht im Verlauf der Maschine.

Besitzer wechseln¶

Wechselt ein Gerät den Eigentümer, etwa weil jemand eine gebrauchte Säge gekauft hat, nehmen Sie die Akte mit: Maschinenkarte → „Besitzer wechseln" → neuen Kunden suchen oder „Neuer Kunde" anlegen → Rückfrage „ an übergeben?" mit „Übergeben" bestätigen. Der gesamte Verlauf geht mit, und der Wechsel steht im Verlauf („Besitzer gewechselt"). Danach öffnet sich die Karte beim neuen Kunden; ein neuer Auftrag gilt ihm.

Beenden Sie offene Aufträge möglichst vorher: DiKAS warnt nicht, wenn zur Maschine noch ein Auftrag läuft. Was dieser später in den Verlauf schreibt, gehört dann zum neuen Besitzer.

Kostenvoranschlag von der Karte¶

Der Knopf „Kostenvoranschlag" an der Maschinenkarte führt zum Kostenvoranschlag, wenn die Werkstatt erreichbar ist:

Hat die Maschine einen offenen Auftrag (Neu, In Bearbeitung oder Pausiert), öffnet sich dieser Auftrag. Dort erstellen Sie den Kostenvoranschlag wie im Abschnitt Kostenvoranschlag beschrieben.
Sonst öffnet sich der Auftragsdialog mit Kunde und Maschine vorbelegt.

Der Kostenvoranschlag übernimmt den Kunden des Auftrags und nennt die Maschine in den Notizen.

Ist ein Telefonanschluss mit Anrufanzeige eingerichtet (oder nutzen Sie die Telefon-Lupe der Kasse), zeigt das Popup bei einem bekannten Anrufer den Block „Maschinen des Anrufers": je Maschine eine Kachel mit Modell, Seriennummer, Garantie (rot bei abgelaufener) und Hinweis. Gezeigt werden die ersten fünf, den Rest öffnet „Alle n Maschinen anzeigen". Jede Kachel bietet:

„Maschinenkarte öffnen" und
„Werkstattauftrag für " (nur wenn die Werkstatt an ist).

Hat der Anrufer noch keine Maschine, führt „Maschine anlegen" in den Kundenreiter mit offenem Formular. Bei einer unbekannten Nummer bietet das Popup wie gewohnt „Neukunde anlegen"; die Maschine legen Sie danach im Reiter „Maschinenpark" an.

Einstellungen des Maschinenparks¶

Admin → Werkstatt, Reiter „Maschinenpark". Ändern darf das nur die Leitung.

Einstellung	Wirkung
Bezeichnung des Reiters	So heißt der Reiter am Kunden, zum Beispiel „Fahrräder" oder „Geräte". Leer lassen für „Maschinenpark".
Eigene Felder	Weitere Gerätedaten, die Sie bei jeder Maschine erfassen. Je Feld vergeben Sie eine Bezeichnung und eine Art (Text, Zahl oder Datum); „Feld hinzufügen" legt es an.

Zu den eigenen Feldern gilt:

Die Art lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
„Löschen" blendet ein Feld nur aus. Die bereits erfassten Werte bleiben erhalten.
Reservierte Namen: Eine Bezeichnung darf nicht mit „Modell", „Seriennummer", „Kaufdatum", „Garantie", „Maschine angelegt" oder „Besitzer gewechselt" beginnen. Diese Wörter benutzt DiKAS für seine Systemeinträge im Verlauf; die Maske weist darauf hin und sperrt das Speichern.

Datenschutz: wenn ein Kunde gelöscht wird¶

Löschen Sie einen Kunden, leert DiKAS zuerst den frei geschriebenen Text zu seinen Maschinen: Notizen und Hinweise im Verlauf werden zu „[gelöscht]", ebenso der Hinweis oben an der Karte und die eigenen Textfelder. Seriennummer, Modell, Kaufdatum und Garantie bleiben stehen, damit Sie Garantiefälle weiter nachvollziehen können. Hat die Maschine inzwischen einen anderen Besitzer, bleiben dessen Angaben unberührt.

Praxisbeispiel: die gebraucht gekaufte Säge¶

Situation: Forsttechnik-Fachhandel. Frau Berger hat vor zwei Jahren eine Motorsäge gekauft; die Akte liegt bei ihr, Garantie 24 Monate, seit drei Monaten rot. Herr Kraus kauft die Säge gebraucht und bringt sie wegen einer defekten Kette.

Scan: Der Mitarbeiter scannt die Seriennummer im Suchfeld der Werkstatt. Die Karte von Frau Berger erscheint, mit zwei früheren Wartungen im Verlauf und dem Hinweis „Kettenschutz fehlt".
Besitzer wechseln: „Besitzer wechseln" → Herr Kraus (noch nicht im Kundenstamm, also „Neuer Kunde") → „Übergeben". Der Verlauf geht mit und vermerkt den Wechsel.
Auftrag: „+ Werkstattauftrag". Kunde und Maschine sind vorbelegt, die Fehlerbeschreibung „Kette defekt" kommt dazu.
Kostenvoranschlag: Der Auftrag steht auf „In Bearbeitung", der Chef erstellt den Kostenvoranschlag und ruft Herrn Kraus an. Die Garantie ist abgelaufen, die Preise legt der Betrieb selbst fest.
Fertig: Auftrag fertigmelden. Im Verlauf der Säge steht jetzt ein Systemeintrag mit Arbeiten, Teilen und Zeit, und in der Liste „Letzte Wartung" zeigt das heutige Datum.

Das sollten Sie wissen¶

Maschinen werden einzeln angelegt; einen Import aus Tabellen gibt es nicht.
Es gibt kein Kundenportal: Ihre Kunden sehen ihre Maschinen nicht selbst.
DiKAS rechnet nicht automatisch mit der Garantie: Das Enddatum ist eine Anzeige, die Preise für Garantiefälle bestimmen Sie im Auftrag.
Maschinen lassen sich nicht löschen. Ein Irrtum bei Modell oder Nummer wird an der Karte berichtigt; der Verlauf hält die Änderung fest.
Ein fertig gemeldeter Auftrag lässt sich keiner anderen Maschine mehr zuordnen.
Zwei Geräte, die vor dem Abgleich dieselbe Seriennummer anlegen, bleiben als zwei Maschinen bestehen; beim Scan erscheint eine davon. Legen Sie jede Maschine möglichst nur an einem Arbeitsplatz an.

💰 Kostenberechnung¶

DiKAS berechnet automatisch die Gesamtkosten:

Position	Berechnung
Arbeitszeit	Gesamtminuten × Stundensatz / 60
Material	Summe aller Materialkosten
Gesamtkosten	Arbeitszeit + Material

Stundensatz: Standard-Stundensatz wird in den Werkstatt-Einstellungen konfiguriert (z. B. 45,00 € / Stunde).

Beispiel¶

Auftrag WS-0042: Gangschaltung Fahrrad

Arbeitszeit:
  05.03. 14:00–15:30    90 Min
  06.03. 09:00–09:45    45 Min
  ────────────────────────────
  Gesamt:              135 Min × 45,00 €/h = 101,25 €

Material:
  1× Schaltzug              4,50 €
  1× Schaltauge             12,90 €
  2× Bowdenzug-Endkappe      0,80 €
  ────────────────────────────────
  Gesamt Material:          18,20 €

══════════════════════════════════
Gesamtkosten:              119,45 €

Abrechnung¶

Wenn der Auftrag fertig ist:

Status auf „Fertig" setzen
„Abrechnen" klicken
DiKAS erstellt eine Kundenrechnung mit:
Arbeitszeit (Stunden × Stundensatz)
Material (Artikel × Menge)
Auftragsnummer als Referenz
Rechnung wird mit dem Kunden verknüpft
Auftragsstatus wechselt zu „Berechnet"
Wie gewohnt kassieren: Bar, Karte, Rechnung

So steht die Arbeitszeit auf Rechnung und Kostenvoranschlag

Die Arbeitszeit erscheint als Position „Arbeitszeit 45 Min." mit der Einheit „Std.": Menge = Stunden (z. B. 0,75), Einzelpreis = Stundensatz. Der Betrag ist centgenau derselbe wie Minuten × Stundensatz. Lässt sich der Betrag mit einer Stundenmenge nicht auf den Cent genau abbilden (das kommt bei hohen Stundensätzen und krummen Minutenzahlen vor) oder trägt der Auftrag keinen Stundensatz, steht die Arbeitszeit als 1 „Pauschal" zum Betrag da, Minuten und Stundensatz im Text. Am Betrag ändert sich dabei nichts.

Laufkundschaft¶

Auch wer nur einmal vorbeikommt, braucht einen Kundeneintrag — ein Auftrag ohne Kunde ist nicht möglich. Legen Sie den Kunden beim Annehmen mit an; Name und E-Mail genügen. Die E-Mail lohnt sich: nur damit kann der Kunde später seinen Status selbst abfragen.

Kassiert wird danach wie gewohnt — direkt an der Kasse (bar oder EC) oder über die Rechnung.

Sofort kassieren und abrechnen erzeugt zwei Umsatzspuren

Wenn Sie denselben Auftrag über „Abrechnen" in eine Rechnung überführen und zusätzlich an der Kasse als Direktverkauf kassieren, entstehen eine Kundenrechnung und ein Kassenbeleg über dieselben Positionen — der Umsatz steht dann doppelt in der Auswertung. Entscheiden Sie sich je Auftrag für einen der beiden Wege.

🖥️ POS-Ansicht¶

In der Kasse sehen Sie alle Aufträge als Karten, farblich nach Status sortiert:

┌─────────────┐  ┌─────────────┐  ┌─────────────┐  ┌─────────────┐
│ WS-0042     │  │ WS-0041     │  │ WS-0040     │  │ WS-0039     │
│ In Bearb. ⬤ │  │ Pausiert  ⬤ │  │ Fertig    ⬤ │  │ Bezahlt   ⬤ │
│─────────────│  │─────────────│  │─────────────│  │─────────────│
│ Fahrrad     │  │ Handy       │  │ Laptop      │  │ Kaffeemasch.│
│ Gangschalt. │  │ Display     │  │ Akku        │  │ Entkalkung  │
│ Müller      │  │ Schmidt     │  │ Weber       │  │ Bäckerei M. │
│ 05.03.2026  │  │ 04.03.2026  │  │ 03.03.2026  │  │ 01.03.2026  │
└─────────────┘  └─────────────┘  └─────────────┘  └─────────────┘

Filter: - Nach Status filtern (Neu, In Bearbeitung, Fertig, etc.) - Nach Kunde suchen - Nach Datum filtern

Echtzeit-Updates: Ändert ein Mitarbeiter den Status eines Auftrags, sehen es alle anderen sofort — ohne Neuladen. Technischer Hintergrund: REST API → Echtzeit.

⚙️ Werkstatt-Einstellungen¶

Admin → Einstellungen → Werkstatt

Einstellung	Beschreibung	Standard
Werkstatt aktiviert	Modul ein/aus	Aus
Stundensatz	Standard-Stundensatz für Arbeitszeit	45,00 €
Auftragsnummer-Prefix	Prefix für Auftragsnummern	„WS"
Label-Drucker	Zugewiesener Drucker für Etiketten	—
Automatischer Labeldruck	Label bei Erstellung automatisch drucken	Nein
Tätigkeitsvorlagen	Vordefinierte Tätigkeiten mit Standard-Dauer	—
Kapazität	Wie viele Annahmetermine gleichzeitig gebucht werden können	10

Tätigkeitsvorlagen¶

Häufige Tätigkeiten können als Vorlage hinterlegt werden:

Tätigkeit	Standard-Dauer
Fahrrad-Inspektion	45 Min
Reifenwechsel	15 Min
Bremse einstellen	20 Min
Display-Reparatur	60 Min
Akku-Tausch	30 Min

Praxisbeispiel: ein Auftrag von Anfang bis Ende¶

Situation: Fahrradwerkstatt mit kleinem Zubehörverkauf.

Termin kommt herein: Der Kunde bucht abends über /shop/werkstatt einen Annahmetermin für Donnerstag 10:00 und trägt „E-Bike, Akku lädt nicht" ein.
Annahme: Donnerstag steht der Termin im Reiter „Termine" → „Auftrag anlegen". Kunde, Gerät und Fehlerbild sind schon drin.
Label drucken: Code128-Barcode ans Rad, Rad ins Regal.
Mechaniker startet: Status → „In Bearbeitung", die Zeit läuft.
Größer als gedacht: „KV erstellen" → Kostenvoranschlag über Akku und Einbau, Anruf beim Kunden, er sagt zu.
Ersatzteil fehlt: Status → „Pausiert", Notiz „Akku bestellt".
Teil da: Status → „In Bearbeitung", Akku als Material erfassen — der Bestand sinkt automatisch.
Kunde fragt nach: Er schaut selbst unter /shop/werkstatt/status nach, das Telefon bleibt still.
Fertig: Status → „Fertig".
Abholung: Label scannen → Auftrag erscheint → „Abrechnen" → Rechnung aus Arbeitszeit und Material. Der Kunde nimmt noch ein Rücklicht mit: normaler Kassenverkauf, derselbe Bon.

Nächster Schritt¶

→ Zeiterfassung — Arbeitszeiten erfassen