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v26.3

Belege erfassen (Lieferantenrechnungen & Quittungen)

Mit der Beleg-Erfassung fotografieren Sie eingehende Rechnungen und Quittungen direkt an der Kasse ab — die Metro-Quittung, den Lieferschein vom Getränkehändler, die Handwerkerrechnung. Statt in der Schuhschachtel landet alles digital in DiKAS, sauber sortiert und für die Buchhaltung griffbereit.

So sieht das in der Praxis aus: Dienstagmorgen in der Pizzeria Da Mario. Der Getränkelieferant fährt vor, der Fahrer drückt Mario die Rechnung in die Hand und wartet. Mario öffnet an der Kasse Menü → Belege, tippt auf „Beleg hinzufügen", fotografiert die Rechnung — die KI liest Firma, Rechnungsnummer und Betrag automatisch aus. Einmal kurz prüfen, speichern, fertig. Keine 30 Sekunden, und die Rechnung ist digital gesichert, bevor sie im Mittagstrubel verloren geht.

Wo finden Sie die Belege?

In der Kasse: Menü → Belege. Der Menüpunkt ist für alle Mitarbeiter sichtbar, die die Berechtigung für Ausgaben haben.

Kassen-Menü mit dem Menüpunkt „Belege"

Die Übersicht zeigt alle erfassten Belege als Kacheln:

Element Beschreibung
Vorschaubild Miniatur des Fotos; bei PDF-Dateien ein PDF-Symbol
Datum Belegdatum
Betrag Rechnungsbetrag (falls erfasst)
Kategorie Zugeordnete Ausgaben-Kategorie
Notiz Ihr Freitext, z. B. „Getränkelieferung KW 28"

Solange noch nichts erfasst wurde, sehen Sie den Hinweis „Noch keine Belege erfasst". Über „Löschen" entfernen Sie einen Beleg wieder — mit Sicherheitsabfrage, damit nichts versehentlich verschwindet.

Beleg-Übersicht mit Kacheln

Beleg erfassen — Schritt für Schritt

  1. In der Kasse: Menü → Belege
  2. Auf „Beleg hinzufügen" tippen
  3. „Foto aufnehmen" (Kamera öffnet sich) oder „Datei auswählen" (Bilder und PDF-Dateien)
  4. Kurz warten: Die KI liest den Beleg und füllt die leeren Felder vor
  5. Felder prüfen und bei Bedarf korrigieren oder ergänzen:
Feld Beschreibung Beispiel
Kategorie Ausgaben-Kategorie zur Zuordnung (aus Ihren Ausgaben-Kategorien) Wareneinkauf Getränke
Firma / Aussteller Wer hat die Rechnung ausgestellt? Getränke Müller GmbH
Rechnungsnummer Nummer auf der Rechnung RE-2026-4711
Datum Belegdatum (vorbelegt mit heute, änderbar) 10.07.2026
Betrag Bruttobetrag der Rechnung (optional) 248,50
Steuer Auf dem Beleg ausgewiesener Steuerbetrag (optional) 39,67
Steuersatz % Steuersatz (optional) 19
Notiz Freitext für Sie und die Buchhaltung (optional) Getränkelieferung KW 28
  1. „Speichern" — der Beleg erscheint in der Übersicht

Beleg-Erfassung mit Foto und Feldern

Die KI hilft — Sie behalten die Kontrolle

Nach dem Foto oder der Dateiauswahl liest eine KI den Beleg und füllt nur die noch leeren Felder vor: Firma, Rechnungsnummer, Betrag, Steuer, Steuersatz und Datum. Was Sie bereits eingetragen haben, wird nicht überschrieben. Und alles bleibt änderbar — die Erkennung ist eine Hilfe, keine Pflicht. Ein kurzer Blick zur Kontrolle genügt.

Kein Internet? Kein Problem

Ohne Internetverbindung wird die KI-Erkennung übersprungen — ein Hinweis erscheint, und Sie tragen die Werte einfach von Hand ein. Das Foto wird automatisch verkleinert und optimiert, damit das Hochladen auch im langsamen WLAN flott geht.

Duplikat-Schutz

Erfassen Sie einen Beleg mit gleichem Aussteller und gleicher Rechnungsnummer ein zweites Mal, markiert DiKAS ihn als mögliches Duplikat. So rutscht die Rechnung vom Getränkehändler nicht doppelt in die Buchhaltung — etwa wenn der Chef sie morgens fotografiert hat und die Kellnerin sie abends noch einmal findet.

Belege oder Ausgaben — was ist der Unterschied?

Beides gibt es im Kassen-Menü, und beides hat seinen Zweck:

Ausgaben Belege
Zweck Geldbewegung der Kassenlade dokumentieren Eingehende Rechnungen digital ablegen
Kasseneffekt Ja — Kassenbestand ändert sich, Eintrag im Kassenbuch Nein — reine Dokumenten-Ablage
Typischer Fall Barentnahme für einen Einkauf Rechnung, die unbar bezahlt wird

Zwei Beispiele aus dem Curry Corner:

  • Der Getränkelieferant will bar aus der Kasse bezahlt werden → das ist eine Ausgabe (der Kassenbestand sinkt), und dort hängen Sie das Beleg-Foto direkt an die Ausgabe.
  • Der Wocheneinkauf bei der Metro wird mit der EC-Karte des Betriebs bezahlt → die Kassenlade bleibt unberührt. Hier erfassen Sie die Quittung unter Belege, damit sie für die Buchhaltung dokumentiert ist.

Kurz gemerkt: Geld aus der Lade = Ausgabe. Nur das Papier wichtig = Beleg.

Aufbewahrung

Alle erfassten Belege werden digital archiviert. Für den Termin mit dem Steuerberater oder eine Betriebsprüfung haben Sie jeden Beleg griffbereit — ohne Ordner wälzen, ohne verblasste Thermopapier-Bons.

Nächste Schritte