Belege erfassen (Lieferantenrechnungen & E-Rechnungen)¶

Eingehende Rechnungen landen per Drag & Drop in DiKAS: Ziehen Sie die PDF- oder XML-Datei einfach auf die Beleg-Übersicht — DiKAS liest die Rechnung automatisch aus, schlägt Kategorie und Lieferant vor, prüft, ob sie schon bezahlt ist, und bereitet auf Wunsch die Überweisung vor. Statt in der Schuhschachtel ist alles digital, sortiert und für die Buchhaltung griffbereit.

So sieht das in der Praxis aus: Dienstagmorgen in der Pizzeria Da Mario. Die Metro-Rechnung kommt als PDF per Mail. Mario zieht die Datei auf die Beleg-Übersicht — kurz dreht sich der Kreisel („Dokument wird verarbeitet…"), dann stehen Firma, Betrag, Rechnungsnummer und Datum schon in der Maske. DiKAS schlägt die Kategorie „Wareneinkauf" vor und erkennt: Der Lieferant ist neu — mit einem Klick legt Mario ihn samt Bankverbindung an. Ein zweiter Klick merkt die Überweisung vor. Fertig.

Wo finden Sie die Belege?¶

In der Kasse: Menü → Belege
Im Admin-Bereich: Finanzen → Ausgaben → Belege

Die Übersicht zeigt alle Belege als Tabelle: Datum, Firma, Rechnungsnummer/Notiz, Kategorie, Betrag und Status. Der Status sagt auf einen Blick, wo die Rechnung steht:

Status	Bedeutung
Offen	Erfasst, aber noch keine Zahlung zugeordnet
Vorgemerkt	Überweisungs-Entwurf wurde erstellt (im Banking unter „Überweisungen")
Bezahlt	Mit einem Bankumsatz verknüpft

Die ganze Übersicht ist eine Ablagefläche: Ziehen Sie eine Datei irgendwo auf die Seite, um einen neuen Beleg zu erfassen. Alternativ führt „Beleg hinzufügen" (oben rechts) zur manuellen Erfassung.

Zeitraum wählen¶

Über der Liste stehen die Felder Von und Bis. Vorbelegt ist der 1. des Vormonats bis heute — also genau der Zeitraum, den man beim monatlichen Sortieren braucht. Ältere Belege finden Sie, indem Sie das Von-Datum zurücksetzen.

Der KI-Schalter¶

Oben in der Übersicht sitzt ein Schalter mit der Beschriftung KI. Er entscheidet, ob die nächste eingezogene Datei durch die KI-Erkennung läuft:

KI an (Standard) — Felder werden aus dem Beleg vorgeschlagen.
KI aus — es wird nichts vorgeschlagen. E-Rechnungen werden trotzdem gelesen, denn deren Daten stammen aus der eingebetteten XML-Datei und nicht aus einer Schätzung.

Die Einstellung wird je Gerät gemerkt: Das Tablet in der Küche kann die KI abgeschaltet haben, während sie am Büro-Rechner läuft.

Beleg erfassen — Schritt für Schritt¶

Datei auf die Übersicht ziehen (PDF, XML oder Bild)
Kurz warten: „Dokument wird verarbeitet…" — DiKAS analysiert die Datei
Maske prüfen: Felder sind vorbefüllt, Vorschläge liegen als Karten darüber
Kategorie wählen (Pflichtfeld — ohne Kategorie kein Speichern)
„Speichern" — bestätigte Vorschläge werden jetzt ausgeführt

Was wird automatisch erkannt?¶

DiKAS arbeitet in zwei Stufen — erst die sichere, dann die flexible:

E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung): Enthält die PDF eine eingebettete XML-Rechnung — oder Sie ziehen eine XML-Datei direkt hinein — werden die Daten exakt daraus gelesen: Beträge, Datum, Rechnungsnummer, Lieferant mit Adresse und USt-IdNr., IBAN/BIC. Ein Badge „E-Rechnung" zeigt das an. Weichen die Summen in der Datei voneinander ab, warnt die Maske.
KI-Erkennung: Bei Fotos und PDFs ohne XML analysiert die KI das Dokument und liest Firma, Rechnungsnummer, Beträge, Datum, IBAN/BIC und den Zahlungsmodus (Überweisung oder Lastschrift). Vorbefüllt werden nur leere Felder — eigene Eingaben werden nie überschrieben.

Kontrolle bleibt bei Ihnen

Kein Vorschlag wird still gebucht: Kategorie, Lieferant und Zahlung erscheinen als Karten, die Sie einzeln bestätigen oder verwerfen. Erst beim Speichern wird ausgeführt, was Sie angehakt haben.

Die Felder der Maske¶

Feld	Beschreibung
Kategorie (Pflicht)	Ausgaben-Kategorie mit DATEV-Konto — Auswahl über farbige Buttons, Schnellanlage direkt im Dialog
Firma / Aussteller	Wer hat die Rechnung ausgestellt?
Rechnungsnummer	Nummer auf der Rechnung
Datum	Belegdatum (vorbelegt mit heute)
Betrag brutto	Rechnungsendbetrag
MwSt	Normal / Reduziert / Keine — die enthaltene Steuer rechnet die Maske aus dem Brutto aus
Bezahlt von	Firmenkonto, GF privat, Bar oder Anderes (steuert das DATEV-Gegenkonto)
Zahlungsstatus	Hier haken Sie „Bereits bezahlt (bar, Karte o. Ä. — ohne Kontoumsatz)" an, wenn die Rechnung nie über das Bankkonto laufen wird. Der Beleg steht dann auf Bezahlt, ohne dass ein Umsatz verknüpft ist. Solange er offen ist, steht direkt darunter „Zahlung zuordnen" (siehe unten). Hängt bereits ein Kontoumsatz am Beleg, nennt das Feld ihn mit Datum, Betrag und Name — und „Zuordnung lösen" hebt die Verknüpfung wieder auf.
Notiz	Freitext für Sie und die Buchhaltung

Titel und die Leiste mit „Speichern" / „Abbrechen" bleiben immer sichtbar — nur die Mitte der Maske scrollt.

Vorschläge: Lieferant, Kategorie, Zahlung¶

Kategorie: DiKAS schlägt die passende Kategorie vor — aus der Standard-Kategorie des Lieferanten, aus Ihren Kategorie-Regeln oder aus der E-Rechnung bzw. KI. Übernehmen per Klick, danach frei änderbar.

Lieferant: Ist der Aussteller noch unbekannt, bietet DiKAS an, ihn als Lieferanten anzulegen — mit Adresse, USt-IdNr. und Bankverbindung aus der E-Rechnung. Bei bekannten Lieferanten fehlt manchmal nur die IBAN; auch die lässt sich per Klick ergänzen. Der neu angelegte Lieferant bekommt direkt die gewählte Kategorie als Standard.

Zahlung: DiKAS prüft Ihre Bankumsätze (letzte 12 Monate) nach Betrag, Rechnungsnummer und IBAN:

Schon bezahlt? Ein passender Umsatz wird angezeigt — per Klick verknüpfen Sie ihn mit dem Beleg (Status springt auf „Bezahlt"). Ein erneuter Klick hebt die Auswahl wieder auf.
Noch zu zahlen? DiKAS bietet einen Überweisungs-Entwurf an: Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind vorbefüllt. Der Entwurf landet im Banking unter „Überweisungen" und wird dort gesammelt per FinTS (mit TAN) ausgeführt — siehe Banking.
Lastschrift? Zieht der Lieferant selbst ein (z. B. Telekommunikation, Kartenzahlung), wird bewusst keine Überweisung vorgeschlagen — der Einzug erscheint als Umsatz und lässt sich dann zuordnen.

Zahlung später zuordnen¶

Der Normalfall ist: Sie erfassen die Rechnung heute und überweisen erst in ein paar Tagen. Dann gibt es beim Erfassen noch gar keinen Umsatz, den man zuordnen könnte.

Öffnen Sie den Beleg später einfach erneut. Solange er Offen ist, steht unter dem Zahlungsstatus der Block „Zahlung zuordnen" mit allen Kontoumsätzen, deren Betrag zum Beleg passt (Ausgaben der letzten zwölf Monate, die noch an keinem anderen Beleg hängen). Ein Klick genügt — der Status springt sofort auf Bezahlt, ein extra Speichern ist nicht nötig.

Stimmt der Betrag nicht genau überein — Skonto, Teilzahlung oder eine Sammelüberweisung —, suchen Sie im Feld darüber nach Name, Verwendungszweck oder IBAN. Dann zählt der Betrag nicht mehr mit, und Sie finden auch abweichende Umsätze.

Auch andersherum

Vom Bankumsatz aus geht es genauso: Die Büroklammer in den Transaktionen zeigt die noch offenen Belege mit passendem Betrag zum Anklicken. Siehe Banking.

Kein Internet? Kein Problem

Ohne Verbindung wird die Erkennung übersprungen und ein Hinweis gezeigt — Sie tragen die Werte von Hand ein. Schlägt die Analyse fehl, sagt die Maske das ebenfalls offen.

Beleg mit einem Bankumsatz verknüpfen¶

Auch nachträglich: In Finanzen → Transaktionen öffnet die Büroklammer am Umsatz den Dialog „Beleg verknüpfen". Der Betrag ist vorbefüllt, Sie suchen nach Firma, Rechnungsnummer oder Notiz — Klick genügt. Verknüpfte Belege erscheinen im DATEV-Export als Anhang zum Umsatz und werden nicht doppelt gebucht.

Belege oder Ausgaben — was ist der Unterschied?¶

	Ausgaben	Belege
Zweck	Geldbewegung der Kassenlade dokumentieren	Eingehende Rechnungen digital ablegen
Kasseneffekt	Ja — Kassenbestand ändert sich, Eintrag im Kassenbuch	Nein — reine Dokumenten-Ablage
Typischer Fall	Barentnahme für einen Einkauf	Rechnung, die unbar bezahlt wird

Kurz gemerkt: Geld aus der Lade = Ausgabe. Nur das Papier wichtig = Beleg.

Dolibarr-Gutschriften¶

Mit Belege → Dolibarr-Gutschrift kann eine Gutschrift anhand ihrer Dolibarr-Nummer direkt mit Betrag, Steueraufteilung, Belegdatum und Original-PDF übernommen werden. Dafür wird keine KI- oder OCR-Erkennung verwendet.

Dieser Weg ist eine reine Dokumentenablage und hat keinen Einfluss auf den Kassenbestand. Wird der Betrag bar ausgezahlt, muss stattdessen der Artikel Dolibarr-Gutschrift in der Kasse verwendet werden. Die vollständige Einrichtung und der Geldfluss sind unter Dolibarr-Gutschrift bar auszahlen beschrieben.

Nicht beide Wege verwenden

Belegimport und Kassenauszahlung sind Alternativen. Nach dem Speichern lehnt DiKAS einen zweiten Import derselben Gutschriftnummer ab.

Aufbewahrung¶

Alle erfassten Belege werden digital archiviert und fließen — über ihre Kategorie — in den DATEV-Export. Mit einem Bankumsatz verknüpfte Belege werden als Anhang des Umsatzes mitexportiert.

Nächste Schritte¶

Lieferanten verwalten — Stammdaten, Bankverbindung und alle Belege pro Lieferant
Banking — Überweisungen ausführen und Umsätze zuordnen
DATEV-Export — Buchhaltungsdaten an den Steuerberater übergeben