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v26.3

Der Einrichtungs-Assistent

Der Einrichtungs-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch alles, was Ihr System startklar macht. Er kennt zwei getrennte Wege und wählt selbst den passenden:

  • Mit Kasse — Steuerdaten, Kassenmeldung ans Finanzamt, Umzug vom Altsystem, Speisekarte. Dieser Weg ist unten ab Schritt 1 beschrieben; ob Sie neu gründen oder von einem anderen Kassensystem umziehen, macht dabei nur den Unterschied zweier Zusatzschritte.
  • Ohne Kasse (dikas Faktura) — Stammdaten, Rechnungsangaben, Nummernkreis, Datenübernahme. Siehe Der Weg ohne Kasse.

Die beiden Wege haben außer Start und Abschluss keinen Schritt gemeinsam. Wer nur Rechnungen schreibt, bekommt also keine Fragen zu TSE, Finanzamt-Meldung oder dem bisherigen Kassensystem mehr.

So starten Sie den Assistenten

  • Beim ersten Login startet der Assistent automatisch.
  • Danach erreichen Sie ihn jederzeit über das Admin-Dashboard — dort finden Sie die Karte „Einrichtungs-Assistent". Einen eigenen Menüpunkt in der Seitenleiste gibt es nicht.
  • Mit „Später" verlassen Sie den Assistenten jederzeit. Ihr Fortschritt bleibt erhalten — über das Dashboard machen Sie einfach dort weiter, wo Sie aufgehört haben.

Dashboard mit Einrichtungsstand und Schnellzugriff „Einrichtungs-Assistent"

Alles auch ohne Assistent möglich

Der Assistent ist der bequeme rote Faden, keine Pflicht. Jeden Schritt können Sie überspringen und später einzeln nachholen — die Steuerdaten und die Finanzamt-Meldung unter Einstellungen → Finanzen, den Speisekarten-Import unter Artikel → Import.

Die Schritte im Überblick

Schritt Was passiert Für wen
1. Begrüßung Checkliste: Was fehlt noch zur startklaren Kasse? Alle
2. Steuerdaten Steuernummer, Finanzamt, Bundesland erfassen Alle
3. Finanzamt-Meldung Kasse elektronisch über ELSTER anmelden Alle
4. Datenherkunft Neustart oder Umzug von einem Altsystem? Alle
5. Export-Anleitung Anleitung: Daten aus dem Altsystem exportieren Nur Umzug
6. Speisekarte Artikel importieren oder anlegen Alle
7. Umzugs-Checkliste Rechtliche Pflichten beim Kassenwechsel Nur Umzug
8. Fertig Ihre Kasse ist startklar Alle

Schritt 1: Begrüßung und Checkliste

Der Assistent begrüßt Sie mit „Mach deine Kasse startklar" und zeigt eine Checkliste mit dem aktuellen Stand:

  • TSE aktiv
  • Steuerdaten
  • Finanzamt-Meldung
  • Speisekarte

Erledigte Punkte werden abgehakt — Sie sehen auf einen Blick, was noch fehlt.

Assistent — „Mach deine Kasse startklar" mit Checkliste

Schritt 2: Steuerdaten

Hier erfassen Sie die Daten, die das Finanzamt für Ihre Kasse braucht:

Feld Beschreibung
Steuernummer Ihre betriebliche Steuernummer
Finanzamt-Nummer Die Nummer Ihres zuständigen Finanzamts
Bundesland Auswahl aus der Liste

Diese Angaben sind die Grundlage für die Kassenmeldung nach § 146a AO — die gesetzlich vorgeschriebene Anmeldung Ihrer Kasse beim Finanzamt.

Assistent — Steuer- und Finanzamtdaten

Schritt 3: Kasse beim Finanzamt anmelden (ELSTER)

DiKAS meldet Ihre Kasse elektronisch über ELSTER an — Sie müssen kein Formular ausfüllen:

  1. Ihre ELSTER-Zertifikatsdatei hochladen (Dateiendung .pfx oder .p12)
  2. Die zugehörige PIN eingeben
  3. DiKAS übermittelt die Kassenmeldung elektronisch ans Finanzamt

Kein Zertifikat zur Hand? Dann wählen Sie „Überspringen" und holen die Meldung später nach. Haben Sie die Kasse bereits selbst über das ELSTER-Portal gemeldet, wählen Sie „Bereits manuell angemeldet".

Assistent — Kasse beim Finanzamt anmelden (ELSTER)

Mehr Details zur Kassenmeldung finden Sie unter Kassenmeldung.

Schritt 4: Woher kommen Ihre Daten?

Der Assistent fragt „Woher kommen deine Daten?" — hier trennen sich Neugründer und Umsteiger:

Auswahl Was passiert
Neustart ohne Altsystem Weiter zur Speisekarte — keine Umzugs-Schritte
ready2order Direkt-Import Ihrer Daten
orderbird Import über den DSFinV-K-Export
Vectron Import über den DSFinV-K-Export
Anderes System Import über den DSFinV-K-Export
Excel/CSV Import aus eigenen Tabellen

Schritt 5: Export-Anleitung (nur bei Umzug)

Haben Sie ein Altsystem gewählt, zeigt der Assistent eine passgenaue Anleitung: Wo im alten System finden Sie den Export, welches Format brauchen Sie, worauf müssen Sie achten. So holen Sie Ihre Daten heraus, ohne im Handbuch des Altsystems zu suchen.

Schritt 6: Speisekarte anlegen

Direkt im Assistenten ist der Artikel-Import eingebettet. Zwei Wege:

  • KI-Import: Speisekarte fotografieren oder als PDF/CSV hochladen — DiKAS liest die Artikel aus und legt sie an.
  • Import aus dem Altsystem: Die in Schritt 5 exportierten Daten einspielen.

Wie Sie Artikel im Detail pflegen (Preise, Steuersätze, Kategorien), lesen Sie unter Artikel anlegen.

Schritt 7: Rechtliche Umzugs-Checkliste (nur bei Umzug)

Beim Wechsel des Kassensystems gibt es gesetzliche Pflichten. Der Assistent führt Sie durch die Checkliste:

  1. Tagesabschluss im Altsystem durchführen — das alte System sauber abschließen
  2. Finalen DSFinV-K-Export archivieren — aufbewahren (Buchungsbelege: acht Jahre, § 147 Abs. 3 AO)
  3. TSE übernehmen oder neu beschaffen — im Regelfall keine Außerbetriebnahme zu melden, siehe TSE: übernehmen oder neu?
  4. Neue Kasse binnen 1 Monat ans Finanzamt melden (§ 146a AO) — das erledigt Schritt 3
  5. Verfahrensdokumentation aktualisieren — den Kassenwechsel schriftlich festhalten

Altsystem nicht einfach abschalten

Die Daten aus dem alten Kassensystem unterliegen weiter der Aufbewahrungspflicht. Erst den finalen Export sichern — bei einer neuen TSE zusätzlich die alte TSE aufbewahren — dann abschalten.

Schritt 8: Fertig

Ihre Kasse ist startklar. Bei einem Umzug bleibt die Umzugs-Checkliste bis zum Abschluss über das Dashboard erreichbar, damit kein Punkt liegen bleibt.

Der Weg ohne Kasse (dikas Faktura)

Auf einer Instanz ohne Kasse — also im Faktura-Tarif oder auf einem reinen Lizenzserver — führt der Assistent durch einen eigenen, vollständig anderen Weg. TSE, Finanzamt-Meldung nach § 146a und der Umzug vom Kassensystem kommen darin nicht vor; sie haben ohne Kasse keinen Gegenstand.

Schritt Was passiert
1. Start Begrüßung und Stand der Einrichtung
2. Steuerdaten Die Angaben, die auf jeder Rechnung stehen: Firmenname, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr.
3. Rechnungsangaben Bankverbindung und Ansprechpartner
4. Nummernkreis Die nächste Rechnungsnummer — damit die Zählung Ihres alten Programms lückenlos weiterläuft
5. Daten Kunden und Leistungen aus dem alten Programm übernehmen (Excel, Lexware und andere) — Kunden- und Artikel-Import sind direkt in den Schritt eingebettet
6. Fertig Sie können Rechnungen schreiben

Bankverbindung und Telefonnummer sind Pflicht, nicht Komfort

Die IBAN sowie Name und Telefonnummer des Ansprechpartners sind Pflichtfelder der E-Rechnung (ZUGFeRD BT-84 bzw. XRechnung BR-DE-5/BR-DE-6). Fehlt die Telefonnummer, ist jede erzeugte XRechnung ungültig — der Empfänger weist sie zurück. Deshalb holt der Assistent diese Angaben nach vorn; nachträglich pflegen Sie sie unter Einstellungen → Finanzen → E-Rechnung.

Nummernkreis nur für Rechnungen

Der Assistent setzt ausschließlich die Rechnungs-Serie. Die übrigen Nummernkreise (Storno, Angebot, Werkstatt, Abo) bleiben den Einstellungen → Druck & Vorlagen → Nummernkreise vorbehalten.

Zwei Beispiele aus der Praxis

Beispiel: Neugründung — Ristorante Bella Vista

Giulia eröffnet das Bella Vista und hat noch nie eine Kasse betrieben. Beim ersten Login startet der Assistent: Steuerdaten eintragen, ELSTER-Zertifikat hochladen — die Kasse ist beim Finanzamt gemeldet. Bei „Woher kommen deine Daten?" wählt sie Neustart ohne Altsystem und fotografiert ihre gedruckte Speisekarte — die KI legt die Artikel an. Export-Anleitung und Umzugs-Checkliste sieht sie gar nicht erst. Nach vier Schritten ist sie fertig.

Beispiel: Umzug — Curry Corner wechselt von ready2order

Der Curry Corner kassiert seit Jahren mit ready2order. Im Assistenten wählt der Inhaber bei der Datenherkunft ready2order — der Direkt-Import übernimmt seine Artikel. Zusätzlich bekommt er die Export-Anleitung für ready2order und am Ende die rechtliche Umzugs-Checkliste: Tagesabschluss im alten System, finalen Export archivieren, alte TSE aufbewahren. So ist der Wechsel auch gegenüber dem Finanzamt sauber dokumentiert.

Außerhalb Deutschlands

Die Finanzamt-Schritte (Steuerdaten mit Bundesland, ELSTER, Kassenmeldung nach § 146a AO) gelten nur für Deutschland. Betreiben Sie Ihre Kasse in einem anderen Land, überspringen Sie diese Schritte einfach — die übrigen (Datenherkunft, Speisekarte) gelten überall.

Nächste Schritte