Steuerberater & Kanzlei

DiKAS bringt Kasse und Kanzlei zusammen: Über das Kanzlei-Portal unter konto.dikas.de/kanzlei betreuen Steuerberater alle ihre DiKAS-Mandanten an einem Ort — mit Status-Übersicht, DATEV- und DSFinV-K-Exporten, Kassenmeldung nach § 146a AO und einer Monatsübersicht für die Abstimmung von Kasse und Buchhaltung. Ganz ohne Kontextwechsel: Die Kanzlei muss sich nie in die Kasse eines Mandanten einloggen.

ℹ️ Für wen ist diese Seite? Sie richtet sich an Steuerberater-Kanzleien. Wie Sie als DiKAS-Betrieb Ihrer Kanzlei Zugriff geben (oder eine Anfrage ablehnen), lesen Sie unter DATEV-Export → Steuerberater-Zugriff über das Kundenportal.

Was die Kanzlei sieht — und was nicht: Der Zugriff ist überwiegend lesend und auf die verknüpften Mandanten beschränkt. Die Kanzlei ruft Statusinformationen, Auswertungen und Exporte ab, übermittelt die Kassenmeldung und pflegt die dafür nötigen Stammdaten. Schreibend sind nur klar umrissene, buchhaltungsnahe Aktionen: die Melde-Stammdaten für die Kassenmeldung und — als Vorlage für alle Mandanten — die DATEV-Einstellungen (siehe Abschnitt „DATEV-Vorlage für alle Mandanten"). Sie kann nicht kassieren, keine Artikel oder Preise ändern und keine fremden Betriebe einsehen. Jede Verknüpfung setzt die ausdrückliche Zustimmung des Mandanten voraus; alle Exporte und schreibenden Aktionen werden protokolliert.

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Kanzlei-Zugang

Der Kanzlei-Zugang ist kostenlos — Sie registrieren sich selbst, ohne Wartezeit.

Registrieren

1. konto.dikas.de/kanzlei/registrieren öffnen.
2. Kanzleiname und E-Mail eingeben (Pflichtfelder); optional Ansprechpartner, Ort und Website.
3. Auf „Registrieren" klicken — Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.
4. Mit dem Link in der E-Mail legen Sie Ihr Passwort fest (mindestens 8 Zeichen) und landen direkt im Kanzlei-Cockpit.

Keine E-Mail erhalten?

Prüfen Sie den Spam-Ordner oder versuchen Sie es in einigen Minuten erneut.

Anmelden

Die Anmeldung erfolgt unter konto.dikas.de/kanzlei/login mit E-Mail und Passwort — getrennt vom Kunden-Login des Kundenportals.

Cockpit-Demo ansehen

Sie möchten das Cockpit erst ausprobieren? Auf der Login-Seite startet „Cockpit-Demo ansehen" eine Demo mit Beispiel-Mandanten — ohne Registrierung. Alle Ansichten sind sichtbar, schreibende Aktionen und Exporte sind in der Demo deaktiviert.

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Mandanten verknüpfen — vier Wege, immer mit Zustimmung

Grundsatz: Ohne Bestätigung des Mandanten fließen keine Daten. Für die Verknüpfung gibt es vier Wege — alle enden erst dann in einer aktiven Verknüpfung, wenn die jeweils andere Seite zugestimmt hat:

Weg	So funktioniert es	Wer bestätigt?
1. Anfrage per Online-Name	Im Cockpit unter „Mandant verknüpfen" den Online-Namen des Mandanten (z. B. mein-cafe) eingeben und „Verknüpfung anfragen" klicken	Der Mandant bestätigt in seinem Kundenportal
2. Einladung per Kunden-E-Mail	Online-Name nicht zur Hand? E-Mail-Adresse des Kunden eingeben und „Per E-Mail einladen" klicken — der Kunde erhält eine E-Mail mit Direktlink zur Bestätigung	Der Mandant bestätigt über den Link in der E-Mail
3. Einladung durch den Mandanten	Der Betrieb lädt seine Kanzlei selbst ein (Kundenportal → Steuerberater → „Meinen Steuerberater einladen") — im Cockpit erscheint „Einladung vom Mandanten"	Die Kanzlei nimmt mit einem Klick an — die Verknüpfung ist sofort aktiv, denn die Zustimmung des Mandanten liegt bereits vor
4. Über den DiKAS-Support	In Sonderfällen richtet der DiKAS-Support die Verknüpfung ein	Support — nach Rückfrage beim Mandanten

Bis zur Bestätigung zeigt die Mandanten-Liste den Status „Wartet auf Bestätigung" — Daten des Mandanten sind in dieser Zeit nicht sichtbar.

💡 Kanzlei noch ohne DiKAS-Zugang? Weg 3 funktioniert auch dann: Die Einladungs-E-Mail enthält einen Registrierungs-Link (7 Tage gültig). Nach der Registrierung erscheint die Einladung des Mandanten automatisch im Cockpit.

ℹ️ Keine Kunden-Auskunft: Bei der Einladung per E-Mail (Weg 2) antwortet DiKAS immer neutral („Falls ein Konto existiert, wurde der Inhaber benachrichtigt") — ob eine E-Mail-Adresse zu einem DiKAS-Konto gehört, wird nicht preisgegeben. An Adressen ohne DiKAS-Konto wird keine E-Mail versendet.

Verknüpfung lösen: Die Verknüpfung ist jederzeit beidseitig lösbar. Die Kanzlei entfernt sie direkt in der Mandanten-Zeile über das Entknüpfen-Symbol; der Mandant entzieht den Zugriff in seinem Kundenportal über „Zugriff entziehen" (offene Anfragen lehnt er dort ab, eigene Einladungen zieht er zurück).

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Die Mandanten-Übersicht

Das Herzstück des Cockpits ist die Liste „Meine Mandanten" — eine Zeile je Betrieb mit Status-Ampeln und allen Aktionen:

Spalte	Bedeutung
Online-Name / Firma	Kennung und Firmenname des Mandanten
Status	Aktiv / Wartet auf Bestätigung / Einladung vom Mandanten
TSE	✓ = TSE aktiv, ✗ = keine aktive TSE
§146a	✓ = Kassenmeldung ans Finanzamt erledigt
DATEV	✓ = DATEV-Konfiguration im Mandanten gepflegt
Abo	Status des DiKAS-Abos
Letzter DATEV-Export	Datum des letzten Exports über das Cockpit (sortierbar)
Hinweise	Kurzhinweise bei Handlungsbedarf

Suchen, sortieren, filtern:

• Suchfeld — filtert live nach Online-Name und Firma.
• Sortierung — Klick auf die Spaltenköpfe Online-Name, Status oder Letzter DATEV-Export (zweiter Klick kehrt die Richtung um).
• Filter-Chips — Alle · Handlungsbedarf (TSE fehlt, Meldung fehlt oder DATEV unkonfiguriert) · Wartet auf Bestätigung. Die Chips zeigen die jeweilige Anzahl.

Aktionen je Mandant (Symbole am Zeilenende): Monatsübersicht · Kassenmeldung § 146a · Stammdaten · TSE-Info · DATEV-Export · DSFinV-K-Export · Kassennachschau-Paket · Entknüpfen.

💡 TSE-Info: Der Dialog zeigt TSE-Typ (Cloud-TSE oder Swissbit-Hardware), Seriennummer, Einrichtungsdatum und den Ablauf des TSE-Zertifikats — inklusive Warnung, wenn das Zertifikat bald abläuft. Live-Zähler und Selbsttest-Status zeigt weiterhin die Kasse selbst (Einstellungen → TSE).

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Exporte ohne Kontextwechsel

Alle Exporte laufen direkt aus dem Cockpit — kein Login in die Kasse des Mandanten nötig. Jeder Export wird protokolliert und aktualisiert die Spalte „Letzter DATEV-Export".

DATEV-Einzel-Export

Aktion „DATEV-Export" in der Mandanten-Zeile → Zeitraum und Modus wählen (Tagesabschluss, Pro Bon, Rechnungen oder Ausgaben) → Download als DATEV_<OnlineName>_<Von>_<Bis>.zip. Die Konten-Konfiguration (Kontenrahmen, Erlöskonten usw.) kommt aus den DATEV-Einstellungen des Mandanten — Sie exportieren also exakt dieselben Buchungsstapel wie der Betrieb selbst.

DATEV-Sammel-Export

Mehrere Mandanten per Checkbox auswählen (oder „Alle exportieren"), Zeitraum und Modus festlegen → ein Sammel-ZIP mit einer Export-Datei je Mandant (DATEV_Sammel_<Von>_<Bis>.zip). Ideal für den Monatslauf über den ganzen Mandantenstamm.

🔐 ZIP-Passwort: Hat der Mandant in seiner Kasse unter Admin → DATEV → Tab „Steuerberater" ein ZIP-Passwort gesetzt, ist seine Export-Datei AES-256-verschlüsselt. Das Passwort erfahren Sie direkt vom Mandanten (einmalig, z. B. telefonisch).

DSFinV-K je Mandant

Aktion „DSFinV-K-Export" → Von/Bis wählen → DSFinVK_<OnlineName>_<Von>_<Bis>.zip. Das ist derselbe Export wie in der Kasse unter Einstellungen → TSE — im Format der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Bei großen Zeiträumen kann der Export einige Minuten dauern.

Kassennachschau-Paket

Für die unangekündigte Kassennachschau (§ 146b AO) stellt die Aktion „Kassennachschau-Paket" alles Prüfungsrelevante in einem ZIP zusammen (Kassennachschau_<OnlineName>_<Von>_<Bis>.zip):

• DSFinV-K-Export des gewählten Zeitraums,
• TSE-Export (TAR-Daten der technischen Sicherheitseinrichtung),
• Kassenmeldungs-Protokoll (PDF) — alle § 146a-Meldungen mit ELSTER-Tickets.

⚠️ TSE-Export nur bei erreichbarer TSE: Ist die TSE des Mandanten aus der Cloud nicht erreichbar (z. B. Hardware-TSE einer lokalen Installation), enthält das Paket statt des TSE-Exports eine Hinweis-Datei — den TSE-Export erstellt der Betrieb dann direkt an der Kasse.

💡 Für spanische Mandanten steht beim DATEV-Export alternativ das Format PGC-CSV (Gestoría) zur Verfügung.

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DATEV-Vorlage für alle Mandanten

Statt die DATEV-Konten bei jedem Mandanten einzeln zu pflegen, hinterlegen Sie Ihre bevorzugten Einstellungen einmal als Kanzlei-Vorlage und übernehmen sie per Knopfdruck auf alle verknüpften Mandanten. Die Karte finden Sie im Cockpit unter Einstellungen → DATEV-Vorlage.

1. Kontenrahmen wählen — „SKR03 übernehmen" oder „SKR04 übernehmen" füllt alle Konten mit den passenden Standardwerten; einzelne Konten passen Sie danach an.
2. Felder einstellen — Erlös-, Geld-, Sonderposten- und Ausgabenkonten, Export-Modus, Trinkgeld-Schalter, Reverse-Charge sowie die Kanzlei-Kontaktdaten (StB-E-Mail und -Name).
3. Vorlage speichern.
4. „Auf alle Mandanten anwenden" — nach einer Sicherheitsabfrage schreibt DiKAS die Vorlage in die DATEV-Einstellungen jedes aktiv verknüpften Mandanten und zeigt anschließend, bei wie vielen Mandanten sie angewendet wurde.

🔒 Was je Mandant erhalten bleibt: Mandantennummer, Beraternummer und ein etwaiges ZIP-Passwort werden nie überschrieben — die Mandantennummer identifiziert den einzelnen Mandanten beim DATEV-Import, das ZIP-Passwort ist ein Geheimnis des Betriebs. Übertragen werden ausschließlich die buchhalterischen Einstellungen (Kontenrahmen, Konten, Export-Modus, Optionen) sowie StB-E-Mail und -Name.

ℹ️ Jede Anwendung wird protokolliert. Mandanten, deren Verknüpfung während des Vorgangs widerrufen wurde, werden übersprungen; nicht erreichbare Mandanten meldet DiKAS getrennt, die übrigen werden trotzdem aktualisiert. Solange keine Vorlage gespeichert ist, bleibt „Auf alle Mandanten anwenden" deaktiviert — so überschreibt ein versehentlicher Klick nie die individuell eingerichteten Mandanten.

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Kassenmeldung (§ 146a) durch die Kanzlei

Die Kanzlei kann die Kassenmeldung ans Finanzamt (Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO) für ihre Mandanten übermitteln — mit dem eigenen ELSTER-Organisationszertifikat der Kanzlei. Die Kanzlei tritt dabei als Datenübermittler auf; Steuerpflichtiger bleibt der Mandant.

Kanzlei-Zertifikat hinterlegen

Im Cockpit-Abschnitt „Kanzlei-Zertifikat (ELSTER)" laden Sie Ihr Organisationszertifikat als PFX-Datei hoch (die PIN wird dabei nur zur Prüfung verwendet):

• Das Zertifikat wird verschlüsselt gespeichert und nie herausgegeben — sichtbar sind nur Dateiname und Gültigkeit.
• Das Ablaufdatum wird angezeigt; läuft das Zertifikat bald ab, warnt das Cockpit.
• Die PIN wird nie gespeichert — Sie geben sie bei jeder Übermittlung neu ein.
• Ersetzen: einfach eine neue Datei hochladen. Entfernen ist jederzeit möglich.

Stammdaten des Mandanten pflegen

Voraussetzung für jede Meldung sind vollständige Melde-Stammdaten (insbesondere die Steuernummer). Fehlt etwas, zeigt der Meldedialog es an — und Sie ergänzen es direkt im Cockpit über die Aktion „Stammdaten":

• Steuernummer, USt-IdNr., Finanzamt-Nr., Bundesland,
• natürliche Person (mit IdNr., Name, Geburtsdatum) oder Firma (Firmenname, Rechtsform),
• Anschrift des Unternehmens und der Betriebsstätte.

Änderungen wirken auf die nächste Kassenmeldung und werden protokolliert (wer hat wann welches Feld geändert).

Meldung übermitteln

1. Aktion „Kassenmeldung" in der Mandanten-Zeile öffnen. Der Dialog zeigt den aktuellen Stand (angemeldet seit / abgemeldet am / noch nicht gemeldet) und die letzten Meldungen mit ELSTER-Ticket — Übermittlungen der Kanzlei sind als „durch Kanzlei" gekennzeichnet.
2. Aktion wählen: Anmelden, Ummelden (TSE-Wechsel — mit Datum und Grund der Außerbetriebnahme) oder Abmelden.
3. Zertifikats-PIN eingeben und „An ELSTER übermitteln" klicken.
4. Das Transfer-Ticket wird im Protokoll des Mandanten gespeichert.

ℹ️ Rechtlicher Rahmen: Die Übermittlung durch Bevollmächtigte ist im ELSTER-Verfahren vorgesehen — die Kanzlei nutzt dasselbe Organisationszertifikat wie für Steuererklärungen. Im Datensatz erscheint die Kanzlei als Übermittler, die Meldung selbst betrifft weiterhin den Betrieb des Mandanten. Wie der Betrieb die Meldung selbst erledigt, steht unter Kassenmeldung ans Finanzamt.

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Monatsübersicht

Die Monatsübersicht (Aktion in der Mandanten-Zeile) ist die Abstimmungs-Maske „Buchhaltung ↔ Kasse": alle Kassenzahlen eines Zeitraums auf einen Blick — z. B. für die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder den Monatsabschluss.

Zeitraum wählen: Monats-Dropdown (Standard: Vormonat) oder freies Von/Bis-Datum. Export: als PDF (Ablage im Kanzlei-Workflow) oder CSV (Weiterverarbeitung).

Die Maske zeigt sieben Blöcke:

Block	Inhalt	Wofür?
1. Umsätze je Steuersatz	Netto, USt und Brutto je Steuersatz (0/7/19 %) plus Summe	Abgleich mit der USt-VA
2. Zahlwege	Bar, Karte, Gutschein, Kundenguthaben … mit Betrag und Anzahl; dazu „Geld zur Bank", Einlagen und Bar-Ausgaben	Die Zahlwege-Summen rechnen gegen Block 1
3. Tagesabschlüsse	Liste aller Z-Berichte (Datum, Z-Nr., Summe) mit Lückenkontrolle: fehlende Umsatztage und Sprünge in den Z-Nummern werden markiert	Vollständigkeit der Aufzeichnungen
4. Kassenbuch-Salden	Anfangs- und Endbestand des Zeitraums, Einlagen, Entnahmen, Bar-Ausgaben	Kassensturzfähigkeit prüfen
5. TSE & Storni	Anteil TSE-signierter Belege (signiert/gesamt), TSE-Fehler sowie Anzahl und Summe der Stornos	Fiskalische Auffälligkeiten früh erkennen
6. DATEV-Abgleich	Kassen-Summe brutto des Zeitraums und Datum des letzten Cockpit-Exports	Ist alles in der FiBu angekommen?
7. Ausgaben-Belegliste	Alle Ausgaben (Datum, Text, Kategorie, Betrag, MwSt-Aufteilung) — Belegfoto per Klick auf das Bild-Symbol	Eingangsbelege prüfen, ohne Papier anzufordern

💡 Tipp: Meldet Block 3 Lücken oder zeigt Block 5 unsignierte Belege, lohnt ein kurzer Anruf beim Mandanten — meist steckt ein vergessener Tagesabschluss oder eine TSE-Störung dahinter.

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Zwei-Faktor-Authentifizierung (empfohlen)

Ihr Kanzlei-Zugang lässt sich mit einem zweiten Faktor absichern (TOTP — Google Authenticator, Aegis, 1Password u. a.). Wir empfehlen das dringend: Über das Cockpit sind Kassendaten mehrerer Mandanten erreichbar.

1. Einstellungen → Sicherheit → Zwei-Faktor aktivieren: QR-Code mit der Authenticator-App scannen (alternativ den angezeigten Schlüssel manuell eintragen) und den 6-stelligen Code bestätigen.
2. Danach werden einmalig 10 Wiederherstellungs-Codes angezeigt — sicher ablegen! Jeder Code funktioniert genau einmal, falls das Handy nicht verfügbar ist.
3. Die Anmeldung fragt ab jetzt nach Passwort und Code. Nach fünf falschen Codes ist die Anmeldung 15 Minuten gesperrt.
4. Deaktivieren erfordert Passwort und einen gültigen Code. Ein Passwort-Reset schaltet die Zwei-Faktor-Sicherung nicht ab.

Belegschluss: Monatsfreigabe durch den Mandanten

Für den Monatsabschluss können Sie sich von jedem Mandanten bestätigen lassen, dass alle Belege und Geschäftsvorfälle des Monats in der Kasse erfasst sind — eine kleine Vollständigkeitserklärung, die protokolliert wird.

1. Wählen Sie oben in der Mandanten-Liste den Monat (Standard: Vormonat). Jede Zeile zeigt den Status: grau = offen, gelb = erinnert (mit Datum), grün = bestätigt („grün seit …").
2. Erinnern verschickt eine kurze E-Mail an den Mandanten — einzeln je Zeile oder gesammelt über „Alle offenen erinnern". Frühestens alle 3 Tage je Mandant (der Knopf zeigt die Sperrfrist an).
3. Der Mandant öffnet den Link aus der E-Mail (14 Tage gültig, ohne Login), sieht eine kurze Monats-Zusammenfassung (Anzahl Belege, Ausgaben mit Belegfoto-Quote) und bestätigt mit einem Klick.
4. Die Zeile wird grün — daneben führt „jetzt exportieren" direkt zum DATEV-Export des Monats.

Jede neue Erinnerung macht den vorherigen Link ungültig; nach Entzug der Verknüpfung funktionieren offene Links nicht mehr.

Kanzlei-Profil & Verzeichnis

Im Cockpit-Abschnitt „Kanzlei-Profil" pflegen Sie Ort und Website Ihrer Kanzlei. Mit dem Opt-in „Unsere Kanzlei auf dikas.de/steuerberater listen" erscheint Ihre Kanzlei im öffentlichen Steuerberater-Verzeichnis — DiKAS-Betriebe auf Kanzlei-Suche finden Sie dort. Ohne das Häkchen werden Sie nicht gelistet; das Opt-in lässt sich jederzeit widerrufen.

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Häufige Fragen

Was kostet der Kanzlei-Zugang? Nichts — das Kanzlei-Portal ist für Steuerberater kostenlos.

Kann die Kanzlei in der Kasse des Mandanten etwas ändern? Der Zugriff ist überwiegend lesend (Status, Auswertungen, Exporte). Schreibend sind nur zwei buchhaltungsnahe Ausnahmen: die Melde-Stammdaten für die Kassenmeldung und die DATEV-Einstellungen, wenn die Kanzlei ihre DATEV-Vorlage auf den Mandanten anwendet. Mandantennummer, Beraternummer und ein etwaiges ZIP-Passwort bleiben dabei je Mandant erhalten. Alle diese Änderungen werden protokolliert. Kassieren, Artikel/Preise ändern oder fremde Betriebe einsehen kann die Kanzlei nicht.

Sieht die Kanzlei alle DiKAS-Betriebe? Nein, ausschließlich die eigenen, aktiv verknüpften Mandanten. Jede Verknüpfung setzt die Zustimmung des Mandanten voraus.

Der Mandant hat die Anfrage nicht erhalten — was tun? Der Mandant findet offene Anfragen in seinem Kundenportal unter Steuerberater. Alternativ laden Sie ihn per E-Mail ein (Direktlink zur Bestätigung) — oder er lädt Sie selbst ein.

Braucht jede Kassenmeldung die Zertifikats-PIN? Ja. Die PIN wird grundsätzlich nicht gespeichert und bei jeder Übermittlung neu eingegeben.

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Weiterführend

→ DATEV-Export — Export-Modi, Kontenrahmen und der Steuerberater-Zugriff aus Mandantensicht → Kassenmeldung ans Finanzamt — das Meldeverfahren aus Sicht des Betriebs → TSE für Steuerprüfer — technische Details zu TSE-Export und Prüfung