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v26.3

Inventur und Berichte

Für wen: Inhaber, Bürokraft und Steuerberater · Wo: Admin → Lager → Reiter Inventur und Buchungen, Admin → Berichte → Lager

Die Inventur bringt den gebuchten Bestand mit dem tatsächlich gezählten in Übereinstimmung. Der Lagerbericht zeigt danach, was das Lager wert ist, was verbraucht wurde und wohin die Fehlmengen gegangen sind.

Voraussetzung

Das Recht Inventur für das Zählen und Abschließen, das Recht Bestände einsehen für Journal und Bericht (Lager einrichten, Schritt 5).

1. Inventur starten

Admin → Lager → Reiter Inventur

  1. Oben das Lager wählen, das gezählt werden soll.
  2. „Inventur starten".

Die Zählliste enthält alle Artikel, die in diesem Lager einen Bestand oder eine Min-/Soll-Regel haben.

Pro Lager immer nur eine offene Inventur

Solange eine Inventur offen ist, lässt sich für dasselbe Lager keine zweite starten. Zählen Sie mehrere Lager, arbeiten Sie sie nacheinander ab — oder starten Sie je Lager eine eigene Inventur.

Die Status in der Liste: Offen, Abgeschlossen, Abgebrochen.

2. Zählen

Ein Klick auf die offene Inventur öffnet die Zählliste „Inventur Theke Bar".

  1. Je Artikel in der Spalte Gezählt die tatsächlich vorhandene Menge eintragen. Enter springt zum nächsten Feld.
  2. Mit einem Barcode-Scanner geht es schneller: Über das Suchfeld „Artikel suchen…" den Artikel per EAN-Scan oder Artikelnummer aufrufen und die Menge eintippen.
  3. Zwischendurch „Zwischenspeichern" — die Zählung geht dann nicht verloren.

Die Spalten bedeuten:

Spalte Bedeutung
Soll Aktueller Buchbestand laut System
Gezählt Was Sie gezählt haben
Differenz Gezählt − Soll

Über der Liste läuft der Zähler mit: „12 von 40 Artikeln gezählt".

Leer heißt „nicht gezählt"

Ein leeres Feld bedeutet nicht gezählt — dieser Artikel bleibt beim Abschluss unverändert. Wer nur die auffälligen Positionen prüfen will, zählt genau diese und lässt den Rest leer. Eine 0 dagegen heißt „nichts mehr da" und wird gebucht.

3. Abschließen

  1. „Abschließen" klicken — es erscheint die Abschluss-Vorschau.
  2. Die Differenztabelle prüfen: je Artikel Soll, Gezählt und Differenz.
  3. Im Feld Kommentar den Grund für größere Differenzen festhalten (wird im Protokoll gespeichert).
  4. „Jetzt abschließen".

Danach steht „Inventur abgeschlossen — Differenzen wurden gebucht, die Periodenzähler beginnen neu."

Was der Abschluss bewirkt:

  • Der Bestand jedes gezählten Artikels wird auf die gezählte Menge gesetzt.
  • Für jede Differenz entsteht eine Korrektur-Buchung als Nachweis im Journal.
  • Die Periodenzähler des Lagers (Verkauf, Zugang, Verlust seit der letzten Inventur) beginnen neu.
  • Nicht gezählte Artikel bleiben unverändert.
  • Das Protokoll bleibt dauerhaft erhalten und ist über die Liste wieder aufrufbar.

Die Korrektur-Buchung ist der Nachweis — nicht noch einmal ausführen

Eine Inventur setzt den Bestand auf den gezählten Wert. Die Korrektur-Buchung im Journal dokumentiert diese Differenz; sie darf nicht ein zweites Mal ausgeführt werden, sonst wird die Differenz doppelt gebucht.

„Abbrechen" verwirft alle erfassten Zählmengen; es wird nichts gebucht. Die Rückfrage weist darauf ausdrücklich hin.

4. Das Buchungsjournal

Admin → Lager → Reiter Buchungen

Jede Bestandsbewegung steht hier chronologisch: wer, wann, was, von wo nach wo.

Buchungsart Entsteht durch
Verkauf Bonieren und Kassieren (automatisch)
Wareneingang Lieferung zu einer Bestellung oder freie Einbuchung
Umlagerung Bestand wandert zwischen zwei Lagern
Verlust Bruch, MHD, Eigenverbrauch, Personalverzehr, Sonstiges
Korrektur Einzelkorrektur oder Inventur-Abschluss

Filtern lässt sich nach Lager („Alle Lager"), Artikel („Artikel filtern…") und Zeitraum (Von / Bis). Lange Listen laden über „Mehr laden (50/312)" nach.

Über „Neue Buchung" erfassen Sie eine Bewegung von Hand: Buchungsart wählen, Quell- und Ziellager setzen, Artikel über die Suche hinzufügen, Mengen (bei einer Korrektur mit Vorzeichen) eintragen, Buchen. Die Buchung wird sofort ausgeführt.

5. Der Lagerbericht

Admin → Berichte → Reiter Lager

Der Bericht zeigt je Lager einen Kasten mit Bestandswert, Wareneinsatz und Verlust in der Kopfzeile, darunter die Artikelzeilen:

Spalte Bedeutung
Verkauft Abgang durch Verkäufe im Zeitraum
Zugang Wareneingänge im Zeitraum
Umlagerung ± Saldo aus Ein- und Ausgängen zu anderen Lagern
Verlust Abschreibungen mit Grund
Korrektur ± Manuelle Korrekturen und Inventurdifferenzen
Bestand / Ø-EK / Wert Aktueller Stand
Wareneinsatz Verkaufte Menge × Ø-Einkaufspreis

Ein Zeiger auf die Verlust-Zahl öffnet die Aufschlüsselung „Verlust nach Grund" — der Schwund-Indikator jeder Theke. Der Zeiger auf die Umlagerung zeigt „Umlagerung ein: … · aus: …".

Bestand und Wert beziehen sich auf den aktuellen Stand

Verkauf, Zugang, Umlagerung, Verlust und Korrektur zählen den gewählten Zeitraum; Bestand, Ø-EK und Wert zeigen immer den heutigen Stand. Der Schwund-Indikator ist die Summe aus Verlust und negativen Korrekturen.

Die Systemlager erscheinen im Bericht nicht als eigene Zeilen — Verlust taucht als Verlustspalte auf, statt als Lager. Wer eigene Summen über „alle Lager" bildet, kommt deshalb auf eine andere Zahl als der Bericht.

Der Lagerbericht gehört nicht zum Tagesabschluss

Er ist eine rein betriebswirtschaftliche Auswertung und bewusst kein Teil des Tagesabschlusses. Für Finanzamt und Betriebsprüfung zählen die Kassen- und TSE-Daten; der Lagerbericht wird dort nicht eingereicht. Für die Bilanz liefert die abgeschlossene Inventur den Bestandswert zum Stichtag.

Praxisbeispiel: Monatsinventur an der Theke

Pizzeria Da Mario zählt am 1. des Monats vor dem Öffnen die Theke.

  1. Admin → Lager → Inventur, Lager Theke Bar, Inventur starten.
  2. Mit dem Barcode-Scanner Flasche für Flasche erfassen; Enter springt weiter, den Rest über die Suche eintragen.
  3. Nach 20 Minuten: Abschließen → die Vorschau zeigt 2 Flaschen Rotwein und 5 Weizen zu wenig.
  4. Kommentar: „Rotwein: Bruch am 22. nicht gebucht". Jetzt abschließen.
  5. Im Lagerbericht steht die Fehlmenge im nächsten Monat unter Korrektur ±; der gebuchte Bruch steht unter Verlust mit Grund.

Wer nur die auffälligen Artikel prüfen will, zählt nur diese — der Rest bleibt unangetastet.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung Ursache und Abhilfe
„Noch keine Inventuren vorhanden. Oben ein Lager wählen und die erste Inventur starten." Erwartete Meldung beim ersten Mal.
„Inventur konnte nicht gestartet werden." Für dieses Lager ist bereits eine Inventur offen — sie zuerst abschließen oder abbrechen.
„Rum 0,7 l: Die gezählte Menge darf nicht negativ sein." In der Zählliste steht ein Minuswert. Gezählt wird, was da ist.
„Keine Zählmengen erfasst — nichts zu speichern." Zwischenspeichern ohne eine einzige Eingabe.
„Keine Differenzen — alle gezählten Bestände stimmen mit dem Soll überein." Alles passt; der Abschluss bucht dann nichts.
„In dieser Inventur wurden keine Artikel gezählt." Ein abgeschlossenes Protokoll ohne Zählmengen — es hat nichts gebucht.
„Keine Buchungen für die gewählten Filter." Filter zu eng: Zeitraum, Lager oder Artikelfilter weiten.
„Keine Lagerbewegungen oder Bestände im gewählten Zeitraum." Im Bericht: anderer Zeitraum oder anderes Lager wählen.
„Fehler beim Laden des Lagerberichts" Verbindungsproblem; Seite neu laden.
Der Bestand stimmt schon wieder nicht Wurde zwischen Zählung und Abschluss weiterverkauft, ist die Differenz bereits überholt. Kurz vor oder nach Betriebsschluss zählen.

Nächster Schritt