Abonnements¶
Mit Abonnements rechnen Sie wiederkehrende Leistungen automatisch ab — monatliches Catering, Firmenessen, Getränke-Flatrates oder Wartungsverträge. DiKAS erzeugt die Rechnungen zum konfigurierten Intervall, optional mit SEPA-Lastschrift.
Admin → Kunden → [Kunde] → Abonnements
Abonnement erstellen¶
„+ Neues Abo" im Kunden-Detail:
Pflichtfelder¶
| Feld | Beispiel | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Mittagessen monatlich | Name des Abonnements |
| Positionen | 12× Mittagsmenü à 11,99 € | Eine oder mehrere Rechnungspositionen |
| Intervall | Monatlich | Abrechnungsrhythmus |
| Startdatum | 01.03.2026 | Ab wann abgerechnet wird. Legt bei der Anlage zugleich die erste Abrechnung fest; danach ist es nur noch Dokumentation des Vertragsbeginns |
Intervalle¶
| Intervall | Beschreibung | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Monatlich | Rechnung jeden Monat | Catering, Firmenessen, Getränke-Flatrate |
| Quartalsweise | Rechnung alle 3 Monate | Wartungsverträge, saisonale Leistungen |
| Jährlich | Rechnung einmal pro Jahr | Lizenzgebühren, Jahrespauschalen |
Optionale Felder¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Enddatum | Automatisches Ablaufdatum (Abo endet nach diesem Datum) |
| Zahlungsziel | Tage bis Fälligkeit (Standard: 14 Tage) |
| SEPA-Lastschrift | Betrag per Lastschrift einziehen |
| Netto-Modus | Kennzeichen, das die Rechnung als Nettoabrechnung markiert (Steuersatz je Position selbst auf 0 % stellen) |
| Rechnungsnotiz | Zusätzlicher Text auf jeder Abo-Rechnung, z. B. der Leistungszeitraum |
Rechnungsnotiz und Leistungszeitraum¶
Die Rechnungsnotiz ergänzt die Positionen um einen frei formulierten Hinweis. Sie erscheint wortgleich auf dem Rechnungs-PDF und in der E-Rechnung. Besonders praktisch ist sie für den Leistungszeitraum bei einer nachträglichen Monatsabrechnung.
Sie können normalen Text schreiben und Platzhalter einsetzen. DiKAS ersetzt sie beim Rechnungslauf mit dem Datum der jeweiligen Abo-Periode. Die Monatsnamen richten sich nach der Sprache des Belegs.
| Eingabe im Abo | Erscheint bei einer Periode am 01.09.2026 |
|---|---|
Leistungszeitraum: {periode} |
Leistungszeitraum: 01.09.2026 |
Leistungszeitraum: {periode:MM.yyyy} |
Leistungszeitraum: 09.2026 |
Leistungszeitraum: {periode-1M:MMMM yyyy} |
Leistungszeitraum: August 2026 |
Leistungszeitraum: {periode+1M:MM.yyyy} |
Leistungszeitraum: 10.2026 |
Leistungsjahr: {periode-1J:yyyy} |
Leistungsjahr: 2025 |
{periode} ist das Rechnungsdatum der Abo-Periode. Mit -1M bzw. +1M verschieben Sie das
vollständige Datum um Monate; -1J bzw. +1J verschiebt es um Jahre. Nach dem Doppelpunkt steht
das gewünschte Datumsformat. Nutzen Sie die Vorschau unter dem Eingabefeld, bevor Sie speichern.
Typischer Fall: Rechnung im Folgemonat
Stellen Sie eine Monatsleistung rückwirkend in Rechnung, verwenden Sie
Leistungszeitraum: {periode-1M:MMMM yyyy}. Bei einer Rechnung vom 01. September steht dann
„Leistungszeitraum: August 2026" auf dem Beleg.
Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert
DiKAS speichert den fertig aufgelösten Text direkt in jeder Rechnung. Wenn Sie die Rechnungsnotiz später ändern, gilt sie nur für künftig erzeugte Rechnungen. Für eine bereits finalisierte Rechnung bleibt der bisherige Text bestehen; nötigenfalls erstellen Sie eine Stornorechnung nach Ihrem üblichen Ablauf.
Abweichende Rechnungsadresse¶
Wenn die Abo-Rechnungen an eine andere Adresse gehen sollen (z. B. zentrale Buchhaltung):
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungs-Firmenname | Abweichender Firmenname |
| Rechnungs-Name | Abweichender Ansprechpartner |
| Rechnungs-Straße | Abweichende Straße |
| Rechnungs-PLZ / Ort / Land | Abweichende Adresse |
Diese Felder überschreiben die Kundenstammdaten nur für dieses Abonnement.
📊 Abo-Abrechnung durchführen¶
Simulation (Vorschau)¶
Bevor Sie Rechnungen erzeugen, können Sie eine Vorschau anzeigen:
- Admin → Kunden → Abonnements → „Simulieren"
- Zeitraum wählen (z. B. „bis 31.03.2026")
- DiKAS zeigt, welche Rechnungen erstellt würden:
- Kunde, Abo-Name, Betrag
- Nächstes Rechnungsdatum
- SEPA-Lastschrift ja/nein
Abrechnung ausführen¶
- „Abrechnung durchführen" klicken
- DiKAS erzeugt für jedes fällige Abo:
- Eine Kundenrechnung (Status: Offen)
- die im Abo hinterlegten Positionen und die Rechnungsnotiz
- Das Feld „Nächste Rechnung" wird automatisch auf das nächste Intervall gesetzt
- Der Lauf erzeugt nur Rechnungen — kein Kassenbeleg, keine Signatur, keine SEPA-Datei. Der E-Mail-Versand und der SEPA-Einzug sind wie gewohnt eigene Schritte im Reiter Rechnungslauf bzw. unter SEPA-Datei erstellen
Den Abrechnungstermin von Hand korrigieren¶
Beim Bearbeiten eines bestehenden Abos können Sie das Feld „Nächste Rechnung" ändern — zum Beispiel, wenn Sie mit einem Kunden vereinbart haben, dass sein Abo erst in einigen Monaten weiterläuft.
Ein Termin in der Vergangenheit holt Rechnungen nach
Der Rechnungslauf arbeitet alle fälligen Perioden ab. Tragen Sie einen Termin ein, der zurück liegt, erzeugt der nächste Lauf für jede dazwischen liegende Periode eine Rechnung. DiKAS rechnet Ihnen deshalb vor dem Speichern vor, wie viele Rechnungen über welchen Betrag daraus entstehen, und fragt nach. Weiter als 24 Monate zurück ist nicht möglich.
Eine Pause vereinbaren? Nutzen Sie die Pause-Funktion
Soll ein Abo nur eine Weile ruhen, ist „Pausieren (Monate)" der bessere Weg: die Pause ist danach am Abo sichtbar, mit Wiederaufnahme-Termin. Ein von Hand vorgestellter Termin sieht später aus wie eine vergessene Abrechnung — auch für Kolleginnen und Kollegen.
Das Startdatum lässt sich nachträglich nicht mehr ändern. Es hält fest, wann der Vertrag begann; was abgerechnet wird, steuert allein „Nächste Rechnung".
Abrechnungslogik im Detail¶
Für jedes aktive Abo:
Solange NextInvoiceDate ≤ Abrechnungsdatum:
1. Positionen kopieren (mit Reverse-Charge-Prüfung)
2. Rechnung erstellen (Status: Offen)
3. Rechnungsnotiz für diese Periode auflösen und in der Rechnung speichern
4. NextInvoiceDate um Intervall weitersetzen
5. Falls Enddatum erreicht → Abo deaktivieren
Bei quartalsweiser Abrechnung und längerem Zeitraum werden also ggf. mehrere Rechnungen pro Abo erzeugt.
🏦 SEPA-Lastschrift¶
Voraussetzungen¶
Damit ein Abo per SEPA-Lastschrift eingezogen werden kann:
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Kunden-IBAN | IBAN im Kundenstamm hinterlegt |
| SEPA-Mandat | Mandatsreferenz und Mandatsdatum beim Kunden |
| Gläubiger-ID | Ihre SEPA-Gläubiger-ID in den Einstellungen |
| Abo-Flag | „SEPA-Lastschrift" im Abo aktiviert |
SEPA-Datei erstellen¶
Nach der Abo-Abrechnung erstellen Sie die pain.008-Datei im normalen SEPA-Lauf:
- Alle Abos mit SEPA-Flag werden zusammengefasst
- DiKAS generiert eine XML-Datei im Format pain.008.003.02
- Die Datei enthält:
- Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Mandatsdatum
- IBAN und BIC jedes Kunden
- Rechnungsnummer als Verwendungszweck
- Einzugsdatum (5 Tage nach Erzeugung)
- Download → In Ihr Online-Banking hochladen
Rücklastschrift¶
Wenn eine Lastschrift zurückkommt (mangelnde Deckung, falsches Konto):
- Beim nächsten Bankimport erkennt DiKAS die Rücklastschrift
- Die zugehörige Rechnung wird auf „Offen" zurückgesetzt
- Der Kunde kann manuell kontaktiert oder gemahnt werden
🌍 Netto-Modus (Reverse Charge)¶
Für Firmenkunden im EU-Ausland mit gültiger USt-IdNr.:
- Beim Abo „Netto-Modus" aktivieren — die Rechnung wird als Nettoabrechnung markiert
- Den Steuersatz der Positionen auf 0 % stellen — der Netto-Modus rechnet die Umsatzsteuer nicht automatisch heraus
- Den Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)" selbst in der Beschreibung bzw. im Langtext der Position ergänzen — er wird nicht automatisch hinzugefügt
Abonnement-Positionen¶
Jedes Abo kann mehrere Positionen haben — identisch zum Rechnungsformat:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beschreibung | Leistungsbezeichnung |
| Langtext | Mehrzeiliger Text unter der Position (bis 2000 Zeichen), z. B. Seriennummern oder eine Leistungsbeschreibung — er wird in jede erzeugte Rechnung übernommen und steht auf PDF und E-Rechnung. Bei der Artikelauswahl wird die Bemerkung des Artikels übernommen; ein selbst getippter Text bleibt stehen |
| Menge | Anzahl |
| Einzelpreis | Preis pro Einheit |
| Steuersatz | Auswahl der eingerichteten Steuersätze |
| Rabatt % | Positionsrabatt |
Beispiel Firmen-Catering:
| Pos | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | MwSt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mittagsmenü (Mo–Fr) | 20 | 11,99 € | 7 % |
| 2 | Getränke-Pauschale | 1 | 35,00 € | 19 % |
| 3 | Anlieferung | 1 | 15,00 € | 19 % |
Abonnement verwalten¶
Abo deaktivieren¶
- „Deaktivieren" setzt das Abo auf inaktiv
- Keine weiteren Rechnungen werden erzeugt
- Bestehende Rechnungen bleiben erhalten
Abo bearbeiten¶
- Positionen, Betrag, Intervall und Adresse können jederzeit geändert werden
- Änderungen gelten ab der nächsten Abrechnung
Abo löschen¶
- Nur möglich, wenn keine offenen Rechnungen existieren
- Historische Rechnungen bleiben erhalten
Praxisbeispiele¶
Monatliches Firmenessen¶
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Bezeichnung | Mittagessen Firma Müller |
| Intervall | Monatlich |
| Position 1 | 20× Mittagsmenü à 11,99 € (7 %) |
| Position 2 | 1× Getränke-Pauschale 35,00 € (19 %) |
| Zahlungsziel | 14 Tage |
| SEPA | Ja (IBAN hinterlegt) |
Quartalsweise Wartung¶
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Bezeichnung | Wartungsvertrag Klimaanlage |
| Intervall | Quartalsweise |
| Position 1 | 1× Wartungspauschale 250,00 € (19 %) |
| Zahlungsziel | 30 Tage |
| Netto-Modus | Nein |
Jahres-Lizenz (EU-Ausland)¶
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Bezeichnung | Softwarelizenz 2026 |
| Intervall | Jährlich |
| Position 1 | 1× Jahreslizenz 1.200,00 € (0 %, Reverse Charge) |
| Netto-Modus | Ja (Kunde hat AT-USt-IdNr.) |
| Rechnungsadresse | Zentrale Buchhaltung Wien |
Nächster Schritt¶
→ Banking & SEPA — Bankimport und Zahlungsabgleich