Angebot → Rechnung¶
Viele Aufträge beginnen mit einem Angebot. In dikas Faktura steht der Reiter Angebote deshalb vor dem Reiter Rechnungen — das ist die Reihenfolge des Alltags. Aus einem Angebot wird per Klick eine Rechnung; Positionen, Adresse und Rabatte werden übernommen.
Kunden → Angebote
1 · Angebot schreiben¶
- In der Seitenleiste auf Kunden, dann auf den Reiter Angebote. (Alternativ: Kunde öffnen → Reiter Angebote — dann ist der Kunde bereits gesetzt.)
- Auf „Neu" klicken. Der Editor heißt „Neues Angebot".
- Die drei Reiter durchgehen — Strg+S speichert, Esc bricht ab.
Reiter „Adresse"¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kunde (optional) | Suchfeld „Kunde suchen…" |
| Firma / Name | abweichender Empfänger |
| Straße / PLZ / Ort / Land | Anschrift |
| Notizen | freier Text — erscheint auf dem Angebot |
Reiter „Details"¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Gültig bis | Bindefrist des Angebots. Ist das Datum überschritten, gilt das Angebot als Abgelaufen. Vorbelegt sind 30 Tage. |
| Gesamtrabatt (%) | Rabatt auf das ganze Angebot |
| Retención IRPF (%) | nur für Spanien relevant — in Deutschland ohne Wirkung |
Reiter „Positionen"¶
Der Aufbau entspricht dem Rechnungseditor: Artikel-Schnellsuche, dann die Tabelle mit Beschreibung, Langtext, Menge, Einzelpreis, MwSt, Rabatt% und Brutto. Neue Zeilen über „＋ Position hinzufügen" oder Shift+Enter.
Zum Schluss auf „Erstellen" klicken. Das Angebot bekommt eine Nummer und den Status Entwurf.
Eigener Nummernkreis
Angebote laufen über eine eigene Nummernserie — unabhängig von den Rechnungsnummern. Einzustellen unter Einstellungen → Druck & Vorlagen → Nummernkreise, Serie Angebot.
2 · Angebot versenden¶
Öffnen Sie das Angebot in der Liste. In der Kopfzeile stehen die Aktionen:
| Aktion | Wann verfügbar | Wirkung |
|---|---|---|
| Bearbeiten | Entwurf | Editor öffnen |
| Senden | Entwurf | Status Entwurf → Gesendet |
| Annehmen | Entwurf, Gesendet | Status Angenommen |
| Ablehnen | Entwurf, Gesendet | Status Abgelehnt (mit Rückfrage) |
| In Rechnung umwandeln | Entwurf, Gesendet | erzeugt die Rechnung |
| Löschen | Entwurf | löscht das Angebot (mit Rückfrage) |
| immer | Angebot als PDF | |
| Proforma | immer | dasselbe Dokument als Proforma-Fassung |
| A4 | immer | Ausdruck über einen lokalen Drucker |
| Rechnung ansehen | nach dem Umwandeln | springt zur erzeugten Rechnung |
„Senden" verschickt keine E-Mail
Anders als bei der Rechnung ist Senden beim Angebot nur ein Statuswechsel — es geht keine Mail an den Kunden. So versenden Sie das Angebot:
- Auf PDF klicken und die Datei herunterladen.
- Das PDF aus Ihrem eigenen E-Mail-Programm an den Kunden schicken (oder ausdrucken).
- Zurück in dikas Faktura auf Senden klicken, damit der Status stimmt.
Die Status im Überblick¶
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | angelegt, noch änderbar |
| Gesendet | beim Kunden — Sie warten auf Antwort |
| Angenommen | Kunde hat zugesagt (oder das Angebot wurde in eine Rechnung umgewandelt) |
| Abgelehnt | Kunde hat abgelehnt |
| Abgelaufen | die Frist Gültig bis ist verstrichen |
Über Filter in der Liste schränken Sie nach Status ein oder suchen nach Nummer bzw. Kundenname.
3 · In eine Rechnung umwandeln¶
- Angebot öffnen.
- Auf „In Rechnung umwandeln" klicken.
- dikas Faktura meldet „Rechnung
erstellt" .
Was dabei passiert:
- Es entsteht eine neue Rechnung im Status Entwurf. Übernommen werden alle Positionen (samt Langtext, Steuersatz und Positionsrabatt), der Gesamtrabatt, die Notizen und die Rechnungsadresse.
- Das Angebot wechselt auf Angenommen und wird mit der Rechnung verknüpft — es erscheint der Knopf „Rechnung ansehen".
- Zahlungsziel und SEPA-Kennzeichen kommen nicht aus dem Angebot; prüfen Sie sie im Reiter Zahlung der neuen Rechnung.
Die Rechnung ist noch ein Entwurf
Die erzeugte Rechnung ist noch nicht abgerechnet und noch nicht versendet. Prüfen Sie sie und klicken Sie dann auf Abrechnen & Senden — siehe Die erste Rechnung schreiben.
Nur einmal umwandeln
Ein Angebot lässt sich genau einmal in eine Rechnung überführen. Aus einem abgelehnten oder abgelaufenen Angebot ist keine Umwandlung mehr möglich — legen Sie in diesem Fall ein neues Angebot an oder verlängern Sie vorher Gültig bis.
Praxisbeispiel¶
Situation: Ein Kunde fragt eine Beratungsleistung an.
- Kunden → Angebote → „Neu" — Kunde auswählen, Gültig bis auf 14 Tage setzen.
- Positionen erfassen: „Konzeptworkshop", 1 × 1.200 €, 19 % — im Langtext der Ablauf des Workshops.
- „Erstellen" → „PDF" herunterladen → aus dem eigenen Postfach an den Kunden senden.
- Zurück in dikas Faktura: „Senden" → Status Gesendet.
- Der Kunde sagt zu: „In Rechnung umwandeln" → Rechnungsentwurf entsteht.
- Zahlungsziel prüfen, dann Abrechnen & Senden → der Kunde erhält PDF und E-Rechnung.