Kassenbuch¶
Das Kassenbuch ist die zentrale Übersicht über alle finanziellen Vorgänge — Belege, Kassen(schichten), Tagesabschlüsse, Ausgaben und Gutscheine. Alle Daten sind filterbar, durchsuchbar und jederzeit nachvollziehbar.
Admin → Kassenbuch
Keine Steuerberatung
Die Hinweise zu Aufbewahrungspflichten und Steuern auf dieser Seite sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung. Klären Sie rechtliche Details mit Ihrer Steuerberatung.
📑 Die 5 Tabs im Überblick¶
| Tab (Beschriftung in der Oberfläche) | Inhalt | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| Rechnungen | Alle Kassenbelege/Bons (inkl. Stornos als Typ „Storno") | Belegsuche, Storno-Prüfung, Kundenrückfragen |
| Kassen | Kassenwechsel/Schichten (Exchanges) mit Anfangsbestand, Umsatz, Differenz | Schicht-Überprüfung |
| Kassensturz | Soll-/Ist-Zählung des Bargeldbestands | Kassenprüfung im laufenden Betrieb |
| Tagesabschluss | Alle Z-Berichte | Monatsabrechnung, Finanzamt-Prüfung |
| Ausgaben | Alle Ausgaben und Geldtransfers | Belegprüfung, DATEV-Vorbereitung |
ℹ️ Gutscheine haben im Kassenbuch keinen eigenen Reiter (er ist derzeit ausgeblendet). Die vollständige Gutschein-Verwaltung — Liste mit Restwert und Status, Einlöse-Verlauf, Sperren und CSV-Export — finden Sie unter Admin → Kunden → Gutscheine, siehe Gutscheine.
ℹ️ Es gibt keinen eigenen „Umtausche"-Tab. Stornos erscheinen im Tab „Rechnungen" als Belege vom Typ „Storno" (über den Typ-Filter eingrenzbar) — im Storno-Beleg ist der Original-Bon verlinkt. Der Tab „Kassen" zeigt Kassenschichten, keine Umtauschvorgänge.
Tab 1: Belege¶
Alle Kassenbelege (Bons) mit vollständigen Details:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Bon-Nr. | Fortlaufende Belegnummer |
| Datum | Zeitpunkt der Zahlung |
| Betrag | Gesamtbetrag (Brutto) |
| MwSt | Steuerbetrag |
| Zahlungsart | Bar, EC-Karte, Kreditkarte, Gutschein, Kundenguthaben |
| Kellner | Wer hat kassiert |
| Tisch | Tischnummer (bei Tischbuchungen) |
| Kunde | Zugeordneter Kunde (falls vorhanden) |
| Storniert | Ob der Bon storniert wurde |
Bon-Detail¶
Klicken Sie auf einen Bon, um alle Details zu sehen:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Positionen | Alle Artikel mit Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, MwSt-Satz |
| Zahlungsdetails | Zahlungsarten mit Beträgen, Rückgeld |
| Kundeninfo | Name, Kundennummer (falls zugeordnet) |
| TSE-Daten | Signatur, Transaktionsnummer, Seriennummer, QR-Code-Daten |
| Storno-Info | Falls storniert: Storno-Datum, Storno-Kellner, Storno-Beleg |
Bon-Suche¶
Sie können nach Belegen suchen über: - Datum: Zeitraum eingrenzen (Von/Bis) - Freitextsuche: nach Belegnummer - Typ: Alle / Verkauf / Storno / Rückgabe
Tab 2: Ausgaben¶
Alle erfassten Ausgaben und Barentnahmen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Zeitpunkt der Erfassung |
| Beschreibung | Was wurde gekauft/transferiert |
| Betrag 19 % | Anteil mit 19 % MwSt |
| Betrag 7 % | Anteil mit 7 % MwSt |
| Betrag 0 % | Steuerfreier Anteil |
| Gesamt | Gesamtbetrag (Summe aller MwSt-Felder) |
| Typ | Barausgabe / Umbuchung / Einnahme / Überweisung |
| Belege | Anzahl angehängter Belegbilder |
Ausgabe-Detail¶
Klicken Sie auf eine Ausgabe, um Details zu sehen: - Alle Betragsfelder (aufgeschlüsselt nach MwSt) - Typ und Beschreibung - Belegbilder: Vorschau, Download, neue hochladen oder löschen - Zuordnung zum Tagesabschluss (nach dem Abschluss)
Neu erfassen: Über den „+"-Button legen Sie auch im Admin eine neue Ausgabe an — mit allen Feldern wie in der POS-Erfassung. Die Erfassung öffnet sich als Dialog über der Ausgabenliste, nicht mehr als Vollbildseite: am Rechner links die Belegaufnahme, rechts die Buchungsfelder — Sie sehen also Original und Eingabe nebeneinander. Auf Handy und Tablet steht alles untereinander und lässt sich innerhalb des Dialogs scrollen. Ein ausgewähltes Foto erscheint sofort, bei PDFs gibt es einen Vorschau-Link.
Tab 3: Tagesabschlüsse¶
Alle durchgeführten Z-Berichte:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Z-Nr. | Fortlaufende Tagesabschlussnummer |
| Datum | Geschäftstag |
| Brutto | Gesamtumsatz inkl. MwSt |
| Netto | Gesamtumsatz ohne MwSt |
| Bar | Bareinnahmen |
| Karte | Karteneinnahmen |
| Bons | Anzahl Belege |
| Stornos | Anzahl und Betrag |
| Differenz | Kassenüber-/-fehlbetrag |
| Abgeschlossen von | Mitarbeitername |
Kassen / Schichten¶
Z-Bericht-Detail¶
Klicken Sie auf einen Tagesabschluss, um den vollständigen Z-Bericht einzusehen: - Umsatz-Übersicht: Brutto, Netto, MwSt (nach Steuersatz) - Zahlungsarten: Aufschlüsselung nach Zahlungsmethode - Kassensturz: Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Soll vs. Ist - Kellner-Abrechnung: Umsatz pro Mitarbeiter - Warengruppen: Umsatz pro Artikelgruppe - Gutschein-Statistik: Verkauft, eingelöst, offenes Guthaben - Kundenguthaben: Aufladungen, Verwendungen, Auszahlungen - Ausgaben: Nach Typ aufgeschlüsselt - TSE-Daten: Signatur, Transaktionsnummer
Reiter „Belege" — alle Bons des Tages, auch als CSV¶
Neben der Übersicht hat das Z-Bericht-Detail einen zweiten Reiter „Belege": dort stehen alle Bons, die in diesen Abschluss eingeflossen sind. Solange dieser Reiter geöffnet ist, erscheint oben rechts neben dem Drucker-Symbol ein CSV-Symbol. Es lädt die Datei Tagesabschluss_Z000123_Bonpositionen.csv herunter — eine Zeile je Bonposition, direkt in Excel oder LibreOffice zu öffnen.
Jede Zeile enthält den Bon (Nummer, Datum/Uhrzeit, Art, Tisch, Kunde, Arbeitsplatz, gebuchtes Personal, Zahlungsarten, Bon-Summen) und die Position (Artikel, Menge, Einheit, Einzelpreis, Positionsbetrag brutto, MwSt-Satz und -Betrag, Rabatt, Optionen, Notizen).
Historisch korrekt
Preise und MwSt-Satz stammen aus der gespeicherten Bonposition, nicht aus dem heutigen Artikelstamm. Eine spätere Preis- oder Steueränderung verändert einen alten Export deshalb nicht.
Tab 4: Kassen (Schichten)¶
Der Tab „Kassen" zeigt die Kassenwechsel/Schichten (Exchanges) — nicht Stornos:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Schicht-Nummer |
| Datum | Zeitpunkt der Schicht |
| Personal | Wer die Schicht geführt hat |
| Status | Offen / Geschlossen |
| Bar-Anfang | Anfangsbestand der Kasse |
| Umsatz | Gesamtumsatz der Schicht |
| Differenz | Soll/Ist-Differenz beim Abrechnen |
Filter: Von/Bis-Datum und Status (Alle/Offen/Geschlossen).
Stornos finden¶
Stornierte Belege haben keinen eigenen Tab. Sie erscheinen im Tab „Rechnungen" als Beleg vom Typ „Storno" (über den Typ-Filter eingrenzbar). Im Storno-Beleg-Detail sind der Original-Bon und der Storno-Grund hinterlegt; der Original-Bon zeigt den Hinweis „Storniert durch R…". Ein Admin-seitiger Storno-Button existiert nicht — Stornos werden ausschließlich an der Kasse ausgelöst.
Tab 5: Kassensturz¶
Der Reiter Kassensturz listet alle gerade offenen Kassen mit dem Betrag, der jetzt in der Schublade liegen müsste:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Kasse | Name der offenen Kasse |
| Geöffnet | Seit wann die Schicht läuft |
| Bar-Anfang | Wechselgeld beim Öffnen |
| Bar-Umsatz | Bar eingenommen seit dem Öffnen |
| SOLL-Bestand | Was in der Schublade sein muss (Anfang + Umsatz) |
| Trinkgeld | Bar erfasstes Trinkgeld |
Über „Kassenbericht drucken" geben Sie den Stand direkt aus. Gedacht ist der Reiter für die Kassen-Nachschau: Der Prüfer verlangt den Soll-Bestand, Sie zählen die Schublade und vergleichen — ohne dafür den Tag abschließen zu müssen.
Nach dem Tagesabschluss leer
Sind alle Kassen geschlossen, meldet der Reiter „Keine offenen Kassen." Das ist der Normalzustand nach Feierabend, kein Fehler.
Wo sind die Gutscheine?¶
Im Kassenbuch gibt es keinen Gutschein-Reiter. Die vollständige Gutschein-Verwaltung liegt unter Admin → Kunden → Gutscheine: Liste mit Code, Originalwert, Restwert, Gültigkeit und Status, dazu Einlöse-Verlauf, Sperren und CSV-Export.
Filtern und Suchen¶
Die Filter unterscheiden sich je Tab:
| Tab | Filter |
|---|---|
| Rechnungen | Von/Bis-Datum, Freitext (Bon-Nr.), Typ (Verkauf/Storno/Rückgabe) |
| Kassen | Von/Bis-Datum, Status |
| Tagesabschluss | Von/Bis-Datum (Standard: letzte 3 Tage) |
| Ausgaben | Von/Bis-Datum |
| Gutscheine | Seriennummer-Suche, Status |
Ein Kellner-Filter ist im Kassenbuch derzeit nicht enthalten. Die Filter werden per „Suchen" angewendet. Listen laden bei großen Mengen automatisch nach (Endlos-Scroller).
Häufige Fragen¶
Kann ich Belege nachdrucken? Ja. Im Bon-Detail finden Sie einen Druck-Button, um den Beleg erneut zu drucken.
Wie finde ich einen bestimmten Bon? Nutzen Sie die Freitextsuche (z. B. nach Bon-Nummer) oder grenzen Sie den Zeitraum ein.
Werden gelöschte/stornierte Bons angezeigt? Ja. Stornierte Bons werden mit einem Storno-Hinweis markiert, aber bleiben im Kassenbuch sichtbar (steuerliche Aufbewahrungspflicht).
Wie lange werden die Daten aufbewahrt? Kassendaten unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht — für Buchungsbelege wie Kassenbons beträgt sie acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO; Bücher und Bilanzunterlagen: zehn Jahre). DiKAS löscht keine Kassendaten automatisch.
Nächster Schritt¶
→ Berichte — Umsatzauswertungen und Statistiken