Antworten auf häufige Fragen¶
Für wen: alle, die mit dem Lager arbeiten · Wofür ist das? Sie haben eine konkrete Frage und wollen nicht ein ganzes Kapitel lesen. Hier steht die kurze Antwort – und der Link zum Kapitel, das alles Weitere zeigt.
Die Fragen sind nach Tätigkeit sortiert: Ware annehmen, Bestand verstehen, zählen, bestellen und planen, Rezepte, Einstellungen und Rechte.
Ware annehmen und einbuchen¶
Wie buche ich gelieferte Ware ein?¶
Öffnen Sie unter Admin → Lager → Bestellungen die Bestellung (Status Bestellt). Im Abschnitt Wareneingang tragen Sie Lieferschein-Nummer und Datum ein, dann bei jeder Position in Jetzt angenommen die Menge, die wirklich angekommen ist, und wählen Wareneingang buchen. Erst nach der Bestätigung „Wareneingang gebucht.“ steht die Ware im Bestand. → Wareneingang buchen
Es kam Ware, die gar nicht bestellt wurde. Was tun?¶
Buchen Sie sie unter Admin → Lager → Buchungen → Neue Buchung → Wareneingang: Ziel-Lager wählen, Artikel suchen, Menge und Einkaufspreis eintragen, Buchen. Für Geräte mit Seriennummern geht das nur über eine Bestellung. → Wareneingang ohne Bestellung
Nur ein Teil der Lieferung ist gekommen. Wie geht es weiter?¶
Tragen Sie nur ein, was angekommen ist. Der Rest bleibt als offene Restlieferung stehen, die Bestellung steht auf Teilgeliefert, und der Überblick erinnert daran. Sagt der Lieferant die Restmenge endgültig ab, schließen Sie die Bestellung mit einer Begründung ab. Tragen Sie die fehlende Menge nie als „geliefert“ ein. → Bestellung abschließen und Restlieferung klären
Wie halte ich Temperatur und Zustand bei der Annahme fest (Wareneingangskontrolle)?¶
Beim Wareneingang erscheint der Abschnitt Wareneingangskontrolle (HACCP). Tragen Sie dort die Prüfwerte ein, etwa die Kerntemperatur, und buchen Sie. Das Prüfprotokoll gehört zu genau dieser Lieferung. Liegt ein Wert außerhalb der Grenzen, weist DiKAS darauf hin – es lehnt nichts von selbst ab und sperrt nichts. Vergessen? Über Prüfprotokoll nachholen erfassen Sie es später. Der Abschnitt erscheint nur, wenn das HACCP-Modul freigeschaltet und HACCP eingeschaltet ist, es eine aktive Checkliste der Kategorie „Wareneingang“ gibt und in den Lager-Einstellungen „HACCP-Wareneingangskontrolle am Wareneingang anbieten“ angehakt ist. → Wareneingangskontrolle (HACCP)
Der Lieferant hat eine Lieferdatei oder einen Lieferschein als Foto geschickt. Muss ich alles abtippen?¶
Nein. Bei großen Lieferungen lesen Sie eine Lieferdatei (CSV) ein. Wenn Sie die Option in den Lager-Einstellungen eingeschaltet haben, kann auch ein Foto oder PDF des Lieferscheins als Vorschlag gelesen werden. In beiden Fällen prüfen Sie jede Zeile; gebucht wird erst mit Wareneingang buchen. → Scannen, Entwurf und Lieferdatei
Ich habe versehentlich eine Seite geschlossen. Ist die Eingabe weg?¶
Nein. Eingaben in der Buchungsmaske und im Wareneingang werden sofort auf diesem Gerät als Entwurf gesichert. Beim nächsten Öffnen bietet DiKAS Entwurf übernehmen an. Gebucht ist damit aber noch nichts. → Entwurf: nichts geht verloren
Haltbarkeit und Rückverfolgung¶
Wie sehe ich, was bald abläuft?¶
Öffnen Sie Admin → Lager → Chargen. Oben stehen die Chargen, die abgelaufen sind oder bald ablaufen. Mit Warnen ab (Tage vor MHD) stellen Sie die Vorlaufzeit ein (Standard: 7 Tage). Voraussetzung: Beim Artikel ist Chargen und MHD führen eingeschaltet und beim Wareneingang wurden Charge und MHD eingetragen. Ohne diesen Schalter kennt DiKAS kein Ablaufdatum. → Chargen und Mindesthaltbarkeit
Welche Ware geht zuerst raus?¶
Immer die mit dem frühesten Haltbarkeitsdatum (FEFO). DiKAS wählt das bei Verkauf, Umlagerung, Verlust und Herstellung selbst. Sie müssen nichts auswählen. → Abgänge nehmen die älteste Ware zuerst
Wohin ist eine bestimmte Charge gegangen (Rückruf)?¶
Im Reiter Chargen bei der Charge den Verlauf öffnen. Er zeigt den Eingang und alle Abgänge dieser Charge mit der Menge dieser Charge. Haben Sie die Wareneingangskontrolle benutzt, führt der Knopf Prüfprotokoll zur Prüfung der Lieferung. → Reiter Chargen: Warnliste und Verlauf
Abgelaufene Ware muss weg. Wie buche ich sie aus?¶
Im Reiter Chargen bei der Charge Als abgelaufen ausbuchen wählen. Das bucht die Menge dieser Charge als Verlust „MHD abgelaufen“. Ein Doppelklick bucht nicht doppelt. Für andere Ware nutzen Sie die Verlustbuchung an der Kasse (Lager → Bruch / Verlust). → Lager an der Kasse
Bei der Annahme will DiKAS eine Charge. Muss das sein?¶
In der Voreinstellung ja: Bei Artikeln mit Chargenführung verlangt DiKAS Chargennummer und MHD. Wer ohne Rückverfolgung arbeiten will, kann die Pflicht in den Lager-Einstellungen ausschalten („Chargennummer beim Wareneingang ist Pflicht“). Die Menge wird dann „ohne Charge“ gebucht. → Einstellungen im Lager
Bestand verstehen¶
Warum zeigt der Bestand Minus?¶
Weil mehr verkauft oder verbraucht wurde, als eingebucht ist. DiKAS blockiert den Verkauf nie – ein Minus ist ein Hinweis, kein Fehler des Programms. Prüfen Sie der Reihe nach: Wurde die letzte Lieferung eingebucht? Bucht die Kasse vom richtigen Lager? Stimmt die Rezeptmenge? Erhöhen Sie den Bestand nicht pauschal, bevor die Ursache bekannt ist. Bereinigt wird es durch den nachgetragenen Wareneingang oder durch eine Inventur. → Was ein Minusbestand bedeutet
Warum ändert sich der Bestand beim Verkauf nicht?¶
Drei Ursachen sind die häufigsten:
- Beim Artikel ist Bestand verfolgen aus.
- Die Kasse bucht von einem anderen Lager, als Sie erwarten (Zuordnung unter Admin → Einstellungen → Arbeitsplätze; ohne Zuordnung gilt das Hauptlager).
- Die Abbuchung wurde nicht abgeschlossen. Schauen Sie im Reiter Buchungen in den Kasten Offene Abbuchungen; dort bucht Nachbuchen den Verkauf nach.
→ Fehlende Abbuchungen nachholen
Warum wird bei meinem Gericht oder Cocktail nichts abgebucht?¶
Ein Gericht bucht seine Zutaten ab – aber nur, wenn die Zutaten selbst Bestand verfolgen haben und die Rezeptur vollständig ist. Prüfen Sie:
- Haben die Zutaten Bestand verfolgen an, mit passender Einheit?
- Steht beim Gericht selbst Bestand verfolgen an? Dann wird nicht das Rezept aufgelöst, sondern nur der eigene Fertigbestand des Gerichts verbraucht. Das ist richtig für auf Vorrat hergestellte Sauce, aber nicht für einen frisch gemischten Cocktail.
- Ist die Rezeptur kaputt (Zutat gelöscht, Einheit passt nicht)? Dann wird der Verkauf gehalten, nicht abgebucht – der Überblick zeigt die Rezeptur unter Rezepturen prüfen. Nach der Korrektur holen Sie die Abbuchung mit Nachbuchen nach. Der Verkauf selbst ist nie betroffen.
→ Was beim Verkauf passiert · Rezepturen prüfen
Was passiert mit dem Lager beim Storno?¶
Das hängt vom Stornogrund ab (Admin → Einstellungen → Stornogründe, Spalte Ware):
- zurück ins Lager: Die Ware ist unversehrt und wieder verkaufsfähig (zum Beispiel Fehlbuchung).
- Verlust (Schwund): Die Ware ist weg (zum Beispiel Bruch). Sie wird zurückgebucht und sofort mit Grund abgeschrieben – netto ändert sich der Bestand nicht, aber der Verlust steht im Bericht.
Zurückgebucht wird immer das, was verkauft wurde – auch wenn das Rezept inzwischen geändert wurde. Führt der Artikel Chargen, geht die Ware in die Charge zurück, aus der sie kam. → Storno und Lager
Wie sehe ich, was wirklich gebucht wurde?¶
Im Reiter Buchungen steht das Buchungsjournal mit jeder Bewegung, ihrem Grund und ihrer Menge. Im Lagerbericht (Admin → Berichte → Lager) sehen Sie Wert, Verbrauch und Verluste für einen Zeitraum. → Das Buchungsjournal
Wie buche ich Bruch, Schwund oder Eigenverbrauch?¶
An der Kasse unter Lager → Bruch / Verlust: Artikel wählen, Menge einstellen, Grund antippen (Bruch, MHD abgelaufen, Eigenverbrauch, Personalverzehr, Sonstiges), Buchen. Buchen Sie lieber jeden Verlust, als ihn wegzulassen: Nicht gebuchter Bruch erscheint später als unerklärter Schwund. → Lager an der Kasse
Zählen¶
Wie zähle ich nur einen Teil des Lagers?¶
Starten Sie unter Admin → Lager → Inventur eine Teilinventur: Haken Nur ausgewählte Artikel zählen (Teilinventur) setzen und eingrenzen – nach Klasse A, B oder C (A sind die wertvollsten Artikel), nach Nur fällige (seit dem Rhythmus der Klasse nicht gezählt) oder nach Warengruppe. Alle anderen Artikel bleiben beim Abschluss unverändert; sie gelten nie als „0 gezählt“. Bequem geht es aus dem Lagerbericht: Der Zählvorschlag hat je Klasse den Link Teilinventur starten. → Nur einen Teil des Lagers zählen
Wann wurde ein Artikel zuletzt gezählt?¶
Nach jedem Inventurabschluss merkt sich DiKAS das Datum für jeden gezählten Artikel. Sie sehen es in der Zählliste (Spalte Zuletzt gezählt, „noch nie“ bei neuen Artikeln), in der Bestandsliste unter dem Artikelnamen und im Zählvorschlag des Lagerberichts (Spalte Fällig). → Zuletzt gezählt
Beim Abschluss der Inventur kommt eine Fehlermeldung zum veränderten Bestand.¶
Seit dem Start gab es im Lager eine Bewegung – schon ein einzelner Verkauf, Wareneingang oder eine Umlagerung genügt. DiKAS bucht dann keine Korrektur, damit nichts Falsches entsteht. Brechen Sie die Inventur ab und zählen Sie in einer ruhigen Phase neu, zum Beispiel vor dem Öffnen oder nach Betriebsschluss. → Inventur abschließen
Muss ich jeden Artikel zählen?¶
Nein. Ein leeres Feld heißt „nicht gezählt“, und dieser Artikel bleibt beim Abschluss unverändert. Eine 0 dagegen heißt „nichts mehr da“ und wird gebucht. DiKAS fragt bei ungezählten Positionen ausdrücklich nach, bevor es abschließt. → Zählen
Bestellen und planen¶
Wo stelle ich den Mindestbestand für viele Artikel auf einmal ein?¶
Öffnen Sie Admin → Artikel, filtern Sie nach Warengruppe (oder suchen Sie), und wählen Sie Massenänderung. Füllen Sie nur aus, was sich ändern soll: Lager, Mindestbestand, Sollbestand oder Standardlieferant. Mit Vorschau prüfen sehen Sie zuerst, was passieren würde – erst … Artikel jetzt ändern speichert. Die Änderung gilt für alle Artikel des Filters, nicht nur für die sichtbaren Zeilen. Alternativ geht der Artikel-Import mit den Spalten Mindestbestand und Sollbestand. → Massenänderung · Min-/Soll-Werte per Liste
Der Mindestbestand wirkt nicht – warum?¶
Der Mindestbestand am Artikel gilt nur im Hauptlager. In jedem anderen Lager (Theke, Küche) zählt allein die Regel, die Sie unter Admin → Lager → Lagerorte für dieses Lager eintragen. Auch im Hauptlager hat eine dort hinterlegte eigene Regel Vorrang. → Min-/Soll-Bestände je Lagerort
Wie entsteht eine Bestellung aus dem Bestand?¶
Unter Admin → Lager → Bestellungen → Bestellvorschlag zeigt DiKAS alle Artikel des Hauptlagers unter Mindestbestand, aufgefüllt bis zum Sollbestand, in ganzen Gebinden und nach Lieferant geordnet. Bereits bestellte, noch nicht gelieferte Mengen sind abgezogen. Prüfen Sie den Vorschlag, bevor Sie bestellen. Ohne Lieferant und Gebinde am Artikel landet er unter Ohne Lieferant. → Bestellvorschlag erzeugen
Wurde meine Bestellung schon an den Lieferanten gesendet?¶
DiKAS sendet nie von selbst. Eine Bestellung geht erst raus, wenn Sie sie öffnen und Per E-Mail an Lieferanten senden wählen – oder, bei Telefonbestellung, Als bestellt markieren. Bis dahin steht sie als Entwurf da, und der Überblick zeigt „Bestell-Entwürfe warten auf Freigabe“. Steht beim Versand Ausgang unklar, hilft das Kapitel zum Versandstand: Es erklärt, wie Sie sicher gehen, ohne doppelt zu senden. → Bestellung senden und Versandstand
Gibt es Mengenrabatt und Fracht beim Bestellen?¶
Ja, wenn Sie sie hinterlegen: eine Mengenstaffel am Artikel („ab 4 Kartons 7,00 €“) und, mit dem Modul Warenwirtschaft, Fracht und Freihaus-Grenze am Lieferanten. Der Bestellvorschlag rechnet damit und weist auf die nächste Staffelstufe hin. Die Menge erhöht DiKAS nie von selbst. → Staffelpreise und Fracht
Kommt die Ware rechtzeitig zur Veranstaltung?¶
Legen Sie die Veranstaltung mit Datum und den geplanten Gerichten an (Admin → Lager → Bestellungen → Veranstaltungsbedarf) und wählen Sie Bedarf rechnen. Ist beim Lieferanten die Lieferzeit (Tage) gepflegt (Admin → Lieferanten → Konditionen), nennt DiKAS für jede Zutat mit Fehlmenge den spätesten Bestelltag. Reicht die Lieferzeit nicht mehr, steht eine rote Meldung da. Gerechnet wird in Kalendertagen; Wochenenden und Feiertage sind nicht berücksichtigt – planen Sie einen Puffer ein. Es wird nichts bestellt oder reserviert. → Kommt die Ware rechtzeitig?
Wie rechnet der Bestellvorschlag Veranstaltungen mit?¶
Schalten Sie im Bestellvorschlag Veranstaltungen berücksichtigen ein (Standard: aus) und stellen Sie das Zeitfenster ein (Standard 14 Tage). Der Bedarf offener Veranstaltungen dieses Lagers mindert dann den verfügbaren Bestand, und bei jeder Zeile steht, von welcher Veranstaltung der Bedarf kommt. → Im Bestellvorschlag mitrechnen
Was liegt zu lange im Lager?¶
Im Lagerbericht (Admin → Berichte → Lager, Zeitraum mindestens 28, besser 90 Tage) zeigen die Karten Ladenhüter (nichts abgegangen) und Zu hohe Vorräte (Bestand reicht länger als 90 Tage). Die Reichweite sagt, wie viele Tage der Bestand beim bisherigen Verbrauch hält. → Reichweite, Ladenhüter und Zählvorschlag
Rezepte und Kalkulation¶
Welche Gerichte verdienen zu wenig?¶
Im Reiter Rezepte (Admin → Lager) stehen alle Gerichte mit Rezept, mit Verkaufspreis, Wareneinsatz und Marge. Die Karte Unter Ziel zeigt die Gerichte unter Ihrer Zielmarge. Eine Warnung ändert nie einen Preis; den ändern Sie selbst im Artikel. → Rezepte prüfen
Eine Zutat wird teurer. Welche Gerichte sind betroffen?¶
Im Block Zutat prüfen (Reiter Rezepte) die Zutat wählen. Die Liste zeigt alle Gerichte, die sie verwenden. Mit einem neuen Einkaufspreis sehen Sie zusätzlich die neue Marge je Gericht. Der angenommene Preis wird nirgends gespeichert. → Zutat prüfen
Ich koche Sauce auf Vorrat. Wie lagere ich sie?¶
Legen Sie die Sauce als Artikel mit Bestand verfolgen und Rezeptur an und buchen Sie jede Charge im Reiter Herstellen: Die Zutaten werden entnommen, die tatsächliche Ausbeute (zum Beispiel 4,8 kg statt 5 kg) wird eingelagert. Beim späteren Verkauf wird nur die Sauce abgebucht, nicht noch einmal die Tomaten. → Eigenprodukte herstellen
Einrichtung, Einstellungen und Rechte¶
Wo fange ich an?¶
Mit den Schritten in der Reihenfolge auf der Übersichtsseite: Modul einschalten, Lieferant, Artikel mit Bestand, Mindest-/Sollbestand, Anfangsbestand, Probeverkauf. Der Überblick (erster Reiter) zeigt Ihnen den Fortschritt. → Einrichtung in der richtigen Reihenfolge · Lager einrichten
Wie erfasse ich meinen Anfangsbestand?¶
Entweder buchen Sie die vorhandene Ware einmal als Wareneingang, zählen sie per Inventur, oder Sie importieren viele Anfangsbestände auf einmal (Admin → Artikel → Import → Lager-Beziehungen → Anfangsbestände). Der Import prüft zuerst und speichert bei Fehlern nichts. Er überschreibt nie einen laufenden Bestand. → Lieferantenartikel, Rezepte und Anfangsbestände aus Tabellen
Mir fehlt ein Reiter oder eine Kachel. Woran liegt das?¶
Fast immer an einem Recht oder an einem nicht eingeschalteten Modul. Prüfen Sie: Ist die Lagerverwaltung eingeschaltet und lizenziert? Hat der Mitarbeiter das passende Lager-Recht (Admin → Personal → Rechte → Abschnitt Lager)? Der Reiter Chargen erscheint erst, wenn ein Artikel Chargen führt. → Rechte vergeben · Die Reiter im Admin-Bereich
Ich sehe keine Einkaufspreise mehr.¶
Dann ist in den Lager-Einstellungen Einkaufspreise nur für Berechtigte anzeigen eingeschaltet. Mengen bleiben sichtbar; Preise sehen nur Berechtigte. → Einstellungen im Lager
Wo finde ich die Lager-Einstellungen?¶
Unter Admin → Einstellungen → Betrieb → Lager, im Modus Experte, und nur als Administrator. Alle Schalter sind so voreingestellt, wie das Lager bisher gearbeitet hat – es ändert sich nichts, bis Sie etwas umstellen. → Einstellungen im Lager
Nicht gefunden?¶
Die Übersichtsseite hat oben die Tabelle „Ich möchte … – hier geht es weiter“ und unten die Grundbegriffe. Jedes Kapitel endet mit dem Abschnitt Wenn etwas nicht klappt, in dem Meldungen und ihre Abhilfe stehen.