Respuestas a las preguntas frecuentes¶
Para quién: todas las personas que trabajan con el almacén · ¿Para qué sirve? Tiene una pregunta concreta y no quiere leer un capítulo entero. Aquí encontrará la respuesta breve – y el enlace al capítulo que muestra todo lo demás.
Las preguntas están ordenadas por tarea: recibir mercancía, entender las existencias, contar, pedir y planificar, recetas, ajustes y permisos.
Recibir y registrar mercancía¶
¿Cómo registro la mercancía entregada?¶
En Admin → Almacén → Pedidos, abra el pedido (estado Pedido). En la sección Entrada de mercancía introduzca el número y la fecha del albarán; a continuación, en cada línea, la cantidad que ha llegado realmente en Aceptado ahora, y elija Registrar entrada de mercancía. La mercancía solo figura en las existencias tras la confirmación «Entrada de mercancía registrada.» → Registrar la entrada de mercancía
Ha llegado mercancía que no se había pedido. ¿Qué hago?¶
Regístrela en Admin → Almacén → Movimientos → Nuevo movimiento → Entrada de mercancía: elija el almacén de destino, busque el artículo, introduzca la cantidad y el precio de compra y pulse Registrar. Para equipos con números de serie, esto solo es posible a través de un pedido. → Entrada de mercancía sin pedido
Solo ha llegado una parte de la entrega. ¿Cómo sigo?¶
Introduzca únicamente lo que ha llegado. El resto queda como entrega pendiente, el pedido pasa a Entrega parcial y el resumen se lo recuerda. Si el proveedor cancela definitivamente la cantidad restante, cierre el pedido con un motivo. No introduzca nunca la cantidad que falta como «entregada». → Cerrar el pedido y aclarar la entrega pendiente
¿Cómo dejo constancia de la temperatura y del estado en la recepción (control de entrada de mercancía)?¶
En la entrada de mercancía aparece la sección Control de entrada de mercancía (HACCP). Introduzca allí los valores de control, por ejemplo la temperatura en el interior del producto, y registre. El registro de control pertenece exactamente a esa entrega. Si un valor queda fuera de los límites, DiKAS lo señala – no rechaza ni bloquea nada por sí mismo. ¿Se le ha olvidado? Con Añadir registro de control puede introducirlo más tarde. La sección solo aparece si el módulo HACCP está activado y HACCP está conectado, existe una lista de comprobación activa de la categoría «Entrada de mercancía» y en los ajustes del almacén está marcada la opción «Ofrecer el control HACCP en la entrada de mercancía». → Control de entrada de mercancía (HACCP)
El proveedor ha enviado un archivo de entrega o un albarán como foto. ¿Tengo que teclearlo todo?¶
No. En entregas grandes se importa un archivo de entrega (CSV). Si ha activado la opción en los ajustes del almacén, también se puede leer una foto o un PDF del albarán como propuesta. En ambos casos usted revisa cada línea; no se registra nada hasta que elija Registrar entrada de mercancía. → Escanear, borrador y archivo de entrega
He cerrado una página sin querer. ¿Se ha perdido lo introducido?¶
No. Lo introducido en el formulario de movimientos y en la entrada de mercancía se guarda de inmediato en este dispositivo como borrador. La próxima vez que lo abra, DiKAS le ofrece Usar borrador. Con ello, sin embargo, todavía no se ha registrado nada. → Borrador: no se pierde nada
Caducidad y trazabilidad¶
¿Cómo veo qué caduca pronto?¶
Abra Admin → Almacén → Lotes. Arriba figuran los lotes que han caducado o que caducan pronto. Con Avisar desde (días antes) ajusta la antelación (estándar: 7 días). Requisito: en el artículo está activado Gestionar lotes y fecha de caducidad y en la entrada de mercancía se han introducido el lote y la fecha de caducidad. Sin este interruptor, DiKAS no conoce ninguna fecha de caducidad. → Lotes y fecha de caducidad
¿Qué mercancía sale primero?¶
Siempre la que tiene la fecha de caducidad más próxima (FEFO). DiKAS lo elige por sí mismo en ventas, traspasos, pérdidas y producción. Usted no tiene que elegir nada. → Las salidas toman primero la mercancía más antigua
¿Adónde ha ido un lote determinado (retirada)?¶
En la pestaña Lotes, abra el Historial del lote. Muestra la entrada y todas las salidas de ese lote con la cantidad de ese lote. Si ha utilizado el control de entrada de mercancía, el botón Registro de control lleva al control de la entrega. → Pestaña Lotes: lista de avisos e historial
Hay que retirar mercancía caducada. ¿Cómo la doy de baja?¶
En la pestaña Lotes, elija en el lote Dar de baja por caducidad. Esto registra la cantidad de ese lote como pérdida «Fecha de caducidad superada». Un doble clic no registra dos veces. Para otra mercancía utilice el registro de pérdidas en caja (Almacén → Rotura / pérdida). → El almacén en caja
En la recepción DiKAS pide un lote. ¿Es necesario?¶
En la configuración estándar, sí: en artículos con gestión de lotes, DiKAS exige número de lote y fecha de caducidad. Quien quiera trabajar sin trazabilidad puede desactivar la obligación en los ajustes del almacén («El número de lote es obligatorio en la entrada de mercancía»). La cantidad se registra entonces «sin lote». → Ajustes del almacén
Entender las existencias¶
¿Por qué las existencias muestran un valor negativo?¶
Porque se ha vendido o consumido más de lo que está registrado. DiKAS nunca bloquea una venta – un valor negativo es un aviso, no un error del programa. Compruebe por orden: ¿Se registró la última entrega? ¿Descuenta la caja del almacén correcto? ¿Es correcta la cantidad de la receta? No aumente las existencias sin más antes de conocer la causa. Se corrige con la entrada de mercancía registrada a posteriori o con un inventario. → Qué significa un stock negativo
¿Por qué no cambian las existencias al vender?¶
Las tres causas más frecuentes:
- En el artículo, Controlar existencias está desactivado.
- La caja descuenta de un almacén distinto del que espera (asignación en Admin → Configuración → Puestos de trabajo; sin asignación se utiliza el almacén principal).
- El descuento no se completó. Mire en la pestaña Movimientos el recuadro Descuentos de stock pendientes; allí, Contabilizar registra la venta a posteriori.
→ Recuperar descuentos que faltan
¿Por qué no se descuenta nada de mi plato o cóctel?¶
Un plato descuenta sus ingredientes – pero solo si los propios ingredientes tienen activado Controlar existencias y la receta está completa. Compruebe:
- ¿Tienen los ingredientes Controlar existencias activado, con una unidad adecuada?
- ¿Está activado Controlar existencias en el propio plato? Entonces no se desglosa la receta, sino que solo se consume el stock propio ya preparado del plato. Esto es correcto para una salsa elaborada de antemano, pero no para un cóctel recién mezclado.
- ¿Está rota la receta (ingrediente eliminado, la unidad no encaja)? Entonces la venta queda retenida, no se descuenta – el resumen muestra la receta en Revisar recetas. Tras la corrección, recupere el descuento con Contabilizar. La venta en sí nunca se ve afectada.
→ Qué ocurre en la venta · Revisar recetas
¿Qué ocurre con el almacén al anular una venta?¶
Depende del motivo de anulación (Admin → Configuración → Motivos de anulación, columna Mercancía):
- de vuelta al almacén: La mercancía está intacta y se puede volver a vender (por ejemplo, un error de registro).
- Pérdida (merma): La mercancía se ha perdido (por ejemplo, rotura). Se contabiliza de vuelta y se da de baja de inmediato con su motivo – en neto, las existencias no cambian, pero la pérdida figura en el informe.
Siempre se contabiliza de vuelta lo que se vendió – incluso si entretanto se ha cambiado la receta. Si el artículo gestiona lotes, la mercancía vuelve al lote del que procedía. → Anulación y almacén
¿Cómo veo qué se ha registrado realmente?¶
En la pestaña Movimientos figura el diario de movimientos con cada movimiento, su motivo y su cantidad. En el informe de almacén (Admin → Informes → Almacén) ve el valor, el consumo y las pérdidas de un período. → El diario de movimientos
¿Cómo registro rotura, merma o autoconsumo?¶
En caja, en Almacén → Rotura / pérdida: elija el artículo, ajuste la cantidad, pulse el motivo (Rotura, Fecha de caducidad superada, Autoconsumo, Consumo del personal, Otros), Registrar. Es mejor registrar cada pérdida que omitirla: la rotura no registrada aparece más tarde como merma sin explicación. → El almacén en caja
Contar¶
¿Cómo cuento solo una parte del almacén?¶
En Admin → Almacén → Inventario, inicie un inventario parcial: marque Contar solo los artículos seleccionados (inventario parcial) y delimite – por clase A, B o C (A son los artículos más valiosos), por Solo los pendientes (sin contar desde el ritmo de la clase) o por grupo de artículos. Todos los demás artículos permanecen sin cambios al cerrar; nunca cuentan como «0 contado». Es cómodo hacerlo desde el informe de almacén: la propuesta de recuento tiene, para cada clase, el enlace Iniciar inventario parcial. → Contar solo una parte del almacén
¿Cuándo se contó un artículo por última vez?¶
Tras cada cierre de inventario, DiKAS memoriza la fecha de cada artículo contado. La ve en la lista de recuento (columna Último recuento, «nunca» en artículos nuevos), en la lista de existencias bajo el nombre del artículo y en la propuesta de recuento del informe de almacén (columna Pendiente). → Último recuento
Al cerrar el inventario aparece un mensaje de error sobre existencias modificadas.¶
Desde el inicio ha habido un movimiento en el almacén – basta con una sola venta, una entrada de mercancía o un traspaso. DiKAS entonces no contabiliza ninguna corrección, para que no resulte nada erróneo. Cancele el inventario y vuelva a contar en una fase tranquila, por ejemplo antes de abrir o después del cierre. → Cerrar el inventario
¿Tengo que contar todos los artículos?¶
No. Un campo vacío significa «no contado», y ese artículo permanece sin cambios al cerrar. Un 0, en cambio, significa «ya no queda nada» y se contabiliza. En las posiciones sin contar, DiKAS pregunta expresamente antes de cerrar. → Contar
Pedir y planificar¶
¿Dónde ajusto el stock mínimo de muchos artículos a la vez?¶
Abra Admin → Artículos, filtre por grupo de artículos (o busque) y elija Cambio masivo. Rellene solo lo que deba cambiar: almacén, stock mínimo, stock objetivo o proveedor predeterminado. Con Revisar vista previa ve primero lo que ocurriría – solo Cambiar … artículos ahora guarda. El cambio vale para todos los artículos del filtro, no solo para las filas visibles. Como alternativa, sirve la importación de artículos con las columnas de stock mínimo y stock objetivo. → Cambio masivo · Valores mín./objetivo mediante lista
El stock mínimo no surte efecto – ¿por qué?¶
El stock mínimo del artículo solo rige en el almacén principal. En cualquier otro almacén (barra, cocina) cuenta únicamente la regla que usted introduzca para ese almacén en Admin → Almacén → Ubicaciones de almacén. También en el almacén principal tiene prioridad una regla propia registrada allí. → Stock mín./objetivo por ubicación de almacén
¿Cómo surge un pedido a partir de las existencias?¶
En Admin → Almacén → Pedidos → Propuesta de pedido, DiKAS muestra todos los artículos del almacén principal por debajo del stock mínimo, repuestos hasta el stock objetivo, en envases completos y ordenados por proveedor. Las cantidades ya pedidas y aún no entregadas se descuentan. Revise la propuesta antes de pedir. Sin proveedor y envase en el artículo, queda en Sin proveedor. → Generar la propuesta de pedido
¿Se ha enviado ya mi pedido al proveedor?¶
DiKAS nunca envía por sí mismo. Un pedido solo sale cuando usted lo abre y elige Enviar al proveedor por correo electrónico – o, en un pedido por teléfono, Marcar como pedido. Hasta entonces figura como borrador, y el resumen muestra «Borradores de pedido a la espera de aprobación». Si al enviar aparece Resultado incierto, le ayuda el capítulo sobre el estado del envío: explica cómo asegurarse sin enviar dos veces. → Enviar el pedido y estado del envío
¿Hay descuento por cantidad y portes al pedir?¶
Sí, si los registra: unos precios escalonados en el artículo («desde 4 cajas 7,00 €») y, con el módulo Gestión de mercancías, portes y límite de franco de portes en el proveedor. La propuesta de pedido calcula con ellos y señala el siguiente escalón. DiKAS nunca aumenta la cantidad por sí mismo. → Precios escalonados y portes
¿Llegará la mercancía a tiempo para el evento?¶
Cree el evento con la fecha y los platos previstos (Admin → Almacén → Pedidos → Necesidad de evento) y elija Calcular necesidad. Si en el proveedor está registrado el Plazo de entrega (días) (Admin → Proveedores → Condiciones), DiKAS indica para cada ingrediente con cantidad faltante el último día para pedir. Si el plazo de entrega ya no basta, aparece un aviso en rojo. Se calcula en días naturales; no se tienen en cuenta fines de semana ni festivos – prevea un margen. No se pide ni se reserva nada. → ¿Llegará la mercancía a tiempo?
¿Cómo incluye la propuesta de pedido los eventos?¶
En la Propuesta de pedido, active Tener en cuenta los eventos (estándar: desactivado) y ajuste la ventana de tiempo (estándar: 14 días). La necesidad de los eventos abiertos de este almacén reduce entonces las existencias disponibles, y en cada línea figura de qué evento procede la necesidad. → Incluirlo en la propuesta de pedido
¿Qué lleva demasiado tiempo en el almacén?¶
En el informe de almacén (Admin → Informes → Almacén, período de al menos 28 días, mejor 90) lo muestran las tarjetas Sin rotación (no ha salido nada) y Exceso de existencias (las existencias duran más de 90 días). La cobertura indica para cuántos días alcanzan las existencias al ritmo de consumo habido hasta ahora. → Cobertura, artículos sin rotación y propuesta de recuento
Recetas y cálculo de costes¶
¿Qué platos dejan muy poco margen?¶
En la pestaña Recetas (Admin → Almacén) figuran todos los platos con receta, con precio de venta, coste de materia prima y margen. La tarjeta Bajo el objetivo muestra los platos por debajo de su margen objetivo. Un aviso nunca cambia un precio; eso lo cambia usted mismo en el artículo. → Revisar recetas
Un ingrediente se encarece. ¿Qué platos se ven afectados?¶
En el bloque Revisar ingrediente (pestaña Recetas) elija el ingrediente. La lista muestra todos los platos que lo utilizan. Con un precio de compra nuevo ve además el nuevo margen de cada plato. El precio supuesto no se guarda en ninguna parte. → Revisar ingrediente
Cocino salsa de antemano. ¿Cómo la almaceno?¶
Cree la salsa como artículo con Controlar existencias y receta, y registre cada tanda en la pestaña Producir: se retiran los ingredientes y se almacena el rendimiento real (por ejemplo, 4,8 kg en lugar de 5 kg). En una venta posterior solo se descuenta la salsa, no de nuevo los tomates. → Producir productos propios
Configuración, ajustes y permisos¶
¿Por dónde empiezo?¶
Con los pasos en el orden de la página de resumen: activar el módulo, proveedor, artículos con existencias, stock mínimo/objetivo, existencias iniciales, venta de prueba. El resumen (primera pestaña) le muestra el progreso. → Configuración en el orden correcto · Configurar el almacén
¿Cómo introduzco mis existencias iniciales?¶
O bien registra una vez la mercancía existente como entrada de mercancía, la cuenta mediante un inventario, o importa muchas existencias iniciales de una vez (Admin → Artículos → Importar → Relaciones de almacén → Existencias iniciales). La importación comprueba primero y no guarda nada si hay errores. Nunca sobrescribe unas existencias en curso. → Artículos de proveedor, recetas y existencias iniciales desde tablas
Me falta una pestaña o un recuadro. ¿A qué se debe?¶
Casi siempre a un permiso o a un módulo que no está activado. Compruebe: ¿Está activada y licenciada la Gestión de almacén? ¿Tiene la persona empleada el permiso de almacén adecuado (Admin → Personal → Permisos → sección Almacén)? La pestaña Lotes solo aparece cuando algún artículo gestiona lotes. → Asignar permisos · Las pestañas del área de administración
Ya no veo los precios de compra.¶
Entonces en los ajustes del almacén está activado Mostrar precios de compra solo al personal autorizado. Las cantidades siguen visibles; los precios solo los ve el personal autorizado. → Ajustes del almacén
¿Dónde encuentro los ajustes del almacén?¶
En Admin → Configuración → Operación → Almacén, en modo Experto, y solo como administrador. Todos los interruptores están preajustados tal como ha trabajado hasta ahora el almacén – no cambia nada hasta que usted modifique algo. → Ajustes del almacén
¿No lo encuentra?¶
La página de resumen tiene arriba la tabla «Quiero … – aquí continúa» y abajo los conceptos básicos. Cada capítulo termina con la sección Si algo no funciona, donde figuran los mensajes y su solución.