Rendelés és áruátvétel¶

Kinek: irodai munkatárs és tulajdonos · Hol: Adminisztráció → Raktár → Beszerzési rendelések fül, valamint Adminisztráció → Szállítók

Az igénytől a lekönyvelt szállításig négy lépésben: szállítók karbantartása, rendelési javaslat készítése, rendelés elküldése, áru átvétele — részszállításként is.

Előfeltétel

A rendelési javaslathoz a termékeknek kiszereléssel megadott szállítóra (Termékek készlettel) és a főraktárban egy min./cél szabályra (A raktár beállítása) van szükségük — vagy felhasználás alapján számol (lásd lent).

Az Új rendelés, a Rendelési javaslat és a Rendezvényigény gomb, valamint a fejezet összes író művelete a Beszerzési rendelések jogosultsággal rendelkező munkatársaknak jelenik meg (Adminisztráció → Személyzet → Munkatársak → Jogosultságok, Raktár szakasz; lásd Jogosultságok). A Készletgazdálkodás modullal a rendelésszám, a szállítási költség, a belső megjegyzés és a tételenkénti adó is megjelenik — ezt a Beszerzés fejezet írja le.

Összegek és adókulcsok a példákban

A példákban szereplő összegek euróban értendők; a DiKAS az üzlet fő pénznemében számol — a példaösszegeket ennek megfelelően olvassa. A raktár a beszerzési árakat alapvetően nettó módon vezeti; a példákban az ÁFA-kulcsok 27 % (általános kulcs), valamint 18 % és 5 % (kedvezményes kulcsok).

1. Szállítók karbantartása¶

Adminisztráció → Szállítók

A lista a nevet, a települést, a telefonszámot és az e-mail-címet mutatja; a „Keresés (név, település, ügyfélszám)…" mező szűr, mellette jobbra áll a számláló (például „12 szállító"). Az inaktív szállítók inaktív jelölést kapnak.

Az „Új szállító" megnyitja a részletes űrlapot. Ez fülekre tagolódik:

Fül	Tartalom
Törzsadatok	Név (kötelező mező), Kiegészítés, utca, irányítószám, település, Ország, telefon, E-mail (a rendelések címzettje), fax, web, Ügyfélszám (az Ön száma a szállítónál), Megjegyzések és az Aktív jelölőnégyzet — kikapcsolva a szállító eltűnik a választékból
Feltételek	Minimális rendelési érték (a rendelésszerkesztőben és a rendelési javaslatban figyelmeztetésként jelenik meg) és Szállítási idő (nap) (a „felhasználás alapján” számítás alapja). A Készletgazdálkodás modullal ezen felül fizetési határidő, skontó, Bérmentes szállítás ettől, Fuvardíj rendelésenként és Kismennyiségi felár (lásd Sávos árak és fuvardíj)
Bankszámla, Könyvelés	IBAN/BIC, előkontírozás és szállítói főkönyvi számla
Hozzárendelt termékek	akkor jelenik meg, amikor a szállítót elmentette: kiszerelés, szorzó, beszerzési ár kiszerelésenként és a szállító cikkszáma. Ezt a hozzárendelést a terméknél kezeli (Raktár fül, Szállítók és kiszerelések szakasz), itt csak áttekintésként látszik
Bizonylatok	a szállító bizonylatai

Számmezők kiürítése

Egy megadott minimális rendelési érték, szállítási idő, fizetési határidő, skontó, bérmentes szállítási határ, fuvardíj, kismennyiségi felár vagy értékelés úgy távolítható el, hogy kiüríti a mezőt, és ment. A minimális rendelési érték és a bérmentes szállítási határ ezután „nincs megadva” állapotúnak számít (bérmentes szállítási határ nélkül a fuvardíj mindig felmerül). Egy soha ki nem töltött mező üres marad.

Egyetlen űrlap az összes szállítói adathoz

Pontosan egy szállítói űrlap létezik: Adminisztráció → Szállítók. Ez egyetlen űrlapon fogja össze a rendelési adatokat, a bankszámlát, az előkontírozást, a hozzárendelt termékeket és a szállító bizonylatait; a raktárban ehhez nincs külön fül.

A Raktárhelyek és szállítók jogosultság nélkül az űrlap csak olvasható; erre a „Csak megtekintés — a szerkesztéshez a „Raktár-adminisztráció" jogosultság szükséges." megjegyzés utal (ugyanarról a jogosultságról van szó).

A törölt szállítókat a rendszer elrejti, nem semmisíti meg: a meglévő rendelések a címet amúgy is másolatként tartalmazzák, és teljesek maradnak.

2. Rendelési javaslat készítése¶

Adminisztráció → Raktár → Beszerzési rendelések → „Rendelési javaslat"

A javaslat a főraktár igényét a min./cél szabályokból határozza meg: minden minimum alatti terméket a célkészletig tölt fel, egész kiszerelésekre felkerekítve és szállítónként csoportosítva. Az erre a raktárra már megrendelt, de még le nem szállított mennyiségeket levonja az igényből. Részszállításnál csak a nyitott hátralék számít. Egy sztornózott megbízás vagy egy másik raktárra szóló rendelés nem fedezi a főraktár igényét.

Példa: négy palack van raktáron, a cél harminc. Ha már 26 palackot megrendeltek, és azok úton vannak, nem keletkezik további igény. Harminc megrendelt palackból először tizenkettő érkezik meg: ez a tizenkettő ezután a készletben áll, és csak a maradék tizennyolc számít továbbra is nyitott szállításnak.

Az előkészített még nem megrendelt¶

A DiKAS három dolgot különböztet meg:

Állapot	Példa	Hatás a javaslatban
Meglévő	Négy palack a főraktárban	Tényleges készlet
Előkészített	Egy piszkozat 26 palackról	Megjegyzés és hivatkozás a piszkozatra; még nincs úton áru
Megrendelve	A 26 palackot kötelező érvénnyel leadták	A nyitott szállítási hátralék a tényleges szállításig fedezi az igényt

Egy 26-os igényű termék, amelyhez már létezik egy 26-ról szóló piszkozat, a „Már előkészítve: 26 …“ és a „Piszkozat megnyitása“ feliratot mutatja. A további átvételre szánt mennyiség ekkor 0, és zárolt. Nyissa meg a meglévő piszkozatot, ellenőrizze a mennyiségeket és a kiszereléseket, majd adja le. Így egy újratöltés után vagy két munkahely miatt sem keletkeznek kettőzött automatikus piszkozatok.

Egy kisebb előkészített mennyiség arra ad okot, hogy a meglévő piszkozatot ellenőrizze, és szükség esetén módosítsa; a DiKAS ehhez nem hoz létre kéretlenül második rendelést. Termékenként legfeljebb három közvetlen piszkozat-hivatkozás jelenik meg. Az előkészített teljes mennyiség a további nyitott piszkozatokat is figyelembe veszi. A régebbi kettőzött piszkozatokat a rendeléslistában egyenként ellenőrizze.

Ha a DiKAS az átvételkor „Az igény megváltozott“ vagy „… már van egy nyitott rendelési piszkozat …“ üzenetet jelez, töltse újra a javaslatot. Időközben valaki rendelhetett, árut vehetett át, vagy ugyanazt az igényt készíthette elő. Egy szándékosan külön kezelt kézi rendelés az „Új rendelés“ gombbal továbbra is lehetséges.

Számolás felhasználás alapján (opcionális)¶

A rendelési javaslat tetején lévő „Számítás“ mezőben két alap közül választhat:

Min./Cél készlet (alapértelmezett): mint eddig. A minimális és a célkészletet kézzel határozza meg. Ez az egyszerű út, például rögzített heti bevásárlásnál.
Fogyás alapján: a DiKAS a raktári könyvelésekből kiolvassa, mennyit adtak el a termékből, illetve mennyit használtak fel belőle receptekben az elmúlt napokban, és ebből kiszámítja a napi felhasználást. A termék neve alatt a számítás látható.

Így számol a rendszer:

Érték	Jelentés	Alapértelmezés
Visszatekintés (nap)	Az az időszak, amelyből a napi felhasználás származik	28 nap (megengedett: 7–365)
Szállítási idő	a szállítónál van megadva (Adminisztráció → Szállítók)	ha hiányzik, a DiKAS 0 nappal számol, és „nincs megadva (0)“ szöveget ír ki
Rendelési ritmus (nap)	hány napig tartson ki a következő szállítás	7 nap (megengedett: 0–60)
Tartalék (nap)	Biztonsági puffer	2 nap (megengedett: 0–60)

Rendelés ez alatt = napi felhasználás × (szállítási idő + tartalék). Feltöltés eddig = napi felhasználás × (szállítási idő + ritmus + tartalék). A már megrendelt, de még le nem szállított mennyiségek a készlethez számítanak; a nyitott piszkozatok nem. A megadott minimális készlet alsó határként megmarad, a megadott célkészletet viszont a számítás felváltja. A minimális készlet nélküli termékek is megjelennek, amint megbízható felhasználási adat áll rendelkezésre. Az „Újraszámítás" gombbal alkalmazza a módosított értékeket.

Az értékek csak a megnyitott nézetre érvényesek

A visszatekintés, a ritmus és a tartalék 28 / 7 / 2 nappal indul. Amit módosít, azt a DiKAS ebben a böngészőben, ezen az eszközön megjegyzi, és a következő megnyitáskor újra ott lesz. Egy másik eszközön vagy böngészőben ismét az alapértelmezések érvényesek. Azt, hogy min./cél vagy felhasználás alapján számol-e, minden megnyitáskor újra meg kell határoznia.

Példa: átlagosan napi 2 kg lisztet ad el, a szállítási idő 3 nap. A rendelési küszöb 2 × (3 + 2) = 10 kg, a feltöltési szint 2 × (3 + 7 + 2) = 24 kg. Ha 8 kg van a raktárban, a DiKAS 16 kg-ot javasol, még akkor is, ha az 5 kg-os minimális készletet még nem lépte túl lefelé a készlet.

Mikor marad a DiKAS a min./cél számításnál: a sor megnevezi az okot.

Megjegyzés	Jelentés
„Nincs felhasználási adat“	Ehhez a termékhez még nincs könyvelés a raktárban: hiányoznak az adatok.
„Csak … napnyi előzmény“	7 napnál rövidebb előzmény: túl rövid egy megbízható napi értékhez.
„Nem volt felhasználás az elmúlt … napban“	Vannak adatok, de semmit sem használtak fel: valódi nulla, nem adathiány.

A veszteségek, a korrekciók és az áttárolások nem számítanak felhasználásnak, egy sztornó pedig csökkenti azt. A rendelésbe való átvételkor a DiKAS ugyanazzal az alappal számol újra; ezért az „Újraszámítás“ és a „Rendelés létrehozása“ előtt ugyanazt a számítási módot állítsa be.

Szállítók összehasonlítása¶

Ha egy terméknek több szállítója vagy kiszerelése van (Termékek készlettel), a termék neve alatt a „Szállítók összehasonlítása (n)“ felirat áll. Lenyitva minden sor a következőket mutatja:

a szállítót és a kiszerelést, például 6 db-os karton vagy 12 db-os karton,
a palackonkénti árat (a raktár rendelési egységére vetítve): a kiszerelés ára osztva a kiszerelési szorzóval,
a rendelést egész kiszerelésekben teljes mennyiséggel és árral, például „3 kiszerelés = 36 palack 45,00 €-ért“,
a szállítási időt és — ha meg van adva — a szállító minimális rendelési értékét és (a Készletgazdálkodás modullal) bérmentes szállítási határát.

Példa: az igény 26 palack. A 8,00 €-s 6 db-os karton 5 × 8,00 = 40,00 €-ba kerül (30 palack). A 15,00 €-s 12 db-os karton 3 × 15,00 = 45,00 €-ba kerül (36 palack), noha az egyes palack 1,25 €-val olcsóbb, mint 1,33 €-val. A ténylegesen szükséges egész kiszerelések költsége a döntő. 24 palackos igénynél viszont a 12 db-os karton lenne a kedvezőbb, 30,00 € a 32,00 €-val szemben.

A „Csere“ a sort erre az alternatívára állítja: a kiszerelést, az árat, a rendelési számot és a mennyiséget az új kiszerelésre számolja újra (a régi darabszámot soha nem veszi át), a sor pedig átkerül az új szállító csoportjába. Felhasználás szerinti módban ekkor annak a szállítási ideje is érvényes. Egy már előkészített termék zárolt marad.

A felül lévő „Szállító kiválasztása“ mezőben állítja be, mit javasoljon a DiKAS:

Alapértelmezett szállító (alapbeállítás): mint eddig, a termék alapértelmezett szállítója, egyébként az első bejegyzés.
Legkedvezőbb ajánlat: az az alternatíva, amelynél az egész kiszerelések költsége a legalacsonyabb (mennyiségi árlépcsővel, ha meg van adva). Az ár nélküli, inaktív szállítóhoz tartozó vagy igény nélküli alternatívák (felhasználás szerinti módban rövidebb szállítási idő miatt) soha nem nyernek. Ha nincs ilyen, az alapértelmezett szállító marad.
Legkedvezőbb fuvardíjjal együtt: mint a „Legkedvezőbb ajánlat", de hozzászámítja azt a fuvardíjat is, amely a termék egyedi rendelésekor a szállítónál felmerülne (irányérték, lásd Sávos árak és fuvardíj).

Minden szállítói csoport alatt látszik, hogy elérte-e a bérmentes szállítási határt, vagy mennyi hiányzik még hozzá; a minimális rendelési értékre a rendszer mint eddig figyelmeztet.

A sávos árakat és a fuvardíjat is ismeri a DiKAS: ha egy szállítónál mennyiségi árlépcső, fuvardíj vagy kismennyiségi felár van megadva, a javaslat ezzel számol — hogy hogyan, azt a Sávos árak és fuvardíj a szállítónál írja le. Bejegyzés nélkül a normál kiszerelési ár érvényes.

A fuvardíj bekerül a rendelésbe

Ha egy szállítói csoportnál fuvardíj vagy kismennyiségi felár merül fel, a Beszerzési rendelés létrehozása a kettő összegét beírja a rendelés szállítási költségébe (csak a Készletgazdálkodás modullal). Az összeget a szerkesztőben még módosíthatja. Ha semmi sem merül fel, a szállítási költség üres marad.

Rendezvények beszámítása (opcionális)¶

A „Rendezvények figyelembevétele" opcióval a javaslat beszámíthatja a következő napokra tervezett rendezvények hozzávaló-igényét. Az opció ki van kapcsolva; hogy hogyan hat, azt a Rendezvények tervezése írja le.

Nagy javaslatok ellenőrzése¶

Kezdetben összesen legfeljebb 100 termék sora jelenik meg, akkor is, ha a javaslat több szállítót érint. A „További 100 termék megjelenítése“ bővíti a nézetet. A számláló a megjelenített és az összes tételt mutatja („Megjelenítve: 100 / 340 termék").

A létrehozás a kiválasztott szállítói csoport minden pozitív rendelési mennyiségű tételét figyelembe veszi, a még meg nem jelenített sorokat is. A „Beszerzési rendelés létrehozása“ gombon álló szám a ténylegesen kiválasztott tételeket mutatja. Nagy csoportoknál ezért a további sorokat is ellenőrizze. Először egy piszkozat keletkezik; küldés előtt ellenőrizze annak teljes terjedelmét és értékét. A létrehozott rendelés célraktára a főraktár.

Soronként a Készlet, a Min., a Cél, az Igény és a Rendelési mennyiség látható (a kiszerelési szorzóhoz tartozó „(12 db-os)" kiegészítéssel). Minden csoport fölött a szállító neve áll, alatta az Összesen.

Ellenőrizze a mennyiségeket, és szükség esetén módosítsa őket; a nem szükséges sorokat a „Sor eltávolítása" gombbal törölje.
Szállítónként kattintson a „Beszerzési rendelés létrehozása" gombra.
A rendelés ezután Piszkozat állapotban jelenik meg a listában.

A „Szállító nélkül” csoport

A megadott szállító nélküli termékek egy külön csoportba kerülnek ezzel a megjegyzéssel: „Ezekhez a termékekhez nincs megadva szállító — kérjük, a terméknél a „Raktár" alatt adjon meg egy szállítót kiszereléssel." Ebből a csoportból nem keletkezik rendelés; a hozzárendelés a termékhez tartozik.

Ha ott a „Nincs igény — minden készlet a minimum felett van." üzenet áll, akkor vagy elegendő áru van raktáron, illetve már meg van rendelve, vagy még nincsenek min./cél szabályok megadva.

3. A rendelés ellenőrzése és elküldése¶

Egy rendelésre kattintva megnyílik a rendelésszerkesztő.

Mező	Jelentés
Szállító	A címet és a rendelési adatokat innen veszi át a rendszer
Célraktár	Ide könyveli a rendszer az áruátvételt; alapértelmezés a főraktár
Szállítási időpont	Kívánt időpont
Megjegyzés	Megjelenik a rendelésen, például „kérjük, délelőtt szállítsanak"

A Készletgazdálkodás modullal a szerkesztő ezen felül egy rendelésszámot (ezt csak a leadáskor kapja meg), szállítási költséget, egy belső megjegyzést (nem szerepel a rendelésen) és a tételenkénti adót is mutatja — lásd Beszerzés.

A tételek Kiszerelés, Szorzó, Beszerzési ár/kiszerelés és Összesen adatot tartalmaznak; legalul a Végösszeg áll. További termékeket a „Termék keresése (név, cikkszám, vonalkód)…" mezővel ad hozzá.

Kézi rendelésnél először a szállítót választja ki, és utána adja hozzá a termékeket. A DiKAS betölti a kiválasztott termék beszerzési adatait, és átveszi a megadott szállítási kiszerelését, a szorzót és a beszerzési árat. Várja meg, amíg a kiválasztás befejeződik; addig még nem lehet menteni. Betöltési hiba esetén a rendszer nem hoz létre nulla árú helyettesítő tételt. Ha a terméknél valóban hiányzik a hozzárendelés ehhez a szállítóhoz, mentés előtt saját maga ellenőrizze és egészítse ki a kiszerelést, a szorzót és az árat.

Ha a szállító minimális rendelési értéke még nincs elérve, fölötte a sárga „A 250,00 € minimális rendelési érték még nincs elérve (jelenleg 180,00 €)." megjegyzés áll — ez nem akadályozza a rendelést, csak emlékeztet.

A szerkesztő tetején emellett a Mentés, a Rendelés PDF (a papír, amelyet a szállító megkap; az áruátvétel után is lehívható) és a Sztornózás gomb található. Az elküldésre két út van:

„Küldés e-mailben a szállítónak" — a DiKAS elküldi a rendelést a megadott e-mail-címre, és az állapotot Megrendelve értékre állítja. Ezután megjelenik a „A rendelést elküldtük ide: …" üzenet. Hogy a DiKAS hogyan akadályozza meg a kettős küldést, és mit jelent a Bizonytalan kimenetel, azt a Rendelés küldése a szállítónak írja le. A küldés gomb csak a teljes leszállításig érhető el.
„Megjelölés megrendeltként" — olyan rendelésekhez, amelyeket telefonon vagy egy szállítói portálon ad le. A rendszer nem küld e-mailt; a rendelés később „Küldés nem igazolt” állapotúnak számít.

A „Sztornózás" megszakítja a rendelést; a megerősítő kérdés jelzi, hogy ez nem vonható vissza.

A rendelés állapotai¶

Állapot	Jelentés
Piszkozat	Létrehozva, még nincs elküldve — tetszés szerint módosítható
Igénylés	Belső igénylésből keletkezett; a piszkozathoz hasonlóan még módosítható
Megrendelve	Leadva a szállítónál, a szállítás még hátravan
Részben leszállítva	Egy rész megérkezett, a maradék nyitva marad
Leszállítva	Teljes egészében megérkezett
Lezárva	Szándékosan befejezve: minden leszállítva, vagy a hiányzó hátralékot indoklással lemondták (5. szakasz)
Sztornózva	Megszakítva

4. Áruátvétel könyvelése — részszállításként is¶

Amint a rendelés Megrendelve állapotú, a szerkesztőben megjelenik az Áruátvétel szakasz.

Szállítólevél rögzítése: adja meg a Szállítólevél száma, a Szállítólevél dátuma és — ha van — a szállító Szállítási hivatkozás mezőjét. A szám megvédi attól, hogy ugyanazt a szállítólevelet ennél a rendelésnél kétszer könyvelje. Egy olyan szállítólevelet, amely ugyanannak a szállítónak egy másik rendelésénél már szerepelt, a rendszer nem ismer fel.
Nézze végig a szállítást a szállítólevél alapján. A Megrendelve, a Leszállítva és a Hátralék oszlop mutatja az állást (a Leszállítva az eddig könyvelt állás, nem a mai bevitele); kiszereléseknél az is látszik, hány raktári egységet tartalmaz egy kiszerelés.
Tételenként a „Most átvéve" oszlopba írja be a ténylegesen átvett mennyiséget kiszerelésben. A mezők szándékosan üresek: csak azt könyveli, amit beír. Ha valóban minden a rendelés szerint érkezett, a „Nyitott mennyiségek kitöltése" a hátralékot beírja a mezőkbe — könyvelés csak a 6. lépéssel történik.
Ha olyan áru is érkezett, amelyet nem vesz át (törés, hibás áru, minőségmegőrzési idő), írja be az „Elutasítva" oszlopba, és adja meg az okot. Az elutasított áru nem kerül a raktárba, és nem számít leszállítottnak; a rendelés beszerzési előzményeiben látható marad.
Ha az ár eltér a megrendelttől, a „Beszerzésiár-korrekció" mezőbe írja be az új, kiszerelésenkénti beszerzési árat (nem lehet negatív). Opcionálisan rögzítsen egy megjegyzést az áruátvételhez.
„Áruátvétel könyvelése".

Példa: 10 kartont rendelt. 6 érkezik, ebből egy összetört. A „Most átvett” mezőbe 5-öt, az „Elutasítva” mezőbe 1-et ír („Karton összetört”). A raktárba 5 karton kerül, a hátralék 5 marad nyitva. Ezt a hátralékot a szállító utólag leszállítja — vagy a rendelést indoklással lezárja (5. szakasz).

A megrendeltnél több átvétele

Ha az átvett mennyiség meghaladná a rendelt mennyiséget, az űrlap figyelmeztetést mutat, és a többletszállítás indoklását kéri (például „Bónuszkarton”). Enélkül a DiKAS nem könyvel. Így soha nem kerül észrevétlenül több áru a raktárba, mint amennyiben megállapodtak.

Ugyanaz a szállítólevél még egyszer

Ha a szállítólevélszámot ennél a rendelésnél már lekönyvelték, a DiKAS rákérdez, mielőtt újra könyvelne. Csak ha valóban egy azonos számú második szállításról van szó, erősítse meg a „Igen, második szállítás könyvelése" gombbal. Ugyanez érvényes, ha ugyanazt a számot ugyanannak a szállítónak egy másik rendelésénél már lekönyvelték; a kérdés ekkor megnevezi ezt a rendelést. Ha a szállítólevél valóban több rendeléshez tartozik (gyűjtő szállítólevél), rendelésenként egyszer erősítse meg.

Ami közben történik:

A mennyiségeket a rendszer a célraktárba könyveli (a forrás az Áruátvétel rendszerraktár).
A termék átlagos beszerzési ára ebben a raktárban továbbvezetésre kerül.
Ha hátralék marad nyitva, a rendelés Részben leszállítva állapotba kerül, és később újra lehet rá szállítást könyvelni.

Áruátvétel rendelés nélkül

A sorozatszám nélkül vezetett árut, amely előzetes rendelés nélkül érkezik, az Adminisztráció → Raktár → Könyvelések → „Új könyvelés" → Áruátvétel úton könyveli: válassza ki a célraktárat, adja hozzá a termékeket a keresővel, rögzítse a mennyiségeket és az egységenkénti beszerzési árat, majd Könyvelés. A sorozatszámmal vezetett eszközöket egy rendeléssel és annak áruátvételével rögzítse, hogy az eszközök és a mennyiségek együtt legyenek hozzárendelve. Az áruátvételi könyvelésnél opcionálisan megadhatja a szállítót, a szállítólevél számát, a szállítólevél dátumát és a szállítási hivatkozást; ezek ezután a naplóban a könyvelésnél szerepelnek. Ha ugyanaz a szállítólevélszám ennél a szállítónál már egy rendelésnél le van könyvelve, a DiKAS rákérdez, mielőtt újra könyvelne („Igen, könyvelés ennek ellenére"). Két azonos számú szabad könyvelést a DiKAS nem ismer fel. Ha a Raktári beállításokban be van kapcsolva a „Korrekciók csak külön jogosultsággal", ehhez a „Korrekció és szabad áruátvétel könyvelése" jogosultság szükséges.

A készlet csak a végrehajtott könyveléssel változik

Egy létrehozott, de végre nem hajtott könyvelés semmin sem változtat. Az „Áruátvétel könyvelése" után megjelenik az „Áruátvétel lekönyvelve." visszaigazolás — csak ezután áll az áru a készletben.

Megszakadt áruátvétel folytatása¶

Egy szállítás egy rögzített folyamathoz tartozik. A DiKAS a könyvelés előtt elmenti, mely tételek, mennyiségek, árak és adott esetben sorozatszámok tartoznak ehhez az átvételhez. Ha a kapcsolat a könyvelés közben megszakad, a mennyiség már a raktárban lehet, noha még nem jelent meg visszaigazolás.

Nyissa meg újra ugyanazt a rendelést, vagy töltse újra az oldalt.
Olvassa el a nyitott szállítási folyamatra vonatkozó megjegyzést. Az akkori bevitelek zárolva, de láthatóan megmaradnak.
Válassza az „Áruátvétel folytatása“ lehetőséget. A DiKAS befejezi az elmentett szállítás feldolgozását, és visszaigazolja a rendelés előrehaladását. A már lekönyvelt mennyiségeket ekkor nem adja hozzá újra.
Ezután ellenőrizze a Leszállítva, a Hátralék és a célkészlet értékét.

Egy megszakadt kapcsolatról szóló üzenet nem jelenti automatikusan, hogy semmit sem könyveltek. Ugyanahhoz a szállítólevélhez ezért ne hozzon létre második rendelést vagy szabad áruátvételi könyvelést.

A „Meg nem kezdett átvétel elvetése“ lehetővé teszi a javítást, amíg a feldolgozás még nem kezdődött el, például egy elutasított sorozatszám után. Amint eszközök vagy mennyiségek feldolgozhatók, az elmentett átvételt folytatni kell. Egy ilyen folyamat nem állítható vissza a könyvelés törlésével. Ha ezután mennyiségi korrekcióra van szüksége, azt nyomon követhető, önálló mozgásként kell végrehajtani.

Amíg egy szállítás tisztázatlan, a rendelés módosításai és állapotváltásai zárolva vannak. A célraktárára vonatkozó rendelési javaslat is először a folytatásra szólít fel: különben a már beérkezett áru és a még régi rendelési hátralék kétszer jelenhetne meg elérhetőként.

Ha egy megszakadt átvétel az Igénylések alatt is megjelenik, a „Megnyitás a rendelésben“ pontosan ehhez a rendeléshez vezet. Ott zárja le az átvételt az „Áruátvétel folytatása“ gombbal.

A következő szállítólevél kezdése új szállításként¶

Egy visszaigazolt részszállítás után a DiKAS a „Ez a szállítás lezárult“ üzenetet mutatja. A következő szállítólevélnél válassza a „További szállítás rögzítése“ lehetőséget. Ellenőrizze az előre kitöltött hátralékot, és kizárólag a most leszállított mennyiséget írja be. Így egy szándékos utószállítás megkülönböztethető marad egy kapcsolati hiba utáni ismételt kísérlettől.

Sarzsok és minőségmegőrzési idő az átvételkor¶

Sarzskezelésű termékeknél tételenként megjelenik a Sarzs és minőségmegőrzési idő terület sarzzsal, minőségmegőrzési idővel és mennyiséggel; a sarzsmennyiségeknek együtt ki kell adniuk az átvett mennyiséget. A sarzs alapértelmezés szerint kötelező: sarzs nélkül a DiKAS nem könyvel. Csak ha a Raktári beállításokban kikapcsolja „A sarzsszám kötelező az áruátvételkor” opciót, lehet az árut bejegyzés nélkül átvenni; a mennyiséget ekkor a rendszer „sarzs nélkül” könyveli, és az nem követhető vissza. Erről bővebben a Sarzsok és minőségmegőrzési idő fejezetben olvashat.

Áruátvételi ellenőrzés (HACCP)¶

Amikor árut vesz át, a szállítást rögtön rögzítheti a HACCP-jegyzőkönyvben — például a beszállításkori hőmérsékletet és a csomagolás állapotát. A jegyzőkönyv pontosan ehhez a szállításhoz tartozik, és megnevezi a szállítót, a szállítólevelet, az átvett sarzsokat és az elutasított árut.

Előfeltételek: a HACCP modul aktiválva van, a HACCP az üzemi beállításokban be van kapcsolva, és a Beállítások → Raktár alatt be van jelölve a „HACCP áruátvételi ellenőrzés felajánlása az áruátvételnél” opció. A rendelések szerkesztésére vonatkozó jogosultságra van szüksége. Ezen felül a HACCP alatt léteznie kell egy aktív, „Áruátvétel” kategóriájú ellenőrzőlistának (lásd HACCP).

Így járjon el

Nyissa meg a rendelést, és a megszokott módon írja be a leszállított mennyiségeket.
Az Áruátvételi ellenőrzés (HACCP) szakaszban adja meg a mért értékeket, például a maghőmérsékletet. A hőmérsékletet vesszővel vagy ponttal írhatja.
Kattintson az Áruátvétel könyvelése gombra. Először a szállítás könyvelődik, utána a program elmenti az ellenőrzési jegyzőkönyvet. Ekkor a „Ellenőrzési jegyzőkönyv elmentve” üzenetet látja.

Jó tudni

Az ellenőrzés lehetőség, nem kötelezettség. A szállítást mért értékek nélkül is lekönyvelheti, és az ellenőrzési jegyzőkönyvet később az Ellenőrzési jegyzőkönyv pótlása funkcióval rögzítheti.
Ha egy mért érték a határokon kívül esik, a program jelzi ezt, és javasolja, hogy ellenőrizze, elutasítja-e az árut. Magától semmit sem utasít el, és a könyvelést soha nem zárolja. Hogy visszautasít-e árut, azt a megszokott módon az „Elutasítva” oszlopban, okkal együtt adja meg.
Ha a jegyzőkönyv mentése nem sikerül (például kapcsolati hiba miatt), a szállítás ettől még lekönyvelve marad. A program a „Hiányzik a HACCP-jegyzőkönyv" üzenetet mutatja az Újraküldés gombbal. Az oldal bezárása után is rögzítheti a jegyzőkönyvet az Ellenőrzési jegyzőkönyv pótlása funkcióval.
Minden lekönyvelt áruátvételhez legfeljebb egy ellenőrzési jegyzőkönyv tartozik. Egy lezárt jegyzőkönyvet a rendszer nem ír felül.
A jegyzőkönyv nem tartalmaz beszerzési árakat, sem kapcsolattartókra vagy futárokra vonatkozó adatokat.
Ha több pénztára vagy eszköze van, mindegyiket hozza azonos programverzióra, mielőtt bekapcsolja a beállítást.

Sorozatszámok az átvételkor¶

Sorozatszámmal vezetett termékeknél készletegységenként pontosan egy gyártói sorozatszámot kér a rendszer. Példa: két karton, egyenként három eszközzel, hat különböző számot igényel. Egy sorozatszám egy másik terméknél sem lehet már rögzítve (a sorozatszámok a Készletgazdálkodás modulhoz tartoznak). A DiKAS az egész szállítást ellenőrzi üres és kettőzött számokra, mielőtt új eszközöket hozna létre.

Ha a sorozatszám-kezelést a terméknél csak a rendelés után kapcsolták be, töltse újra a rendelést. A szkennelési mező az aktuális kötelezettséget veszi figyelembe. Egy már megkezdett átvétel megtartja az akkor elmentett adatait.

Az eszközöket a rendszer a pozitív mennyiségi készlet előtt menti el. Ha ez a rögzítés közben megszakad, a már rögzített eszközök ugyanahhoz az átvételhez kapcsolva maradnak; az „Áruátvétel folytatása“ csak a hiányzó eszközöket egészíti ki, majd lezárja a készletkönyvelést. Eközben ne végezzen második rögzítést ugyanazokról az eszközökről.

5. A rendelés lezárása és a hiányzó hátralék tisztázása¶

Az átvétel és a lezárás különböző kérdésekre felel: Mi érkezett meg ténylegesen? és Várunk-e még további árut? A „Beszerzési rendelés lezárása" gomb a Megrendelve állapottól jelenik meg (a Részben leszállítva és a Leszállítva állapotban is). Egy piszkozatot nem zár le, hanem sztornóz.

Minden leszállítva¶

Hasonlítsa össze a leszállított mennyiségeket és a szállítólevelet.
A rendelésben válassza a „Beszerzési rendelés lezárása“ lehetőséget.
Olvassa el a megjegyzést, és válassza a „Lezárás megerősítése“ lehetőséget.

Lezárt rendelés elmentett indoklással a mobil demóban

A rendelést a rendszer Lezárva állapotban vezeti. Ekkor nem könyvel további árut. A lezárás számlaellenőrzést sem igazol; ezt a Beszerzés-ellenőrzésben végzi el a szállítói számla alapján. A sérült árut ott egy Visszáruval küldi vissza.

A szállító már nem tudja leszállítani a hátralékot¶

Példa: tíz kartont rendelt, és hatot vett át. A maradék négy karton elmarad.

Ellenőrizze a ténylegesen visszaigazolt szállítási állást: Megrendelve 10, Leszállítva 6.
Válassza a „Beszerzési rendelés lezárása“ lehetőséget.
Adjon meg egy érthető lezárási indoklást (nyitott hátraléknál kötelező, legfeljebb 500 karakter), például „A szállító négy kartont végleg lemondott, telefonon megerősítve 10.22-én.“.
Válassza a „Lezárás megerősítése“ lehetőséget.

A DiKAS megőrzi a tízes rendelt és a hatos leszállított mennyiséget. A készlet változatlan marad. A lezárás időpontja, a felelős személy és az indoklás a rendelésben látható. A négy maradék karton már nem számít úton lévőnek. Töltse újra a rendelési javaslatot: hogy kell-e és mennyit utánrendelni, az most a készletétől és a beállított min./cél értékektől függ.

Ne találjon ki árut a rendelés lezárásához

Ne állítsa a Leszállítva értéket tízre, ha csak hat érkezett meg. Az elmaradó hátralékhoz az indokolt lezárást használja. Az olyan áruhoz, amelyet már átvettek, és utána visszamegy a szállítóhoz, saját, nyomon követhető visszáru és adott esetben jóváírás szükséges; a rendelés lezárása semmit sem vesz ki a raktárból.

Amíg egy áruátvétel nyitott, először ezt a folyamatot zárja le az „Áruátvétel folytatása“ gombbal. Ha a DiKAS időközben megváltozott szállítási állást jelez, töltse újra a rendelést, és hasonlítsa össze ismét a bizonylataival. A lezárás után ehhez a rendeléshez már nem lehet új szállításokat könyvelni.

Gyakorlati példa: italszállítás hiánnyal¶

Rendelve volt 10 rekesz kóla, 5 rekesz ásványvíz és 2 rekesz rum. Leszállítanak 10 rekesz kólát, 5 rekesz vizet és csak 1 rekesz rumot.

Nyissa meg a rendelést (Megrendelve állapot), Áruátvétel szakasz.
A „Most átvéve" oszlopba írjon kólához 10-et, vízhez 5-öt, rumhoz 1-et.
A rum a számla szerint rekeszenként 84,00 € helyett 90,00 €-ba kerül → Beszerzésiár-korrekció 90,00.
Megjegyzés: „1 rekesz rum hiányzik, utószállítást ígértek".
Áruátvétel könyvelése.

Eredmény: a készlet 240 palack kólával, 60 palack vízzel és 12 palack rummal nő, a rum átlagos beszerzési ára követi a változást. A rendelés Részben leszállítva állapotú, 1 hátralékkal — az utószállítást ugyanarra a rendelésre könyveli.

Ha valami nem működik¶

Üzenet	Ok és megoldás
„Kérjük, válasszon szállítót."	Egy rendeléshez szállító szükséges.
„Legalább egy 0-nál nagyobb mennyiségű tételt rögzítsen."	Egy üres rendelést a rendszer nem ment el.
„Nincs megadva szállított mennyiség — kérjük, legalább egy 0-nál nagyobb mennyiségű tételt rögzítsen."	Az áruátvételben mindenhol 0 állt — a mezők szándékosan üresek. Írja be a mennyiségeket, vagy válassza a „Nyitott mennyiségek kitöltése" lehetőséget. Ha csak olyan áru érkezett, amelyet nem vesz át, írja be az „Elutasítva" oszlopba okkal együtt, és hagyja a „Most átvett” értéket 0-n: a DiKAS a beszerzési előzményekben rögzíti a szállítólevelet és az elutasítást, semmit sem könyvel a raktárba, és a rendelést nyitva hagyja.
„Az elutasított áruhoz hiányzik az ok." / „A megrendeltnél több átvéve …"	Az elutasított áruhoz ok, a többletszállításhoz indoklás tartozik.
„A beszerzési rendelést nem sikerült elküldeni" / „Ehhez a szállítóhoz nincs megadva e-mail-cím."	A szállítónál nincs e-mail megadva, vagy az e-mail-küldés nincs beállítva. Alternatívaként használja a „Megjelölés megrendeltként" lehetőséget.
„Bizonytalan kimenetel …", „Ezt a rendelést már elküldték a szállítónak …", „… a szállítónak történő küldés nem igazolt …"	Védelem a kettős küldés ellen — az eljárás a Rendelés küldése a szállítónak oldalon olvasható.
„A 250,00 € minimális rendelési érték még nincs elérve (jelenleg 180,00 €)."	Csak megjegyzés — a rendelés ennek ellenére elküldhető.
„Ezekhez a termékekhez nincs megadva szállító …"	„Szállító nélkül” csoport a javaslatban: adja meg a szállítót és a kiszerelést a terméknél.
„Nincs igény — minden készlet a minimum felett van."	Vagy minden van készleten, vagy hiányoznak a min./cél szabályok a főraktárban.
„A szállítókat nem sikerült betölteni — a szerver nem érhető el."	Kapcsolati probléma; töltse újra az oldalt.
„Az áruátvétel még nincs lezárva“	Nyissa meg az érintett rendelést, és válassza az „Áruátvétel folytatása“ lehetőséget. Csak ezután töltse újra a javaslatot.
„Időközben egy másik szállítást könyveltek“	Töltse újra a rendelést, és ellenőrizze a szállítólevelet az aktuális szállítási állással szemben. Egy másik személy vagy egy korábbi kísérlet már megváltoztatta az állást.
Egy termék hiányzik a javaslatból, noha a készlete alacsony	A javaslat csak a főraktárat veszi figyelembe. A pultok utánpótlása igényléseken keresztül történik.

Következő lépés¶

Visszáru és beszerzési ellenőrzés — visszáru, jóváírás és a szállítói számla ellenőrzése
Raktár a pénztárnál — hogyan kér utánpótlást a pult
Leltár és jelentések — a készletérték és az anyagfelhasználás kiértékelése