Freizeit und Bistro¶

Für betreute Minigolf- und Erlebnisbetriebe verbindet Freizeit & Bistro den Ticketverkauf mit dem Gruppenempfang. Die Bistrobestellungen werden über die Gastro-Kasse geführt.

Voraussetzung: Das Modul Ticketing ist lizenziert und unter Admin → Einstellungen → Betrieb eingeschaltet. Für Online-Tickets werden zusätzlich der Zahlungsanbieter und der Mailversand eingerichtet. Die Grundlagen stehen unter Online-Ticketing.

Betriebsart: Freizeit & Bistro einschließlich Gast-Tagesplan benötigt den vollständigen DiKAS-Server. Dieser kann in der Cloud oder lokal auf einer DiKAS-Box beziehungsweise einem Windows-Server laufen. Smartphones und Tablets greifen als verbundene Bediengeräte auf diesen Server zu. Eine Android-Einzelkasse, die ohne diesen Server betrieben wird, stellt das Ticketing-Modul nicht bereit.

Aktivitäten und Tarife einrichten¶

Unter Admin → Freizeit & Bistro werden Ticketartikel und ihre Kapazitätsregeln gepflegt. Erwachsene, Kinder und Begleitung können eigene Artikel mit eigenen Preisen sein.

Einstellung	Bedeutung
Gemeinsamer Kapazitätsartikel	Erwachsene und Kinder greifen auf denselben Bestand zu. Dafür bei beiden denselben maßgeblichen Ticketartikel wählen.
Kapazität je Eintritt	Wie viele Spielplätze ein Ticket beansprucht. Eine Begleitung ohne Spiel kann 0 Spielplätze beanspruchen.
Hallenplätze je Eintritt (leer = wie Spielplätze)	Physische Besucher unabhängig von der Spielkapazität zählen. Eine Begleitung kann 0 Spielplätze und 1 Hallenplatz belegen.
Tageskontingent	Maximale Menge für einen Tag.
Startplätze gleichzeitig	Maximale Gruppengröße für denselben Startzeitpunkt.
Gleichzeitige Hallenbelegung	Gesamtzahl gleichzeitig belegter Plätze, auch bei unterschiedlichen Startzeiten.
Belegungsdauer in Minuten	Zeitraum, für den die Aktivität Kapazität beansprucht.
Mindestgruppe / Maximalgruppe	Zulässige Anzahl für einen Gruppenkauf.
Exklusive Gruppe	Die Aktivität wird für eine Gruppe allein vergeben.
Einverständnis vor Einlass erforderlich	Der Empfang bestätigt die erforderlichen Angaben vor dem Einlass.

Startgruppe und Hallenbelegung unterscheiden

Zwölf Startplätze bedeuten nicht automatisch zwölf Personen in der gesamten Halle. Verwenden Sie für Startgruppen und gleichzeitige Hallenbelegung die passenden Grenzen. Begleiter ohne Spiel müssen für physische Aufenthaltsgrenzen über die Hallenplätze mitzählen. Das betriebliche Sicherheitskonzept bleibt maßgeblich.

Die Preise der Ticketartikel und die betrieblichen Zahlungsarten vor dem ersten Verkauf prüfen. Verwenden Sie dieselbe Kapazitätsgrundlage für zusammengehörige Tarife.

Eintritte an der Kasse verkaufen¶

Kasse → Menü → Freizeit & Bistro öffnen.
Eintritte verkaufen wählen und Aktivität, Datum, Zeit und Menge angeben.
Preis & Plätze prüfen wählen. Preis und Verfügbarkeit vor dem Bezahlen kontrollieren.
Die Zahlung festlegen und einen tatsächlichen Baranteil entgegennehmen. Bei Gutscheinzahlung den Code und Baranteil prüfen, dann Zahlung bestätigen – verkaufen wählen.
Verkaufsbestätigung und ausgestellte Tickets prüfen. Unter Ticket als PDF lässt sich das Ticket öffnen.

Ein Ticketartikel, der nur als gewöhnliche Bistroposition gebucht wurde, ersetzt den Ticketverkauf nicht. Verwenden Sie für Eintrittsberechtigungen den vorgesehenen Verkaufsablauf.

Bei einer unterbrochenen Antwort zuerst den bisherigen Verkauf prüfen. Derselbe Vorgang darf nicht als neuer Verkauf mit neuer Referenz wiederholt werden, solange unklar ist, ob die Zahlung bereits verbucht wurde.

Mit Gutschein und Baranteil bezahlen¶

Nach der Preisvorschau kann unter Gutscheincode (optional) ein Gutschein eingegeben werden. Baranteil ist der tatsächlich bar gezahlte Betrag; der Gutschein übernimmt die Differenz zum bestätigten Gesamtpreis. 0 als Baranteil bedeutet vollständige Gutscheinzahlung. Ohne Gutscheincode wird der Gesamtbetrag bar gezahlt.

Der Gutschein wird im bestehenden Kassenweg auf Gültigkeit und ausreichendes Guthaben geprüft. Einen abgewiesenen Vorgang zuerst prüfen und den Fehler klären; nicht mit einem neuen Verkauf erneut kassieren. Einzelverkauf, Familienkorb, Aktivitätenprogramm und Angebotsannahme verwenden denselben Zahlungsgrundsatz.

Der Freizeit-Verkaufsdialog bestätigt keine Zahlung an einem Kartenterminal. Für Kartenzahlung steht der vorhandene Online-Ticketverkauf zur Verfügung.

Eine Gruppe teilweise empfangen¶

Im Reiter Empfang bleiben die einzelnen Tickets sichtbar. Nur die tatsächlich anwesenden Personen bearbeiten. Bei erforderlichen Angaben Erforderliches Einverständnis liegt vor bestätigen und Ankunft speichern wählen. Noch fehlende Gäste bleiben wartend; Als ausgefallen markieren dokumentiert eine nicht erschienene Person. Eine Korrektur erfolgt über Als wartend markieren.

Angekommen und eingelassen sind verschiedene Schritte. Über Einlass scannen wird der QR-Code geprüft und der tatsächliche Einlass bestätigt. Der Einlass eines Teilnehmers lässt die übrigen Tickets der Gruppe unverändert.

Verbindung beim Einlass

Scanner benötigen eine Verbindung zum DiKAS-Server. Ohne Verbindung keine global sichere Prüfung an mehreren Geräten zusagen. Bei einer Störung übernimmt ein festgelegter betreuter Empfang; nach Wiederherstellung die Vorgänge einzeln abgleichen.

Bistro und Geburtstagstisch¶

Am Gruppenticket Bistro & Geburtstagstisch öffnen. Den Bistrotisch, den Beginn am Tisch und die Belegungsdauer wählen. Aktivität und Tisch haben eigene Zeiten. Optional ein vorhandenes Essenspaket mit Menge auswählen und Tisch & Essenspaket buchen wählen.

Das Essenspaket landet als offener Bon am Tisch mit Küchenhinweis. Es ist damit noch nicht bezahlt. Über Bistro öffnen weitere Bestellungen aufnehmen und den Verzehr am Tisch kassieren. Der bereits bezahlte Eintritt wird nicht nochmals kassiert.

Unter Bezahlte Bistrobelege zuordnen die tatsächlich zu dieser Tischsitzung gehörenden Belege auswählen und Belegzuordnung speichern wählen. Belege einer anderen Gruppe am selben Tisch gehören nicht dazu. Eine Ticketstornierung hebt bereits konsumierte Speisen nicht auf.

Für Tischzeiten und Anzahlungen steht zusätzlich die Tischreservierung zur Verfügung. Den Umgang mit Eintrittsvorauszahlung, zusätzlichem Verzehr und getrennten Zahlern vor dem ersten Gruppentag anhand eines vollständigen Beispiels festlegen.

Mehrere Aktivitäten als Paket verkaufen¶

Aktivitäten-Paket verkaufen öffnet einen betreuten Verkauf mit zwei bis fünf Aktivitäten. Die Aktivitäten in zeitlicher Reihenfolge angeben. Alle Teilnehmer absolvieren alle gewählten Aktivitäten. Zwischen dem Ende einer Aktivität und dem nächsten Beginn sind 10 bis 120 Minuten Pause vorgesehen.

Mit Preis & Plätze prüfen alle Teile kontrollieren. Erst bei vollständiger Verfügbarkeit und bestätigter Zahlung verkaufen. Die Kasse erstellt einen gemeinsamen Beleg, die einzelnen Aktivitäten erhalten ihre Tickets. Den Bistrobesuch anschließend gesondert zuordnen.

Familie mit Erwachsenen, Kindern und Begleitung¶

Im Paketverkauf die Option Gemischte Gruppe am gleichen Start (Erwachsene, Kinder, Begleiter) wählen. Für jeden Tarif die eigene Menge angeben. Alle Tarife müssen denselben Kapazitätsbereich und denselben Start haben. So können beispielsweise zwei Erwachsene, drei Kinder und eine Begleitung zusammen verkauft werden: fünf Spielplätze und sechs Hallenplätze, sofern die Tarife entsprechend konfiguriert sind.

Vor der Zahlung Preis und Plätze prüfen. Der Familienkorb erstellt einen gemeinsamen Beleg und einen zusammengehörigen Gruppenvorgang. Er ist vom Programm mit aufeinanderfolgenden Aktivitäten und Pausen zu unterscheiden.

Teilnehmer einer bezahlten Gruppe ändern¶

Am betreffenden Ticket Teilnehmerzahl ändern öffnen. Unter Teilnehmeränderung (+ / −) die positive oder negative Differenz erfassen und Preis & Plätze prüfen wählen. In einer gemischten Familie betrifft die Änderung den gewählten Tarif, beispielsweise Kinder. In einem Aktivitätenprogramm wird dieselbe Teilnehmeränderung für alle zugehörigen Aktivitäten geprüft.

Die Vorschau zeigt je Aktivität die alte und neue Menge, den Betrag sowie Änderung Spielplätze und Änderung Hallenplätze. Bei einer Verringerung werden die konkreten zu stornierenden Tickets angezeigt. Zu zahlen / auszuzahlen vor der Bestätigung kontrollieren. Bestehende Eintritte behalten ihren Preis; zusätzliche Eintritte werden zum aktuellen, für die neue Gruppengröße ermittelten Tarif angeboten.

Angezeigte Teilnehmer, Tickets und Zahlungsfolge geprüft bestätigen und Preisfolge bestätigen und ändern wählen. Zusätzliche Teilnehmer benötigen vollständig freie Plätze und eine bestätigte Zahlung der Differenz; dafür sind Barzahlung oder Gutschein mit gegebenenfalls einem Baranteil möglich.

Bei einer Verringerung werden die angezeigten zulässigen Tickets storniert und über den vorhandenen beleggestützten Barerstattungsweg ausgezahlt. Ein zuvor eingelöster Gutschein wird dabei nicht automatisch aufgeladen. Bereits konsumierter Bistroverzehr bleibt bestehen.

Unter Offene Teilnehmeränderungen einen unterbrochenen Vorgang über Änderung fortsetzen wiederaufnehmen. Nicht als neuen Verkauf oder neue Erstattung wiederholen. Sind reservierte Plätze nach einer bereits bestätigten Zahlung abgelaufen und inzwischen anderweitig vergeben, den Vorgang betreut klären; eine Fortsetzung darf keine belegten Plätze überbuchen. Unbegonnene Änderung abbrechen ist nur vor Zahlung oder erstem Storno möglich; danach den begonnenen Vorgang vollständig fortsetzen.

Teiländerungen eines Programms¶

Vor Teilstorno oder Erstattung zeigt Auswirkungen auf das gesamte Paket alle betroffenen Bestandteile und Zahlungsfolgen. Erst nach Prüfung Folgen gelesen – ausgewählten Eintritt weiterbearbeiten wählen und die konkrete Aktion bestätigen. Die übrigen Aktivitäten und bereits konsumierter Verzehr werden dadurch nicht stillschweigend aufgehoben. Eine noch nicht abgeschlossene Paketausstellung muss zuerst über ihren begonnenen Vorgang vervollständigt werden. Bis dahin sind Storno und Erstattung gesperrt.

Familie oder Programm vollständig umbuchen¶

Unter Umbuchung & Anlagenstörung die betreffende Gruppe wählen und Gruppe umbuchen öffnen. Die Übersicht zeigt den vollständigen Umfang: Bei einem Familienkorb alle zusammengehörigen Tarife, bei einem Aktivitätsprogramm alle aktiven Bestandteile. Sämtliche alten und neuen Startzeiten sowie den Vereinbarten Gruppenpreis prüfen.

Das neue Datum und die neue Startzeit beziehen sich auf den ausgewählten Eintritt. Die übrigen Aktivitäten werden um denselben Zeitabstand verschoben; ihre Reihenfolge und Abstände bleiben erhalten. Gruppe verbindlich umbuchen bestätigt den gesamten Vorgang. Neue Plätze werden vollständig gesichert, bevor die alten freigegeben werden. Der vereinbarte Preis bleibt unverändert; es entsteht weder eine neue Zahlung noch eine automatische Erstattung.

Unter Begonnene Umbuchungen einen unterbrochenen Vorgang über Vorgang fortsetzen wiederaufnehmen. Nicht mit einer neuen Buchung oder erneuter Zahlung ersetzen. Vorbereitung abbrechen ist nur möglich, solange noch kein Ticket tatsächlich umgestellt wurde; danach muss derselbe Vorgang vollständig fortgesetzt werden. Während einer laufenden Umbuchung bleiben Einlass und Geldaktionen für die betroffenen Tickets gesperrt.

Tischzeit, Essensauftrag und Bistrobelege sind eigenständige Zuordnungen. Den neuen Ablauf mit Bistro und Küche abstimmen. Eine Anlagenstörung führt nicht von selbst zur Auswahl einer Ersatzaktivität. Geschützte Änderungswünsche von Gästen sind Anfragen an den Empfang und noch keine bestätigte Umbuchung.

Warteliste und befristetes Gruppenangebot¶

Unter Warteliste & Gruppenangebote die Aktivität, den Termin, die Teilnehmerzahl und den Ansprechpartner erfassen und Auf Warteliste setzen wählen. Eine Wartelistenanfrage ist noch keine bestätigte Buchung.

Mit Plätze befristet anbieten passende Plätze für 30 Minuten vormerken. Die Anzeige Angebot bis zeigt das Ende der Frist. Das Angebot wird nicht automatisch versandt. Nach Ablauf die Verfügbarkeit erneut prüfen; nicht von einem weiterhin freien Bestand ausgehen.

Erst die bestätigte Zahlung im vorgesehenen Annahmeablauf erstellt die Tickets. Warteliste / Angebot beenden löst eine nicht benötigte Anfrage beziehungsweise Vormerkung auf. Für bereits verkaufte Tickets die Ticketstorno- und Erstattungswege verwenden.

Verleihmaterial ausgeben und teilweise zurücknehmen¶

Unter Aktivitäten & Tarife → Materialbestand pflegen legt die Verwaltung am gemeinsamen Kapazitätsartikel Materialcode, Bezeichnung und Gesamtbestand an. Für neue Ausgabe gesperrt verhindert neue Ausgaben eines gesperrten Materials. Der Gesamtbestand darf nicht unter die noch ausgegebene Menge gesenkt werden.

Am betreffenden Ticket Verleihmaterial öffnen. Material, Menge und Zustand / Bemerkung erfassen und Material ausgeben wählen. Ausgaben benötigen ein gültiges bezahltes Ticket des passenden Materialbereichs.

Bei der Rücknahme die tatsächliche Rückgabemenge und den Zustand eintragen und Rückgabe speichern wählen. Eine Teilrückgabe lässt die übrigen Teile offen. Rückgaben anderer Teilnehmer schließen die noch fehlenden Teile dieser Ausgabe nicht mit ab.

Beschädigung oder Verlust erzeugt keine automatische Abbuchung. Eine begründete Zusatzposition wird gesondert und mit der erforderlichen Berechtigung über die Kasse abgerechnet.

Tagesablauf teilen oder ausdrucken¶

Am Ticket den Tagesablauf öffnen. Programmpunkte mit Uhrzeit, Ort und Beschreibung pflegen und Speichern wählen. Den Bistrozeitpunkt beispielsweise als eigenen Programmpunkt ergänzen; diese Angabe reserviert selbst keinen Tisch.

Einen geschützten Tageslink erzeugen und nur an die vorgesehene Person weitergeben. Der Organisatorlink umfasst die Tickets derselben Bestellung am Besuchstag. Mit der Option für ein einzelnes Ticket lässt sich der Link auf einen Teilnehmer begrenzen. Der Tagesablauf enthält Aktivitäten und Eintrittscodes, keine Rechnung oder Kontaktdaten.

Der Link ist ein Zugangsschlüssel. Nicht öffentlich aushängen. Ein neuer Link ersetzt den vorherigen; ein widerrufener Link lässt sich nicht weiter abrufen. Bereits ausgegebene Tickets bleiben durch den Linkwiderruf gültig, solange sie nicht gesondert gesperrt wurden.

Gäste können den Tagesablauf auf dem Smartphone aktualisieren und Änderungen sehen. Ohne Smartphone den Tagesablauf als PDF am Empfang ausdrucken. Einen geänderten Plan den Gästen ausdrücklich mitteilen; die Aktualisierung ersetzt keine persönliche Verständigung.

Mehrfachberechtigungen und Wiedereinlass¶

Besuche je Berechtigung, Gültigkeit in Tagen und Wiedereinlass erlaubt bestimmen den Anspruch des Tickets. Die Anzahl erlaubter Besuche ist von den freien Plätzen eines konkreten Termins zu unterscheiden. Vor der Ausgabe einer Mehrfachkarte Gültigkeit, Besuchsgrenzen und die Kapazitätsregeln des tatsächlichen Besuchs prüfen. Persönliche Karten nur der vorgesehenen Person zuordnen.

Eine echte Kostenbasis für neue Eintritte hinterlegen¶

In der Verwaltung unter Freizeit & Bistro die gewünschte Aktivität wählen und Kostenbasis öffnen. Unter Bestätigte Nettokosten je neuem Eintritt die Kosten aus der eigenen belegbaren Kalkulation erfassen. Nachweis / Korrekturgrund angeben, Kostenbasis bestätigen wählen.

Ein leeres Kostenfeld bedeutet unbekannte Kosten. 0 nur bestätigen, wenn für diese Leistung tatsächlich keine Kosten angesetzt werden. Die Kostenbasis gilt für danach neu ausgestellte Tickets. Die Basis umfasst die gesamte ausgegebene Berechtigung, bei einer Mehrfachkarte also deren gesamten vereinbarten Leistungsumfang. Bereits ausgestellte Tickets behalten ihre historische Basis; auch eine Änderung des Tarifs oder ein weiterer Scan einer Mehrfachkarte berechnet diese Kosten nicht neu.

Eine Bestellung bewerten¶

Am gewünschten Ticket als Verwaltung Paketkosten bewerten öffnen. Die Maske Leistungskosten und Paketdeckung zeigt die Bewertete Paketdeckung pro Bestellung. Die Übersicht umfasst alle zugehörigen Aktivitäten über deren gesamte Laufzeit und die tatsächlich zugeordneten Verkaufs- und Erstattungsbelege. Sie ist vom Umsatz eines einzelnen Kassentags getrennt.

Eintritte zeigen ihre eingefrorenen Netto-Leistungskosten. Für eine belegte Kostenkorrektur eine neue Bewertung mit Quelle oder Begründung erfassen; die bisherige Basis bleibt nachvollziehbar. Eine Erstattung nimmt Kosten nicht automatisch zurück: Bereits erbrachte Leistungen oder verbrauchtes Material können weiterhin Kosten verursachen.

Belegpositionen benötigen eine bestätigte Zuordnung zur Bestellung. Bei gemeinsam genutzten Positionen die Zugeordnete Positionsmenge (absolut) angeben. Der gesamte Artikelbetrag einer Position kann mehreren Bestellungen nur bis zur tatsächlichen Positionsmenge zugeordnet werden. Die Vorschau verteilt dabei auch verbleibende Centbeträge; sie zeigt den tatsächlich zugeordneten Nettoerlös.

Bei einer Eintrittsumsatzposition bleiben die zusätzlichen Positionskosten 0: Die Leistungskosten stehen bereits an den einzelnen Tickets. Bei einer Bistro- oder anderen gemischten Position die Gesamte Nettokosten der zugeordneten Menge erfassen, keinen Stückpreis. Eine leere Kosteneingabe bleibt ausdrücklich unbekannt. Für eine belegbar nicht zur Bestellung gehörende Mischposition Menge 0 und Kosten 0 bestätigen. Eigene Eintrittsverkäufe und Erstattungen müssen vollständig berücksichtigt werden; eine Zuordnung mit Menge0 macht deren Erlösnachweis unvollständig.

Bewertung vorschauen wählen. Vorher und Nachher sowie alle Fehlpositionen prüfen und den Prüfhaken setzen. Erst Bewertung verbindlich bestätigen speichert die Bewertung. Bei einer veralteten Vorschau neu laden und erneut prüfen. Eine unterbrochene Bestätigung unter demselben Vorgang fortsetzen; keine zweite Bewertung anlegen, bevor der erste Vorgang geprüft wurde.

Ein unterbrochener Verkauf, eine noch nicht vollständig ausgegebene Aktivität oder eine laufende Teilnehmeränderung muss zunächst vollständig geklärt werden. Solange der Vorgang offen ist, erscheint keine fertige Paketdeckung.

Nur wenn Erlöszuordnung und Kostenbasis vollständig sind, erscheint die bewertete Paketdeckung: zugeordneter Nettoerlös abzüglich bewerteter Nettokosten. Sie ist eine Kalkulationshilfe für diese Bestellung. Nicht erfasste Gemeinkosten, Steuern oder weitere Aufwendungen werden dadurch nicht automatisch berücksichtigt.

Beispiel ohne Musterkosten: Ein Verkauf und eine spätere Erstattung können auf unterschiedlichen Kassentagen liegen. Die Paketdeckung berücksichtigt beide kumuliert, während der Kassentagsumsatz weiterhin nur die tatsächlichen Belege des jeweiligen Tages enthält.

Tagesauswertung und erster Probelauf¶

Unter Tagesauswertung den Ticketbestand, tatsächliche Ankunft und Einlasszahlen des Besuchstags prüfen. Die Geldwerte beziehen sich auf den Kassentag der Belege: Eine heute bezahlte Eintrittsleistung für nächste Woche gehört finanziell zu heute, ihr Besuch zu nächster Woche. Spätere Erstattungen erscheinen am Erstattungstag.

Eintrittspositionen werden aus den tatsächlichen Belegen zugeordnet. Ein gemischter Warenkorb wird nicht vollständig als Eintritt gezählt. Bistrobelege werden nur mit eindeutiger Zuordnung zur Gruppe und Tischsitzung einbezogen, jeder Beleg nur einmal. Nicht zugeordnete Positionen oder fehlende Belege bleiben als unvollständige Auswertung sichtbar. Die Bereichsauswertung ersetzt nicht den vollständigen Kassenabschluss.

Die Kapazitätsübersicht unterscheidet verkaufte Spieleinheiten und die physische gleichzeitig gebundene Spitzenbelegung einschließlich Begleitern. Als Buchungsabbrüche zählen hier die noch gespeicherten abgelaufenen unbestätigten Vormerkungen; daraus entsteht keine vollständige Analyse aller Websiteabbrüche. Die bewertete Paketdeckung pro Bestellung wird davon getrennt kumuliert betrachtet. Ohne vollständige bestätigte Erlös- und Kostennachweise bleibt der Deckungswert leer.

Vor dem ersten Öffnungstag mit Testdaten durchspielen:

Erwachsene, Kinder und Begleitung mit den vorgesehenen Kapazitätsmengen verkaufen.
Online-Verkauf und Vor-Ort-Verkauf um die letzten Plätze konkurrieren lassen.
Eine Gruppe teilweise empfangen und nur eine Person einlassen.
Denselben Einmalcode an zwei Geräten prüfen; kein regulärer zweiter Einlass.
Bistroverzehr buchen, ein bestimmtes Ticket stornieren und die Folgen getrennt kontrollieren.
Belege, Rückzahlungen und Tagesabschluss abstimmen.

Drehkreuze, Scoring und besondere Spieltechnik benötigen eine passende geprüfte Anbindung. Diese werden nicht allein durch einen Ticketartikel gesteuert.