Leltár és jelentések¶

Kinek: tulajdonos, irodai munkatárs és adótanácsadó · Hol: Adminisztráció → Raktár → Leltár és Könyvelések fül, Adminisztráció → Jelentések → Raktár

A leltár összhangba hozza a könyv szerinti készletet a ténylegesen megszámolttal. A raktárjelentés ezután megmutatja, mennyit ér a raktár, mit használtak fel, és hová lettek a hiányzó mennyiségek.

Előfeltétel

A számoláshoz és a lezáráshoz a Leltár jogosultság (e jogosultság nélkül hiányzik a Leltár fül), a naplóhoz és a jelentéshez a Készletek megtekintése jogosultság szükséges (A raktár beállítása, 5. lépés). Ha a Raktári beállításokban be van kapcsolva a Leltár csak a hozzárendelt raktárakra, a fül csak az Önhöz rendelt raktárakat kínálja fel („Csak azok a raktárak jelennek meg, amelyeket leltározásra Önhöz rendeltek."). Ha egyik sincs Önhöz rendelve, kérdezze meg a raktárkezelőt; a raktárkezelőkre és az adminisztrátorokra ez nem vonatkozik.

1. Leltár indítása¶

Adminisztráció → Raktár → Leltár fül

Felül válassza ki a megszámolandó raktárat.
„Leltár indítása".

A számolólista azokat a termékeket tartalmazza, amelyeknek ebben a raktárban van készletük vagy min./cél szabályuk. A főraktárban ezen felül a saját készletnyilvántartású aktív termékek is bekerülnek, akkor is, ha még nem könyveltek hozzájuk átvételt. További megadás nélkül a leltár az egész raktárat számolja.

A raktárnak csak egy részét számolja (részleltár)¶

A raktár alatt áll a „Csak a kiválasztott termékek számlálása (részleltár)" jelölőnégyzet. Utána szűkítheti a kört:

A, B vagy C osztály – a készletérték szerinti besorolás a raktárjelentés számolási javaslatából. Az A osztályba az értékes termékek tartoznak, ezeket kell a leggyakrabban megszámolni.
Csak esedékesek – azok a termékek, amelyeket még soha nem számoltak meg, vagy amelyeknek az utolsó számolása régebbi, mint az osztályuk ritmusa (A: 30 nap, B: 90 nap, C: 365 nap).
Termékcsoport – csak az ebbe a csoportba tartozó termékek.

Több megadás egyszerre érvényes: az A osztály és a „Csak esedékesek” tehát csak azokat az A termékeket számolja, amelyek ismét sorra kerülnek. Legalább egy megadás nélkül a részleltár nem indítható. Ha egyetlen termék sem felel meg a kiválasztásnak, a DiKAS „A kiválasztás nem tartalmaz terméket ebből a raktárból” üzenetet jelez, és nem hoz létre leltárt.

A listában az ilyen leltár a Részleltár kiegészítést kapja, a számolólistában pedig egy megjegyzés áll a termékek számával. A raktár összes többi terméke a lezáráskor változatlan marad – soha nem számítanak „0-nak megszámoltnak”. A raktárjelentés számolási javaslatából osztályonként a „Részleltár indítása" hivatkozás vezet közvetlenül ide; a raktár és a kiválasztás ekkor előre ki van töltve, az indítás pedig csak a „Leltár indítása" gombbal történik meg.

Raktáranként mindig csak egy nyitott leltár

Amíg egy leltár nyitott, ugyanarra a raktárra nem indítható második. Ha több raktárat számol, dolgozza fel őket egymás után — vagy indítson raktáranként külön leltárt.

Az állapotok a listában: Nyitott, Lezárva, Megszakítva. Amíg egy leltár nyitott, az áttekintés emlékeztet rá („Nyitott leltár — a számolás folyamatban. A lezárásig az érintett raktárból ne adjon el és ne mozgasson árut.").

2. Számolás¶

A nyitott leltárra kattintva megnyílik a „Leltár: Pult bár" számolólista.

Termékenként a Számolt oszlopba írja be a ténylegesen meglévő mennyiséget. Az Enter a következő mezőre ugrik.
Vonalkód-olvasóval gyorsabb: a „Termék keresése…" mezőben hívja elő a terméket EAN-szkenneléssel vagy cikkszámmal, és gépelje be a mennyiséget.
Közben használja a „Köztes mentés" gombot — így a számolás nem vész el.
Nagy listáknál a „Továbbiak betöltése“ gombbal jelenítsen meg további tételeket, vagy hívja elő őket célzottan kereséssel/vonalkóddal.

Az oszlopok jelentése:

Oszlop	Jelentés
Könyv szerint	Aktuális könyv szerinti készlet a rendszer alapján
Számolt	Amit Ön megszámolt
Eltérés	Megszámolt − könyv szerint

A lista fölött fut a számláló: „40 termékből 12 megszámolva".

Több számoló, piszkozat és vakszámlálás¶

Ugyanazt a leltárt egyszerre több személy is számolhatja, például mindegyik egy-egy területet:

A saját sorok saját sorok maradnak. A rendszer csak azt menti, amit Ön maga módosított. Azok a sorok, amelyeket valaki más számolt meg, a mentés után megjelennek az Ön listájában anélkül, hogy az Ön által begépelt értékek elvesznének. A mező alatt látható, ki és mikor számolt.
A piszkozat önmagát menti. Körülbelül három másodperccel az utolsó bevitel után a DiKAS automatikusan ment; a lista fölött a „Piszkozat mentve: …” felirat áll. A „Köztes mentés" arra a pillanatra marad, amikor azonnal menteni szeretne.
Ha két személy ugyanazt a terméket eltérően számolja, a DiKAS semmit sem ír felül. A sor megjegyzésként jelenik meg („… időközben Anna 4-et számolt”), és Ön soronként dönt: „Érték átvétele" (Anna száma) vagy „Saját érték megtartása".
A Csak a nem számoltak mindent elrejt, aminek már van értéke – praktikus egy nagy lista maradékának feldolgozásához.
A Vakszámlálás elrejti a Könyv szerint oszlopot, hogy a könyv szerinti készlet ne befolyásolja a számolást.
Hiányzik egy termék a listából? Ha vonalkóddal vagy cikkszámmal keresve nincs találat, a DiKAS felajánlja, hogy a terméket hozzáadja a leltárhoz.

Az üres azt jelenti: „nincs megszámolva”

Egy üres mező azt jelenti, hogy a termék nincs megszámolva — ez a termék a lezáráskor változatlan marad. Aki csak a feltűnő tételeket akarja ellenőrizni, pontosan ezeket számolja meg, a többit üresen hagyja. Egy 0 viszont azt jelenti, hogy „semmi sincs már belőle”, és a rendszer lekönyveli.

Amire a leltár nem képes

Számolás időpontja: a DiKAS a megszámolt mennyiséget a lezáráskori készlettel veti össze, nem azzal a készlettel, amely az egyes tételek számolásának időpontjában érvényes volt. Ezért a raktárban az indítás és a lezárás között semmit sem szabad eladni vagy mozgatni (lásd a 3. szakaszt). A mező alatt látható, ki és mikor számolt; számolási időpontonkénti könyv szerinti érték nincs.
Sarzsok és eszközök: a sarzsokat a rendszer nem számolja egyenként. Ha kevesebbet számol, mint amennyi sarzs a raktárban van, először a legkorábbi minőségmegőrzési idejű sarzsok esnek ki (Sarzsok). Sorozatszámos termékeknél a leltár a mennyiséget állítja be, nem az egyes eszközök állapotát; az eszközöknél jelentkező eltéréseket az Eszközök fülön tisztázza.

Utoljára megszámolva¶

A lezárással a DiKAS minden megszámolt terméknél megjegyzi a dátumot, akkor is, ha nem keletkezett eltérés. Ezt itt látja:

a számolólistában az „Utoljára számolva" oszlopban („még soha”, ha a terméket még nem számolták meg),
a készletlistában (Készlet fül) a termék neve alatti „utoljára megszámolva: …” sorban,
a raktárjelentés számolási javaslatában osztályonként az „Esedékes" oszlopban.

A meg nem számoltként hagyott tételek (megerősített részleges rögzítés) nem kapnak új dátumot.

3. Lezárás¶

Kattintson a „Lezárás" gombra — megjelenik a lezárási előnézet.
Ellenőrizze az eltérési táblázatot: termékenként a könyv szerinti, a megszámolt mennyiséget és az eltérést.
A Megjegyzés mezőben rögzítse a nagyobb eltérések okát (a jegyzőkönyvben tárolódik).
„Lezárás most".

Ha a lezáráskor még vannak meg nem számolt tételek, az előnézet megnevezi a számukat és a nevüket. A lezárás csak a kifejezett „Igen, részleges rögzítés lezárása" megerősítés után történik meg; a meg nem számolt tételek ekkor változatlanok maradnak. Így egy félig megszámolt lista soha nem válik észrevétlenül kész leltárrá.

Ha az indítás óta mozgás történt a kiválasztott raktárban (már egyetlen eladás, áruátvétel vagy áttárolás is elég), a DiKAS egy megjegyzéssel elutasítja a lezárást, például: „A(z) … készlete a leltár kezdete óta megváltozott." Ekkor a rendszer nem hajt végre leltárkorrekciót. Szakítsa meg a leltárt, és egy nyugodt időszakban számoljon újra. Az indítás, a számolás és a lezárás között az érintett raktárban nem lehet áruforgalom — a pénztárnál tehát ebből a raktárból nem lehet eladás. Nyitás előtt vagy zárás után számoljon.

Sikeres lezáráskor a „Leltár lezárva — az eltéréseket lekönyveltük, az időszaki számlálók újraindulnak." üzenet jelenik meg.

Amit a lezárás eredményez:

Minden megszámolt termék készlete a megszámolt mennyiségre áll be.
Minden eltéréshez egy korrekciós könyvelés keletkezik bizonyítékként a naplóban.
A raktár időszaki számlálói (eladás, beérkezés, veszteség az utolsó leltár óta) újraindulnak.
A meg nem számolt termékek változatlanok maradnak.
A jegyzőkönyv tartósan megmarad, és a listából újra előhívható.

A korrekciós könyvelés a bizonyíték — ne hajtsa végre még egyszer

A leltár beállítja a készletet a megszámolt értékre. A naplóban lévő korrekciós könyvelés ezt az eltérést dokumentálja; nem szabad másodszor végrehajtani, különben az eltérés kétszer kerül lekönyvelésre.

A „Megszakítás" elveti az összes rögzített számolt mennyiséget; a rendszer semmit sem könyvel. A megerősítő kérdés erre kifejezetten figyelmeztet.

Ha a lezárás megszakadt¶

Ha a lezárás közben kiesik a kapcsolat vagy a szerver, a leltár nyitott marad, és a lezárás folytatható: egyszerűen válassza ismét a „Lezárás most" gombot. A DiKAS az első módosítás előtt rögzíti, mely eltéréseket kell lekönyvelni, és a lezárást pontosan ott folytatja, ahol abbamaradt. A mennyiségeket soha nem állítja be kétszer, és a korrekciós könyvelés pontosan egyszer jön létre. Egy sikeres lezárás utáni második kattintás ugyanazt az eredményt mutatja, anélkül hogy bármit módosítana.

Amint a lezárás elkezdődött, a számolt értékek befagynak. Ha a lezárás még nem módosította a készletet, a leltárt továbbra is megszakíthatja; ha már módosította, csak a folytatás marad. Ha a megkezdett lezárás és a folytatás között raktári mozgások történtek, mielőtt a készlet beállításra került volna, a DiKAS elutasítja a lezárást: szakítsa meg a leltárt, és számoljon újra.

4. A könyvelési napló¶

Adminisztráció → Raktár → Könyvelések fül

Itt minden készletmozgás időrendben szerepel: ki, mikor, mit, honnan hová.

Könyvelési típus	Mi hozza létre
Értékesítés	Rendelésfelvétel és fizetés (automatikusan)
Áruátvétel	Szállítás egy rendeléshez vagy szabad bevételezés
Áttárolás	A készlet két raktár között mozog
Veszteség	Törés, minőségmegőrzési idő, saját fogyasztás, személyzeti fogyasztás, egyéb
Korrekció	Egyedi korrekció vagy leltárlezárás
Visszáru a szállítónak	Visszáru egy rendeléshez (Visszáru)
Gyártás: hozzávaló-felhasználás / Gyártás: késztermék-bevételezés	Saját termékek gyártása (Gyártás)

Szűrni lehet raktár („Minden raktár"), termék („Termék szűrése…") és időszak (Ettől / Eddig) szerint. A hosszú listák a „Továbbiak betöltése (50/312)" gombbal töltődnek tovább.

Az „Új könyvelés" gombbal kézzel rögzít egy mozgást (Könyvelések/igénylések jogosultság): válassza ki a könyvelési típust, állítsa be a forrás- és a célraktárat, adja hozzá a termékeket a keresővel, írja be a mennyiségeket (korrekciónál előjellel), majd Könyvelés. A könyvelés azonnal végrehajtódik.

Ha a Raktári beállításokban be van kapcsolva a Korrekciók csak külön jogosultsággal, a korrekciókat és a szabad áruátvételeket csak a Korrekció és szabad áruátvétel könyvelése jogosultsággal rendelkező munkatársak (és a raktárkezelők) könyvelhetik.
Sorozatszámos termékeknél a szabad könyvelés nem lehetséges; a DiKAS a sorozatszámos áruátvételre, illetve az Eszközök fülre utal.
Azok az értékesítési folyamatok, amelyeknél a készletlevonás még nyitott, a Nyitott készletlevonások alatt szerepelnek, nem itt az igénylési listában.

5. A raktárjelentés¶

Adminisztráció → Jelentések → Raktár fül

Válassza ki az Ettől és az Eddig dátumot (alapértelmezés: a hónap elsejétől), opcionálisan egy raktárat („Minden raktár"), és kattintson a Kiértékelés gombra. A CSV-export elmenti a táblázatot. A jelentés raktáranként egy dobozt mutat, a fejlécében a Mai készletérték, az Anyagfelhasználás (csak ha volt) és a Veszteség (vagy „Nincs veszteség”) értékkel, alatta a termékek soraival:

Oszlop	Jelentés
Eladva	Az időszakban eladásokkal kikerült mennyiség
Beérkezés	Áruátvételek az időszakban
Áttárolás ±	Más raktárakba ki- és onnan bemenő mozgások egyenlege
Visszáru	Visszáruk a szállítóknak (az oszlop csak akkor jelenik meg, ha volt ilyen)
Gyártva / hozzávaló-felhasználás	Saját gyártás: kész termék beérkezése és felhasznált hozzávalók (az oszlopok csak gyártásnál jelennek meg)
Veszteség	Leírások okkal
Korrekció ±	Kézi korrekciók és leltáreltérések
Nyitó	Készlet a kiválasztott időszak elején
Fordulónapi készlet / fordulónapi érték	Készlet és érték az Eddig dátum végén
Mai készlet / mai átlagos beszerzési ár / mai érték	Aktuális állás, az időszaktól függetlenül
Anyagfelhasználás	Felhasználás az időszakban az adott mozgásnál tárolt beszerzési árakon; a sztornókat a rendszer beszámítja

A veszteség számára mutatva megnyílik a „Veszteség ok szerint" bontás — minden pult veszteségmutatója. Az áttárolásra mutatva az „Áttárolás be: … · ki: …" jelenik meg.

Becsült értékek régebbi könyveléseknél

Ha egy régebbi mozgásnál hiányzik az akkori beszerzési ár, a DiKAS erre a részre a mai átlagárat használja. A jelentés megjelöli a becslést, és az anyagfelhasználásnál egy ≈ jelet mutat. A későbbi beszerzések nem módosítják a tárolt beszerzési árú mozgások értékelését.

A „mai” és a „fordulónapi” két különböző szám

Az eladás, a beérkezés, az áttárolás, a veszteség és a korrekció a kiválasztott időszakot számolja. A „mai” jelzésű oszlopok mindig az aktuális állást mutatják. A Nyitó és a fordulónapi oszlopok az időszak eleji, illetve végi készletet mutatják; a DiKAS ezt a mai készletből és a lekönyvelt mozgásokból számolja vissza. A veszteségmutató a veszteség és a negatív korrekciók összege.

Így értékeli a rendszer a fordulónapi értéket

A fordulónapi érték minden terméknél az Eddig dátumig utoljára lekönyvelt beszerzési árat veszi. Egy drágább beszerzés az időszak után nem módosítja. Ha addig nincs lekönyvelt ár, a mai átlag érvényes; a szám ekkor ≈ jelet kap. A táblázat fölötti sor egyeztet: Nyitó érték + mozgások a lekönyvelt árakon + árhatás = fordulónapi érték. Az árhatás az eltérő beszerzési árakból eredő tisztán értékelési változás. A negatív készletű és a beszerzési ár nélküli termékek külön szerepelnek, és nem számítanak bele a fordulónapi értékbe. Ha egy mozgást egyetlen oszlophoz sem lehetett hozzárendelni, a jelentés ezt jelzi, és megjelöli a sort.

A tisztán átmeneti raktárak (Áruátvétel, Kiadás, Fekete lyuk, Konyha) nem jelennek meg a jelentésben. A Veszteség raktár külön dobozként jelenik meg, amely csak a lekönyvelt veszteségeket mutatja (elegendőség és ABC nélkül). Aki több raktár dobozait maga adja össze, ezért kétszer számolja a veszteségeket: egyszer abban a raktárban, amelyből kikerültek, egyszer a „Veszteség” dobozban.

Elrejtett beszerzési árak

Ha a Raktári beállításokban be van kapcsolva a Beszerzési árak megjelenítése csak jogosultaknak, az összes többi munkatárs a táblázatban az árak és értékek helyett csak „–” jelet lát (a CSV-ben a mezők üresek maradnak); a mennyiségek láthatók maradnak.

A raktárjelentés nem része a napi zárásnak

Ez tisztán üzemgazdasági kimutatás, és szándékosan nem része a napi zárásnak. Az ÁFA-bevalláshoz és egy adóellenőrzéshez a pénztáradatok számítanak; a raktárjelentést ott nem nyújtják be. A mérleghez a lezárt leltár adja a fordulónapi készletértéket.

Gyakorlati példa: havi leltár a pultnál¶

A Da Mario pizzéria a hónap 1-jén nyitás előtt megszámolja a pultot.

Adminisztráció → Raktár → Leltár, Pult bár raktár, Leltár indítása.
Vonalkód-olvasóval palackonként rögzítse az árut; az Enter továbblép, a maradékot a keresővel vigye be.
20 perc után: Lezárás → az előnézet 2 palack vörösbor és 5 búzasör hiányát mutatja.
Megjegyzés: „Vörösbor: a 22-i törést nem könyvelték”. Lezárás most.
A raktárjelentésben a hiány a következő hónapban a Korrekció ± alatt szerepel; a lekönyvelt törés a Veszteség alatt áll, okkal együtt.

Aki csak a feltűnő termékeket akarja ellenőrizni, csak ezeket számolja meg — a többi érintetlen marad.

Példa részleltárra: a Pult bár raktárban 120 termék van, ebből 15 tartozik az A osztályba (a legértékesebbek). A raktárjelentésben a számolási javaslat azt mutatja, hogy a 15 A termékből 6 esedékes (több mint 30 napja nem számolták meg). Ön a Részleltár indítása lehetőséget választja, bejelölve hagyja az A osztályt és a Csak esedékesek opciót, és öt perc alatt csak ezt a 6 terméket számolja meg. A többi 114 termék változatlan marad; ezek nem számítanak „0-nak megszámoltnak”. A lezárás után a 6 terméknél az új dátum áll az Utoljára számolva oszlopban.

Ha valami nem működik¶

Üzenet	Ok és megoldás
„Még nincs leltár. Felül válasszon ki egy raktárat, és indítsa el az első leltárt."	Első alkalommal várható üzenet.
„A leltárt nem sikerült elindítani."	Többnyire már fut egy leltár ehhez a raktárhoz („Ehhez a raktárhoz már fut egy nyitott leltár.”) — először zárja le vagy szakítsa meg. Vagy a raktár nincs Önhöz rendelve („Ez a raktár leltározásra nincs Önhöz rendelve …”): kérdezze meg a raktárkezelőt.
„Rum 0,7 l: a megszámolt mennyiség nem lehet negatív."	A számolólistában negatív érték áll. Azt kell megszámolni, ami ott van.
A Leltár indítása gomb részleltárnál zárolt	A „Csak a kiválasztott termékek számolása” jelölőnégyzet be van jelölve, de nincs kiválasztás (osztály, „Csak esedékesek” vagy termékcsoport). Válasszon ki valamit – vagy vegye ki a jelölést, hogy az egész raktárat számolja.
„A kiválasztás nem tartalmaz terméket ebből a raktárból“	A kiválasztásnak egyetlen termék sem felel meg (például egyik sem esedékes). Bővítse a kiválasztást. Leltár nem jött létre.
„Nincs rögzített számolt mennyiség — nincs mit menteni."	Köztes mentés egyetlen bevitel nélkül.
„Nincs eltérés — minden megszámolt készlet egyezik a könyv szerintivel."	Minden stimmel; a lezárás ekkor semmit sem könyvel.
„Ebben a leltárban egyetlen terméket sem számoltak meg."	Egy számolt mennyiségek nélküli lezárt jegyzőkönyv — semmit sem könyvelt.
„Nincs könyvelés a kiválasztott szűrőkhöz."	Túl szűk a szűrő: bővítse az időszakot, a raktárat vagy a termékszűrőt.
„Nincs raktári mozgás vagy készlet a kiválasztott időszakban."	A jelentésben: válasszon másik időszakot vagy másik raktárat.
„Hiba a raktárjelentés betöltésekor"	Kapcsolati probléma; töltse újra az oldalt.
„Ennek a leltárnak a lezárása elkezdődött …”	A lezárás megszakadt. A számolt értékek már nem módosíthatók: a folytatáshoz válassza ismét a Lezárás most gombot.
A leltár lezárása megváltozott készletet jelez	Az indítás óta raktári mozgás történt, vagy a könyvelési állás már nem ellenőrizhető biztonságosan. Szakítsa meg a leltárt, és közbenső áruforgalom nélkül számoljon újra.
„A közös raktárzár jelenleg nem érhető el” vagy „Egy másik raktári folyamat még aktív”	Ez a kísérlet semmit sem módosított. Várjon egy kicsit, és válassza ismét a Lezárás most gombot, illetve ismételje meg a folyamatot; a leltár nyitott marad.
„A(z) … termékhez sorozatszámokat vezet a rendszer …" egy új könyvelésnél	Sorozatszámos eszközökhöz nincs szabad mennyiségi könyvelés; használja a sorozatszámos áruátvételt, illetve az Eszközök fület.

Következő lépés¶

Jelentések — a többi kimutatás
Raktár a pénztárnál — a törést és a veszteséget ott könyvelje, ahol keletkezik