Beosztás (műszaktervező)¶
A Beosztás teljes értékű műszaktervező a vendéglátás számára — heti tervezés sablonokkal, közzétételi munkafolyamat, a német munkajog szerinti ellenőrzések (ArbZG) és élő személyi költségek a tervben. Az integrált pénztárnak köszönhetően a DiKAS egyedüliként a tervezett személyi költségek mellett közvetlenül megmutatja a napi forgalmi referenciát is.
A Beosztás a munkaidő-nyilvántartástól függetlenül működik. Ha mindkét modul be van kapcsolva, kiegészítik egymást (terv/tény összevetés, műszakra vonatkozó megjegyzés a blokkolóóránál).
Bekapcsolás¶
Jelölje be: Adminisztráció → Beállítások → Üzemeltetés → Modulok → „Beosztás”. Ezután az adminisztrációs navigációban megjelenik a Beosztás menüpont, a pénztárban pedig a Saját beosztásom csempe.
Jogosultságok (Adminisztráció → Személyzet → Jogosultságok):
| Jogosultság | Jelentés |
|---|---|
shifts.view |
Saját/csapat beosztásának megtekintése (bekapcsolt modulnál mindenkinek) |
shifts.manage |
Tervezés, közzététel, sablonok/pozíciók kezelése |
shifts.absences |
Távollétek jóváhagyása |
Az adminisztrátori és a menedzseri szerepkör automatikusan minden jogosultsággal rendelkezik.
A funkciók áttekintése¶
| Funkció | Leírás |
|---|---|
| Heti beosztás | Rács (munkatárs × 7 nap) bélyegző módban |
| Műszaksablonok | Ismétlődő műszakok (pl. „Korai konyha 8–16”) |
| Pozíciók | Állomások színnel (konyha, felszolgálás, bár …) |
| Nyitott műszakok | Betöltetlen műszakok, amelyeket a munkatársak átvehetnek |
| Közzététel | A tervezetek láthatóvá tétele a személyzet számára |
| Hét másolása | Az előző hét átvétele tervezetként |
| Munkaidő-ellenőrzések (ArbZG) | Pihenőidő, maximális munkaidő, szünetek, fiatalkorúak védelme, minijob … |
| Személyi költségek + forgalmi arány | naponta, ugyanazon hétnap átlagos forgalmával (utolsó 8 hét) |
| Kimutatás | Előírt / tervezett / tényleges órák munkatársanként, CSV-export |
Törzsadatok létrehozása¶
Az első tervezés előtt a Pozíciók lapon hozza létre az állomásokat (színnel), a Sablonok lapon pedig a jellemző műszakokat (kezdés/befejezés/szünet, opcionálisan pozíció).
Az órabért és a foglalkoztatás típusát (teljes munkaidő, részmunkaidő, minijob …) munkatársanként az Adminisztráció → Személyzet → „Beosztás” lap alatt lehet megadni. Az órabér a személyi költségek kijelzésének és a minijob-figyelőnek az alapja.
Ugyanezen a lapon megadhatók az elérhetőségek is (hétnap + időablak, „Nem elérhető” vagy „Előnyben részesített”). Ha egy munkatársat „Nem elérhető” időablakba osztanak be, a heti beosztás figyelmeztetést jelenít meg.
Heti beosztás (bélyegző mód)¶
Adminisztráció → Beosztás → Heti beosztás
- Válasszon ki egy műszaksablont a fenti sablonsávban.
- Kattintson egy cellára (munkatárs + nap) — a műszak tervezetként jön létre.
- Egy műszakra kattintva megnyílik a részletek területe a rács alatt (idő, pozíció, munkatárs, megjegyzés módosítása vagy törlés).
- Egy műszakot húzással egy másik cellába is áthelyezhet, hogy munkatársat vagy napot váltson (ha a „Nyitott műszakok” sorra húzza, a műszak nyitottá válik).
Minden nap fejléce mutatja a tervezett órákat, a személyi költséget (€) és az arányt az átlagos napi forgalomhoz képest. Ha egy műszak megsért egy szabályt, a műszakon megjelenik egy ⚠ figyelmeztető jel magyarázattal; a tervezetek szaggatott vonallal látszanak.
- Az Előző hét másolása az előző hét összes műszakát új tervezetként veszi át.
- Az Automatikus beosztás a nyitott műszakokat automatikusan megfelelő, elérhető munkatársakhoz rendeli (figyelembe veszi a pozíciót, az elérhetőséget, a távollétet, a pihenőidőt és a maximális munkaidőket; az előnyben részesített elérhetőség és az egyenletes leterheltség elsőbbséget kap).
- A Közzététel a hét összes tervezetét élesíti — a munkatársak csak ezután látják őket.
- A Nyomtatás a heti beosztást PDF-hirdetményként (A4, fekvő) nyitja meg egy új lapon.
A nap fejlécében a terv a tervezett órák és a személyi költség mellett a forgalmi előrejelzést (az előzményekből számított trend) és egy javasolt személyiköltség-keretet (előrejelzés × célarány) is mutatja. A fent látható élő sáv az aktuális napon valós időben mutatja a forgalmat, a bebélyegzett munkatársak személyi költségét, az arányt és a személyzeti óránkénti forgalmat.
ArbZG-ellenőrzések (figyelmeztetések, nem tiltások)¶
Többek között a következőket ellenőrzi: átfedések, ütközés jóváhagyott távolléttel, pihenőidő (11 óra), napi maximális munkaidő (10 óra), szünetek (ArbZG 4. §), heti maximum (48 óra), fiatalkorúak védelme (18 év alatt), minijob-keresethatár, eltérés az előírt óraszámtól, valamint az elérhetőségi ütközés (műszak egy „Nem elérhető” időablakban). Minden szabály külön kikapcsolható a Beállítások lapon.
Távollétek¶
A Távollétek lapon rögzítheti és hagyhatja jóvá a szabadságot, a betegséget stb. A jóváhagyott távollétek ütközési figyelmeztetést adnak a heti beosztásban, ha a munkatársat mégis beosztják.
Saját beosztásom (pénztár)¶
Pénztár → Menü → Saját beosztásom
A munkatársak látják a következő négy hét saját, közzétett műszakjait, a csapat beosztását (csak olvasható), valamint a nyitott műszakokat, amelyeket az Átvétel gombbal lefoglalhatnak maguknak.
További önkiszolgáló funkciók:
- Beosztás megerősítése — a munkatárs megerősíti, hogy elolvasta a heti beosztást; az adminisztrációs heti beosztásban ekkor pipa jelenik meg a neve mellett.
- Távollét igénylése — szabadság/betegség stb. kérelemként (állapot: „Igényelve”); az adminisztrátor jóváhagyja vagy elutasítja. A saját kérelmek az állapotukkal együtt láthatók.
- Műszakcsere — saját műszak felajánlása cserére; egy kolléga elfogadja az ajánlatot, egy menedzser megerősíti (a műszak átkerül). Mások nyitott ajánlatai közvetlenül átvehetők.
Együttműködés a munkaidő-nyilvántartással¶
Ha a Beosztás és a Munkaidő-nyilvántartás is be van kapcsolva, a terv (előírt) és a blokkolóóra (tényleges) összekapcsolódik — anélkül, hogy a bélyegzést valaha is akadályozná:
- Blokkolóóra (pénztár): megmutatja a mai tervezett műszakot („Az Ön műszakja: 08:00–16:00 · Felszolgálás”). Ha az első bebélyegzés több mint 15 perccel eltér a tervezett kezdéstől, megjegyzés jelenik meg (pl. „Késői bélyegzés: 493 perc”) — csak tájékoztatásként.
- Adminisztrációs munkaidő-nyilvántartás („Egyenként” lap): a tényleges idők (kezdés/befejezés) mellett megjelenik a „Tervezett” oszlop a beosztás szerinti előírt műszakidővel. Így bélyegzésenként közvetlenül összevethető a terv és a tény („–” = aznapra nincs tervezett műszak).
A Beosztás Kimutatás lapja a bélyegzési időket használja a tényleges értékek forrásaként (lásd lent).
Munkatársi portál (böngésző)¶
Ugyanezek az önkiszolgáló funkciók a munkatársi portálon is elérhetők a …/mitarbeiter cím alatt
(pl. otthonról, telefonról). A bejelentkezés a megszokott pénztári belépési adatokkal történik; ezután
a munkatárs látja a beosztását és a nyitott műszakokat (Átvétel), távollétet igényelhet,
műszakot cserélhet és megerősítheti a beosztást — az ügyfélportál bejelentkezésétől elkülönítve.
Egy hét közzétételekor az érintett, e-mail-címmel rendelkező munkatársak automatikusan e-mailben kapják meg a műszakjaik áttekintését.
Kimutatás¶
A Kimutatás lap munkatársanként szembeállítja a szerződés szerinti előírt órákat, a tervezett órákat és — bekapcsolt munkaidő-nyilvántartásnál — a tényleges órákat. A táblázat CSV-be exportálható.
Ha a Beállításokban pótlékkulcsok vannak megadva (éjszaka 22–6 óra, vasárnap, ünnepnap), a kimutatás további oszlopokban mutatja a pótlékköteles órákat és az adómentes SFN-pótlékot €-ban (az ünnepnapok a kiválasztott szövetségi tartomány szerint).