Hiányzó készletlevonások pótlása

Minden eladás automatikusan levonja áruját a raktárkészletből. Ritkán előfordul, hogy ez a készletlevonás nem fut le teljesen: az adatbázis rövid ideig nem volt elérhető, vagy egy recept olyan összetevőt tartalmaz, amely már nem létezik. Magát az eladást ez nem érinti, az ki van fizetve és le van könyvelve. Hogy a készlet ennek ellenére stimmeljen, a DiKAS megmutatja az ilyen eseteket, és egy kattintással befejezi őket.

Adminisztráció → Raktár → Könyvelések fül · Megtekintés: Készletek megtekintése · Utólagos könyvelés és elvetés: Könyvelések/igénylések

Hol láthatók a nyitott esetek

Amint egy eset nyitott, a Könyvelések fül tetején megjelenik a Nyitott készletlevonások doboz. Minden eset a következőket mutatja:

• az eladást, például „Verkauf WAWI Cocktail (Tisch 4)“, a raktárral és az időponttal,
• az állapotot: Megszakadt vagy Visszatartva,
• az okot érthető szöveggel és az eddigi kísérletek számát,
• az Utólagos könyvelés és — visszatartott eladásoknál — az Elvetés gombot. Mindkét gombot csak a Könyvelések/igénylések jogosultsággal rendelkező munkatársak látják.

Az Áttekintés az „A készletlevonás nem fejeződött be" megjegyzéssel jelzi a nyitott eseteket, és ebbe a dobozba vezet. Ez csak jelzés, nem könyvelési igazolás: hogy ténylegesen mit vontak le, azt a könyvelési napló mutatja.

Kétféle eset

Állapot	Mi történt?	Mit tesz az utólagos könyvelés
Megszakadt	A készletlevonás elkezdődött, de nem fejeződött be, például egy adatbázis-zavar miatt.	Pontosan ott folytatja a készletlevonást, ahol az megakadt. Amit már levontak, azt nem vonja le még egyszer.
Visszatartva	A receptet nem lehetett teljesen feloldani, például mert egy összetevőt töröltek. Még semmit sem vontak le.	Újra feloldja a receptet, majd az egész eladást egyszerre vonja le, a korábbi eladás mennyiségével és kiegészítő opcióival.

Visszatartott eladásnál előbb javítsa ki a receptet a terméknél (lásd Receptek), majd válassza az Utólagos könyvelés lehetőséget. Ha a recept még nincs rendben, a DiKAS ezt az okkal együtt jelzi; az eset nyitva marad, a készlet pedig változatlan.

Az okok érthető szöveggel: „Az összetevő hiányzik vagy törölve van", „A recept önmagára hivatkozik", „A recept túl mélyen van egymásba ágyazva" (háromnál több szint), „Az egység nem illik" vagy „Érvénytelen mennyiség".

Így járjon el

1. Nyissa meg a Könyvelések fület, és olvassa el a Nyitott készletlevonások dobozt.
2. Visszatartva esetén: javítsa ki a receptet.
3. Válassza az Utólagos könyvelés lehetőséget. „A készletlevonás utólag le lett könyvelve“ üzenet igazolja a befejezést; az eset eltűnik a dobozból.
4. Ha a készletlevonás már nem kívánatos (az eladás tévedés volt, és soha nem vonták le), egy visszatartott eladásnál válassza az Elvetés lehetőséget. A készlet közben változatlan marad.

A többszöri kattintás nem árt

Az utólagos könyvelés soha nem könyvel kétszer. Második kattintásnál, az oldal újratöltésekor vagy ha két személy egyszerre könyvel utólag, minden mennyiség csak egyszer kerül levonásra. Sorozatszámos termékeknél minden eszközt csak egyszer jelöl eladottnak a rendszer.

További esetek

• Az azonnali eladás, az automatikus veszteségkönyvelés és a göngyöleg — az asztali nyugtákhoz hasonlóan — bizonylatonként rögzített azonosítót kap. Ha ugyanazt a bizonylatot másodszor is feldolgozzák, például egy ismétlés után, a DiKAS nem vonja le újra az árut; egy félig lefutott folyamat nyitott esetként jelenik meg, és utólag lekönyvelhető. (A műhelyi anyagnak és a nyitott nyugtán végzett mennyiségmódosításnak nincs ilyen azonosítója, ezek a pénztár szokásos ismétlés elleni védelmére támaszkodnak.)
• A sorozatszámok nem követik a változást: ha az árut levonták, de egy eszközt nem lehetett „Az ügyfélnél" állapotba állítani, a folyamat szintén a Nyitott készletlevonások dobozban jelenik meg. Az Utólagos könyvelés csak a hiányzó eszközöket pótolja, a mennyiséget már nem módosítja.
• Egy sztornó visszakönyvelése nem futott le: ha egy sztornó visszakönyvelése meghiúsul, mielőtt bármi mentésre kerülne, egy Visszatartva állapotú nyitott eset jön létre az okkal. Az Utólagos könyvelés a mai receptállapot szerint könyveli vissza az árut; ha az eredeti eladást soha nem vonták le, válassza az Elvetés lehetőséget.
• A régi állomány hibás receptjeit az Áttekintés a Receptek ellenőrzése alatt teljes körűen felsorolja.

Sztornó és mennyiségmódosítás

• Ha olyan eladást sztornóznak, amelynek készletlevonása még megszakadt állapotú, a DiKAS előbb befejezi a készletlevonást, majd visszakönyveli az árut. A készlet a végén ismét olyan, mint az eladás előtt.
• Ha egy visszatartott eladást sztornóznak, nincs mit visszakönyvelni: a visszatartott folyamatot a rendszer elveti. Részleges sztornó vagy mennyiségmódosítás esetén a DiKAS a visszatartott mennyiséget igazítja hozzá.

Korlátok

• Ha az adatbázis teljesen kiesik, mielőtt a DiKAS bármit is menthetne, esetet sem lehet létrehozni. Ilyenkor magát az eladást sem lehetett menteni; ugyanígy egy elveszett sztornó-visszakönyvelésről szóló jelzés sem menthető ilyenkor.
• Ezek az esetek nem szerepelnek az igénylési listában és a pénztár áruátvételében. A szokásos könyvelés, törlés és állapotváltás az eladási folyamatoknál zárolva van (üzenet: „Ez az eladási folyamat az „Utólagos könyvelés" funkcióval folytatható …"): csak az Utólagos könyvelés folytatja őket biztonságosan.
• Az ilyen eset bekövetkezése előtt már keletkezett készleteltéréseket ez nem javítja ki. Ezekért továbbra is a leltár felel.
• Ha sorozatszámos eszközök eladásakor nincs elég szabad eszköz, az eladás ennek ellenére lefut; a mennyiség és az eszközlista közötti eltérést az Eszközök fülön tisztázza.