Kihagyás
v26.3

Szálloda modul

A Szálloda modul a DiKAS-t kis szálláshelyek szobakezelőjévé teszi: panzió, fogadó, apartman, kis szálloda. Szobák létrehozása, szezonális árak megadása, foglalások felvétele, a vendégek be- és kijelentkeztetése (check-in, check-out), a takarítás megszervezése — és mindaz, amit egy vendég a házban elfogyaszt, egy szobaszámlán gyűlik, amelyet a végén szabályos pénztári nyugtával fizet ki.

Bekapcsolás: Adminisztráció → Beállítások → Üzemeltetés → Szálloda. A modulhoz licenc szükséges — licenc nélkül a menüpont meg sem jelenik.

🏨 Egy tartózkodás menete

Foglalás → Visszaigazolás → Check-in → Tartózkodás → Elszámolás → Check-out
   ↓                           ↓          ↓             ↓
Igénylés                  Szobaszámla  Étterem,       Nyugta
(online)                  létrejön     bár, minibár   fizetési móddal
Állapot Mit jelent Mi következhet
Igényelt A foglalás beérkezett, a szálláshely még nem igazolta vissza Visszaigazolás, lemondás, nem érkezett meg
Visszaigazolt A szálláshely elfogadta Check-in, lemondás, nem érkezett meg
Bejelentkezett A vendég a házban van, a szobaszámla nyitva van Elszámolás, majd check-out
Kijelentkezett A tartózkodás véget ért, a számla elszámolva —
Lemondva Lemondták —
Nem érkezett meg A vendég lemondás nélkül nem jött el —

A „Lemondva” és a „Nem érkezett meg” nem ugyanaz

Az időben történő lemondás az Ön feltételeitől függően díjmentes lehet — az a vendég, aki egyszerűen nem jön el, általában nem mentesül. Ezért jelölje őt nem érkezett meg állapotúnak, ne lemondottnak: csak így van alapja az éjszaka felszámítására. A szoba ilyenkor ismét szabad lesz, a szobaszámla nyitva marad.

🛏️ Szobák és szobatípusok

A szobatípus az azonos jellegű szobákat foglalja össze — „Kétágyas szoba”, „Lakosztály”. Ehhez tartozik az alapár és a maximális férőhely. A szoba egy konkrét helyiség: szám, emelet, állapot.

A különbség a foglaláskor válik fontossá: a vendég online egy típust foglal, nem egy meghatározott szobát. Hogy melyik szobát kapja, azt Ön dönti el a check-innél.

Szobaállapot: Elérhető · Foglalt · Üzemen kívül · Karbantartás Takarítási állapot: Tiszta · Piszkos · Folyamatban · Ellenőrizve

Szoba zárolása

Egy felújítás alatt álló vagy egy csoport számára visszatartott szobát a foglaltsági tervben a „Szoba zárolása” paranccsal zárolhat. A zárolt szobák a tervben „Zárolva” jelöléssel jelennek meg, online nem foglalhatók, és nem lehet beléjük vendéget bejelentkeztetni.

💶 Árak

Az árterv határozza meg, mennyibe kerül egy éjszaka. Szobatípusonként több is lehet egymás mellett — például egy normál és egy heti átalányáras terv.

Összetevő Hatás
Szezonális árak Éjszakánkénti ár egy adott időszakban
Hétvégi felár Százalékos, szombaton és vasárnap érvényes
Ünnepnapi felár Százalékos, csak az Ön által megadott napokon érvényes
Pótszemély Összeg személyenként a normál férőhely felett
Reggeli Ár felnőttenként és éjszakánként
Minimális tartózkodás Ennél kevesebb éjszakára a terv nem foglalható

Az ünnepnapi felárhoz meg kell adni a napokat

Egy százalékérték önmagában egyetlen árra sem hat. Az ünnepnapok országonként és régiónként eltérnek, és sok szálláshely a városi fesztivált vagy a vásárt is ide számítja. Ezért a napokat Ön adja meg. Az űrlap figyelmezteti, ha egy felárhoz nincs megadva nap.

Hétvégére eső ünnepnap

Ha egy ünnepnap szombatra esik, a két felár közül a magasabb érvényes — nem mindkettő együtt.

🧾 A szobaszámla

A check-innél létrejön a szobaszámla. Erre kerül könyvelésre:

  • a check-innél automatikusan: minden éjszaka külön, a reggeli és az idegenforgalmi adó
  • a tartózkodás alatt: mindaz, amit a vendég a házban elfogyaszt — étterem, bár, minibár

Miért kerülnek az éjszakák már a check-innél a számlára

A nagy szállodák a szobaárat egy éjszakai futtatással könyvelik. Egy kis szálláshely számára ez felesleges és hibalehetőségeket rejt; a DiKAS a teljes tartózkodást a check-innél könyveli. Ha a vendég meghosszabbítja a tartózkodást, a rendszer utólag könyvel.

Könyvelés a szobára

Az étteremben, a bárban vagy közvetlen értékesítésben a kezelő fizetéskor a „szobára” fizetési módot választja. Ekkor megnyílik a szobaválasztó:

  • írja be a szobaszámot („204”)
  • írja be a vendég nevét („Példa”)
  • vagy tartsa a szobakulcskártyát az olvasóhoz

Csak azok a szobák jelennek meg, amelyekben éppen bejelentkezett vendég van — az eddigi egyenleggel, hogy lássa, jó helyen jár-e. A nyugtát ezután a pénztárnál a szokásos módon lezárja a rendszer; csak a vendéggel szembeni követelés marad nyitva.

Kiválasztott szoba nélkül nem lehet továbblépni

Ez szándékos: a szoba nélküli szobakönyvelés egyetlen számlára sem kerülne. A nyugtán szerepelne a fizetési mód, a pénz viszont sehol sem jelenne meg — és ez csak az elszámoláskor derülne ki, amikor a vendég már elutazott.

Szobakulcskártya: a check-innél rögzítheti a vendég kártyáját. Ezután a bárban elég a kártyát az olvasóhoz tartani, és a megfelelő számla kiválasztódik. A check-outnál a hozzárendelés megszűnik — a kártyákat újra kiadják, és ugyanaz a kártya a következő héten már valaki másé.

A kártya kiválaszt, nem fizet

A kártyaazonosító nem titok; minden olvasó látja. Csak arra a kérdésre felel, hogy „melyik szoba” — a folyamat csak akkor zárul le, amikor a kezelő megerősíti.

Elszámolás

Elszámoláskor kiválasztja azt a fizetési módot, amellyel a vendég fizet. Ebből szabályos pénztári nyugta jön létre nyugtaszámmal; a forgalom megjelenik a pénztárban, a napi zárásban és a könyvelésben.

Mi történik ilyenkor a háttérben

A szobára könyvelt éttermi és bári nyugtákat a pénztárnál már eladták. Ezért ezeket a rendszer nem adja el még egyszer, hanem csak a ténylegesen használt fizetési módra írja át. Különben ugyanaz a forgalom kétszer szerepelne a számaiban.

Számla a cégnek

Ha a munkáltató fizet, elszámoláskor válassza a Számla fizetési módot, és keresse meg a számla címzettjét. Ekkor az ő címére ügyfélszámla jön létre — fizetési határidővel és fizetési felszólításokkal, mint bármely más számla. Ha a mezőt üresen hagyja, a számla a vendég nevére szól.

Minden éjszaka, a reggeli és az idegenforgalmi adó külön tételként, dátummal szerepel rajta. A munkáltató így látja, miért fizet — és az adókulcsok elkülönülnek.

Nem lehetséges, ha éttermi nyugták vannak a számlán

A szobára könyvelt nyugtát a pénztárnál már eladták. Ha emellett számlát is kiállítana róla, a vendég kétszer fizetne — a DiKAS ezt elutasítja. Az ilyen számlákat az Elszámolás funkcióval, egy fizetési móddal számolja el.

A check-out csak akkor lehetséges, ha a szobaszámla el van számolva.

🧮 Adókulcsok

Minden tételfajta saját adókulcsot kap — ezt a Szállodai beállítások → Adókulcsok alatt állíthatja be.

Tétel Adókulcs
Szállás saját, beállítható kulcs
Reggeli saját, beállítható kulcs (eltérhet a szállásétól)
Idegenforgalmi adó 0 %

Hogy az Ön szálláshelyére melyik kulcs a helyes, azt adótanácsadója dönti el — ezért a kulcsok beállíthatók, és nincsenek fixen beépítve.

Az idegenforgalmi adót személyenként és éjszakánként számítja fel, egy beállítható minimális életkortól kezdve (például 18 éves kortól). Ha a határ 0, minden vendég fizet.

🌐 Online foglalás

Ha a modul be van kapcsolva, és felvett árterves szobatípusokat, a vendégoldalán megjelenik a „Szobafoglalás” pont. Vendége ott kiválaszt egy időszakot, látja a szabad szobatípusokat árral, és maga foglal.

Az online foglalás kérésnek számít

Igényelt állapottal érkezik be, és az Ön visszaigazolására vár. A vendég a visszaigazoló oldalon kifejezetten olvashatja, hogy foglalása még nincs visszaigazolva.

Mit lát a vendég: szobatípus, leírás, ár, és hogy hány szabad van belőle. Nem látja a szobaszámokat, a foglaltságot és a többi vendéget.

Túlfoglalás — az Ön háza, az Ön döntése

A vendégoldal soha nem ad el több szobát, mint amennyi van. Ha egy típus összes szobája foglalt az adott időszakra, a típus eltűnik a keresésből; aki mégis elküldi a foglalást, „Ez a szoba időközben sajnos már foglalt” üzenetet kap.

Ebbe azok a foglalások is beleszámítanak, amelyekhez még nincs szoba rendelve — minden online foglalás kezdetben ilyen. Hogy melyik szobát kapja a vendég, azt Ön dönti el a check-innél.

A recepción túlfoglalhat

A korlát csak a vendégoldalon érvényes. Ha Ön vesz fel egy foglalást, az egy már betelt időszakra is lehetséges — a rövid határidővel telefonáló törzsvendégnek, vagy ha lemondásra számít. Az időszakot ekkor a foglaltsági tervben a szobaszám felett látja.

Lemondás a vendég részéről

A visszaigazoló e-mail személyes lemondási linket tartalmaz, amely az érkezés előtt 24 óráig érvényes. Ezt követően — és nagyon rövid határidős foglalásoknál — a vendég telefonon mondja le. Ez szándékos: így az utolsó pillanatban érkező lemondás az Ön kezében van, amikor amúgy is a lemondási díjakról kell egyeztetni.

Elállási jog

Meghatározott időpontra szóló szálláshely-szolgáltatás esetén nincs elállási jog (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB). Ez a megjegyzés a foglalási oldalon szerepel; az Ön lemondási feltételei érvényesek.

🧹 Housekeeping

Kijelentkezéskor a szoba automatikusan piszkos állapotba kerül, és takarítási feladat jön létre. A housekeeping-táblán a személyzet látja a nap állását, és továbbviszi a feladatokat: Függőben → Folyamatban → Kész → Ellenőrizve.

📋 Vendégbejelentő lap

Ha a vendégbejelentő lap kötelezettsége be van kapcsolva, a check-innél vendégbejelentő lap jön létre a vendég adataival. A vendég a képernyőn írja alá; az eredmény PDF-ként kiadható.

Hogy mely mezők kötelezők, azt a Szállodai beállítások → Vendégbejelentő lap alatt állíthatja be.

Spanyolország: bejelentés a hatóságnak

Spanyolországban a Real Decreto 933/2021 előírja, hogy a szálláshelyek a vendégadatokat 24 órán belül elektronikusan továbbítsák a belügyminisztérium SES.HOSPEDAJES rendszerébe. Ez a továbbítás a DiKAS-ban nem szerepel — a vendégbejelentő lap a szükséges mezőket már rögzíti.

Amit a modul nem tud

Téma Állapot
Csatornakapcsolat (Booking.com, HRS) Nem része. A portálokról érkező foglalásokat kézzel kell felvennie.
Előleg, lemondási díjak Nem része. Az összeget a rendszer nem számítja ki automatikusan.
Csoportos foglalás több szobára Nem része. Minden szobát külön kell foglalni.
Kihasználtsági mutatók (ADR, RevPAR) Nem része.
Szobaképek Nem része.
Spanyol hatósági bejelentés Az adatmezők megvannak, a továbbítás hiányzik.

Kapcsolódó oldalak