Az első számla megírása¶
A dikas Faktura-ban minden számla az ügyfelek területéhez tartozik. Ez az oldal a teljes utat mutatja be: ügyfél létrehozása, számla rögzítése, PDF készítése, küldés e-mailben és a fizetés beérkezésének könyvelése.
Ügyfelek → Számlák
Nem adótanácsadás
Az ezen az oldalon található, kötelező adatokra és adókra vonatkozó megjegyzések segítségként szolgálnak, és nem helyettesítik az adótanácsadást. A jogi részleteket tisztázza adótanácsadójával vagy az adóhatósággal.
Előtte intézze el
A bankszámla-adatokat és az adóadatokat az első számla kiküldése előtt meg kell adni — lásd Regisztráció és első indítás.
1 · Ügyfél létrehozása¶
- Az oldalsávban kattintson az Ügyfelek menüpontra. Az ügyféllista egyben a kezdőoldal is.
- Jobbra fent kattintson az „Új ügyfél” gombra.
- Töltse ki a törzsadatokat — legalább a Cég vagy a Keresztnév/Vezetéknév mezőt.
- A törzsadatok alfülein található a Cím, a Megjegyzések, a Bank, a Hitel és a Feltételek.
- A Cím alfülön adja meg a címet — és az e-mail-címet.
- Mentés.
| Mező | Mire való |
|---|---|
| Ügyfélszám | vevői hivatkozásként jelenik meg az e-számlában |
| Cég / Keresztnév / Vezetéknév | A számla címzettje |
| Cím | Cím a számlán — az utca és a házszám külön mezőben is állhat, a házszám minden bizonylaton megjelenik |
| Szállítási címek | a Cím alfülön a „Szállítási cím hozzáadása” alatt: a szállításhoz eltérő címek, mindegyik saját országgal; ezek egyike alapértelmezettként — lásd Szállítási cím |
| A címzett címe a számla küldésekor | |
| Számlázási e-mail | csak akkor töltse ki, ha a számlának másik címre kell mennie (pl. könyvelés) |
| Közösségi adószám | EU-s céges ügyfeleknél a fordított adózást vezérli |
E-mail nélkül nincs küldés
Ha az ügyfélnek sem e-mail, sem számlázási e-mail címe nincs, a küldés sikertelen, és a számla piszkozat marad. Ilyenkor töltse le a PDF-et, és küldje el saját maga.
2 · Számla létrehozása¶
Két út vezet ugyanahhoz a szerkesztőhöz:
- Ügyfelek → „Számlák” fül → „Új” — az ügyfelet a szerkesztőben kell kikeresni.
- Ügyfelek → ügyfél megnyitása → „Számlák” fül → „Új” — az ügyfél már be van állítva.
A szerkesztő neve „Új számla”, és három füle van. A fejlécben lévő megjegyzés mindenhol érvényes: a Strg+S ment, az Esc megszakít. Az 1, 2, 3 számjegyek a fülek között ugranak.
„Cím” fül¶
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Ügyfél (nem kötelező) | „Ügyfél keresése…” keresőmező — elmarad, ha egy ügyfélből indult |
| Számlázási cím: cég | eltérő cégnév (egyébként az ügyféltörzsből) |
| Számlázási cím: név | eltérő kapcsolattartó |
| Utca / irányítószám / település / ország | eltérő cím |
| Eltérő szállítási cím | Kapcsoló: kapcsolja be, ha az áru nem a számlázási címre megy — lásd Szállítási cím |
| Megjegyzések | szabad szöveg a számlához |
Szállítási cím¶
A „Cím” fülön a számlázási cím alatt található a „Szállítási cím” szakasz.
- Kapcsoló kikapcsolva: A kapcsoló alatt ez áll: „A szállítás a számlázási címre történik.” — a számlán nem szerepel külön szállítási cím.
- Kapcsoló bekapcsolva: A „Mentett szállítási cím” alatt válassza ki az ügyfél egyik szállítási címét (az alapértelmezett cím „(Alapértelmezett)” jelöléssel szerepel), vagy válassza a „Másik cím megadása” lehetőséget. Alatta található a Címzett, a Figyelmébe / kiegészítés, az utca, a házszám, az irányítószám, a település és az ország.
Ha az ügyfélnek van alapértelmezett szállítási címe („Alapértelmezett” pipa vagy az egyetlen elmentett cím), a kapcsoló az ügyfél kiválasztásakor már be van kapcsolva, és a cím előre ki van töltve. Egy elmentett szállítási cím a saját országát hozza magával; másik cím esetén a számlázási cím országa van előre kitöltve. Ha a Címzett üresen marad, ott a számla címzettje áll. Utca, irányítószám és település nélkül a számlázási cím érvényes.
A szállítási cím megjelenik:
- a számla részletes nézetében külön sorként,
- a számla PDF-jén — sablontól függően külön „Szállítási cím” blokkként a címzett alatt vagy „Szállítási cím: …” sorként a megjegyzésszövegben; az ország csak akkor szerepel, ha más országba történik a szállítás,
- a számlához tartozó szállítólevélen,
- az e-számlában teljesítési helyként,
- ügyfele ügyfélportálján a számla részleteinél,
- a számlát kísérő e-mailben a
{Lieferanschrift}helyőrzőn keresztül.
A számlázási címhez hasonlóan csak piszkozatban módosítható. Egy számla másolásakor és egy árajánlat átalakításakor is átkerül.
„Fizetés” fül¶
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Fizetési határidő (nap) | Határidő a számla dátumától — ebből számítódik az esedékesség dátuma |
| Teljes kedvezmény (%) | Kedvezmény az egész számlára, 0–100 |
| SEPA csoportos beszedés | A számla csoportos beszedésre jelölődik (Pénzügyek modul, tehát a Rechnung díjcsomagtól; maga a beszedési futtatás a Pro csomaghoz tartozik) |
| Nettó mód | Jelölés, amely a számlát nettó elszámolásként jelöli meg |
Az adókulcs mindig a tételből származik
Sem a nettó mód, sem egy külföldi közösségi adószám nem vonja le automatikusan az ÁFA-t. Ha egy számlának ÁFA nélkül kell kimennie — például fordított adózásnál —, állítsa az adókulcsot tételenként 0 %-ra, és egészítse ki a szükséges megjegyzésszöveggel a Leírás vagy a Hosszú szöveg mezőben.
„Tételek” fül¶
Itt jön létre a számla tartalma.
Tétel átvétele egy termékből: Írjon a gyors termékkeresőbe („Terméknév, szám vagy vonalkód…”), és kattintson egy találatra — a leírás, az ár, az egység és az adókulcs átkerül.
Szabad tétel rögzítése: Kattintson a „＋ Tétel hozzáadása” sorra (vagy Shift+Enter), és töltse ki a mezőket.
| Oszlop | Leírás |
|---|---|
| Leírás | Szolgáltatás vagy áru |
| Hosszú szöveg | második mező a leírás alatt: „Hosszú szöveg (opcionális, megjelenik a PDF-en)…” — legfeljebb 2000 karakter, többsoros, pl. sorozatszámokhoz vagy részletes magyarázathoz |
| Mennyiség | Darabszám a választott egységben |
| Egység | pl. darab, óra, átalány, kg, m — szabad szöveg javaslatokkal. Terméknél már benne van az egysége; szabad tételnél megadás nélkül „darab” érvényes |
| Egységár | Ár egységenként |
| ÁFA | A beállított adókulcsok választólistája (pl. 27 %, 18 %, 5 %, 0 %) |
| Kedvezmény% | Kedvezmény csak erre a tételre |
| Bruttó | folyamatosan számítódik |
Egy tételt a sor végén lévő ✕ jellel távolíthat el („Eltávolítás” elemleírás); az utolsó megmaradt tétel nem törölhető.
A táblázat alatt találhatók az összegek: Teljes kedvezmény, Nettó, ÁFA, Bruttó.
Adókulcsok karbantartása
A választólista a Beállítások → Pénzügyek → Adókulcsok menüpontból származik. Ott adhatja meg az eltérő vagy időben korlátozott kulcsokat is.
Mentés¶
Jobbra lent kattintson a „Létrehozás” gombra (meglévő számlánál a gomb neve „Mentés”). A számla ezután Piszkozat állapotú, és szabadon módosítható.
Mikor kap számot a számla
Egy piszkozat még nem visel számot — a lista, a kártya, a részletek fejléce és a PDF ezen a helyen a „Piszkozat” szót mutatja. A folyamatos számlaszám csak a kiállításkor kerül kiadásra — azaz az „Elszámolás és küldés” művelettel.
Ennek oka a számsorrend: egy törölt piszkozat különben hézagot hagyna — egy hézag a sorszámtartományban pedig ellenőrzéskor magyarázatra szorul. Így a sorozat akkor is hézagmentes marad, ha elvet egy piszkozatot.
Ebből két dolog következik a mindennapokban:
- Egy piszkozat nem fizethető átutalással: a piszkozat PDF-je nem tartalmaz fizetési QR-kódot, mert a közlemény szám nélkül üres maradna. Állítsa ki a számlát, mielőtt kiadja.
- A piszkozatok a szám szerint rendezett listában legfelül állnak, nem a végén.
Ha egy számlát közvetlenül kiállított állapotban hoznak létre (például egy automatikus futtatásból), az eddigiek szerint azonnal megkapja a számát.
3 · Elszámolás, PDF és küldés¶
Nyissa meg a számlát a listában. A fejlécben találhatók a műveletek — felirat nélküli ikonokként. Ha az egérrel föléjük áll, megjelenik a nevük:
| Ikon | Művelet | Mikor érhető el |
|---|---|---|
| PDF-lap | mindig | |
| Teherautó | Szállítólevél | jóváírások kivételével |
| Ceruza | Szerkesztés | csak piszkozatban |
| Papírrepülő | Elszámolás és küldés | csak piszkozatban |
| Kuka | Piszkozat törlése | csak piszkozatban |
| Bankjegy | Fizetés | Nyitott / Részben fizetve / Lejárt állapotban |
| Pipa körben | Megjelölés fizetettként | Nyitott / Részben fizetve / Lejárt állapotban |
| Tiltó tábla | Sztornózás | Nyitott / Részben fizetve / Lejárt állapotban |
| Két lap | Másolat | mindig |
PDF megtekintése¶
A PDF PDF-fájlként nyitja meg a számlát — piszkozatban is, ekkor előnézetként.
Szállítólevél¶
A Szállítólevél (teherautó ikon) szállítólevelet készít a számlához. Címként pontosan egy szerepel rajta az alábbi háromból, ebben a sorrendben:
- a számla szállítási címe, ha meg van adva,
- egyébként az ügyfél alapértelmezett szállítási címe („Alapértelmezett” pipa vagy az egyetlen elmentett cím),
- egyébként a számlázási cím.
A cím mindig teljes egészében egyetlen forrásból származik, soha nem keveredik. Ha az ügyfélnek több szállítási címe van, és egyik sincs alapértelmezettként megjelölve, akkor a számlán megadott szállítási cím nélkül a számlázási cím kerül a szállítólevélre.
Elszámolás és küldés¶
Az Elszámolás és küldés a tulajdonképpeni lezárás. Egy kattintás három dolgot végez el:
- A számla véglegesítésre kerül: állapot Piszkozat → Nyitott, a számlaszám rögzül.
- A PDF változtathatatlanul archiválódik.
- A számla e-mailben megy az ügyfél számlázási címére — a PDF-fel és az XML-fájllal a mellékletben.
Siker esetén a dikas Faktura a „Számla elküldve” üzenetet jeleníti meg.
Az elszámolás után nincs több módosítás
Egy véglegesített számla kiadott számot visel. Már nem szerkeszthető és nem törölhető — csak sztornózható. Ezért előtte ellenőrizze a piszkozatot.
Kísérőlevél és feladó módosítása
A számlát kísérő e-mail tárgyát, szövegét és láblécét a Beállítások → Nyomtatás és sablonok → E-mail menüpontban állíthatja be.
4 · Fizetési állapot beállítása¶
Egy számla a következő állapotokon megy keresztül:
| Állapot | Jelentés |
|---|---|
| Piszkozat | létrehozva, még módosítható, még nem érvényes számla |
| Nyitott | elszámolva és elküldve, a fizetés még nem érkezett meg |
| Részben fizetve | egy részösszeg le van könyvelve |
| Fizetve | teljesen kiegyenlítve |
| Lejárt | a fizetési határidő lejárt |
| Sztornózva | sztornózva, jóváírás készült |
Részösszeg könyvelése¶
- Nyissa meg a számlát → Fizetés (bankjegy ikon).
- A „Fizetés könyvelése” párbeszédablak mutatja a számlaszámot és a nyitott összeget.
- Adja meg a fizetett összeget, opcionálisan egy megjegyzést (pl. „Átutalás 03.12-én”).
- Kattintson a „Könyvelés” gombra.
Az állapot Részben fizetve, ill. Fizetve értékre vált. Az összes könyvelés a részletes nézet Fizetés beérkezése fülén látható.
Teljesen kifizetve¶
A Megjelölés fizetettként (pipa körben) egy lépésben lekönyveli a teljes nyitott összeget.
Sztornózás¶
A Sztornózás (tiltó tábla) először rákérdez. Ha még van nyitott összeg, a kérdés jelzi, hogy erről az összegről automatikusan jóváírás készül. A megerősítés után a dikas Faktura a „Számla sztornózva (jóváírás létrehozva)” üzenetet jeleníti meg.
5 · A számlalista¶
A listában a Szűrő segítségével állapot, felszólítási szint, kezdő/záró dátum és keresés (szám vagy ügyfélnév) szerint szűkíthet.
Következő lépés¶
→ Árajánlat → számla — árajánlat írása és számlává alakítása