Bizonylatok rögzítése (szállítói számlák és e-számlák)¶

A beérkező számlák fogd és vidd módszerrel kerülnek a DiKAS-ba: egyszerűen húzza a PDF- vagy XML-fájlt a bizonylatok áttekintésére — a DiKAS automatikusan kiolvassa a számlát, kategóriát és szállítót javasol, ellenőrzi, hogy kifizették-e már, és kérésre előkészíti az átutalást. A cipősdoboz helyett minden digitális, rendezett, és kéznél van a könyveléshez.

Így néz ki a gyakorlatban: kedd reggel a Da Mario pizzériában. A Metro-számla PDF-ként érkezik e-mailben. Mario a fájlt a bizonylatok áttekintésére húzza — rövid ideig forog a jelző („A dokumentum feldolgozása folyamatban…”), majd a cég, az összeg, a számlaszám és a dátum már az űrlapon áll. A DiKAS az „Árubeszerzés” kategóriát javasolja, és felismeri: a szállító új — egy kattintással Mario a bankszámlaadatokkal együtt létrehozza. Egy második kattintás előjegyzi az átutalást. Kész.

Hol találja a bizonylatokat?¶

A pénztárban: Menü → Bizonylatok
Az adminisztrációs területen: Pénzügyek → Kiadások → Bizonylatok

Az áttekintés az összes bizonylatot táblázatként mutatja: dátum, cég, számlaszám/megjegyzés, kategória, összeg és állapot. Az állapot egy pillantással megmutatja, hol tart a számla:

Állapot	Jelentés
Nyitott	Rögzítve, de még nincs fizetés hozzárendelve
Előjegyezve	Elkészült az átutalás tervezete (a Banki ügyek alatt, az „Átutalások” pontban)
Kifizetve	Banki tételhez kapcsolva

Az egész áttekintés egy lerakófelület: húzzon egy fájlt bárhová az oldalon egy új bizonylat rögzítéséhez. Másik lehetőségként a „Bizonylat hozzáadása” (jobbra fent) a kézi rögzítéshez vezet.

Az időszak kiválasztása¶

A lista felett az Ettől és Eddig mezők állnak. Előre beállítva az előző hónap 1. napjától máig tart — vagyis pontosan az az időszak, amelyre a havi rendezésnél szükség van. Régebbi bizonylatokat a kezdő dátum visszaállításával talál.

Az MI-kapcsoló¶

Az áttekintés tetején egy MI feliratú kapcsoló található. Ez dönti el, hogy a következő behúzott fájl átmegy-e az MI-felismerésen:

MI be (alapértelmezés) — a mezőket a rendszer a bizonylatból javasolja.
MI ki — a rendszer semmit sem javasol. Az e-számlákat ennek ellenére is kiolvassa, mert azok adatai a beágyazott XML-fájlból származnak, nem becslésből.

A beállítást a rendszer eszközönként jegyzi meg: a konyhai táblagépen kikapcsolható az MI, miközben az irodai számítógépen fut.

Bizonylat rögzítése — lépésről lépésre¶

Húzza a fájlt az áttekintésre (PDF, XML vagy kép)
Várjon egy kicsit: „A dokumentum feldolgozása folyamatban…” — a DiKAS elemzi a fájlt
Ellenőrizze az űrlapot: a mezők előre ki vannak töltve, a javaslatok kártyákként jelennek meg felettük
Válassza ki a kategóriát (kötelező mező — kategória nélkül nincs mentés)
„Mentés” — a jóváhagyott javaslatokat a rendszer most hajtja végre

Mit ismer fel a rendszer automatikusan?¶

A DiKAS két lépcsőben dolgozik — először a biztos, aztán a rugalmas módszerrel:

E-számla (ZUGFeRD / XRechnung): Ha a PDF beágyazott XML-számlát tartalmaz — vagy közvetlenül egy XML-fájlt húz be —, az adatokat a rendszer pontosan abból olvassa ki: összegek, dátum, számlaszám, szállító címmel és közösségi adószámmal, IBAN/BIC. Ezt egy „E-számla” jelvény mutatja. Ha a fájlban lévő összegek eltérnek egymástól, az űrlap figyelmeztet.
MI-felismerés: XML nélküli fényképeknél és PDF-eknél az MI elemzi a dokumentumot, és kiolvassa a céget, a számlaszámot, az összegeket, a dátumot, az IBAN/BIC-et és a fizetési módot (átutalás vagy csoportos beszedés). Csak az üres mezőket tölti ki előre — a saját bevitelt soha nem írja felül.

Az ellenőrzés az Ön kezében marad

Egyetlen javaslat sem könyvelődik észrevétlenül: a kategória, a szállító és a fizetés kártyákként jelenik meg, amelyeket egyenként jóváhagyhat vagy elvethet. Csak a mentéskor hajtja végre a rendszer azt, amit bejelölt.

Az űrlap mezői¶

Mező	Leírás
Kategória (kötelező)	Kiadási kategória főkönyvi számlával — kiválasztás színes gombokkal, gyors létrehozás közvetlenül a párbeszédablakban
Cég / kiállító	Ki állította ki a számlát?
Számlaszám	A számlán szereplő szám
Dátum	A bizonylat dátuma (előre kitöltve a mai nappal)
Bruttó összeg	A számla végösszege
ÁFA	Normál / kedvezményes / nincs — a benne foglalt adót az űrlap a bruttó összegből számítja ki
Ki fizette	Céges számla, ügyvezető magánszemélyként, készpénz vagy egyéb (ez határozza meg az ellenszámlát a könyvelésben)
Fizetési állapot	Itt jelölje be a „Már kifizetve (készpénz, bankkártya vagy hasonló — banki tétel nélkül)” lehetőséget, ha a számla soha nem fog a bankszámlán keresztül futni. A bizonylat ekkor Kifizetve állapotú lesz, anélkül hogy tétel kapcsolódna hozzá. Amíg nyitott, közvetlenül alatta a „Fizetés hozzárendelése” áll (lásd lent). Ha már kapcsolódik banki tétel a bizonylathoz, a mező dátummal, összeggel és névvel megnevezi — a „Hozzárendelés feloldása” pedig újra felbontja a kapcsolatot.
Megjegyzés	Szabad szöveg Önnek és a könyvelésnek

A cím és a „Mentés” / „Mégse” sáv mindig látható marad — csak az űrlap közepe görgethető.

Javaslatok: szállító, kategória, fizetés¶

Kategória: A DiKAS javasolja a megfelelő kategóriát — a szállító alapértelmezett kategóriájából, az Ön kategóriaszabályaiból, illetve az e-számlából vagy az MI-től. Egy kattintással átveheti, utána szabadon módosítható.

Szállító: Ha a kiállító még ismeretlen, a DiKAS felajánlja, hogy szállítóként létrehozza — az e-számlából származó címmel, közösségi adószámmal és bankszámlaadatokkal. Ismert szállítóknál néha csak az IBAN hiányzik; ez is egy kattintással pótolható. Az újonnan létrehozott szállító alapértelmezésként azonnal megkapja a kiválasztott kategóriát.

Fizetés: A DiKAS összeg, számlaszám és IBAN alapján ellenőrzi a banki tételeit (az utolsó 12 hónapban):

Már kifizették? Megjelenik egy megfelelő tétel — egy kattintással összekapcsolja a bizonylattal (az állapot „Kifizetve” lesz). Egy újabb kattintás visszavonja a kijelölést.
Még fizetni kell? A DiKAS felkínál egy átutalási tervezetet: a kedvezményezett, az IBAN, az összeg és a közlemény előre ki van töltve. A tervezet a Banki ügyek alatt, az „Átutalások” pontba kerül, és ott összegyűjtve, FinTS-en keresztül (TAN-nal) hajtható végre — lásd Banki ügyek.
Csoportos beszedés? Ha a szállító maga szedi be az összeget (pl. telekommunikáció, kártyás fizetés), a rendszer szándékosan nem javasol átutalást — a beszedés tételként jelenik meg, és utána hozzárendelhető.

A fizetés későbbi hozzárendelése¶

A szokásos eset: a számlát ma rögzíti, és csak néhány nap múlva utalja át. A rögzítéskor ilyenkor még nincs olyan tétel, amelyet hozzá lehetne rendelni.

Később egyszerűen nyissa meg újra a bizonylatot. Amíg Nyitott, a fizetési állapot alatt a „Fizetés hozzárendelése” blokk áll az összes olyan banki tétellel, amelynek összege illik a bizonylathoz (az utolsó tizenkét hónap kiadásai, amelyek még nem kapcsolódnak más bizonylathoz). Egy kattintás elég — az állapot azonnal Kifizetve lesz, külön mentésre nincs szükség.

Ha az összeg nem egyezik pontosan — skontó, részfizetés vagy csoportos átutalás miatt —, keressen a felette lévő mezőben név, közlemény vagy IBAN szerint. Ekkor az összeg már nem számít, és az eltérő tételeket is megtalálja.

Fordítva is működik

A banki tétel felől ugyanígy: a tranzakcióknál lévő gemkapocs megmutatja a még nyitott, megfelelő összegű bizonylatokat, amelyekre rákattinthat. Lásd Banki ügyek.

Nincs internet? Nem gond

Kapcsolat nélkül a felismerés kimarad, és egy megjegyzés jelenik meg — az értékeket kézzel adja meg. Ha az elemzés nem sikerül, az űrlap ezt is nyíltan jelzi.

Bizonylat összekapcsolása banki tétellel¶

Utólag is: a Pénzügyek → Tranzakciók pontban a tételnél lévő gemkapocs megnyitja a „Bizonylat hozzárendelése” párbeszédablakot. Az összeg előre ki van töltve, Ön cég, számlaszám vagy megjegyzés alapján keres — egy kattintás elég. A hozzárendelt bizonylatok a tételhez kapcsolva maradnak, és nem könyvelődnek kétszer.

Bizonylatok vagy kiadások — mi a különbség?¶

	Kiadások	Bizonylatok
Cél	A pénzfiók pénzmozgásának dokumentálása	Beérkező számlák digitális tárolása
Hatás a pénztárra	Igen — a pénztárállomány változik, bejegyzés a pénztárkönyvben	Nem — tisztán dokumentumtárolás
Tipikus eset	Készpénzkivét egy beszerzéshez	Számla, amelyet nem készpénzben fizetnek

Röviden: Pénz a fiókból = kiadás. Csak a papír fontos = bizonylat.

Dolibarr-jóváírások¶

A Bizonylatok → Dolibarr-jóváírás pontban egy jóváírás a Dolibarr-beli száma alapján közvetlenül átvehető az összeggel, az adómegosztással, a bizonylat dátumával és az eredeti PDF-fel. Ehhez nem használ a rendszer MI- vagy OCR-felismerést.

Ez az út tisztán dokumentumtárolás, és nincs hatása a pénztárállományra. Ha az összeget készpénzben fizetik ki, ehelyett a pénztárban a Dolibarr-jóváírás terméket kell használni. A teljes beállítás és a pénzmozgás leírása itt található: Dolibarr-jóváírás kifizetése készpénzben.

Ne használja mindkét utat

A bizonylatimport és a pénztári kifizetés egymás alternatívája. Mentés után a DiKAS elutasítja ugyanannak a jóváírásszámnak a második importját.

Archívum és rögzített bizonylatok¶

A bizonylatlista mellett a Pénzügyek → Kiadások alatt található az „Archívum” alfül a kereséshez: keresés kiállító, számlaszám vagy megjegyzés szerint, időszak ettől/eddig, kategória és az „Összes bizonylat” / „Csak rögzítettek” / „Csak nyitottak” választás. Egy sorra kattintva kinyílnak a részletek; a gemkapocs közvetlenül megnyitja a mellékletet.

A „rögzítve” lakattal megjelölt bizonylatokat az exporttal átadták a könyvelésnek. Ezeknél az összeg, a bizonylat dátuma, az adó, a kategória és a fizetési forrás már nem módosítható, és a bizonylat nem törölhető. A megjegyzés, a melléklet és a szállító továbbra is módosítható. A programban szándékosan nincs javítási lehetőség — az üzenet ilyenkor a könyveléséhez irányítja. Amíg még nem futott export, a 2026.09.01. előtti dátumú bizonylatok számítanak rögzítettnek.

Megőrzés¶

Minden rögzített bizonylat digitálisan archiválódik, és kategóriával, összeggel és banki tétellel összekapcsolva bármikor előhívható.

Következő lépések¶

Szállítók kezelése — törzsadatok, bankszámlaadatok és szállítónként az összes bizonylat
Banki ügyek — átutalások végrehajtása és tételek hozzárendelése