Kihagyás
v26.3

A napi rutin — reggeltől zárásig

Ez az oldal a vezérfonal a pénztári hétköznapokban: mi a teendő reggel, mi a műszak alatt, és mi este? Minden feladatot csak röviden ismertetünk — a részletek a hivatkozott oldalakon találhatók. A végén kinyomtatható ellenőrzőlistát talál.

Példánk: a Napsugár kávézó

Hogy a folyamatok kézzelfoghatók legyenek, végigkísérünk egy napot a Napsugár kávézóban: a tulajdonos, Petra 8:30-kor nyit, napközben két kisegítő váltja egymást a pénztárnál, 23:15-kor kinyomtatódik a Z-jelentés, és a nap véget ér.

Reggeli nyitás (5 perc)

Napsugár kávézó, 8:30: Petra kinyit, bekapcsolja a pénztárt, és előkészíti a napra.

  1. Kapcsolja be a pénztárt, és várja meg, amíg megjelenik a bejelentkezési képernyő.
  2. Jelentkezzen be — PIN-kóddal vagy NFC-kártyával. Ennek módja a Pincérváltás és bejelentkezés oldalon olvasható.
  3. A pénztár nyitása: számolja meg a fiókban lévő váltópénzt. Ezután nyissa meg a Menü → Napi zárás → „Pénztár nyitása” pontot, és a számbillentyűzeten adja meg a megszámolt összeget nyitó állományként (pl. 200,00 €). Részletek: Napi zárás.
  4. Ellenőrizze a blokknyomtatót: van-e elég papír? Rendesen le van-e zárva a fedél?
  5. Ellenőrizze a fejlécet: egy gyors pillantás a pénztár fejlécére. Ha ott nem jelenik meg figyelmeztetés (nyomtató, terminál, kapcsolat), minden rendben van.

A pénztár nyitása — nyitó állomány megadása

A váltópénzt egyszer, de pontosan számolja meg

A nyitó állomány az esti pénztárellenőrzés alapja. Aki reggel pontosan számol, este megspórolja a különbözet keresését.

Kötelező ezt megtenni?

Nem, értékesíteni nélküle is lehet. A nyitó állomány azonban megmondja a pénztárkönyvnek, mennyi pénz van reggel a fiókban – nélküle az esti pénztárellenőrzés a váltópénz összegével megegyező többletet mutat. Részletesen: Napi zárás – a pénztár nyitása.

A műszak alatt

11:00: Léna, a kisegítő átveszi a pénztárt. 15:20: az italszállító ládákat és egy szállítólevelet hoz.

  • Pincérváltás: koppintson a munkatárs nevére a fejlécben, és jelentkezzen be a PIN-kódjával. Így minden nyugta a megfelelő munkatárshoz kerül. → Pincérváltás és bejelentkezés
  • A készpénzkivétet azonnal könyvelje: a fiókból kivett pénzt (betétdíj kifizetése, gyors bevásárlás) azonnal rögzítse kiadásként — ne csak este. → Kiadások rögzítése
  • A szállítói bizonylatokat azonnal fényképezze le: a szállítólevelet vagy a nyugtát közvetlenül a pénztárnál fényképezze le, és csatolja a kiadáshoz. Így semmi sem vész el. → Bizonylatok fényképezése
  • A sztornókat azonnal intézze el: hibás könyvelés? Azonnal sztornózza (sztornóokkal), ne gyűjtse „későbbre”. Minden sztornót dokumentál a rendszer. → Értékesítés
  • Asztal átadása: műszakváltáskor adja át a nyitott asztalokat a kollégának, hogy egyértelmű legyen, ki számol el. → Pincérváltás és bejelentkezés

Nincs pénz könyvelés nélkül

A pénzfiókból történő minden kivételhez kiadáskönyvelés kell — különben este hiányzik a pénz a pénztárellenőrzésnél, és a pénztár hiányt mutat.

Esti zárás (10 perc)

22:45: az utolsó vendég is elment. Petra elkezdi a zárást, 23:15-kor a Z-jelentés már a mappában van.

  1. Számoljon el minden nyitott asztalt. A nyitott asztalok ugyan nem akadályozzák a zárást, de a rendezett napzáráshoz hozzátartoznak.
  2. Nyissa meg a napi zárást: Menü → Napi zárás.
  3. A kártyaterminál napi zárása vele fut: a kártyaterminál (ZVT) napi zárását a napi zárás automatikusan elvégzi. Előtte a kártyaösszegek egyeztetésével ellenőrizheti, hogy a terminál és a pénztár ugyanazt a kártyás összeget mutatja-e.
  4. Számolja meg a készpénzt — fiókonként: a zárási párbeszédablak fizetési módonként és fiókonként mutatja az elvárt összeget. Ön megszámolja a készpénzt, és beírja a tényleges összeget. A készpénz elvárt összegét a DiKAS folyamatosan vezeti: előző napi állomány + készpénzes forgalom − kivétek + befizetések − készpénzes kiadások.
  5. Nézze meg az eltérést: a többletet a rendszer pénztárkülönbözetként mutatja ki (borravalóként csak a megfelelő beállítással). Hiány esetén megjelenik a „A pénztárállomány nem egyezik” figyelmeztetés — ilyenkor számoljon újra, és gondoljon a nem könyvelt kivétekre.
  6. Nyomtassa ki és tegye el a Z-jelentést (az Adminisztráció → Pénztárkönyv → Napi zárások pont alatt) — a nyomtatvány az üzleti iratai közé tartozik.
  7. Készítse elő a holnapi váltópénzt: hagyjon megfelelő váltópénzt a fiókban, vagy készítse elő — ez lesz a holnapi nyitó állomány.

Minden részlet arról, mit tartalmaz a Z-jelentés, és mi akadályozza a zárást: Napi zárás.

Pénztárzárás — elvárt és tényleges összeg fizetési módonként

A napi zárás végleges

A zárás után erre a napra nem lehet több könyvelést rögzíteni. Előbb ellenőrizzen, aztán zárjon.

Hetente és havonta

Ezek a feladatok nem a napi rohanásba tartoznak — hetente vagy havonta egyszer elég:

Feladat Gyakoriság Hol
A pénztárkönyv átnézése — egyeznek a bevételek, a kiadások, a különbözetek? hetente Pénztárkönyv
Jelentések átadása a könyvelőnek havonta (vagy megállapodás szerint) Jelentések
A jelentések megtekintése — mi ment jól, mi nem? A sikertermékek és a nehezen fogyó termékek felismerése hetente Jelentések
Az adatmentés ellenőrzése — a felhő automatikusan ment, egy rövid ellenőrző pillantás elég havonta Biztonsági mentés

Kinyomtatható ellenőrzőlista

✔ Reggel (5 perc) A műszak alatt Este (10 perc)
☐ Pénztár bekapcsolása, bejelentkezés Pincérváltás PIN-kóddal Minden nyitott asztal elszámolása
☐ Váltópénz megszámolása Készpénzkivét azonnali könyvelése kiadásként Napi zárás indítása (a kártyás napi zárás vele fut)
☐ „Pénztár nyitása” — nyitó állomány beírása Szállítói bizonylat azonnali lefényképezése Készpénz megszámolása fiókonként, tényleges összeg beírása
☐ Blokknyomtató: van papír, a fedél zárva Hibák azonnali sztornózása (okkal) Különbözet ellenőrzése (különbözet / figyelmeztetés)
☐ Fejléc: nincs figyelmeztetés Asztalok átadása műszakváltáskor Z-jelentés kinyomtatása és eltétele
☐ Holnapi váltópénz előkészítése

Következő lépések