Kihagyás
v26.3

Visszáru és beszerzési ellenőrzés

Kinek: irodai munkatárs és tulajdonos · Hol: Adminisztráció → Raktár → Beszerzési rendelések fül → rendelés megnyitása, Beszerzési nyomvonal és Beszerzési ellenőrzés részek

Egy beszerzés nem ér véget az áruátvétellel: a sérült vagy tévesen szállított áru visszamegy, a szállító jóváír, és a végén ott a számla, amelynek egyeznie kell a tényleges mennyiségekkel és árakkal. Mindkettőt a beszerzési rendelésben intézi.

Előfeltétel

Szüksége van a Beszerzési rendelések jogosultságra (a munkatársi jogosultságok Raktár szakasza). E jogosultság nélkül legfeljebb a beszerzési nyomvonalat látja, a beszerzés-ellenőrzést és az író gombokat nem.

A beszerzési nyomvonal és a visszáru a raktárhoz tartozik. A beszerzési ellenőrzés (4. szakasz) a Készletgazdálkodás modulhoz tartozik; a modul nélkül csak akkor jelenik meg, ha egy rendszergazda a raktári beállításokban bekapcsolta a „Beszerzési ellenőrzés használata Készletgazdálkodás modul nélkül is" opciót (alapértelmezés: ki).

1. A beszerzési nyomvonal: mi érkezett be ténylegesen?

Minden áruátvétellel rendelkező beszerzési rendelés alatt (a Részben leszállítva állapottól kezdve, egy hátralékos lezárás után is) a Beszerzési nyomvonal minden lezárt beérkezést mutat a dátummal, a célraktárral, az egységenkénti tényleges beszerzési árral és az áruértékkel. A Már visszaküldve és a Visszaküldhető oszlop mutatja, mennyi küldhető még vissza pontosan ebből a beérkezésből.

Beszerzési nyomvonal mobil nézetben

2. Visszáru a szállítónak

Példa: tíz kartont rendeltek, hatot szállítottak, a többi nem szállítható (a rendelést indoklással lezárták, lásd Rendelés és áruátvétel). Két leszállított karton sérült.

  1. Nyissa meg a rendelést, és a megfelelő áruátvételnél válassza a „Visszáru rögzítése“ lehetőséget.
  2. A Most vissza mezőben adja meg a mennyiséget rendelési egységben (legfeljebb a megjelenített visszaküldhető mennyiséget).
  3. Adja meg a visszáru okát. Ez kötelező.
  4. „Visszáru könyvelése“.

Eredmény: a készlet azonnal hatról négyre csökken. A rendelés leszállított mennyisége hat marad, és a rendelés lezárva marad. A visszáru értéke ennek a beérkezésnek a beszerzési árából származik; árat nem kell begépelnie. A DiKAS ezen értékről nyitott jóváírást hoz létre (a várt érték a beérkezés beszerzési árán számított nettó érték; könyveléskor ez „Várható jóváírás“ néven szerepel a megjegyzésben).

A termék átlagos beszerzési ára egy visszárutól nem változik; a készletérték a mennyiség és az átlagos beszerzési ár szorzatával csökken, nem a visszáru értékével. A visszaküldött áru pótlását a DiKAS magától nem rendeli meg — ha a készlet a minimum alá csökken, a termék megjelenik a rendelési javaslatban.

Ami nem lehetséges

  • Többet visszaküldeni, mint amennyit szállítottak: egy beérkezésből legfeljebb annyi mehet vissza, amennyit hozott, levonva a korábbi visszárukat.
  • Olyan áru, amely már nincs a raktárban: ha már eladták vagy áttárolták, a DiKAS elutasítja a visszárut, és nem változtat semmin. Előbb tárolja vissza, vagy csökkentse a mennyiséget.
  • Sorozatszámos termékek: az eszközöket az egyes eszköz reklamációján keresztül küldi vissza, nem ezen a mennyiségi visszárun keresztül.

Megszakadt? Folytassa

Ha a kapcsolat a könyvelés közben megszakad, a művelet az azonosítójával megmarad. Válassza a „Visszáru újraküldése (ugyanaz a művelet)“, illetve a „Visszáru folytatása“ lehetőséget. Semmi sem kerül kétszer könyvelésre.

3. A szállítói jóváírás rögzítése

Minden visszáru mutatja a jóváírás állapotát:

Állapot Jelentés
Jóváírás nyitott Jóváírást vár, az még nincs rögzítve
Jóváírás megérkezett A szám, a dátum és az összeg rögzítve van; az áruértéktől való eltérés megjelenik
Lemondás a jóváírásról Tudatosan lemondott róla (indoklás kötelező), például mert a szállító pótlást szállít

A „Jóváírás rögzítése“ a jóváírás számát és a szállító szerinti összeget (nettó) kéri. Egy jóváírás soha nem változtatja meg a készletet. Egy hiba a „Jóváírás újranyitása“ lehetőséggel javítható.

Fontos a könyvelés számára

A jóváírás itt rögzítésre kerül, de könyvelésre nem: nem jön létre bizonylatként, és nem kerül át a könyvelési exportba. A raktári beállításokban a Létrehozás jóváírási bizonylatként választás látható, de zárolt: a bizonylatexport ma minden bizonylatot ráfordításként könyvel, így egy jóváírás növelné a ráfordítást ahelyett, hogy csökkentené. Beszélje meg adótanácsadójával, hogyan kell a szállítói jóváírásokat a könyvelésében vezetni.

4. Beszerzési ellenőrzés: szállítás, ár és számla együtt

A Beszerzési ellenőrzés rész egymás mellé állítja a következőket: rendelt, leszállított, visszaküldött, rendelt beszerzési ár a tényleges beszerzési árral szemben és a kapcsolt számla. Ebből adódik a várt számla (a beérkezés a tényleges beszerzési áron, plusz a szállítási költség) és az eltérés.

Beszerzési ellenőrzés mobil nézetben

Számla kapcsolása

  1. Válassza a „Számla kapcsolása“ lehetőséget. Megjelennek ennek a szállítónak az elmúlt 400 napban rögzített bejövő bizonylatai. Ha a számla hiányzik, előbb rögzítse a Bizonylatok alatt.
  2. Válassza ki a számlát. Ha egy gyűjtőszámlának csak egy része tartozik ehhez a rendeléshez, adja meg a nettó részösszeget.
  3. „Kapcsolás“.

Ha egy számla több rendelést érint (gyűjtőszámla), minden rendelésnél kapcsolja a rendelés nettó részösszegével. A DiKAS ekkor az összes rendelésen át ellenőriz: a számla alatt az áll, hogy „Az összes rendelés részösszegei: … / … nettó (rendelések: BES-…)". Az ellenőrzés ennek során az összes rendeléssel számol; ha az összeg nem stimmel, jelzi – a „… még egyetlen rendeléshez sincs hozzárendelve" (megjegyzés) vagy a „… több van hozzárendelve, mint amennyit a számla nettóban kimutat" (figyelmeztetés, a lezáráshoz ekkor indoklás szükséges) üzenettel.

A kapcsolás nem könyvel árut, és nem változtat a bizonylaton. Egy számla ezért soha nem tud másodszor is árut bevételezni. A „Kapcsolat bontása“ ismét eltávolítja.

Az eltérések értelmezése

Megjegyzés Teendő
Áreltérés – … A tényleges beszerzési ár eltér a rendeléstől; ellenőrizze a szállítólevelet és a számlát
A számla … összeggel meghaladja / alulmúlja a várt értéket Vesse össze a mennyiségeket, az árakat, a szállítási költséget és a visszárukat a számlával; szükség esetén érdeklődjön a szállítónál
Az áru beérkezett, de még nincs kapcsolt számla Rögzítse és kapcsolja a számlát, vagy tudatosan indokolja
Számla: … – … még egyetlen rendeléshez sincs hozzárendelve / … több van hozzárendelve Gyűjtőszámlánál az összes rendelés részösszegei nem adják ki a számla nettó összegét: ellenőrizze a részösszegeket, vagy kapcsolja a hiányzó rendelést is
Egy visszáruhoz tartozó jóváírás még függőben van Rögzítse a jóváírást, vagy mondjon le róla
A számla nettó összege ismeretlen A bizonylaton hiányzik az adó; a DiKAS ekkor lehetőség szerint bruttóban hasonlít össze
A számla eltér, pedig a mennyiségek és az árak stimmelnek A rendelés szállítási költségén kívüli mellékköltségeket (csomagolás, vám) az ellenőrzés nem ismeri külön sorként; ezek csak a számla eltéréseként jelennek meg. Indokolja őket a lezáráskor

Az ellenőrzés lezárása

A beszerzési ellenőrzés nyitott marad, amíg tudatosan le nem zárja. A nyitott ellenőrzéseket a rendelési listában a „Nyitott beszerzési ellenőrzés“ alatt látja — a már lezárt rendeléseknél is.

  1. Olvassa el és tisztázza az összes megjegyzést.
  2. Nyitott eltérések esetén adjon meg indoklást (például „A szállító jóváírja az árkülönbözetet“). Eltérések nélkül ez önkéntes.
  3. „Ellenőrzés lezárása“.

Amíg egy áruátvétel vagy egy visszáru még nincs teljesen lekönyvelve, a lezárás nem lehetséges. Ha később új beérkezés, visszáru, jóváírás vagy további számla érkezik, az ellenőrzés újra megnyílik; az „Ellenőrzés újranyitása“ lehetőséggel Ön maga is újra megnyithatja.

Ha valami nem működik

Üzenet Ok és megoldás
„Ebből az áruátvételből legfeljebb még … küldhető vissza“ Már küldtek vissza belőle, vagy kevesebbet szállítottak. Csökkentse a mennyiséget.
„…-ból/-ből a raktárban már csak … van“ Az áru már nincs a célraktárban. Tárolja vissza, vagy csökkentse a mennyiséget.
„… sorozatszámokkal van vezetve“ Visszáru az eszköz reklamációján keresztül.
„Kérjük, adja meg a visszáru okát.“ Az ok megadása kötelező.
„A számla egy másik szállítóhoz tartozik …“ Egy másik szállító számlája nem kapcsolható.
„Nyitott eltérések vannak. Kérjük, indokolja …“ A lezáráskor adjon meg indoklást.
„… nyitott áruátvétel vagy egy nem teljesen lekönyvelt visszáru“ Előbb „Áruátvétel folytatása“, illetve „Visszáru folytatása“.
„A jóváírás már tisztázva van“ Előbb „Jóváírás újranyitása“, majd módosítás.

Következő lépés